Дәріс

Дәріс №7-8. Ms Access  мәліметтер қорын басқару жүйесінде мәліметтер қорын құру.

 

Қарастырылатын сұрақтар:

-        Кесте өрістерін сипаттау.

-        Кестелерді байланыстыру.

-        Сұраныстарды жасау.

-        Формалар мен есептерді шебердің көмегімен құру.

 

Мәліметтер қорын жасау.

Access мәліметтер қорын жасаудың екі тәсілін ұсынады: Бос МҚ жасау (кейінірек қажетті нысандарды қосуға болады) және Шебердің жәрдемімен бос емес МҚ жасау. Бірінші тәсіл мәліметтер қорының әрбір элементін жеке анықтауды қажет ететіндіктен, көбірек оңтайлы және көп еңбекті қажет етумен ерекшеленеді. Екінші тәсіл МҚ жасау процесін жеделдетеді және кестелердегі мәліметтер үлгілері бар мәліметтер қорын алуға мүмкіндік береді. Ол ұсынылып отырған типтік мәліметтер қорының бірінің пайдаланушы талғамын қанағаттандырған жағдайда қолданылады. Мәліметтер қорының қандай тәсілмен жасалғанына қарамастан, оны кез-келген уақытта оп-оңай өзгертуге және кеңейтуге болады.

МҚ жасауда сұхбаттың бірнеше нұсқасы болуы мүмкін. Мысалы, Access-ті іске қосқаннан кейін бірден Microsoft Access сұхбаттық терезесін пайдалануға болады (5.2-сурет).

 

 

5.2-сурет. Microsoft Access-тің бастапқы терезесі.

 

Жаңа мәліметтер қоры (New Database)ауыстырғышын таңдап алып және OK-ді басып, бос мәліметтер қорын жасауға көшеміз. Бұл үшін пайда болған жаңа мәліметтер қорының файлы сұхбаттық терезесінде (File New Database) қорды орналастыру бумасын таңдап алу қажет және оған атау беріп, Жасау (Создать) (Create) түймесін басу керек.

Нәтижесінде мәліметтер қорының қажетті элементтерін жасау жұмысы орындалатын, ашылған МҚ терезесі пайда болады.

Access-тің негізгі жұмыс өрісінде бастапқы терезе болмаған жағдайда, (10.4-сурет) МҚ жасауға құралдар тақтасында Құру (Создать (Create)) түймесін басу арқылы немесе Файл |Мәліметтер қорын құру (Файл |Создать базу данных) (File| New Database) басу арқылы өтуге болады.

 

Кестелерді жасау.

Кестені құрар алдында кесте орналасатын мәліметтер қорын ашу керек. Мұны бастапқы терезенің (5.2-сурет) көмегімен, сондай-ақ, құралдар тақтасындағы Мәліметтер қорын ашу (Открыть базу данных (Open An Existing Database)) түймесін басу арқылы немесе Файл/ Ашу (Файл/Открыть (File |Open)) мәзір командасымен орындауға болады. Осы кезде мәліметтер қорының 5.2-суреттегі терезеге ұқсас Ашылу файлы (Open) терезе пайда болады. OK басу таңдап алынған МҚ ашуға және бұрын ашылған қор болса, оны жабуға әкеледі.

Ашылған МҚ Кестелер (Tables) вкладкасын таңдап алу керек, және Құру (Создать (New)) түймесін басу керек. Кестені құруды Access бас мәзірінің Қою (Вставка (Insert)) пунктіндегі Кестелер (Tables) подпунктінде таңдаудан бастауға болады.

Терезедегі элементтерге қарағанда кестені құрудың тқмендегідей бес түрлі нұсқасы болуы мүмкін:

·                    бос кестеге мәліметтерді енгізу жолы, мұнда мәліметтерді сақтау кезінде Access мәліметтерді талдайды және әрбір өріске сәйкес мәліметтер типі мен форматын автоматты түрде меншіктейді. Кесте режимі-Режим таблицы (Режим таблицы (Datasheet View));

·                    Конструктордың көмегімен (Конструктор (Design View));

·                    Шебердің көмегімен – Кесте Шебері (Мастер таблицы (Table Wizard);

·                    Импортталушы кестелерден – Кестелер импорты(Импорт таблиц (Import Tables)).

·                    Сыртқы файлда орналасқан кестелермен байланысты кесте құру жолымен Кестелермен байланыс – (Связь с таблицами (Link Tables));

Қандай тәсілмен жасалғанына қарамастан кестенің құрылымын өзгертуді жасалынып отырған кестенің параметрлерін анықтауда, мейлінше ыңғайлы және көлемді мүмкіндіктер беретін Конструктор режимінде орындауға болады.

Конструктор режиміне өту үшін, терезе таңдау аймағындағы (5.4-сурет) екінші қатарды бөліп алып және OK түймесін басу жеткілікті. Ортасында өрістерді сипаттайтын арнайы формасы (кесте түріндегі) бар, жасалынып отырған өрістер сипаттамаларын енгізуге арналған терезе пайда болады (5.5-сурет). Әрбір өріске бұл формада бір жазба сәйкес келеді. Бұл формада әрбір өріске бір жазба сәйкес келеді.

Өрістердің аты бірінші бағанға енгізіледі, өріс типтері (1-кесте) мен олардың қасиеттері (2-кесте) – екінші бағанға, ал аса қажет емес түсініктемелер – үшінші бағанға енгізіледі.

1-кесте

Типтер	Сипаттамасы
Мәтіндік	Алфавиттік-цифрлық символдар тізбегі (ұзындығы 255 символдан артық емес)
MEMO	Айнымалы ұзындықтағы мәтін, 64000 байтқа дейін
Сандық	Бүтін және нақты сандар
Күн/Уақыт	Күні және уақыты
Ақшалық	Дөңгелектеуге болмайтын сан
Санауыш	Жаңа жазбаны енгізгенде 1-ге артып отыратын сан
Логикалық	Логикалық мән (“Ақиқат” немесе “Жалған”, “Иә” немесе “Жоқ”, “True” немесе “False”)
OLE-объектісі	Басқа қосымшаларда құрылған OLE-объектілері (құжаттар, суреттер және т.б.)
Гиперсілтеме	URL-адресі немесе файл маршрутынан тұратын мәтіндік жол
Подстановка шебері	Мәні тізімнен таңдап алынатын өріс, ол басқа кестелердің бағанын білдіретін, немесе алдын ала пайдаланушы қалыптастырған тізім болады.

