Дәріс

Дәріс №5-6. MS Access - мәлiметтер қорын басқару жүйесi.

 

            Қазiргi уақытта әр түрлi мамандықтың саласында, ойлауды және интенсивтендiру жасалып, дербес компьютер негiзiнде жұмыс iстейтiн автоматтандырылған жұмыс орындары осы МББЖ-нiң iшiндегi MS ACCESS жүйесiмен жұмыс iстеу кең ауқымда таралуда.

            Біз өмірде әр түрлі анықтамаларды (телефон желісі, теміржол, әуе жолы, т.б.), каталогтарды (библиотекалық,өнеркәсіп өнімдері тізімін), тізімдерді (студенттердің, оқушылардың, жыскерлердің, т.б., жиі қолданамыз.Көрсетілген әрбір информация көзі объектілер жиынын анықтайды (абонент телефоны, мектеп туралы ақпарат), сондықтан, жинақталған информацияның ішінен ең керегін таңдап алу көп уақытты талап етеді. Ал керекті информацияны құрастыру,жинақтау,жаңарту бұдан да қиын.осындай көрсетілген жұмыстар қазіргі уақытта машина иығына артылып,өз шешімін тауып отыр.

            Информацияны ЭЕМ кегімен ұйымдастыру әдістерінің жан-жақты таралған түрінің бірі-Мәлiметтер базасын басқару жүйесі(МББЖ), яғни керекті информаүияның өңделу үшін ыңғайлы

түрде сақталуы.

            Мәлiметтер базасын ұйымдастыру үшін компьютерлік бағдарламалар бар, оларды мәлiметтер базасын басқару жүйесі деп атайды.

            Бұл мәлiметтер базасын басқару жүйесінің білім беру саласында да тигізер пайдасы зор.Атап айтқанда математика сабағында мәлiметтер базасының мүмкіндіктерін малімдер де, оқушылар да пайдалана алады.

            Біздің өмірімізде орын алатын , қазіргі кезде өміріміздің көптеген салаларында қолданылатын компьютерлердің мектептерімізбен үйлерімізге де жылдам еніп бара жатқанын байқаймыз. Сондықтан біз осы машиналардың балаларды оқытуға қандай әсерін тигізетіні туралы қызу даудың куәгері бола аламыз. Әрине, б компьютерлердің білім беру саласында да тигізер пайдасы зор.

            Мәлiметтердің педагогикалық банкісін сәтті қолдануды қамтамасыз ету үшін, бізге практикалық дағдымен білім алу керек.

            Қазіргі заманғы қылыстармен обьектілер массивтерінің негізгі принциптерінің құрылымдарымен танысу бітіру жысымның басты мақсаты. Осындай массивтер программалы аппаратты құралдармен бірге информациялық жүйе деп аталатын жүйені құрайды.

            Қазiргi кездегi компьютерлердiң сыртқы программаларының  құрамына кiретiн ДҚБЖ бiр түрi Access.

            MS Access-автономды дербес компьютерде және MS Windows 95 басқаруымен локальды есептеуiш желiлерде жұмыс iстеуге арналған реляциялық мәлiметтер базасын басқару жүйесi.

            Басқаша айтқанда MS Access-информациялық жүйенi қолдану мен құруға арналған инструментальды құралдардың жиынтығы. Жұмыс iстеуге алғаш отырғанда,  Access-пен жұмыс iстеу түсiнiксiз болады. Сондай-ақ, оны қолдануда бiршама қиындықтар кездеседi. Сондықтан, бiртiндеп  Access-тiң негiзгi мүмкiндiктерiмен танысуға тура келедi.

            Access-тiң құралдарымен мынадай операцияларды орындай аламыз:

1.       Информациялық жүйенiң базалық объектiлерiн әртүрлi мәлiметтер типiмен, объектiлер iсiмен қоса екi мдi кестеге проекциялау.

2.       Каскадты жаңарту және жазуларды жоюда мәлiметтердiң бүтiндiгiн қолдай отырып кестелер арасында байланыс орнату.

3.       Информацияларды бақылаудың әртүрлi құралдарын, кесте мен логикалық алгебра аппаратын қолдана отырып кестеден енгiзу, сорттау, сақтау, көру, модификациялау, мәлiметтердi таңдап алу.

4.       Мынадай операциялардың көмегiмен орындалатын құру, модификациялау, информациялық жүйенiң туында объектiлерiн қолдану:

v       Қолданушылық енгiзу мен мәлiметтердi қарау оптимизациясы (форма);

v       әртүрлi кестедегi мәлiметтердi бiрiктiру: топтық операцияны жүргiзу, есептелетiн  өрiстiң есептерi мен құрылуы, логикалық алгебра аппаратын қолдана отырып мәлiметтердi iрiктеп алу (сұраным);

v       мәлiметтер базасының сұранымдары мен кестелерiнде болатын мәлiметтер бойынша  басылған есептердi құрастыру.

