Лабораторная работа 2.

Лабораторная работа 2. Создание базы данных, состоящей из двух таблиц

Цели работы:

•         научиться удалять таблицы;

•         научиться создавать таблицы базы данных в режиме таблицы;

•         научиться создавать самостоятельно ключевое поле;

•         научиться создавать формы для ввода данных;

•         закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных.

Этапы работы

1.   Проектирование структуры базы данных.

Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будут две таблицы: Список и Группы.

2.   Конструирование пустых таблиц базы данных.

Воспользуемся новым способом изготовления таблиц. Таблицы будем создавать в режиме таблицы. В таблице Список будет 7 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, школа, класс, номер группы). Номера групп и фамилии преподавателей будут храниться в отдельной таблице Группы в виде двух столбцов.

3.   Создание схемы базы данных.

В         данном случае таблицы связаны связью «один-ко-многим». Это значит, что в таблице Группы каждое значение может встречаться только один раз, а в таблице Список - сколько угодно (несколь­ко человек могут быть из одной группы). Связи следует устанав­ливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены, могут возникнуть проблемы при создании связей и свойств связей. Для связи в обеих таблицах должны быть ключевые поля. В таблице Список - поле Код, в таблице Группы - поле Учебная группа.

4.   Ввод данных в таблицы.

Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею. При на­личии связанных таблиц имеет значение порядок заполнения их значениями.

Ход работы

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.

Порядок работы:

•             Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access; перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.

•             Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже пере­ключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно (рис. 8) с основными элементами базы данных.

                Рис. 8

Задание 2. Удалите таблицу Список.

Порядок работы:

•             Выделите имя таблицы.

•             Нажмите клавишу [Delete].

•             На вопрос о подтверждении удаления таблицы ответьте Да.

Задание 3. Создайте таблицу Группы.

Порядок работы:

•             Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.

•             Щелкните мышкой по кнопке Создать. Появится окно, представленное на рис. 9.

                Рис. 9

•   Оставьте Режим таблицы и щелкните по кнопке ОК. Появит­ся пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия. Тип поля будет выбран автоматически в зависимости от введенной информации.

•            Переименуйте Поле 1. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 1. Выполните команду Формат - Пере­именовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выде­ленной. Введите название поля Учебная группа и нажмите клавишу [Enter].

•            Переименуйте Поле 2. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 2. Выполните команду Формат - Пере­именовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выде­ленной. Введите название поля Преподаватель и нажмите кла­вишу [Enter].

•            Сохраните таблицу с именем Группы, щелкнув по кнопке- Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

•    Перейдите в режим Конструктор, щелкнув по кнопке, и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Учебная груп­па ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке- Ключевое поле. Тип данных поля Учебная группа задайте числовым, выбрав его мышкой из ниспадаю­щего списка.

•    Щелкните по кнопке-Сохранить. Закройте таблицу (при сохранении таблицы вопросов не появится, так как имя табли­цы уже задано).

Задание 4. Создайте таблицу Список.

Порядок работы:

•            Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.

•            Щелкните мышкой по кнопке Создать.

•            Появится окно, в котором оставьте Режим таблицы и щелк­ните мышкой по кнопке ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия.

•      Переименуйте поля по аналогии с предыдущим заданием, вы­полнив команду Формат - Переименовать поле. Данные возьмите из табл. 3.

Таблица 3

•    Сохраните таблицу с именем Список, щелкнув по кнопкеНа вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

•      Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Код ключевым, поместив курсор на имя этого поля и нажав кнопку- Ключевое поле. Тип поля Код - счетчик, полей Фамилия, Имя, Отчество - текстовые, полей Год рождения, Школа, Класс, Учебная группа - чис­ловые. С полем Учебная группа разговор особый. Его тип -числовой. Общие свойства поля не меняем. Кроме того, зна­чения этого поля надо не набивать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Группы. Для этого в свой­ствах поля следует указать, что здесь имеет место подста­новка по следующей схеме: выберите закладку Подстанов­ка, тип элемента управления - Поле со списком, источник строк - Группы. Получите значения элементов, как показа­но на рис. 10.