 

2-кесте

Қасиеттері	Сипаттамасы
Өріс мөлшері	Мәтіндік өрістің ең үлкен ұзындығын немесе сандық өрістің өлшемі (3 кесте)
Өріс форматы	Формада және сұраныста мәліметтерді шығару форматын көрсетеді
Оңдық таңбалар саны	Санның бөлшек бөлігіндегі таңбалардың санын анықтайды
Енгізу маскасы	Енгізу барысында мәліметтердің маскасын анықтайды
Қолтаңба	Формада немесе басылымда өріс қатарында шығарылатын мәтін
Келісім бойынша мән	Жаңа жазбаны құру кезінде өріске автоматты түрде енгізілетін мәнді анықтайды
Мән бойынша шарт	Определяет условие, которое накладывается на допустимые значения этого поля
Қате туралы мәлімет	Шығарылатын мәндердің шарттарды бұзылған жағдайда экранға шығарылатын қателер туралы мәтіннен тұрады
Міндетті өріс	Жеке жазбалар үшін өріс бос болу керек пе немесе кейбір мәндердің болуы міндетті ме соны анықтайды
Бос жолдар	Нөлдік ұзындықтағы мәтіндік жолды енгізу мүмкіндігін қояды
Индекстелген өріс	Өрісті индекстік өріс ретінде анықтайды, егер өріс кілттік өріс болса, онда ол автоматты түрде индекстік болады
Сығылған Юникод	MEMO және мәтіндік өрістерді, сонымен қатар гипермәтінді сығуды орнатады
IME режимі	Шығыс тілдерінде (жапон, қытай) мәтінді енгізуді қамтамасыз етеді.
IME ұсыныстар режимі	IME режиміне ауыстыру

 

3-кесте

Мәндер	сипаттама	длина
Байт	0-ден 255-ге дейінгі сандар	1 байт
Бүтін	-32768-ден +32767-ге дейінгі сандар	2 байта
Ұзын бүтін	-2147483648-ден +2147483647-ге дейінгі сандар	4 байта
Бір жылжымалы нүктелі Одинарное с плавающей точкой	-3,402823Е308-ден +3,402823Е38-ге дейінгі бөлшек бөлігі 6 таңбадан тұратын бөлшек сандар	4 байта
Екі жылжымалы нүктелі Двойное с плавающей точкой	1,79769313486232Е308-ден +1,79769313486232Е308-ге дейінгі бөлшек бөлігі 10 таңбадан тұратын бөлшек сандар	8 байта
Репликация коды	Бірегей ауқымды идентификатор (GUID)	16 байтов
Нақты	Бөлшек бөлігінде 28 таңбалы шифрлары бар (-10Е38)-ден (+10Е38)-1-ге дейінгі сандар	12 байт

 

Кестелердің дайын құрылымдарын пайдалану керек болса Конструктор режиміндегі немесе құралдар тақтасындағы ????батырмасын басу арқылы шақырылатын өрістер құрушысының көмегіне немесе Кестелер шеберінің көмегіне жүгінуге болады. Бұл жағдайда өрістердің дайын сипаттамасын таңдап алуға мүмкіндік беретін терезе пайда болады.

Кесте құрылымын сипаттау кезінде Индекстелген өріс (Индексированное поле (Indexed)) деп аталатын өрістер қасиетіне назар аудару қажет. Ол келесі мәндерді қабылдауы мүмкін: Жоқ (Нет) (No) – индекстелмеген және Иә (Сәйкес келулер болады) (Да (Допускаются совпадения)) (Yes (Duplicates OK)) және Иә (Сәйкес келулер болмайды) (Да (совпадения не допускаются)) (Yes (No Duplicates)) бере алады.

Access жүйесіндегі өрістерді индекстеу өрістің кілттік өріс екенін көрсетпейді. Өрісті кілттік өріс жасау үшін, алдымен өріс қасиеттерін беру керек (сәйкес келулер болмайтын осы өрісті индекстеуде толыққанды кілттік өріс шығады), сосын өріс сипаттамасының жолын бөліп алып, құралдар тақтасындағы ???? түймесін басу қажет.

Кестенің ең болмағанда бір кілттік өрісінің болуы қалыпты жағдай болып есептеледі. Сондықтан кестені жасауды аяқтау кезінде (мысалы, Файл-Сақтау (Файл | Сохранить (File | Save)) мәзіріндегі пунктін таңдау арқылы, құралдар тақтасындағы Сақтау (Сохранить (Save)) батырмасын басу арқылы немесе кестені жасау терезесін жабу арқылы), егер оның кілті болмаса, Access бұл туралы ескерту жасайды және Санауыш типтес (Счетчик (AutoNumber)) кілт жасауды ұсынады. Қажет болған жағдайда кілт кейініректе жасалуы мүмкін.

Мәліметтерді импорттау үшін Файл мәзірінен сыртқы мәліметтер опциясын, ал оның ішінен Импорт командасын таңдап алу керек. Мәліметтерді импорттауды кестелер импорты (Импорт таблиц)режимінде де орындауға болады. Терезе ашылады.

Импортталушы мәліметтер келесі форматтағы файлдарда сақталуы тиіс:

·      MS Access;

·      Мәтіндік;

·      Microsoft Excel;

·      Paradox;

·      Exchange;

·      Oulook;

·      HTML құжаттары;

·      dBase III;

·      dBase IV;

·      dBase 5;

·      Lotus 1-2-3 кестелері;

·      XML құжаттары;

·      ODBS Database.

Терезедегі (5.7-сурет) керекті файл мен типті таңдап алған соң Импорт түймесін басу керек.Бұл жағдайда Импорт шебері бағдарламсы іске қосылып, оның сұхбат терезесінде қажетті амалдарды орындау арқылы мәліметтерді  импорттау жүзеге асырылады. Импорттау  жолымен  жасалатын жаңа кестелер бос немесе  мәліметтер бар болады. Бұл бастапқы МҚ таңдауда пайда болатын Нысандардың импорты (Импорт обьектов (Import Objects)) терезесіндегі параметрлермен  Параметрлер батырмасы (Кнопка параметры (Options) анықталады.

Сыртқы мәліметтер опциясы Файл мәзіріндегі Мәліметтермен байланыс (Связь с данными) командасы мәліметтер қорына сыртқы кестелерді орналастыруды орындайды. Кестелермен байланыс режиміндегі кестелерді орналастыру кезінде МҚ терезесінде басқа мәліметтер қорында тұрған кестелер пайда болады. Шындығында мұндай кестелер бөлінетін қорға айналады және оның ішіндегісі екі мәліметтер қорынан өзгеріп отыруы мүмкін. Access-ке келесі форматтағы файлдардан алынған кестелер орналастырылуы мүмкін:

·      MS Access;

·      Microsoft Excel;

·      Paradox;

·      Exchange;

·      Oulook;

·      HTML құжаттары;

·      dBase III;

·      dBase IV;

·      dBase 5;

·      Lotus 1-2-3 кестелері;

·      XML құжаттары;

·      ODBS Database.

Мәліметтер қорының терезесінде мәліметтерді орналастыру кезінде кестенің жанында бағытшалар (стрелка) түріндегі пиктограммалар пайда болады.

Кестелерді импорттаумен ұқсас кестелерді басқа форматтағы файлдарға апару орындалады.

 

Кестелерді байланыстыру.

Кестелер жиынтығын жасап алғаннан кейін кестелерді байланыстыруды орындау қажет болады. Кестелер байланыстарын  тағайындау мәліметтер қорындағы ақпараттың тұтастығы мен нақтылығын бақылауға мүмкіндік беретіні бұрыннан белгілі. Оған қоса, кестелер арасындағы байланыстар неғұрлым ерте жасалса, соғұрлым көпкестелі сұраныстар, формалар мен есептер жасау ыңғайлы болады. Кестелер арасында байланыстар бар болған жағдайда МҚ аталған нысандарын жасау тағайындалған байланыстарды ескере отырып жүргізіледі.

МҚ  кестелерін байланыстыру үшін мәліметтер сұлбасының терезесін шақыру қажет. Терезенің мысал түрі 5.2-суретте келтірілген.

МҚ негізгі терезесін ашқаннан кейіе мәліметтер қоры сұлбасының терезесін негізгі мәзірдің Сервис | Мәліметтер сұлбасы (Сервис  | Схема данных (Tools | Relationships)) командасы арқылы немесе МҚ терезесі контекстік мәзірінің осы аттас командасының көмегімен шақыруға болады. Мәліметтер сұлбасына кестелерді қосу көбінес құралдар тақтасындағы сәйкес түйменің көмегімен орындалады.