MS Access қуатты, қолайлы және икемдi құралдарға ие болады. Бұл құралдар объектiлердi көрнекiлеу проекциялауға мүмкiндiк бередi және олар қолданушыға тез арада кесте, форма, сұранымдар-таңдау мен алдын-ала дайындық бередi.

Бұл жүйемен жұмыс iстей отырып, қолданушы бiртiндеп екi шекараға ие болады:

1.        Макрос құруға үйренедi, яғни мәлiметтермен басқарудың қарапайым инструкцияларының жиынтығын құра алады.

2.        Access  Basic немесе  VBA (visual basic for application) тiлдерiнде өзiндiк программа құруға дайындығын кеңейтедi.S Access қарапайым МББЖ- нен асып кетсе де және көптеген қолданушылардың көңiлiнен шықса да ол қуатты өндiрiстiк жүйелердi құруға арналмаған,  олар үшiн басқа модель – «клиент сервер» бар болады.

         MS Access қосымшасына сiлтеу әдетте негiзгi меню  программалаудың iшiндегi бiр менюiнде болады. MS Access-тi жүктегенде және онымен жұмыс iстеудi аяқтағанда Windows-де қарастырылған стандартты тәсiлдердiң кез келгенiн қолданамыз. MS Access – тiң өңдеушi объектiсi мәлiметтер базасының файлы болып табылады. Бұл файлға MS Access-тiң негiзгi объектiлерi кестелер, формалар, сұранымдар, есеп берулер, макростар мен модульдер кiредi.

         MS Access-тi жүктегеннен кейiн бiзге мынадай бұйрықтарды орындау талап етiледi:

 

а)

б)

4 сурет. Мәлеттер қорын жүктеу (а) және мәліметтер қорын құру (б) терезелері.

 

         МБ-сын құру [Файд-создать…] командасын таңдап алғаннан кейiн, экранда құрылатын файл аты мен адресiн көрсету үшiн стандартты файлер шығады. Файлды құрып, Access мәлiметтер  базасының жаңа терезесiн ашады, осы терезеде бiз барлық операциялар мәлiметтер базасын құру манипуляциялау операцияларын жүргiзе аламыз.

    

5 сурет. Мәліметтер қорын құру терезесі.

 

            МБ-сын ашу [Файл- открыть…] командасын таңдап алғаннан кейiн, экранға файл аты мен адресiн көрсету үшiн стандартты файлер шығады.

 Содан кейiн қосымшалар терезесiнде МБ-ның терезесi ашылады. Бұл терезе арқылы бiзге жаңа объектiлер құруға мүмкiндiк туғызады.

MS Access көп терезелi қосымша болып табылады, бiрақ кез-келген уақытта тек бiр ғана МБ-сын ашуға болады. Осы базаның  терезесi Access қосымшасының документiнiң негiзгi терезесi болып табылады және осы терезенiң жабылуы МДВ файылының жабылуын көрсетедi. Бiрақ-та бұл терезе көптеген лау терезелер ( кесте, форма, сұраныс) автономды түрде Windows-тiң стандартты тәсiлдерiнiң бiрi арқылы жабылады. Бұдан басқа бiз терезенi жаппас бұрын, бiз объектiнi сақтай аламыз, экранда тұрған терезенi сақтау [Файл-сохранить] немесе [Файл-сохранить как…] командалары арқылы жүзеге асады.

       МБ-ның терезесiнде оның объектiлердiң тiзiмi болады: кесте, форма, сұраныс және т.б. ( 3-сурет)

       Кез-келген объектiлер терезесiмен оперативтi режимде немесе конструктордың режимiнде жұмыс iстеуге болады.

      MS Access-тiң операцияларының екi тобын наға болады:

1.                     Құру, ашу және МБ-сын жабу.

2.                     Access объектiлерiмен манипуляциялау.

 

MS Access-тiң негiзгi ұғымдары.

Access келесi объктiлермен жұмыс iстейдi: кестелер, сұраныстар, формалар, санақтар, макростар және модульдер.

Сонымен қатар, тәжiрибелi қолданушылар тағы екi объктiмен: макростармен және модульдермен жұмыс iстейдi. Макрос-арнайы макрокомандалардың (мысалы, форманы ашу, санақты басып шығару және т.с.с.) жиынтығы, ал модуль- Access Basic немесе VBA тiлiнде жазылған программа.

       Кестелер MS Access-тiң базалық объектiсi болып табылады. Ал басқа объектiлерi туынды объектiлер болып табылады және алдын –ала дайындалған кестелер базасын ғана құрылады. Кез келген обьектiнi Қолмен немесе Мастер көмегiмен орындауға болады. MS Access-пен жұмысты жаңадан бастап жүрген пайдаланушылар кесте мен сұрануды қолмен,  форма мен есеп берудi Шебердiң көмегiмен үйренгендерi дұрыс.

Сұрау бiр немесе бiрнеше дайын кестелердiң көмегiмен орындалады,  Форма мен Есеп беру  бiр кесте негiзiнде құрылады.

