Лабораторная работа 6.

Лабораторная работа 6. Создание и использование запросов (продолжение)

Цели работы:

•            закрепить навыки по созданию таблиц;

•            продолжить знакомство с основными видами запросов;

•            научиться создавать запросы: на обновление, на добавление, на удаление, на создание таблицы;

•            научиться создавать перекрестные запросы.

Ход работы

Предположим, что школа № 3 аккредитовалась как Лицей, а школа № 5 - как Гимназия, прошел год, и ученики перешли в сле­дующий класс, некоторые из них закончили школу, пришли новые. Нужно обновить базу данных.

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.

Порядок работы:

•            Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.

•            Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выде­лите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы данных и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных. В базе дан­ных должны быть три таблицы: Список, Личные данные и Группы. В случае их отсутствия импортируйте данные таблицы из чу­жой базы данных (возможно, эталонной базы данных учителя).

Самостоятельное задание. 1. Создайте новую таблицу с названи­ем Новая группа и текстовыми полями Фамилия, Имя, Отчество и числовым полем Учебная группа с полем подстановок из табли­цы Группы. Для этого:

•             Задайте ключевое поле Код.

•             Заполните значениями: Сидорова Анна Ивановна, Петрова
Инна Сергеевна, Сергеева Ирина Петровна, Куликова Оль­
га Дмитриевна. Номер группы 101.

•             Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.

Задание 2. Постройте запрос на обновление.

Школа № 3 стала лицеем, а школа № 5 - гимназией. Нужно исправить значения полей в таблице Список: заменить номер шко­лы 3 на слово Лицей, а номер школы 5 - на слово Гимназия.

Замечание. Это невозможно будет сделать при существую­щей структуре данных, так как поле Школа объявлено число­вым, а мы пытаемся заменить его на слово. Необходимо предварительно сменить тип поля Школа на текстовый. Для этого следует:

•            перейти на закладку Таблица;

•            выделить таблицу Список;

•            щелкнуть по кнопке Конструктор;

•            исправить тип поля Школа на текстовый;

•            сохранить таблицу.

•            закрыть таблицу.

Порядок работы:

•             Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.

•             Щелкните мышкой по кнопке Создать.

•             В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор, щелк­ните по кнопке ОК.

•             Добавьте  таблицу Список, выбрав ее из списка и щелкнув по кнопке Добавить.

•             Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

•             Выберите поле Школа из таблицы Список, щелкнув по нему мышкой два раза.

•             Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов (рис. 35) и выберите команду Обновление.

Рис. 35

•      Введите условие замены: в поле Школа заменить все цифры 3 на слово Лицей. Условие отбора представлено на рис. 36.

Рис. 36

•            Щелкните по кнопке    для выполнения запроса.

•            Подтвердите обновление записей. Если вы сейчас перейдете в режим таблицы, то, естественно, не увидите ни одной записи, так как цифры 3 заменились на слово Лицей, а условие - на вы­бор школы 3 не дает ни одной записи. Удалив в строке Условие отбора цифру 3, увидите в режиме таблицы результат замены.

•            Закройте запрос, сохранив его с именем Лицей.

•            Выберите вкладку Таблицы.

•            Откройте таблицу Список. Просмотрите результат применения запроса.

Самостоятельное задание. Создайте запрос Гимназия, меняющий значения поля школа 5 на слово Гимназия (по аналогии с запросом Лицей).

Задание 3. Постройте запрос на добавление.

Примечание. Записи из таблицы Новая группа нужно доба­вить в таблицу Список. При возникновении трудностей зада­ния 3 и 4 можно не выполнять.

Порядок работы:

•            Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.

•            Щелкните мышкой по кнопке Создать.

•            В появившемся диалоговом окне выберите режим Конструк­тор, щелкните по кнопке ОК.

•            Добавьте таблицу Новая группа, выбрав ее и щелкнув по кнопке Добавить.

•            Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

•            Выберите те поля, которые нужно добавить (Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа) согласно рис. 37. (Если у какого-либо поля поставить условие отбора, то добавятся только запи­си, удовлетворяющие этому условию).

•            Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выполните команду Добавление.

•     В появившемся диалоговом окне выберите имя таблицы Спи­сок, в которую будут добавляться данные. Эта таблица может быть из текущей базы данных или из любой другой. В данном случае у нас одна база данных, поэтому щелкните по кнопке ОК.

Рис. 37

•      Щелкните по кнопке   для выполнения запроса. Подтвер­дите выполнение запроса.

Замечание. Если появляется ошибка в выполнении данного за­проса, то откройте схему данных, щелкнув дважды по связи Список-Личные данные, удалите условие Каскадное удаление связанных полей и Каскадное обновление связанных полей. Видимо, вы нечаянно их включили, хотя в работе 3 этого не требовалось. При включении условия Каскадное обновление связанных полей эти поля нельзя вводить отдельно.