Мәліметтер сұлбасындағыбірнеше кестенің өрістерінің атауы мен түрлері бірдей болған жағдайда және сұлбаға барлық қажетті кестелерді қосқанда Access байланыстарды автоматты түрде орнатады. Егер орнатылған байланыстар пайдаланушыны қанағаттандырмаса оларды өзгертуге болады.

Егер Access жүйесі қажетті байланыстардың бәрін орнатпаса (жалпы жағдайда, байланыстырылатын өрістердің атаулары бірдей болмауы мүмкін) немесе оларды мүлдем құрмаған болса, онда жаңа байланысты орнату оңай болады. Ол үшін кестенің әрбір байланыстырылатын өрісі бойынша мәліметтер сұлбасының терезесінде өрісті белгілеп алып, тышқанның сол жақ түймесін басып тұрып көрсеткішті екінші кестенің өрісіне алып бару керек, сосын түймені босату керек. Бұған қоса Access Байланыс (диалоговом окне Связи Relationships)) сұхбат терезесінде байланыстың түрі мен параметрлерін анықтауды ұсынады (5.9 - сурет).

Терезенің оң жағындағы Біріктіру (Объединение (Join Type)) түймесі екі кестенің жазбаларын біріктіру қасиетін орындауға мүмкіндік береді, яғни кестелердің қалған жазбалары байланысқа қалай қатысатынын көрсетеді. Осы түймені басқаннан кейін ашылатын терезеде таңдауға келесі нұсқалар ұсынылады:

·                    кестелердің байланыстырылған өрістері бірдей болатын жазбаларды біріктіру;

·                    қосымша кестенің барлық жазбаларын және байланыстырылған өрістері бірдей болатын негізгі кестенің жазбаларын біріктіру;

·                    негізгі кестенің барлық жазбаларын және байланыстырылған өрістері бірдей болатын қосымша кестенің жазбаларын біріктіру.

Егер  байланыстарды орнату бос емес кестелер үшін орындалса, онда Access барлық қолда бар ақпаратқа талдау жүргізеді және тұтастығы бұзылған жағдайда ол туралы хабар береді.

Қол да бар байланыстарды өзгертужәнежою үшін мәліметтер сұлбасында тышқанның көрсеткішін керекті байланысқа әкеліп, оны шерту арқылы белгілеп алып, сосын оң жақ түймені басу жеткілікті. Байланысты сәйкесінше өзгертуді немесе жоюды ұсынатын екі пунктен тұратын контекстік мәзір шығады. Бірінші пунктті таңдағанда 5.9-суретте көрсетілген терезе шығады. Бұған қоса, байланысты тышқан арқылы белгілеп, сосын <Del> пернесін басу арқылы жоюға болады.

Access жүйесі кестелерді байланыстыруды басқару кезінде байланыстарды басқару кезінде байланыстар туралы ақпаратты көрнекті бейнелеуімен ерекшеленеді (5.8-сурет). Байланыстардағы жазулар, бағыттауыш сызықтар және бағыттаушы сызықтардың жуандығы байланыс түрін (1:1 немесе 1:М), жазбаларды біріктіру түрін (байланыстырылған өрістері бірдей болатын жазбаларды біріктірген кезде бағыт көрсетіледі), сонымен бірге тұтастықты бақылау белгісін (байланысатын сызықтардың ұштарының жуандығы) сипаттайды.

 

Сұраныстарды жасау.

Сұраныс жасаудың алдында, кейін ол сақталатын мәліметтер қорын ашу керек. Бұдан кейін Сұраныстар (Запросы (Queries) қосымшасын таңдап алып, сосын Жасау (Создать (New)) батырмасын басу қажет.Сонымен бірге, сұраныс жасауды Access-тің басты мәзірінде Кірістіру (Вставка (Insert)) пунктінде Сұраныс (Запрос (Query)) ішкі пунктін таңдап алып бастауға болады. Оның нәтижесінде қажет нұсқаны таңдауды ұсынатын терезе (5.10-сурет) шығады.

Сұраныс жасаудың келесідей нұсқалары болуы мүмкін:

·      Конструктор (DesignView)конструктор көмегімен қолмен орындау;

·                    Қарапайым сұраныс (Простой запрос – Simple Query Wizard)) – таңдау жүргізілетін қарапайым  сұранысты автоматты түрде жасау;

·                    Қиылысатын сұраныс (Перекрестный запрос (Crosstab Query Wizard)) – мәліметтерді жалпылама (қиылыспалы) кесте түрінде оңтайлы бейнелуге арналған қиылысатын сұранысты автоматты түрде жасау;

·                    Қайталама жазбалар (Повторяющиеся записи (Find Duplicates Query Wizard)) өрістердің мәндері қайталанып отыратын жазбаларды іздеуге арналған сұранысты автоматты түрде жасау;

·                    Тәуелділері жоқ жазбалар (Записи без подчиненных (Find Unmatched Query Wizard)) – басқа кестеде тәуелді жазбалары жоқ кестенің жазбаларын іздеуге арналған сұранысты автоматты түрде жасау.

Жасалынатын сұраныстар кестелер өрістеріне және/немесе мәліметтер қорындағы сұраныстарға негізделген. Біріншісінен басқа тәсілдердің бәрі сұранысты жасауды жеңілдететін Шеберлер көмегімен жүзеге асырылады. Егер жасалған сұраныс талаптарға сай болса, онда Конструкторды пайдалануға болады, немесе Шебер көмегімен сұраныс дайындамасын жасап, алып, сосын оны Конструктор тізімінде жөндеп алуға болады.

Ұсынылып отырған қарапайым нұсқалардың аясынан шығатын сұраныстарды жасау кезінде аса маңызды әрі қажетті ретінде Конструктор режимін қарастырайық.

Сұраныстар Конструкторын шақыру сұранысты жасау кезінде немесе бұрыннан бар сұранысты ашып сосын оны Конструктор тізіміне ауыстырған кезде орындалады. Бірінші жағдайда сұраныстар конструкторы тізіміне ашылған МҚ терезесінде Сұраныстар (Запросы (Queries)) қосымшасынан екі тәсілмен: Жасау (New) батырмасын ашылған терезеде (5.10-сурет) ОК батырмасын немесе Конструктор (Конструктор (Design)) батырмасын басу арқылы, ауысуға болады. Сұранысты Конструктор тізіміне ауыстыру үшін құралдар тақтасындағы түймені тышқанмен шерту жеткілікті болады. Конструкторды шақырған кезде Access-тің басты мәзірінде Сұраныс (Запрос (Query)) қосымша пункті пайда болатынын айта кетейік, онда сұранысты жасау үдерісінде сұранысты орындау, сұраныс моделіне кестені қосу, сұраныс түрін өзгерту және т.с.с. түрлі амалдарды орындауға мүмкіндік беретін ішкі пункттер бар.

Жалпы жағдайда Конструктор тізімінде сұранысты құрастыру келесілерді анықтауды қамтиды:

·      нысандар (кестелер мен сұраныстар) мен оның өзгерістерін;

·                    сұраныс түрін (іріктеу, қосу,жою,жаңарту,қиылысатын сұраныс, SQL-сұраныс);

·                    жазбаларды таңдау шарттарын;

·                    сұранысты орындау нәтижелерін бейнелейтін параметрлері (өрістерді көрсту, мәндерді іріктеу);

Осы әрекеттерді бәрі сұраныстық формада (5.11-сурет) орындалады, оны QBE тіліндегі сұраныс формасына жатқызуға болады. Сұраныстық форма үш негізгі элементті қамтиды, олар: тақырып (сұраныстың атауы мен түрі); нысандар, олардың өрістері мен кестелер арасындағы байланыстар аймағы; үлгі бойынша сұраныс бланкісі.