Млiметтер базасын жасамас бұрын,  базаның негiзгi обьектiлерiне тоқталған жөн.

Кесте - мәлiметтердi жазба (жол) және өрiс (бағана) түрiнде сақтауға арналған обьектi болып табылады. Әрбiр кесте нақты бiр сұрақ бойынша мәлiметтердi сақтауға қолданылады.

Форма - MS Access обьектiсi,  мәлiметтер енгiзу үшiн қолданылады.Әрбiр формаға енгiзу үшiн,  кесте өрiсiндегi мәлiметтердi бейнелеу немесе өзгерту үшiн қолданылатын басқару элементтерiн қолдануға болады.

Сұрау - MS Access обьектiсi,  қажеттi мәлiметтi бiр немесе бiрнеше кестеден алуға мүмкiндiк бередi.

Есеп беру - MS Access обьектiсi,  мәлiметтердi баспадан шығаруға арналған.

 

Кесте үлгісінің құрылуы мен модификациясы.

            Конструктор режиміндегі кестенің жоғарғы бөлігінде құрылатын немесе модификацияланатын кестенің макеті болады. Бұнда өрістердің аттары көрсетіген тізім, мәліметтердің типі және сипаттамасы жазылады. Өріс бағанынан қандай да бір өріс атын таңдап аламыз, ал келесі бағында өрістің типі көрсетеміз. Бұл мәлiметтің типін ашылған тізімнің ішінен таңдап алуға болады. Қасиеттер бланкасында мәндер өрісін «тышқанмен» көрсете отырып , мәліметтер мағнасын өзгертуге болады.

Текстік және сандық өрістер үшін өрістің өлшемін көрсету қажет. Дата/уақыт үшін міндетті түрде форматты көсету қажет. Мысалы, датаның қысқа форматын таңдап алсақ, онда жүйе датаны енгізуді талап етеді, ал егер уақыттың қысқа форматын таңдап алсақ, бұл өрісте ЧЧ.ММ теріп алуға тура келеді.

Егер кестенің алғашқы кілтіне бір ғана өріс кіретін болса , онда «индекстелген өріс» қасиетіне былай деп таңдап аламыз׃ « Иә, сәйкестік жіберілмейді», содан кейін инстрйменттер панеліндегі «кілтті анықтау» кнопкасын басамыз. Осыдан біз кестеміздің алғашқы кілтін анықтаймыз.

Енді осыған мысал келтірейік. «Заказдар» кестесі үшін төмендегідей мәлiметтер типін таңдап аламыз׃ Нөмер (заказ), клиенттің коды, азық-түліктің коды – сандық тип, саны сандық, түсу уақыты-дата/уақыт (датаның қысқа форматы).

Кестені құруды аяқтап, оны ашамызда мәлiметтермен толтырамыз. Сол сияқты, «Клиенттер» және «Азық – түліктер» кестелерін де толтырамыз.

Егер бізге кестенің ені ұнамаса, яғни ол өте үлкен немесе кіші болса, онда оны ұзартуға немесе қысқартуға болады. Жағдайлар жолында кестедегі жазулардың саны мен номерлері көрсетіледі. Ағымдағы жазу терезесінің сол жағында стрелка арқылы балгіленеді. Кесте бойынша орын орын ауыстыру үшін жағдайлар жолындағы ауысу кнопкалары қолданылады.

Текстік курсорды кез келген ұяшыққа қою үшін сол ұяшыққа тышқанның стрелкасын апарып кнопкасын бассақ болғаны.

Бұдан басқа да, кесте бойыншаорын ауыстыру {Tab}, {Shift + Tab} пернелері арқылы да іске асады.

Кестені редакциялау. Мәліметтерді енгізу кезінде редакциялаудың негізгі стандарты қолданылады. Енгізуді немесе модификациялауды аяқтаған соң ғана {Tab} немесе {Enter} пернелерін басу керек.

Фильтр. Оперативті режимде кестелермен жұмыс істей отырып, фильтр орнатуымызға болады, яғни экранда тек қана ақиқат мән қабылдайтын жазулар шығаратын  логикалық өрнек бере аламыз. Фильтр- фильтр терезесінде теріледі. Фильтр орнату немесе өзгерту үшін [Записи –изменить фильтр…] командасын таңдап аламыз.

Меню командаларының көмегімен және инструменттер панелінің кнопкаларының көмегімен көптеген стандартты операциялар орындай аламыз буферге көшіру, жазуларды өшіру, бағандарды жасыру, т.б.

Кестелер арасындағы байланыс  және мәлiметтер арасындағы байланыс. Екі кестенің бірдей атты өрістері арасында MS Access  автоматты түрде байланыс орнатады. Мысалы, Slovcat және Telefon кестелері арасында “Sotka” өрісі бойынша байланыс орнатылады.

            Бұл нені білдіреді?

