Лабораторная работа 8.

Лабораторная работа 8. Создание отчетов (продолжение)

Цели работы:

•             закрепить навыки создания отчетов с помощью Конструктора;

•             научиться создавать отчеты с помощью Мастера отчетов;

•             освоить основные приемы изготовления надписей на конвер­тах и наклейках.

Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на про­шлом занятии.

Порядок работы:

•             Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пик­тограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно систе­мы управления базами данных, в котором появится меню.

•             Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, вы­делите из списка баз данных, расположенного ниже переклю­чателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных. В слу­чае их отсутствия импортируйте таблицы из чужой базы дан­ных, например из эталонной базы данных учителя.

Задание 2. Создайте с помощью Конструктора отчет Списки учеников.

Ставится задача вывести списки учащихся по группам. Для это­го их нужно сгруппировать и отсортировать внутри группы по алфа­виту. В качестве источника данных возьмем таблицу Список.

Порядок работы:

•    Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

•            Щелкните по кнопке Создать.

•            В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите ре­жим Конструктор и таблицу Список в качестве источника дан­ных. Щелкните по кнопке ОК.

•            Если отсутствует раздел Заголовок отчета, добавьте его с по­мощью команды Вид - Заголовок/примечание отчета.

•            Щелкните по кнопке- Сортировка и группировка.

•            В появившемся окне выберите поле Учебная группа для груп­пировки. В разделе Свойства группы в заголовке группы вклю­чите Да. В результате будет создан заголовок группы, представ­ленный на рис. 45.

Рис. 45

•            Выберите второе поле для сортировки - Фамилия. У этого поля в заголовке группы значение Нет.

•            Закройте это окно, щелкнув по кнопке II в правом верхнем углу экрана.

•            Напечатайте в разделе заголовка отчета: СПИСОК УЧЕНИКОВ КОМПЬЮТЕРНОЙ ШКОЛЫ. Для этого щелкните по кнопке Аа - надпись на дополнительной панели. Укажите мышкой ме­сто начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце вво­да нажмите клавишу [Enter]. Надпись, приведенная в разделе заголовка отчета, будет единственной для всего отчета.

•            Сделайте надпись размером 16. Выполните команду Формат -Размер - по размеру данных. Измените размер окна, если над­пись видна не полностью.

•            Напечатайте в разделе Верхний колонтитул надпись СПИСОК УЧЕНИКОВ размером 14. Эта надпись будет появляться на каж­дой странице. Передвиньте надпись на правый край страницы.

•            Напечатайте в разделе Заголовок группы «Учебная группа» надпись Список учеников, затем поместите поле Учебная группа (удалите подпись поля), а потом - слово «группы».

•            Поместите поля Фамилия, Имя, Отчество, Год рождения в раз­дел Область данных. Уберите подписи полей. Сделайте размер 12. Выполните команду Формат - Размер - по размеру данных.

•            В разделе Нижний колонтитул поместите номера страниц. Для этого добавьте в область данных пустое поле, щелкнув по кнопке   и перетащив ее мышкой в нужное место.

•            Удалите подпись поля. Выделите пустое поле.

•            Включите кнопку - Свойства.

•            Наберите значение =[Page| в строке Данные (рис. 46).

Рис. 46

•            Закройте текущее окно. Номера страниц будут появляться в кон­це каждой страницы.

•            Ниже надписи в разделе Заголовок группы проведите линию. Для этого воспользуйтесь кнопкой панели элементов Линия.

•     Отделите линиями все заголовки. Вы получите вид Конструк­тора, представленный на рис. 47.

Рис. 47

Замечание. Выбрав режим предварительного просмотра до­кумента, вы увидите его таким, каким он будет напечатан на бумаге. Линии сетки можно убрать (выберите пункт меню Вид и от­ключите галочку у пункта меню Сетка).

Задание 3. Пронумеруйте записи в области данных отчета.

Порядок работы:

•             Установите для отчета режим Конструктор.

•             Добавьте в область данных пустое поле, щелкнув по кнопке  и перетащив ее мышкой в область данных в положение перед полем Фамилия.

•    Удалите надпись пустого поля.

•            Выделите поле и щелкните по кнопке- Свойства на па­нели инструментов.

•            Введите в ячейку Данные выражение =1 (рис. 48).

•            В ячейке свойства Сумма с накоплением выберите значение Для всего (см. рис. 48). Во время предварительного просмот­ра или вывода отчета на печать номер каждой следующей за­писи будет увеличиваться на 1, т.е. будет 1,2,3....