•    Сохраните изменения, щелкнув по кнопке

                   Рис. 10

•    Закройте таблицу.

В результате этой работы вы получите две несвязанные таблицы. Нужно создать схему данных со связями.

Задание 5. Создайте схему данных.

Порядок работы:

•            Щелкните по кнопке- Схема данных.

•            В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Группы и щелкните по кнопке Добавить. Выделите таблицу Список и щелкните по кнопке Добавить. В окне Схема данных появится условный вид этих таблиц. Щелкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

•            Увеличьте окно таблицы Список так, чтобы были видны все поля.

•            Поставьте мышку на имя поля Учебные группы в таблице Груп­пы и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Учеб­ные группы в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Связи, представленное на рис. 11.

             Рис. 11

•     Включите значок Обеспечение целостности данных. Это не­возможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково.

•    Включите значок Каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице Группы автоматически изменится соответствующий номер в таблице Список.

•    Включите значок Каскадное удаление связанных полей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице Группы будут удалены все записи из таблицы Спи­сок, в которой стояли соответствующие номера групп.

•      Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-ко-многим». Схема данных представлена на рис. 12.

                Рис. 12

•      Закройте схему данных, щелкнув по кнопкев верхнем пра­вом углу окна и ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.

Задание 6. Заполните таблицу Группы значениями.

Порядок работы:

•            Откройте таблицу Группы в режиме таблицы.

•            Заполните ее записями из табл. 4.

Таблица 4

•    Сохраните таблицу и закройте ее.

Задание 7. Создайте формы для ввода данных.

Порядок работы:

•             Выберите закладку Формы.

•             Щелкните по кнопке Создать.

•             Появится диалоговое окно (рис. 13), в котором следует выбрать Автоформа в столбец, а в качестве источника данных - Список.

                  Рис. 13

•      Щелкните по кнопке ОК. Появится пустая форма ввода, пред­ставленная на рис. 14.

             Рис. 14

Замечание. Значения кнопок работы с записями:

 —         переход к первой записи;

 -            переход к предыдущей записи;

 -            переход к следующей записи;

 -            переход к последней записи;

 —         добавление новой записи.

Задание 8. Добавьте в базу данных записи, используя форму.

Порядок работы:

•     Заполните базу данными, представленными в табл. 5.

Замечание. Переход от поля ввода к следующему полю произ­водится клавишей [Tab], [Enter] или мышкой. Для перехода к новой записи следует щелкнуть по кнопке. Значения поля Код будут заполняться автоматически. Значения поля Учеб­ная группа выбирайте из ниспадающего списка.

Таблица 5

•            Сохраните введенные данные. Имя формы - Список. Закрой­те форму.

•            Перейдите в окно Таблицы. Откройте таблицу Список. Убедитесь, что в таблице появились новые записи.

•            Щелкнув по кнопке, сохраните текущую таблицу.

•      Щелкнув по нижней кнопке в правом верхнем углу, закройте таблицу.

Задание 9. Проверьте каскадное обновление связанных полей.

Порядок работы:

•            Откройте таблицу Группы.

•            Исправьте учебные группы на 201, 202, 203, 204, 205.

•            Сохраните таблицу.

•            Закройте таблицу Группы.

•            Откройте таблицу Список.

•            Убедитесь, что значения групп изменились.

•            Закройте таблицу Список.

Задание 10. Проверьте каскадное удаление связанных полей.

Порядок работы:

•            Откройте таблицу Группы.

•            Удалите первую запись (всю строку выделите и нажмите на клавишу [Delete]).

•            Согласитесь с проверочным вопросом.

•            Закройте таблицу Группы.

•            Откройте таблицу Список.

•            Убедитесь, что исчезли записи с номером группы 201.

•            Закройте таблицу Список.

Предъявите преподавателю:

1)    таблицу Список на экране;

2) таблицу Группы на экране;

форму Список на экране.