            Бұл дегеніміз сұраным  құру кезінде Access кестенің жолдарын біріктіре алады. Мысалы, Telefon кестесінен абоненттің көрсетілген категориясы бойынша телефонды экранға шығаруға сұраным құрарын болсақ, онда Access Slovcat пен Telefon кестелерінің барлық жазуларын біріктіреді.

            Сондай-ақ, Access әртүрлі атты өрістері арасында қолмен байланыс орната алады.

Мәліметтердің бүтіндігі. Сонымен, егер екі кесте арасанда байланыс орнатылса, екі кестенің мәліметтерін біріктіруге болады. Кей жағдайда бұл жеткілікті, бірақ мәліметтер базасын құруда бізге байланысқан мәлiметтерді бақылаудың қосымша құралдарына қосымша мән беруге тура келеді. Мысалы, “Заказдар” кестесін құруда берілмеген “Клиент” немесе “Азық-түлік” туралы мәліметтердібұл кестеге енбеуіне көп көңіл бөлмеу керек. Байланысқан кестелер  арсындағы мәліметтердің келісімділігін қамтамасыз ететін механизм мәлiметтер бүтіндігін қолдау деп аталады. Екі кесте арасандағы мәлiметтер бүтіндігін қамтамасыз ету үшін ауыстырып қосқышты активтендіру керек.

Егер қолдануш бүтіндігін қолдау механизмін қосатын болса, онда ол байланыс типін “Бірде бірге” немесе “Бірді көпке” көрсету керек.

Мәліметтердің бүтіндігі:

1.    Бағынышты кестенің байланысқан өрісіне тек негізгі кестенің байланысқан өрісінде бар мәндерді ғана енгізі аламыз.

2.    Сондай-ақ, негізгі кестеден мәні бағынышты кестенің әйтеуір бір мәнімен сәйкес болатын жазудыөшіруге болмайды.

Осы тиымдарды бұзған жағдайда MS Access қателік туралы хабар етеді.

            Мәліметтердің реляциялық моделі уақытқа тәуелді өзгерісте болатын тақырыпты өрнектейтін қатыстардың (relation) жиыны болып табылады. Тақырып деп - автоматтандыруды қажет ететін мәселелер жиынын, алға қойылған мақсатты айтамыз. Өзара байланыстағы қатыстар АЖ дайындау барысыңда белгіленген мәселелерді шешуге қатысты барлық деректерді сақтауға және оларды өзара байланыстыруға мүмкіндік береді.

Мәліметтер қорын пайдаланудың негізін салған белгілі математик Е.Ф. Кодд (Dr. E.F. Codd) өзара байланыстағы қатыстар арқылы нақты құбылысты, ақпараттар ағымын өрнектеуге мүмкін екенін ашьп көрсетті, ең алғаш рет бұл модельдің тұжырымдамасы 1970 жылы "A Relation Model of Data for Large Shared Data Banks" CACM, 1970, 13N6 мақаласында жарияланды. Реляциялық мәліметтер моделі физикалық көрінісі екі өлшемді кесте больп табылатын катыс деп аталатын математикалық ұғымға негізделген.

Мәліметтердің реляциялық моделінің элементтері мен оларға сәйкес ұғымдар 1 -кестеде көрсетілген. Мәліметтер қорын құрайтын кестенің әрбір жазбасын даралау үшін, яғни кестеде бірдей жазбалардың болмауын қадағалау үшін кестенің бір немесе бірнеше атрибуттарынан кестенің кілтін немесе негізгі кілтін анықтауға болады.

Кесте кілтінің мәні бірде-бір рет қайталанбайтын ерекше болуы шарт, яғни кестеде кілт бағанасындағы (бағаналарындағы) мәндері өзара бірдей екі немесе одан да көп жазбалар болуы мұмкін емес. Бірнеше атрибуттан кұралған жағдайда құрама кілт барынша аз атрибуттардан ықшам анықталғаны дұрыс; мұндай кілттің кұрамында оны өшіріп тастаған жағдайда ештеңе өзгермейтін, яғни жазбалардың ерекшелігіне ешқандай әсер тигізбейтін атрибуттар болмағаны жөн.

 

Кесте 2. Реляциялық модель элементтері.

Реляциялық модель элементтері	Мағынасы
Қатыс	Кесте
Қатыстың схемасы	Кесте бағаналарының атаулары
Кортеж	Кестенің қатарлары
Сипаттама	Объектінің қасиеттерін айқындау
Атрибут	Кестенің бағаналарының атаулары
Домен	Атрибуттың мүмкін мәндерінің жиынтығы
Атрибуттың мәні	Жиектің жазбадағы сәйкес мәні
Кілт	Бір немесе бірнеше атрибуттар
Мәліметтер типі	Кесте элементтерінің мәндерінің түрі

 

            Программалық қамтамасыздандыруды iске асырғанда, программа мен техника арасында қарама-қайшылықтарды болдырмауды қарастыру керек. Нақты мамандардың (директорлар, оқу iсiнiң меңгерушiлерi және т.б.) дербес компьютер негiзiнде жасалған автоматтандырылған ақпараттық жүйесі ұйымдастырылған түрде қолдану нәтижесi адам мен машина арасындағы тосқауылды жояды. Жалпы программалық қамтамасыздандыру (ПҚ) компьютер жұмысын басқаруды, жаңа программмаларды қосу және өңдеудi қамтасыз етедi. Бұдан операциялық жүйе, программалық жүйе және әр түрлi қызмет атқаратын программалар кiредi. Ең бiрiншi техникалық қызметшiлердiң еңбегiн автоматтандыру үшiн программалық әдiстер пайда болды. Мысалы, текстiк редакторлар. Олар ақпаратты тез енгiзуге, өндеуге, қателердi табуға, текстi баспаға шығаруға дайындайды.