Сұраныста пайдаланылатын обьктілерді анықтау үшін сұраныстық формаға осы кестелердің немесе сұраныстардың сұлбасын орнату керек, сосын олардың арасындағы байланыстарды көрсту қажет. Нысандарды сұранысқа енгізу сұраныспен жұмыс істеу кезінде автоматты түрде (сұраныс жасау кезінде) немесе құралдар тақтасындағы ??? түймесін басу жолымен Кестелерді қосу (Добавление таблицы (Show Table)) терезесінде жүзеге асырылады. Қажетті нысандарды анықтағаннан кейін сұраныстық форманың төменгі жағында осы нысандардан алынған қажетті өрістер орналастырылады және іріктеу мен таңдау шарттары беріледі. Таңдау шарты салыстыру амалдары мен And, Or және Not логикалық амалдарды пайдаланылған өрнектен тұрады. Мәтіндік өрістер үшін * (барлық символдарды) және ? (бір символды өткізу) шаблондық символдары бар мәтіндік жол – шаблонын қолдануға болады. Сонымен бірге, өрнекті тұрғызу үшін өрнектер тұрғызушысын батырмасын  ??? басу арқылы пайдалануға болады.

Шығаруға арналған жазбаларды таңдау шарты «>3000» немесе «<2000» өрнектері болады, ал «Amount» өрісінің мәндері не 3000-ден үлкен, не 2000-нан кіші болуы керектігін білдіреді. Шығарылатын жазбалар «Date» өрісінде мәндердің кішіреюі бойынша сұрыпталады, ал «Onum» өрісі шығарылмайды.

Қарапайым сұранысты жасау кезінде Өрістер тұрғызушысы терезесінде ұқсас терезе ашылады, онда нысандардың ішінен қажетті өрістер таңдап алынады, сосын Қарап шығу немесе Конструктор ауыстыру орындалады.

Қиылысатын сұранысты құрастыру кезінде келесі үш компоненті анықтау қажет:

·                    жолдар тақырыбы – бастапқы кестенің өрістері, олардың қайталанбайтын мәндері нәтижелер кестесінің жолдарын анықтайды;

·                    бағандар тақырыбы – бастапқы кестенің өрістері, олардың қайталанбайтын мәндері нәтижелер кестесінің бағандарын анықтайды;

·                    мәндер-бастапқы кестенің өрісі, ол нәтижелер кестесінің өріс мәндерін есептеуге пайдалынады.

Жолдар тақырыбы ретінде «Orders» кестесінің «Snum» өрісі, бағандар тақырыбы ретінде - «Date» өрісі және «Amount» өрісі бойынша есептелінетін мәндері (қосындылар) таңдап алынған қиылысатын сұраныстың мысалы келтірілген.

Сұраныс түрін жүйенің негізгі мәзірінің Сұраныс (Запрос (Query)) пунктінің көмегімен өзгертуге болады, мұнда сұраныстардың мүмкін түрлері мәзірдің ішкі пункттері ретінде келтірілген. Оған қоса, кестені толықтыруға, жоюға, жаңартуға және жасауға арналған сұраныстар таңдауға арналған сұраныс нәтижесін қажет болса сәйкес өңдеу жүргізіп пайдаланылады.

Сұраныс жасауды келесі түрдегілердей аяқтауға болады:

·      Файл|Сақтау (Файл|Сохранить (File|Save)) мәзірінің пунктін таңдау;

·                    Файл|Қалай Сақтау (Файл|Сохранить как/Экспорт (File|Save As Export)) мәзірінің пунктін таңдау арқылы;

·                    құралдар тақтасындағы Сақтау (Сохранить (Save)) түймесін басу арқылы;

·                    сұраныс жасау терезесінің жабу арқылы.

 

Формаларды жасау.

Access-те кестеге ақпаратты не кестелер режимінде, не формалар көмегімен, немесе мәліметтерге қол жеткізу бетін пайдалана отырып енгізуге болады. Егер мәліметтер қоры ұдайы жаңа жазбалармен толықтырылып  тұратын болса, онда дұрысы-формаларды пайдалану болады, себебі формалар әрбір жазба бойынша мәліметтер туралы өте көрнекті сипаттама береді.

Форманы жасауды бастамас бұрын кестелер мен сұраныстары форма үшін мәліметтер көзі болатын мәліметтер қорын ашу керек. Форманы жасау МҚ ашылған терезесінде Формалар (Формы(Forms)) вкладкасын таңдап сосын Жасау (Создать (New)) түймесін басу арқылы жүргізіледі, сонымен бірге Форманы жасауды Access-тің басты мәзірінің Кірістіру (Вставка(Insert)) пунктінде Форма (Форма (From)) ішкі пунктін таңдау арқылы да бастауға болады. Бұл кезде Жаңа Форма терезесі пайда болады.

Форманы жасаудың жеті нұсқасы болуы мүмкін:

1.    Конструктор (DesignView)- Конструктордың көмегімен;

2.    Формалар шебері (Мастер форм (Form Wizard))-Шебердің көмегімен;

3.                  Автоформа: бағанға (Автоформа: в столбец (Autoform: Columnar))- өрістері бағанға орналасқан стандартты түрдегі форманы автоматты түре жасау;

4.                  Автоформа: кестелік (Автоформа: табличная (Autoform:Tabular)) – стандартты форманы кесте түрінде автоматты түрде жасау;

5.                  Автоформа: таспалық (Автоформа: ленточная (Autoform: Datasheet)) – түрі кестелік формадан өзгеше стандартты форманы автоматты түрде жасау;

6.                  Диаграмма (Диаграмма (Chart Wizard)) – диаграммасы бар форманы құру;

7.                  Жиынтық кесте (Сводная таблица (PivotTable Wizard)) - MicrosoftExcel жиынтық кестесі бар форманы жасау.

Ең оңайы 3-5 нұсқалары бойынша форманы жасау болады. Бұл жағдайларда мәліметтер (кестенің немесе сұраныстың) көзінің барлық өрістерін қамтитын қарапайым формалар жасалынады.

Бір баған формасында мәліметтер көзінің әрбір жазбасының өрістерінің мәндері бір жолға бейнеледі. Формадағы жолдар саны мәліметтер көзінің жазбалары санына сәйкес келеді.

Кестелік форма сырқы түрі бойынша кестенің өзінен немесе Көру тізіміндегі сұраныстан айырмасы болмайды.

Жиынтық форма мен жиынтық диаграмма мәліметтерді талдауға ыңғайлы әрі жинақы етіп бейнелеуге мүмкіндік береді. Оған қоса, диаграммаларды басқа формалар мен есептерге енгізуге болады.

Жасап болғаннан кейін форманы көруге, мәліметтерді редакциялауға болады. Шеберді (2 нұсқа) қосқан кезде пайдаланушы түрлері 3-5 нұсқаларын таңдаған жағдайдағыдай формаларды жасай алады. Бірақ, мұнда мәліметтер көзі ретінде формаға қажетті өрістерді қоса отырып сұраныстардың және/немесе кестелердің кез келген санын таңдап ала алады. Сонымен бірге, фондық бейненің стилін өзгертуге болады. Қажет болса форма макетіне басқа да өзгерістер енгізуге болады, шебермен жұмыс істеу аяқталған соң Конструктор режиміне ауысуға болады. 

