Лабораторная работа 5.

Лабораторная работа 5. Создание и использование запросов

Цели работы:

·         закрепить навыки по редактированию таблиц;

·         познакомиться с основными видами запросов;

·         научиться создавать запросы на выборку различными спо­собами.

Ход работы

Предположим, что вы хотите создать телефонную книгу или полу­чить список всех учеников, занимающихся у определенного препо­давателя, используя конкретную базу данных. Подобную работу легко сделать с использованием запросов.

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.

Порядок работы:

•            Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пик­тограмме Microsoft Access. Откроется окно системы управле­ния базами данных, в котором появится меню.

•            Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переклю­чателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК.

•            Если вы включили в параметры запуска Заставку, то она появится перед вами. Закройте ее. На экране возникнет диалоговое окно с основными элементами базы данных. В базе данных должны быть три таблицы: Список, Личные данные, Группы. В случае их отсутствия импортируйте данные таблицы из чужой базы дан­ных (например, из эталонной базы данных учителя).

Задание 2. Создайте запрос на выборку с именем Номера телефонов.

Порядок работы:

•            Выберите закладку Запросы, если находитесь в другом диало­говом окне.

•            Щелкните мышкой по кнопке Создать.

•            В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор, щел­кните по кнопке ОК.

•            Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выби­рая их и щелкая по кнопке Добавить. Так как таблицы связаны, то между ними появится линия, обозначенная цифрами 1 – 1 («один-к-одному»), что представлено на рис. 30.

Рис. 30

•            Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Появляется воз­можность выбора полей из разных таблиц.

•            Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Спи­сок и НомерТелефона - из таблицы Личные данные (рис. 31). Для этого достаточно сделать двойной щелчок мышкой по име­ни поля. Второй вариант - перетащить мышкой название поля в клетки запроса.

•            Сохраните запрос, щелкнув по кнопке Сохранить. Введите имя запроса Номера телефонов и щелкните по кнопке ОК.

Рис. 31

•            Щелкните по кнопкедля представления запроса. Это са­мый простой вид запроса на выборку. В результате вы получа­ете новую таблицу с другим набором полей.

•            Перейдите в режим Конструктор.

Замечание. Условие отбора можно включать аналогично вклю­чению фильтра. Например, телефонная книга для всех учащих­ся, фамилии которых начинаются на букву «В», может быть получена с помощью включения условия Like «В*».

•    Получите этот запрос (он представлен на рис. 32).

Рис. 32

•            Щелкните по кнопкедля представления запроса.

•            Измените имя запроса, выбрав в меню пункт Файл - Сохра­нить как/Экспорт.

•            В появившемся диалоговом окне наберите новое имя запроса: Выборка по В. Теперь в меню базы данных в окне Запросы будет показано два запроса.

Самостоятельное задание. 1. Составьте запрос на адреса только девочек, имя которых «Анна». Сохраните запрос с именем Анна. 2. Составьте запрос на телефоны учащихся, отчество которых начи­нается на букву «А». Сохраните запрос с именем Выборка по А.

Задание 3. Составьте запрос с использованием логических опе­раций в условии отбора.

Предположим, что вам нужно составить ведомость для выпла­ты стипендии всем учащимся, которые учатся без троек. Для этого нужно выбрать записи, в которых оценки по предметам 4 ИЛИ 5.

Порядок работы:

•            Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом диалого­вом окне.

•            Щелкните мышкой по кнопке Создать.

•            В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор, щел­кните по кнопке ОК.

•            Добавьте нужные таблицы (Личные данные и Список), выби­рая их и щелкая по кнопке Добавить.

Замечание. Так как таблицы связаны, между ними на экране появляется линия «один-к-одному». Если ее нет, таблицы нуж­но связать.

•            Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть. Появляется воз­можность выбора полей из разных таблиц.

•            Выберите поля Фамилия, Имя и Отчество из таблицы Спи­сок и поля Word, Excel, Access - из таблицы Личные дан­ные. Для этого достаточно сделать двойной щелчок мышкой по имени поля. Второй вариант - перетащить мышкой назва­ние поля в клетки запроса.

•            В строке Условие отбора под полями Word, Excel и Access noставьте 4 Or 5 (рис. 33).

Рис. 33

•            Щелкните по кнопкедля представления запроса.

•            Сохраните запрос с именем Успеваемость1, щелкнув по кноп­ке Сохранить. Теперь в меню базы данных в окне Запросы будет показано три запроса.

Самостоятельное задание. 1. Составьте запрос на учеников груп­пы 101, у которых оценка по курсу «Освоение базы Access» 4 или 5; сохраните запрос с именем Успеваемость2. 2. Составьте запрос на учеников групп 102 и 103, которые имеют оценку по курсу «Освое­ние программы Word» и «Освоение программы Excel» 4 или 5; со­храните запрос с именем Успеваемость3.

Задание 4. Составьте запрос на выборку всех записей, кроме тех, в которых указана фамилия Баранова с использованием Пост­роителя выражений.

Порядок работы:

•            Выберите закладку Запросы, если находитесь в другом окне.

•            Выделите запрос Номера телефонов.

•            Щелкните по кнопке Конструктор.

•            Удалите поле НомерТелефона.

•            Добавьте поле Адрес.

•            Сохраните запрос с именем Адрес, выполнив команду Сохра­нить как/экспорт...

•            Поставьте курсор в ячейку Условие отбора в столбце Фамилия.

•            Удалите надпись в этой ячейке.

•            Щелкните по кнопке- Построить. Появится окно, в ко­тором можно строить сложные запросы.

•      Щелкните по кнопке Not, это слово появится в верхнем поле. Фамилию Баранова в кавычках наберите вручную.

•            Щелкните по кнопке ОК. В поле Условие отбора появится дан­ное выражение.

•            Щелкните по кнопкедля представления запроса.

•            Закройте запрос, сохранив его с именем не Баранова, выпол­нив команду Файл - Сохранить как/экспорт....

Задание 5. Создайте вычисляемые поля.

Порядок работы:

•            Выберите закладку Запросы, если находитесь в другом окне.

•            Щелкните по кнопке Создать.

•            В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор, щел­кнув по кнопке ОК.

•            Добавьте нужные таблицы (Список и Личные данные), выби­рая их и щелкая по кнопке Добавить.

•            Завершите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

•            Выберите поля Фамилия и Имя из таблицы Список и поля Word и Excel - из таблицы Личные данные.

•            Поставьте курсор на клетку правее Excel (на линии Поле).

•            Щелкните по кнопке- Построить.

•            В появившемся окне напечатайте вручную выражение, представ­ленное на рис. 34, и щелкните по кнопке ОК.

•            Это выражение подставится в новое поле. Нажмите клавишу
[Enter].

Рис. 34

•             Сохраните запрос с именем Среднее.

•             Щелкните по кнопке для представления запроса. Новое поле будет иметь имя Среднее.

•             Закройте запрос.

Предъявите преподавателю: запросы Номера телефонов, Выбор­ка по В, Анна, Выборка по А, Успеваемость1, Успеваемость2, Успеваемость3, не_Баранова, Среднее.