            Әр түрлi құжаттар үшiн керектi ақпаратты табу үшiн, мамандарға үлкен көлемдi мәлiметтермен жұмыс iстеуiне тура келедi. Осындай жұмыс түрiн жеңiлдету үшiн мәлiметтер қорын басқару жүйесi (МҚБЖ) жасалынған (МҚБЖ:MS Acsess, ForPro және тағы басқа).

            МҚБЖ үлкен көлемдi ақпаратты сақтауға мүмкiндiк бередi, ең басты керектi мәлiметтердi тез табады. МҚБЖ мұндай тапсырмаларды санаулы уақытта орындайды. Көптеген жағдайда ақпараттар кестелiк құжаттар түрiнде берiледi. Сондықтан, көптеген мамандықтар жұмысы кестенi өңдеумен байланысты. Үлкен форматты электрондық кестелер ұқсас құжаттар жасауға көмектеседi. Олар өте қолайлы, мәлiметтер өзгерген жағдайда барлық нәтиже және аралық мәлiметтер өзгерген жағдайда барлық нәтиже және аралық мәлiметтер автоматты өзгертiлiп есептелiнедi.

Есептеу техникасы көптеген салалардың ішінен әсіресе, екі салада кең    қолданылады. Бірінші сала - өте ұзақ немесе қолмен есептеуге келмейтін сандық есептеулердің орындалуы. Екінші сала – бұл ақпаратты өңдеуге арналған ақпараттық жүйе болып табылады.

Ақпараттық жүйе (АЖ) – ақпараттарды сақтауға, өңдеуге және көрсетуге қолданылатын, бір-бірімен байланысқан құралдардың, әдістер мен персоналдардың жиыны. Мұндай жүйелер көлемі үлкен ақпараттармен жұмыс істейді және бұл ақпараттың құрылымы күрделі болып келеді.

Ақпараттық жүйенің классикалық мысалы ретінде банк жүйесін, авиация және теміржол билетін, қонақ үйде орынды алдын – ала сатып алу және т.с.с. автоматтандырылған жүйелерді қарастыруымызға болады.

Жалпы ақпараттық жүйенің функциялары:

-          ақпаратты сақтау;

-          ақпаратты енгізу және өзгерту;

-          ақпаратты көру және іздеу;

-          берілген критерий бойынша ақпаратты іріктеу;

-          кез – келген формада есеп құжатын алу;

-          ақпараттың дұрыстығын қадағалау.

Ақпараттық жүйені екі класқа бөлуге болады:

- Ақпаратты іздеу жүйесі – берілген іздеу критериі бойынша жалпы жиыннан мәліметтерді іздеуге бағытталған. Қолданушыға мәліметтердің өңдеу технологиясы емес, тек алынатын ақпарат қана керек. Мысалы, қаладағы анықтау қызметіне телефон шалғанда, қолданушыға нақты ақпарат қана керек.

- Мәліметтерді өңдеу жүйесі – мәліметтерді өңдеуге бағытталған. Бұл жүйеде өңдеуден шығатын ақпарат болмауы немесе жүйе өңделген ақпараттың нәтижесін ғана беруі мүмкін. Мұндай жүйенің мысалы ретінде барлық региондардан мәліметтер жинайтын метеорология қызметінің ақпарат жүйесін алуға болады. Қолданушыға бастапқы мәліметтер емес, олардың нәтижесі, яғни ауа – райы болжамы керек.

 

Жалпы сипаттама

Microsoft Access программасы Windows 95 нұсқасы мен одан да жоғары Windows операциялық жүйесі басшылығымен орындалатын реляциялық МҚБЖ болып табылады.

ACCESS МҚБЖ Office орталығындағы қосымшалардың бірі сияқты Windows стандартталған интерфейс қосымшасына ие болады. Access орталығындағы түрлі элементтермен жұмыс істеу кезіндегі әрекеттердің көпшілігі мынадай құралдардың: негізгі мәзір командалары, аспаптық панель түймешелері, контексті мәзір командалары және пернелердің жәрдемімен жасалады. Негізінен мәліметтер қоры (БД) элементінің белгілі бір контексті мәзірі маустың (тышқанның) оң жақ батырмалары арқылы шақырылады, бірақ әдетте біз бірінші немесе алдыңғы екі тәсілді көрсетіп жатамыз.