•            Закройте запрос, сохранив его с именем Добавление.

•            Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Список и убедитесь, что данные записи были добавлены.

Задание 4. Постройте запрос на удаление.

Пояснение. Нужно удалить записи тех учеников, которые за­кончили школу (в данном случае тех, у которых класс был 11). Предварительно разорвите связь Список - Личные данные.

Порядок работы:-

•             Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.

•             Щелкните мышкой по кнопке Создать.

•             В появившемся диалоговом окне выберите режим Конструк­тор, щелкните по кнопке ОК.

•             Добавьте таблицу Список, выбрав ее из списка и щелкнув по кнопке Добавить.

•             Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

•             Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выполните команду Удаление.

•             Выберите поле Класс из таблицы Список, щелкнув по нему мышкой два раза.

•             Введите условие отбора 11 (рис. 38).

Рис. 38

Замечание. Для предварительного просмотра удаляемых за­писей щелкните по кнопке— Вид на панели инструмен­тов. Для возврата в режим Конструктор снова щелкните по

этой кнопке на панели инструментов. Любые изменения следу­ет вносить в режиме Конструктор.

•    Щелкните по кнопке     для выполнения запроса. Появится сообщение, что процесс удаления будет необратим. Подтвер­дите удаление записей.

•            Закройте запрос, сохранив его с именем Удаление.

•            Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Список и убедитесь, что данные записи были удалены.

Самостоятельное задание. Создайте запросы на обновление с име­нами 10_класс, 9_класс, которые меняют класс на единицу больше (10 на 11, 9 на 10). Заполните недостающие данные для добавлен­ных записей, указав для них класс 9.

Задание 5. Выполните запрос на создание таблицы.

Бывают ситуации, когда из старых таблиц нужно составить но­вые с другим набором полей. Предположим, что мы хотим создать таблицы успеваемости для учеников разных групп, поместив поля Фамилия, Имя, Отчество из таблицы Список и поля Word, Excel и Access - из таблицы Личные данные. (Снова создайте связь Спи­сок - Личные данные).

Порядок работы:

•            Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.

•            Щелкните мышкой по кнопке Создать.

•            В появившемся диалоговом окне выберите режим Конструк­тор, щелкнув по кнопке ОК.

•            Добавьте таблицы Список и Личные данные, выбрав их и щелкнув по кнопке Добавить.

•            Закончите выбор, щелкнув по кнопке Закрыть.

•            Щелкните по стрелке рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов и выполните команду Создание таблицы ....

•            Напечатайте имя таблицы Успеваемость и щелкните по кнопке ОК.

•   Выберите поля Фамилия, Имя, Отчество и Учебная группа из таблицы Список и поля Word, Excel и Access - из таблицы Личные данные (рис. 39).

Рис. 39

•    Щелкните по кнопке  для выполнения запроса. Подтвер­дите выполнение запроса. Закройте запрос, сохранив его с име­нем Новая_таблица.

•      Перейдите на закладку Таблицы. Откройте таблицу Успевае­мость и убедитесь, что записи были добавлены. Причем до­бавлено только 10 записей, так как в таблицу Личные данные дополнительные записи не вошли.

Задание 6. Создайте перекрестный запрос.

Допустим, вам нужно подсчитать для экзаменационной ведо­мости, сколько в группе, занимающейся изучением программы Word, получено «троек», «четверок» и «пятерок». Для подобных целей ис­пользуется перекрестный запрос.

Порядок работы:

•            Выберите закладку Запрос, если находитесь в другом окне.

•            Щелкните мышкой по кнопке Создать.

•            В появившемся диалоговом окне выберите Перекрестный запрос, щелкнув по кнопке ОК.

•            В окне Создание перекрестных запросов выделите таблицу Успеваемость и щелкните по кнопке Далее.

•            Выберите поле, значения которого будут использоваться в каче­стве заголовков строк, - Учебная группа. Щелкните по кнопке Далее.

•            Выберите поле, значения которого будут использоваться в каче­стве заголовков столбцов, например Word. Щелкните по кноп­ке Далее.

•            Выберите функцию, по которой будут вычисляться значения ячеек на пересечении столбцов и строк (в данном случае Count - количество). Здесь вы можете добавить итоговое поле для каж­дой строки (в данном случае это поле покажет общее количест­во оценок по каждой группе). Щелкните по кнопке Далее.

•            Задайте имя запроса Word. Щелкните по кнопке Готово.

Самостоятельное задание. Составьте аналогичные запросы для оценок, полученных группой по изучению Excel и Access.

Предъявите преподавателю: запросы Лицей, Гимназия, Добав­ление, 10_класс, 9_класс, Удаление, Новая _таблица и Word на экране дисплея.

Задание 7. Завершите работу с Access.

Порядок работы:

•            Выполните команду Файл - Выход.

•            Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него утверди­тельно.