Рис. 48

•            Закройте окно со свойствами полей.

•            Перейдите в режим предварительного просмотра. Просмотри­те результат.

•            Закройте отчет, предварительно сохранив его под именем Спи­сок учеников.

Задание 4. Подсчитайте количество записей в отчете.

Порядок работы:

•            Откройте отчет Список учеников в режиме Конструктора.

•            Добавьте область примечания отчета, если ее нет в Конструк­торе. Для этого выполните команду Вид - Заголовок/Приме­чание отчета.

•            Добавьте в область примечания пустое поле, щелкнув по кноп­ке  и перетащив ее мышкой в область Примечание отче­та в положение под полем Фамилия.

•            Убедитесь, что нужное (пустое) поле выбрано, и щелкните по кнопке- Свойства на панели инструментов.

•            Введите в ячейку Свойства-Данные вычисляемого поля выра­жение =Count(*). Это выражение использует функцию Count для подсчета всех записей отчета, включая записи, имеющие пустые значения в некоторых полях.

•            Введите название: Общее количество записей.

•            В режиме предварительного просмотра вы увидите подсчитан­ным общее количество записей.

•    Сохраните отчет под тем же именем. Закройте отчет.
Задание 5. Создайте отчет с помощью Мастера отчетов.

Порядок работы:

•             Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.

•             Щелкните по кнопке Создать.

•            В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Мас­тер отчетов и таблицу Список. Щелкните по кнопке ОК.

•            В появившемся диалоговом окне создания отчета выберите поля Фамилия, Имя, Отчество, Школа и Класс, щелкнув по кнопке

•            Щелкните по кнопке Далее. В результате появится новое диа­логовое окно, где следует выбрать поля для группировки (объе­динения по признаку). Например, если требуется напечатать сна­чала список учеников одной школы, а внутри школы – сначала список учеников 9-го класса, затем 10-го, далее 11-го класса.

•            Добавьте первый уровень - Школа, второй - Класс. Для это­го выберите названия этих полей в левом окне и щелкните по кнопке

Замечание. С помощью кнопок Уровень можно менять мес­тами уровни группировки. Например, сначала можно сделать группировку по классу, а потом — по школе.

•            Щелкните по кнопке Далее.

•            На этом шаге можно отсортировать данные.

•            Щелкните по кнопке Далее.

•            Выберите вид макета для отчета ступенчатый и щелкните по кнопке Далее.

•            Выберите стиль отчета: Выделенный и щелкните по кнопке Далее.

•            Задайте имя отчета: Отчет1 и щелкните по кнопке Готово. Вы попадете в режим просмотра отчета. Возможно переключение в три режима: Конструктор, Предварительный просмотр и Образец.

•            Закройте отчет, согласившись с сохранением.

Самостоятельное задание. 1. Составьте отчеты, выбирая разные

макеты:

Отчет0-блок;

Отчет2 - структура 1;

Отчет3 - структура 2;

Отчет4 - по левому краю 1;

Отчет5 - по левому краю 2.

2. Составьте отчеты, выбирая разные стили:

Отчет6- компактный;

Отчет7 - простой;

Отчет8 - строгий;

Отчет9- - формальный;

Отчет10- черно-белый.

Задание б. Создайте почтовые наклейки.

Порядок работы:

•            Откройте закладку Отчеты. Щелкните по кнопке Создать.

•            В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите По­чтовые наклейки и таблицу Список. Щелкните по кнопке ОК

•            В следующем окне щелкните по кнопке Далее.

•            В следующем окне вновь щелкните по кнопке Далее.

•            В следующем окне создайте прототип наклейки, напечатав нуж­ные слова и выбрав соответствующие поля (переносите поле из правого окна в левое, щелкая по кнопке. Щелкните по кнопке Далее.

•            В следующем окне укажите поля для сортировки (например, Фамилия - по алфавиту). Щелкните по кнопке Далее.

•            Введите имя отчета Наклейки и щелкните по кнопке Готово.

Предъявите преподавателю: отчеты Список учеников, Отчет1, Отчет2, Отчет3, Отчет4, Отчет5, Отчет6, Отчет7, Отчет8, От-чет9, Отчет10, Наклейки.

Задание 7. Завершите работу с программой Access. Порядок работы:

•            Выполните команду Файл - Выход.

•            Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положи­тельно.