Мәліметтер қорыAccess қосымшасы жобасындағы негізгі компонент болып табылады және оған кестелер құрамы, формалар, сұраныстар, есеп берулер, макростар мен модульдер кіреді.

Access-те мәліметтер қорымен жұмыс істеудің стандартты терезесі бар. Сол арқылы оның кез-келген көру, орындау, жасау немесе модификациялау нысанын шақыруға болады. Мәліметтер қорымен жұмыс істеуде пайдаланушы әдетте формалар негізіндегі өз интерфейсін жасай алады. Формаларда кесте өрісі, тізім өрісі, тізімдерді ашатын баспалар, ағытқыштар, қосқыштар, жалаушалар, суреттер, бағынышты формалар сияқты т.б. түрлі элементтер орналасады.

Батырмаларға әдетте функцияларды шақыруды бекітеді. Мәліметтер қорымен жұмыс істеу кезінде ақпараттарды жасау функциялары макростың көмегімен немесе Visual Basic for Application (VBA) – VBA-програмасында орындауға беріледі. Мәліметтер қорымен (БД) жұмыс істеуге арналған қосымшаларда, әдетте, мәліметтер қорын ашу кезінде негізгі батырмалы формасын автоматты ашу да қарастырылады. Пайдаланушының одан кейінгі жұмысы негізгі форманың және қажеттілігіне қарай басқа да формалар мен терезелердің қатысуымен өтеді. Пайдаланушысына қоса интерфейсі бар мәліметтер қорын қосымша ретінде қарауға болады. Себебі, мәліметтер қорының барлық сипаттамалары жұмыс істеу кезінде Access жүйесімен интерпретацияланады.

Ағымдағы мәліметтер қоры импортта немесе біріктіруде кестенің бастау көздері ретінде пайдаланылатын ішкі мәліметтер қорымен өзара қарым-қатынасқа түсе алады. Сұраныстың көмегімен ішкі мәліметтер қорында кестелер жасауға болады. Ішкі мәліметтер қоры ретінде ODBC хаттамасына сүйенетін кез-келген мәліметтер қоры, мысалы, қашықтағы серверде орналасқан Paradox, dBase немесе Access мәліметтер қорының жүйесінің бірінде орналасқан SQL Server мәліметтер қорында мәліметтер қоры қолданыла береді.

Кестеқордағы мәліметтерді сақтаудың негізігі бірлігі болып табылады. Access кестесі мәліметтердің реляциялық моделінің түсінігіне толығымен сәйкес келеді. Еркін қорда әдетте өзара тығыз байланысты кестелердің бірыңғайлығы қалыптасады. Екі кестенің арасында мәліметер схемасы бейнеленген терезенің көмегімен 1:1 және 1:М типіндегі байланыс орнатуға болады. Кестелермен жасалатын операциялардың негізгілері: көру және жаңарту (енгізу, модификациялау және жою), сұрыптау, фильтрациялау және баспаға шығару болып табылады.

ФормаAccess мәліметтер қорын бойына жинақтаған жасаушы пайдаланушылардың іс-қимылдарын немесе кіру үшін қызмет ететін орналастыратын, пайдаланушылардың іс-қимылын немесе кіруге және берілген өрістердегі өзгерістерді басқару элементтерін қабылдайтын нысан.

Сұраныскестеден таңдап алынған мәліметтерді немесе белгілі бір әрекеттерді орындауда талап етілетін мәліметтерді қалыптастыратын талап. Сұраныс түрлі кестелерде тұрған мәліметтерден алынған жазбалар тізбегін жасауға және оны форма мен есеп беруге мәлімет көзі ретінде пайдалануға мүмкіндік береді.

Access-те таңдауға, жаңартуға, жоюға немесе мәліметтерді қосу сияқты негізгі сұрау типтерін орындайды және жасайды. Сұраныстардың көмегімен бір немесе бірнеше кестелердегі мәліметтерді қолдана отырып, жаңа кестелер жасауға болады.

Сұранысты сипаттауды QBE бланкінің немесе SQL тілі инструкциясының көмегімен орындауға болады.

Макроскейбір амалдарды автоматты түрде орындаудың командаларды жасауды нұсқайтын: «Открыть Таблицу» (Open Table), «Закрыть» (Close), «Найти Запись» (Find Record) және «Печать» (PrintOut) сияқты Access-ке қоса орнатылған тіл макрокомандаларының тізбегімен ұсынылады. Жүйенің келесі нұсқаларында макростар алдыңғы нұсқалармен сәйкестікті қамтамасыз етуге қоданылады және автоматизациялау процедураларына VBA программалық коды пайдаланылады.