Конструктор режимі форма жасаудың ең күшті құралы, бірақ көп еңбекті қажет етеді. Форманы жасап шығудың жалпы уақытын азайту үшін Конструкторды шақырмас бұрын форма жасаудың басқа тәсілдерінің бірін пайдаланған дұрыс болады, ал содан кейін Конструкторды форманы керекті формаға келтіру үшін қолдану қажет.

Формалар Конструкторын шақыруды форманы жасау кезінде немесе бар форманы ашып, оны Конструктор режиміне ауыстырған кезде жүзеге асырады. Бірінші жағдайда формалар конструкторы режиміне ашылған МҚ терезесінде Формалар (Формы (Forms)) қосымшасынан Жасау (Создать (New)) батырмасын басу арқылы және шыққан терезеде (5.14-сурет) OK батырмасын басу арқылы өтуге болады, немесе ??? Конструктор (Конструктор (Design)) батырмасын басу жеткілікті. Ашылған форманы Конструктор тізіміне ауыстыру үшін құралдар тақтасындағы батырманы тышқанмен шерту жеткілікті болады.

Форманы жасау терезесі 5.15-суретте көрсетілген, ол Формалар Конструкторын шақырған кезде шығады. Жалпы жағдайда Конструктор режиміндегі форма немесе облыстарды қамтиды: форманың атауы мен ескертпелері, жоғарғы және төменгі колонтитулдар және мәліметтер облысы (онда мәліметтер көздері бейнеленеді). Мәліметтер облысы міндетті түрде болуы керек болса, қалғандары – міндетті емес. Атау мен ескертпелер облысы форманың басы мен санында бір реттен ғана бейнеленеді. Мәліметтер облысында әдетте кестелер өрісі орналастырылады.

Міндетті емес облыстарды бейнелеуді Конструктор режимінде ашылған формада Түр (Вид (View))мәзірінің пунктінің көмегімен немесе форманың контекстік мәзірінен басқаруға болады.

Форманың контекстік мәзірінің қасиеттерінің Конструктор режимінде бос форманы ашқаннан кейін жазбалар көзі жолында өрістері формада бейнеленетін көзді (кесте/сұраныс немесе SQL-сұраныс) көрсету қажет.

Конструкторлардың басты мүмкіндіктері 5.15-суретте көрсетілген Элементтер тақтасындағы (Панели элементов(Toolbox)) құралдар құрамымен анықталады, оның көмегімен жоғарғы аталған форманың облыстарында көздің мәліметтері бейнеленеді. Элементтер тақтасы төмендегідей құралдарды қамтиды (солдан оңға және жоғарыдан төмен есептегенде):

·                    Нысандарды таңдау (Выбор объектов (Select Objects))– басқару элементтерін ерекшелеуге, өлшемін өзгертуге, ауыстыруға және редакциялауға пайдаланылады.

·                    Шеберлер (Мастера (Control Wizards)) – басқару элементтерін жасайтын шеберлерді автоматты түрде шақыратын қосу/ағыту батырмасы топты, тізімдері бар өрістерді, тізімдерді және командалық батырманы жасайтын Шеберлер бар.

·                    Жазу (Надпись(Label)) – өзгермейтін мәтінді ұстап тұратын басқару элементін жасауға арналған. Үнсіз келісім бойыншабасқару элементтерінің көбінде қосылған мәтіндік элемент бар.

·                    Өріс (Поле (Text Box)) – жазбалар көзінде қамтылған мәліметтерді бейнелеуге, енгізуге немесе өзгертуге, есептеулер нәтижелерін шығаруға, сонымен бірге пайдаланушы енгізетін мәліметтерді қабылдауға қолданылады.

·                    Ауыстырып қосқыштар тобы (Группа переключателей (Option Group)) – балама мәндердің жиынтығы болатын топтарды, элементтерді жасауға арналған, олардың ішінен бір ғана мән таңдалады. Егер топ форма немесе кесте негізі болатын қор сұранысы өрісіне қосылған болса, онда топтың элементтерінің бірін таңдаған кезде оның мәні өріске беріледі.

·                    Айырғыш (Выключатель (Toggle Button)) – айырып қосқыш тобы (Группа переключателей (Option Group)) және Жалауша (Флажок (Check Box)) – түрлері бойынша әртүрлі, бірақ қолданылуы бойынша бірдей элементтер, олар логикалық мәндерді бейнелеуге арналған. Элементті таңдау (қосу) сәйкес логикалық өрнек «Иә», «Ақиқат» немесе «Вкл» («өріс форматы»өрісі қасиетінің мәні арқылы анықталады) мәндерін енгізуге алып келеді. Элементті екінші рет таңдау оның мәнін қарама – «Жоқ», «жалған» немесе «Выкл» мәндеріне өзгертеді. Бұл элементтерді топтың ішіне орналастыруға болады. МҚ кестесінде бейнеленетін мәннің түрі Басқару элементінің типі (өріс қасиетін қою қосымшасы) қасиетіне тәуелді болады.

·                    Тізімі бар өріс (Поле со списком (Combo Box)) – өрісті біріктіретін және тізімді ашатын басқарудың құрама элементі болып табылады. МҚ кестесінің өрісі мәнді енгізу үшін, мәнді өріске енгізуге болады немесе тізімнен мәнді таңдап алуға болады.

·                    Тізім (Список (List Box)) – мүмкін мәндердің тізбегін (тізімін) жасауға арналған. Тізімді жасау үшін мәліметтерді тікелей енгізуге болады, немесе мәліметтер көзі болатын кестені не сұранысты көрсетуге болады. Тізім бірнеше бағаннан тұруы мүмкін, оған қоса олардың кез келгенін бейнелегенде ұзындығын белгілеу бұл бағанды көрінбейтін етеді. Тізіммен байланысты өріске бір кез келген бағанның мәндерінің жиынынан, оның ішінде көрінбейтін бағанның да мәні меншіктеледі.

·                    Батырма (Кнопка (Command Button)) – көбіне өзіне тіркелген Visual Basic тіліндегі макросты немесе бағдарламаны іске қосу үшін қолданылады.

·                    Сурет (Рисунок (Image)) – формаға өзгермейтін суретті орналастыруға арналған.

·                    Нысанның еркін жиегі (Свободная рамка  объекта (Unbound Object Frame)) – OLE технологиясына жәрдем ететін қосымшадан алынған нысанды орналастыруға пайдаланады. Қосылған нысан форманың бөлігіне айналады, бірақ та МҚ кестесінде сақталмайды. Нысан ретінде электронды кесте, сурет, диаграмма, дыбыстық файл және т.б. алынуы мүмкін.

·                    Нысанның қосылған жиегі (Присоединенная рамка объекта(Bound Object Frame)) – формаға OLE-нысандарын қосу үшін қолданылады. Кейбір нысандар формада бейнеленсе (мысалы, суреттер, диаграммалар не электрондық кестелер), басқалары осы нысан жасалынған қосымшаның белгісі түріндегі формада шығарылады.

·                    Беттің бөлінуі (Разрыв старницы (Page Break)) – көпбеттік формада беттің бөлінуін қоюға мүмкіндік беруі.

