Лабораторная работа 7.

Лабораторная работа 7. Создание отчетов

Цель работы: научиться создавать отчеты.

Ход работы

Задание 1, Откройте учебную базу данных, созданную на про­шлом занятии.

Порядок работы:

•             Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно си­стемы управления базами данных, в котором появится меню.

•             Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже пе­реключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы дан­ных. В случае их отсутствия импортируйте таблицы из чу­жой базы данных (например, из эталонной базы данных учителя).

Задание 2. Создайте автоотчет в столбец на основании запроса Адрес.

Порядок работы:

•             Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

•             Щелкните по кнопке Создать.

•             В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Ав­тоотчет: в столбец и запрос Адрес (рис. 40).

•             Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета.

Рис. 40

•    Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет.

Замечание. Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса Адрес изменится и отчет. Это дает воз­можность, например, распечатать адрес только одного ученика.

•            Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне.

•            Выделите запрос Адрес.

•            Откройте запрос в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор.

•            Введите условие отбора фамилии: Баранова.

•            Выполните запрос, щелкнув по кнопке. Сохраните его и закройте.

•            Перейдите на закладку Отчеты.

•            Откройте отчет Адрес. В списке вывода будут находиться дан­ные только одного человека.

•      Распечатайте данный отчет. Для этого подготовьте принтер к печати (подготовка зависит от типа принтера) и щелкните по кнопке

Задание 3. Создайте ленточный автоотчет на основании запроса Номера телефонов.

Порядок работы:

•             Щелкните по кнопке Создать.

•             В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Ав­тоотчет: ленточный и запрос Номера телефонов. Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета. Закройте страницу просмотра, щелкнув по кнопке Закрыть.

•             Сохраните отчет с именем Номера телефонов. Закройте отчет.

Пояснение. Для подобных отчетов удобно использовать Зап­рос с параметром. Создадим запрос с параметром для запро­са Номера телефонов.

•             Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне.

•             Выделите запрос Номера телефонов.

•             Откройте его в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор.

•             Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию] (рис. 41). Эти слова будут появ­ляться каждый раз при выполнении запроса.

•Выполните запрос, щелкнув по кнопке . Появится диалоговое окно Введите значение параметра с просьбой ввести фа­милию человека, для которого вы хотите получить информацию.

•             Введите фамилию Корнилова и щелкните по кнопке ОК.

•             Сохраните запрос и закройте его.

•             Перейдите на закладку Отчеты.

Рис.41

•      Откройте отчет Номера телефонов. Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую фамилию, например Корни­лова. В списке вывода будут данные только одного человека.

Задание 4. Внесите изменения в готовые отчеты.

Порядок работы:

•      Щелкните по кнопке- Вид для перехода в режим Кон­структор. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме.

Справочная информация. В окне Конструктор отчетов на­ходится пять областей: Заголовок отчета - все, что находится в этой области, вы­водится только один раз в начале отчета; Верхний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы; Область данных - содержит собственно записи; Нижний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы; Примечание отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета.

В окне Конструктор отчетов, представленном на рис. 42, в заголовке отчета находится надпись Номера телефонов, в верхнем колонтитуле - заголовки столбцов вывода, в области данных - запи­си, в нижнем колонтитуле -дата текущего дня.

Рис. 42

•    Исправьте заголовок отчета на Номер телефона учащегося. Смените цвет букв, их размер и шрифт.

•    Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув покнопке . Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите, что получилось.

•    Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Задание 5, Создайте отчет Справка с помощью Конструктора.

Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраи­вает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос с параметром Справка (рис. 43), в котором будут только интересу­ющие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.

Рис. 43

Порядок работы:

•            Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

•            Щелкните по кнопке Создать.

•            В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите ре­жим Конструктор и запрос Справка.

•            Щелкните по кнопке ОК. Появится Конструктор для создания отчетов и панель с вспомогательными кнопками. Наличие или отсутствие заголовка и примечания отчета выбирается командой Вид - Колонтитулы и Вид-Заголовок/Примечание отче­та. При включении соответствующего переключателя появля­ется соответствующий раздел Конструктора. Если отсутству­ет панель элементов, щелкните по кнопке

•            В поле верхнего колонтитула поместите надпись:

КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА СПРАВКА.

Для этого щелкните по кнопке Аа - надпись, расположенной на до­полнительной панели. Укажите мышкой место начала надписи и вве­дите текст с клавиатуры. В конце ввода слов КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА нажмите одновременно комбинацию клавиш [Shift]+ [Enter].

В конце ввода СПРАВКА нажмите клавишу [Enter]. Сделайте над­пись размером 18. Выполните команду Формат - Размер - по разме­ру данных. Расположите надпись симметрично по центру страницы.

•    В области данных напечатайте три строки:

Дана настоящая в том, что является учеником (цей) группы

•            Щелкните по кнопке  - Список полей.

•            В открывшемся окне выберите все поля, выделяя их мышкой при нажатой клавише [Ctrl], и перетащите их мышкой в область данных.

•            Удалите названия полей. Оставьте только содержимое записей.

•            Сделайте всю запись размером 12 и расположите ее в удобном для вас виде.

•            Выделите все элементы области данных при нажатой клавише [Shift].

•            Выровняйте элементы по левому и по нижнему краю, выпол­нив соответственно команду Формат - Выровнять - По лево­му краю и Формат - Выровнять - По нижнему краю.

•            Уберите пустое место в области данных, передвинув грани­цу этой области.

•            Выберите параметры страницы. Поля: верхнее и нижнее – по 20 мм, а правое и левое - по 10 мм. Ориентация: альбомная.

•            В разделе Нижний колонтитул напечатайте подпись: Дирек­тор Компьютерной школы.

•            Сохраните макет отчета с именем Справка. В результате вы должны получить изображение, представленное на рис. 44.

Перейдите в режим предварительного просмотра, щелкнув по кнопке . Введите из списка фамилию учащегося и посмотрите, что получилось.

Рис. 44

•    Закройте отчет, предварительно сохранив его.

Предъявите преподавателю: отчеты на экране Адрес, Номер те­лефона и Справка.

Задание 5. Завершите работу с Access.

Порядок работы:

•            Выполните команду Файл - Выход.

•            Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положи­тельно.