Модуль жалпы атаумен сақталған сипаттамалардың, инструкциялардың және VBA тіліндегі процедуралардың жиынтығын білдіреді. Access-те үш типтің: форманың, есеп берудің және стандарттық модульдар пайдаланылады. Формалардың және есеп берулердің модулдары бұл нысандар үшін жергілікті болып табылатын программалардан тұрады. Стандарттық модулдің процедуралары, егер олардың модулын құрайтын жергілікті модулдар сияқты анық бейнеленбесе, онда адрестелген мәліметтер қорынан басқа модулдардағы процедураларды оқитын және шақыратын болады.

Access офистік қосымшалар үшін қажетті OLE (Object Linking and Embedding) байланыстыру және тұрғызу механизмдерін және DDE (Dynamic Data Exchange) мәліметтерінің динамикалы ауысуын бойында ұстайды. Сонымен қатар, OLE хаттамасы бойынша Access жүйесі кітапханадағы кез-келген басқа қосымшалар үшін ұсынады.

Access жүйесі тұтынушының (клиент) қабылдайтын және сервердегі мәліметтер түпнұсқасынан қосымша түрінде алынатын мәліметтермен динамикаы ауысуды мәліметтері хаттамаларын ұстанады. Мысалы, Access-тегі мәліметтер қоры Microsoft Word қосымшалары үшін клиент ретіндегі және байланыс арнасымен мәлімет қабылдаушы сервер бола алады.

Кестелерде сұраныстар, формалар және есеп берулерге пайдаланылатын мәліметтер сақталады. Формалар мен есеп берулер кестелердегі немесе сұраным арқылы (таңдау жолымен) алынатын мәліметтерге қолданылады. Есептеуіш операциялары немесе мәліметтерді форматтау сұранымдарды орындауда құрылмалы функциялардың немесе қолданыстағы VBA-программасы көмегімен жасалады. Макростар мен VBA-программалары мәліметтер қорында төмендегі: форманы ашу, кестеге кіргізілетін жазбалар, форма терезесінде түймені басу кезінде және т.б. шақырылады.

Макростардың көмегімен, мысалы, форманы ашу немесе есеп беру, сұранысты орындау сияқты т.б. жұмыстар атқарылады. VBA-программалары Access нысандарымен жұмыс істеуге қабілетті және Windows DLL-кітапханасынан процедуралар шақыра алады.

Microsoft Access программалары жұмысы үшін мыналар болуы шарт:

·      25 МГц тактілік жиіліктегі 80486 процессоры;

·                    12 Мбайттан кем емес негізгі жадылар (16 Мбайт пен одан да көп ұсынылады);

·                    қалыпты жағдайда қатты дискіде 33 Мбайттан кем емес.

Жүйеде төрт мәліметтер қоры бар: College Counseling Entertainment Schedule, Microsoft Press Books және Wedding List.Кейбір дистрибутивтерде, сондай-ақ, Northwind Database, Orders Database және Developer Solutions Database оқу базалары болады. Өнімнің локалданған нұсқаларында Access МҚБЖ 7.0: «Борей», «Заказы» және «Решения» мәліметтер қоры болуы мүмкін. Олардың құрылымын оқу жұмыс істеу кезінде өз мәліметтер қорын қалай дұрыс ұйымдастыру мен жасауға болатынын, Microsoft Access-ті қалай қолдану керектігін жақсы түсінуге мүмкіндік береді.

Бұрын құрылған қорлармен жұмыс істеуде бұрын бар Microsoft Access-тегі ескі форматтарды жаңа форматтарға кіріктіру құралдарын қолдану ұсынылады.

Access МҚБЖ жергілікті желілерде төмендегі типтерді: Microsoft LAN Manager, Microsoft Windows for Workgroups, Microsoft Windows NT, Novell NetWare, Banyan VINES т.с.с. функциялай алады.

Access МҚБЖ кейбір шектеулері:

·                    1 Гбайт- (mdb кеңейтілуімен) мәліметтер қоры файлының өлшемі. Нақтылы өлшем МҚ (мәліметтер қоры) біріккен кестелерді қоса алатын болғандықтан, дискідегі қол жеткізуімен ғана шектеледі;

·                    мәліметтер қорындағы нысандар саны – 32768;

·                    бір уақытта жұмыс істейтін пайдаланушылар саны – 255;

·                    кестенің ең үлкен өлшемі – 1 Гбайт;

·                    кестедегі өрістердің ең үлкен саны – 255;

·                    кестедегі индекстердің ең үлкен саны – 32;

·                    символдар мен жазбалардың ең үлкен саны (Memo және OLE нысандарының өрістерін санамағанда) – 2000;

·                    Memo өрісіндегі символдардың ең үлкен саны – 65535;

·                    OLE нысанының ең үлкен өлшемі – 1 Гбайт;

·                    сұраныстағы кестелердің ең үлкен саны – 32.

Microsoft Access-те Office Developer Edition (ODE) деп аталатын қосымша жұмыс жасау құралдары бар. Microsoft Access-ке аспаптық жұмыс жасаудың 7 түрлі нұсқасы - Microsoft Access Developer’s Toolkit пакеті ұсынылған. 

Microsoft Access-тің негізгі құралдарын мынадай топтарға бөлуге болады.