·                    Қосымшалар жинағы (Набор вкладок (Tab Control)) - әрқайсысы басқарудың басқа элементтерінің қамтитын қосымшалардың бірнешеуін жасауға мүмкіндік береді.

·                    Бағыныңқы форма/есеп (Подчиненная форма/отчет (Subform/Subreport)) – формаға қандай да бір басқа (бағыныңқы) форманы кіргізуге арналған.

·                    Сызық (Линия (Line)) және (Прямоугольник (Rectangle)) – сәйкес геометриялық фигураларды жасауға арналған.

·                    Қосымша элементтер (Допольнительные элементы (More Controls)) – басқан кезде жүйеде орналастырылған барлық ActiveX басқару элементтерінің тізімін ашатын батырма.

Элементті формада орналастыру үшін курсорды элементтер тақтасындағы керекті элементке әкеліп оны шертеді, сосын форманың керек жерінде шерту қажет. Бұл жағдайда формада екі элемент – таңдап алынған элемент пен Жазу (Надпись) шығады.

Элементті бейнелейтін түпнұсқа өрісімен байланыстыру үшін осы элементтің контекстілік мәзірін шақыру керек және 5.16-суретте оның қасиеттерінің терезесін ашу керек.

Қасиеттердің Мәліметтер (вкладка Данные) жолында түпнұсқа өрісін көрсету керек.

Есеп берулерді жасау.

Есеп беруді жасамас бұрын ол орналасатын мәліметтер қорын ашу керек. Есеп беруді жасауды ашылған МҚ терезесіндегі Есеп берулер (Отчеты (Reports)) қосымшасындағы Жасау (Создать (New)) батырмасын басу арқылы орындаймыз. Сонымен қатар, Access-тің басты мәзірінің Қою (Вставка (Insert)) пунктінде Есеп беру (Отчет (Report)) командасын орындасақ есеп беруді жасауды бастауға болады. Осының нәтижесінде 5.19-суретте көрсетілген терезе шығады.

Есеп беруді жасаудың келесі нұсқалары болады:

1)                 Конструктор (Конструктор (Design View)) – Конструктордың көмегімен;

2)                 Есеп берулер (Мастер отчетов (Report Wizard)) – Шебердің көмегімен;

3)                 Автоесеп: бағанға (Автоотчет: в столбец (AutoreportColumnar)) – стандартты түрдегі есеп беруді автоматты түрде жасау, мұнда қор сұранысының немесе кестенің әрбір жазбасы өрістің атауы мен мәні түрінде беріледі;

4)                 Автоесеп: бағанға (Автоотчет: ленточный (AutoreportTabular)) – қор сұранысы немесе кестенің жазбаларының мәліметтері бір жолға шығарылатын стандартты есеп беруді автоматты түрде жасау;

5)                 Диаграмма (Диаграмма (Chart Wizard)) – диаграммасы бар есеп беруді жасау;

6)                 Пошталық жапсырмалар (Почтовые наклейки (Label Wizard)) – пошталық жапсырмаларды басуға арналған есеп беруді жасау.

Мұнда Параметрлердің аз санын керек ететін 3 және 4 нұсқалар бойынша есеп беруді жасау оңайлау болады. Бұл жағдайларда мәліметтер көзінің (кестенің немесе сұраныстың) барлық өрістерін қамтитын қарапайым есеп берулер шығады. Жасап болғаннан соң есепті қарап шығуға немесе баспаға шығаруға болады. Конструктор режимінде есеп беруді жасауда көбірек білім мен уақытты талап ететін барынша қуатты құралдар ұсынылады.

Есеп беру Конструкторы мен жұмыс істеу техникасының Формалар Конструкторымен жұмыс істеуден көп айырмасы жоқ. Атап айтқанда, бұл жағдайда да сол элементтер тақтасы қолданылады. Есеп беруді жасаудағы формаларды жасаумен салыстырғанда басты ерекшеліктерге тоқталайық.

Есеп берудің атауы мен ескертпе есептің сәйкесінше басы мен аяғында бір рет шығарылады. Жоғарғы/төменгі колонтитудар есеп берудің әрбір бетінің басында/аяғында орналастырылады. Мәліметтер облысының құрамы бастапқы кестенің немесе сұраныстың әрбір жазбасы үшін бір рет шығарылады. Егер пайдаланушы есеп беру жазбаларының топтасуын берген болса, онда мәліметтер топтастырылатын әрбір өріс бойынша Access топтың атауы мен ескертпесін қалыптастырады.

Есеп беруде топтасу облыстарын жасау үшін Шебер режимінде топтастыру деңгейін, нәтижелік мәндерді сұрыптау мен есептеуді ұсынып, ал есеп берудегі Конструктор режимінде мәзірдің Түр/Сұрыптау (Вид/Сортировка) пунктімен (View׀Sorting And Grouping) топтастырылуын таңдап алу керек немесе құралдар тақтасындағы ??? түймені басу қажет.

Есеп беру мен форма арасындағы түбегейлі айырмашылық – есеп берудің мәліметтерді басып шығаруға ғана арналатындығы. Сондықтан да мәліметтерді енгізуге арналған басқарушы элементтерді (есеп беруге енгізуге мүмкіндігі барын) пайдаланудан, яғни тізімдерден, тізімдері бар өрістерден, ауыстырып қосқыштардан және т.б. бас тартуға болады.

Есеп берулер екі режимде, яғни Конструктор немесе Қарап шығу режимінде бола алады. Дайын есеп беруді МҚ терезесінің Қарап шығу (Просмотр (Preview)) батырмасын басып керекті есеп беруді ерекшелеп алған соң мәзірдің Файл/алдын ала қарап шығу (Предварительный просмотр (File Preview)) немесе ??? батырмасын басу арқылы көріп шығуға болады. 

 

Макростарды жасау.

Макросты жасамас бұрын оны орналастыратын мәліметтер қорын ашу қажет. Жалпы, Макросты жасау МҚ ашылған терезесінде Макростар (Макросы (Macros)) қосымшасын таңдап алып, сосын Жасау (Создать (New)) батырмасын басу арқылы орындалады. Сонымен қатар, макросты жасауды  Access басты мәзірінің Кірістіру (Вставка (Insert)) пунктінде Макрос (Макрос (Macros)) ішкі пунктін таңдап алып та бастауға болады. Оның нәтижесінде макросты жасау терезесі ашылады (5.20-сурет).

Макросты жасау терезесі жалпы жағдайда келесі ??? ??? бағандарды қамтиды: Макрос атауы (Имя макроса (Macro Names)), Шарт (Условие  (Conditions)), Макрокоманда  (Макрокоманда (Action)) және Ескерту  (Примечание (Comment)). Алғашқы екі бағананың макростарды жасау кезінде міндетті түрде болуы қажет емес, сондықтан да оларды Access мәзірінің Түр (Вид (View)) пунктінің көмегімен немесе құралдар тақтасындағы және сәйкес батырмаларын басу арқылы алып тастауға болады.

Әрбір макрос шартсыз немесе белгілі бір шартқа сәйкес орындалатын бір немесе бірнеше макрокомандаларды қамтиды. Белгілі бір шарт қойылған жағдайда макрокоманданың тұсында шартты өрнекті немесе «...» көп нүктені көрсетеді. Егер макрокоманда жолындағы логикалық өрнек ақиқат болса, онда осы макрокомандада және Шарт (Условие (Conditions)) өрісінде көп нүктеден тұратын макрокоманда, одан кейінгі макрокомандаларда орындалады. Логикалық өрнектің дұрыстығы жағдайында осы Макрокоманда және барлық Шарт (Условие (Conditions)) өрісі көп нүктелі қамтитын одан кейінгі макрокомандаларда өткізіледі.

Сақтауға ыңғайлы болу үшін мағынасы бойынша байланысқан макростарды топтарға біріктіруге болады. Топтағы такростың толық атауы топтың атауы мен одан нүкте арқылы бөлінген макростың атауынан тұрады. Макростардағы Макрокомандалар МҚБЖ бекітілген тізімнен алынған параметрлермен орындалатын амалдарды білдіреді.

Барлық Access макрокомандаларының жиынтығын фнукцияоналдық принцип бойынша келесі топтарға шартты түрде бөлінеді:

·      кестелерді, формалар мен есеп берулерді ашу және жабу;

·      мәліметтерді басып шығару;

·      сұранысты орындау;

·                    шарттардың ақиқаттығын тексеру және макрокомандалардың орындалуын басқару;

·                    мәндерді белгілеу;

·                    мәліметтерді іздеу;

·                    арнайы мәзірді құрастыру және мәзір командаларын орындау;

·                    экранға шығару мен фокусты басқару;

·                    орындалып жатқан іс-әрекет туралы пайдаланушыға хабарлау;

·                    нысандарды қайта атау, көшірме жасау, жою, импорттау және экспорттау;

·                    басқа қосымшаларды іске қосу.

Пайдаланушы үшін макрокомандаларды енгізу барынша жеңілдетілген, себебі макрокомандалардың атауын, сонымен бірге аргументтердің мәндерін клавиатурадан енгізумен қоса, тізімнен де (Макрокоманда (Макрокоманда (Action)) бағанының ұяшығында немесе макрокоманда аргументінің өрісінде) таңдап алуға болады. Аргументтер макрокомандаларды орындау шарттары облысындағы өрнектерді клавиатурадан тікелей енгізуге немесе өрнектер тұрғызушысын пайдалануға болады. Макрокомандалар мен олардың аргументтерін енгізу (тізімнен таңдау) үдерісі макросты жасау терезесінің (10.21-сурет) төменгі оң жағындағы көмексөзбен бірге жүргізіледі. Бұл мкрокомандаларды қосу үшін макрокомандаларды енгізу облысында келесі жолға көшу қажет. Макрокомандалар бланкіде орналасу реті бойынша орындалады.

 

Ескерту.

Нақты объектіге іс-әрекеттер орындайтын макросты тез жасау тәсілі бар. Ол үшін мәліметтер қоры терезесіндегі нысанды (кестені, форманы, макросты және т.б.) таңдап алып, сосын тышқанның көмегімен оны макрос терезесіндегі макрокомандалар ұяшығына ауыстыру керек. Макросты макрокоманда ұяшығына ауыстырған кезде осы макросты іске қосатын макрокоманда енгізіледі, ол басқа нысандарды ауыстырған кезде макросқа нысанды ашу макрокомандасы қосылады. Макросты жасауды аяқтағанда оның атын беру қажет болады. AutoExec аты бар макрос мәліметтер қорын ашқан кезде автоматты түрде іске қосылады. Осы макростың автоматты түрде іске қосылуын МҚ ашу сәтінде <Shift> клавишасын басып ұстап тұрып уақытша тоқтатуға болады. Макросты авто іске қосылу (автозапуск макроса) мүмкіндіктерін пайдалана отырып МҚ ашқаннан кейін онда әртүрлі дайындық амалдарын орындаған ыңғайлы болады. Мұндай амалдарға қосымша бейненің шығару (мысалы, суреті бар форманы) және басты басқарушы түймелік форманы ашу жатады.

МҚ жасалған және сақталынатын макростарды пайдаланушы іске қоса алады немесе Visual Basic басқа макростардан немесе бағдарламалардан оған қоса МҚ белгілі бір оқиғалар пайда болғанда шақырылады. Оқиға – нысан танып алатын және оған қарсы әсерді беруге болатын кез келген іс-әрекет оқиғалар пайдаланушының іс-әрекетінің нәтижесінде, Visual Basic түсініктемелерін орындағанда пайда болады немесе Access жүйесінде өздігінен шығады.  Microsoft Access-тегі қалыпты оқиғаларға мысалы, тышқанның батырмасын басу, мәліметтерді өзгерту, сонымен бірге форманы немесе есеп беруді ашу/жабу жатады.

Макростарды автоматты түрде шақыру МҚ формалар мен есеп берулер сияқты нысандарында оқиғалардың басталған жағдайында жүргізіледі. Барлығы 40-қа жуық оқиға бар. Функционалдық мақсаттары бойынша оқиғаларды келесі топтарға бөлуге болады:

 

·                    мәліметтер оқиғалары (события данных (Data Events)) формадағы немесе басқару элементіндегі мәліметтерді енгізу, жою немесе өзгерту кезінде, сосын фокусты бір жазбадан екінші жазбаға ауыстыру кезінде пайда болады;

·                    клавиатура оқиғалары (события клавиатуры (Keyboard Events)) клавиатурадан енгізгенде, сонымен бірге «Клавиатура командалары» («Командалар Клавиатуралар») (SendKeys)) макрокомандасының немесе  SendKeys инструкциясының көмегімен пернелерді басуды хабарлаған кезде пайда болады;

·                    қате мен таймер оқиғалары (события ошибки и таймера (Error and Timing Events)) формалардағы мәліметтердің қателерін өңдегенде және синхронизациялағанда пайдаланылады;

·                    тышқан оқиғалары (события мыши (Mouse Events)) тышқанмен іс-әрекет кезінде пайда болады, мысалы тышқанның батырмасын басқанда немесе батырманы басылу жағдайында ұстап тұру кезінде;

·                    фильтрдің оқиғалары (события фильтра (Filter Events)) формада фильтрді жасаған кезде немесе қолданған кезде пайда болады;

·                    баспа оқиғалары (события печати (Print Events)) есепті басқан кезде немесе оны басу үшін форматтаған кезде пайда болады;

·                    фокус оқиғалары (события фокуса (Focus Events)) форма немесе басқару элементі фокусты жоғалтқанда/алғанда, сонымен бірге олар белсенді/белсенді емес болған сәттерде пайда болады;

·                    терезе оқиғасы (события окна (Window Events)) форманы немесе есепті ашқанда, өлшемдерін өзгерткенде не жапқанда пайда болады.

Access МҚ оқиғаларды өңдеу үшін макростарды немесе оқиғаларды өңдеу процедурасын (қосымшаларға арналған Visual Basic тілінде) пайдалануға болады. Оқиғаны өңдеуді ұйымдастыру үшін нысанның (форманың, есеп берудің немесе басқару элементінің) осы оқиғасының қасиеті ұяшығында макростың атауын енгізу қажет немесе (оқиғаларды өңдеу ??? процедурасы) элементін таңдап алу керек және тұрғызушының батырмасын басу қажет. Соңғы жағдайда сәйкес терезеде қажетті VBA-бағдарламаны жазуға болады.  МҚ әртүрлі нысандарында олармен әр алуан режимде жұмыс істеу үдерісінде пайда болуы мүмкін оқиғалар тізімі бар. Әрбір іс-әрекет белгілі бір тізбекте пайда болатын басқа оқиғалардың себепкері болуы мүмкін. Оқиғалардың қашан және қандай тізбекте пайда болатын түсіну өте маңызды, себебі оқиғалардың реті макростар мен оқиғаларды өңдеу процедураларының орындалу шарттары мен кезегін анықтайды.

Қасиет аты, көп жағдайда оқиғаның атауынан шығады немесе онымен бірдей болады. Мысалға, Форманың немесе есеп берудің Ашу(Открытие (OnOpen)) қасиеті бар, ол Ашу (Открытие (Open)) оқиғасы пайда болғанда макросты немесе оқиғаны өңдеу процедурасын беруге мүмкіндік жасайды. Макростың оқиғаны өңдеу процедурасының атауы қасиеттің мәні болып табылады.

Оқиғаны өңдеу процедурасын өзгерту үшін келесі амалдарды орындау қажет:

1.                  Форма/есеп беру Конструкторы режимінде барлық нысанның немесе оның элементінің терезесін ашу керек және Оқиғалар (События (Events)) қосымшасын таңдау керек.

2.                  Жауапретінде процедура орындалатын оқиға қасиетін таңдау керек және қасиет ұяшығының жанындағы Тұрғызушы батырмасын басу керек. Тұрғызушы (Построитель (Builder)) сұхбат терезесі ашылады.

3.                  Тышқан батырмасын екі рет шерту арқылы Бағдарламалар (Программа (Programs)) элементін таңдау керек. Модульдің терезесінде процедура (егер пайдаланушы оны Sub және End Sub инструкцияларын қамтитын процедураның дайындығынан бұрын жасамаған болса) ашылады.

4.                  Оқиғаға жауап ретінде орындалатын бағдарламаның мәтінін енгізу керек.

 

Модульдер жасау.

Кейбір іс-әрекеттерді орындауды автоматты түрде жүргізу үшін қарапайым қосымшаларда макростарды пайдаланады. Кейбір жағдайларда макростар жеткіліксіз болғандықтан, VBA-бағдарламаларын жазуға тура келеді. Мысалы, келесі есептердің шешілуінде бағдарламалауды пайдалану тиімді болмақ:

-       қосымшалардағы қателерді өңдеу;

-       мысалы мәндерді дөңгелектеу үшін, өңдеудің өзіндік функциясын жасау;

-       Windows API функцияларына тікелей қол жеткізу мүмкіндігін алу;

-       жоғары өнімділікті (бағдарламалар макростармен салыстырғанда тезірек компиляцияланады және орындалады) қосымшаларды жасау;

-       қосымша жұмыс істеп жатқан кезде МҚ жаңа нысандарын жасау.VBA-бағдарламалары МҚ модульдерде сақталынады және екі түрде болады:

-                     стандартты түрде – пайдаланушы жасайды және МҚ Модульдер (Модули (Modules)) қосымшасында көрініп тұрады;

-                     формалар/есеп берулер модульдері – автоматты түрде жасалады және осы нысандардың (формалар/есеп берулердің) бөлігі болып табылады.

VBA тіліндегі бағдарламалар екі түрдегі процедуралар:

Функциялар (Function сипаттаушысы(описатель Function)) және бағдарламалар(Sub сипаттаушысы (описатель Sub)) түрінде құрылады. Процедураның оған мәндер берілетін параметрлері болуы мүмкін. Функцияның ішкі бағдарламадан негізгі айырмашылығы – функцияны шақыру нүктесіне жалғыз мәнді қайтаруы мүмкін, ал ішкі бағдарлама мәндерді қайтармайды. Оған қоса, функцияны әртүрлі жерлерден, мысалы сұраныстарда, кестелерде (в условиях на значение (Validation Rule) мәніне шарттар қойғанда) немесе формаларда пайдаланылатын функциядан немесе формадағы не есеп берудегі оқиғаны өңдеу процедурасы ретінде шақыруға болады.

Стандартты модульдер МҚ әртүрлі нысандарынан шақырылатын процедураларды жасауға және сақтауға пайдаланылады. Формалар/есеп берулер модульдері формаларда/есеп берулерде пайдаланылатын процедураларды жасауға және сақтауға арналған. МҚ әрбір формалар/есеп берулер модулінде формада немесе есеп беруде пайда болатын оқиғаларға жауап ретінде шақырылатын оқиғаларды өңдеу процедурасының дайындықтары бар. Пайдаланушы осы дайындықтарға VBA-бағдарламаларының мәтінін қоса отырып өзінің оқиғаларды өңдеу процедурасын жасай алады.

Стандартты модульдерді жасау үшін мәліметтер қорының ашылған Модульдер (Модули(Modules)) қосымшасын таңдап алу керек және Жасау (Создать (New)) батырмасын басу керек. Модуль жасауды сонымен бірге, Access мәзірінің Кірістіру (Вставка(Insert)) пунктінде Модуль (Модуль(Module)) командасын орындау арқылы да бастауға болады.

МҚ ашылған терезесінде формалар/есеп берулер модулін редакциялау үшін сәйкес нысанды тышқанмен ерекшелеп алу керек немесе оны Конструктор режиміне ауыстыру керек. Сосын Түр (Вид(View)) мәзірінде Бағдарлама (Программа(Code)) пунктін таңдап алу керек немесе құралдар тақтасындағы ??? батырмасын басу керек. Стандартты модуль немесе формалар/есеп берулер модулі бағдарламалар мәтіндерін енгізуді және редакциялауды модуль терезесінде (5.21-сурет) жүргізеді.

Модуль терезесінің жоғарғы жағында келесі екі ашылатын тізім орналасады:

1.                  Нысан (Объект (Object)). Форма/есеп беру модулін редакциялаған кезде осы режимнен форманы/есеп беруді (тұтастай) оқиғаны түзіп шығуға қабілетті бөлімді және басқару элементін таңдап алуға болады.

Сипаттау бөлімін таңдап алуға арналған (Жалпы облыс (Общая область (General))) элементі бар. Нысан тізіміндегі стандартты модуль (Общая область (General)) элементін ғана қамтиды.

2.                  Процедура (Процедура (Procedure)) дегеніміз – бірінші тізімнен таңдап алынған, редакциялауға болатын нысандар процедурасының тізімі. Осы тізімде таңдап алынған процедура модуль терезесінің мәтіндік облысында шығады. 5.21-суретте дыбыстық сигналдың берілу процедурасы келтірілген.

Бағдарламалардың енгізілген мәтіндерін мәзірдің Файл (File) пунктіндегі Сақтау(Сохранить (Save)) командасы бойынша, құралдар тақтасының сақтау батырмасының көмегімен немесе модуль терезесін жауып, одан кейін сақтау туралы бекітумен сақтауға болады.

Мәліметтер қоры файлдарында Жасалынған және орналасқан VBA-бағдарламалары оларға бірінші рет барғанда Access-ке автоматты түрде компиляцияланады, сосын орындалуға шақырылады. Қосымшаның жұмыс істеуін жеделдету үшін VBA-бағдарламаларын алдын-ала компиляциялап бастапқы мәтіндермен бірге мәліметтер қорында сақтап қоюға болады. Бұл мақсатта МҚ кез келген модульді ашып, Іске қосу/барлық модульді компиляциялау (Запуск|Компилировать все модули (Run| Compile All Modules)) командасын орындау қажет. Бұдан кейін модуль терезесінде (10.22-сурет) тұрып, компиляция нәтижесі Файл/Сақтау (Файл |Сохранить (File|Save)) командасының көмегімен сақтау қажет. МҚ VBA-бағдарламасын шақыруды жеделдету мәліметтер қорының mdb-файлының өлшемін (көлемін) арттыруға әкеліп соғады.