Өнімділігін арттыруқұралдарына мыналар жатады:

·                    программаны қажетсіз қолданбауға мүмкіндік беретін, VBA процедурасы сияқты кейінге қалдырылған жүктеу және қайсыбір мәліметтер қоры онсыз болмайтын DAO мәліметтеріне қатынас құру нысаны. Бұл мәліметтер қорының қосылу уақытын қысқартады және өндірушілік қабілетін арттырады.

·                    оқиғаларды өңдеу процедурасы жоқ формалар мен есеп берулердің модульдерін жою жолымен формалар мен есеп берулерді жеңілдету. Бұл кейбір формалар мен есеп берулерді жылдамдатады;

·                    серверге өңделетін барлық жазбалардың бірін-бірі тізбектемей, үздіксіз бір уақытта жіберілу мүмкіндігі. Бұл ODBC мәліметтерікөзімен мәліметтердің кең көлемін жаңартуға сұранысты оңталандырады;

·                    Access орындамаған модуль жүктеулерді, соның ішінде модуль формасының программаның орындалуына дейінгі VBA-программасын жүктеу схемасы;

·                    мәліметтер қорының өзгертілгеннің өзінде компиляцияланған күйінде ұсталып тұруы. Тек қана өзгеріске түскен программалар мен өзгертілгендерге тәуелділері ғана қайтадан компиляцияланады;

·                    ActiveX қоса орнатылған элементтерінің өнімділігінің арттырылуы.

Интернет пен Интернетта жұмыс істеуге қажетті жаңа құралдар қатарына мыналар кіреді:

·                    кестелері немесе тізімдері бар HTML форматтағы файлдарынан алынатын импорт немесе байланыс (оқу үшін ғана). HTML импорты шебері мен HTML сілтемелер шебері сонымен қатар, өрісте гиперсілтемелік мәліметтер типі бар HTML байланыстары орнатылады;

·                    HTML статистикалық форматтағы есеп берулердегі, ал кестелер мен формалардың – HTML статистикалық немесе динамикалық форматындағы экспорт құралдары; Web-беттердің ішіндегісін және сыртқы түрін жақсарту үшін, сондай-ақ, беттер бойынша орын ауыстыруды арттыру үшін HTML шаблондары пайдаланылады;

·                    Web ұсыныстарын жасауға қызмет ететін Web басылымдарының шебері. Ол кестелерді, формалар мен есеп беруді HTML-нің тұрақты немесе динамикалық форматында бір немесе бірнеше HTML шаблондарының көмегімен экспорттауға көмектеседі; Web негізгі бетін жасауға; Web басылымдары ретінде файлдарды сақтауға; Web-ке орналасқан шебердің көмегімен Web жарияланымдарын Web-серверге файлдарды көшіруге және Web басылымдарын баптауды сақтауға мүмкіндік береді;

·                    FTP мен HTTP серверлеріне кіруге мүмкіндігін алу, FTP мен HTTP серверлеріндегі мәліметтерді импорттау немесе байланыстыруды, FTP серверіне мәліметтер қорының нысандарын экспорттауды, серверлердегі адрестер тізімін толықтыруды немесе ауыстыруды жүзеге асыруға болады;

·                    мәліметтердің жаңа типі - гиперсілтеме болып табылады. Мәліметтер қорына немесе Access нысанына кестеден, формалар мен есеп берулерден, не болмаса Microsoft Office құжаттарынан, мысалы Word-тан гиперсілтемемен өтуге болады. Формалар мен есептерде гиперсілтемеге өтуді жүзеге асырылатын өрісті, батырмаларды немесе басқару элементтерін жасауға мүмкіндік ашылды;

·                    Active X жаңа элементі – Web көру құралын басқару элементі болып табылады. Ол Web-ке шолу жасауды орындай алатын, Web беттерін қарауға, жергілікті компьютерде, жергілікті желіде немесе интернетте құжаттарға кіру мүмкіндігін алуға, сонымен қатар, Интернеттен қосымша формасында мәліметтерді жүктеуге мүмкіндік беретін элемент. Мәліметтер қорын, сондай-ақ Access нысандарын, сонымен қатар Office құжаттарын қарап шығуды оңайлату үшін, Web құрал-саймандар тақтасы бар;

·                    Access мәліметтер қорын және Office құжаттарын алуға мүмкіндік беретін Web-те жылдам іздеу құралы; 

·                    мәліметтер қоры репликасын репликамен немесе Интернет серверіндегі негізгі қорымен синхронизациялау;

·                    Интернетте жұмыс істеу құралдарын пайдалану мысалдары.

Көмек және трассировканың жаңа құралдарына төмендегілер жатады:

·                    (Assistant) көмекшісі, анықтаманың бөлімдерін қажетті ағымдағы әрекет үшін, автоматты түрде таңдап алатын көмекші;

·                    нысанға кіргізілетін мәліметтер қорының ашылу мен жабылу уақыттарын қадағалау құралы - Outlook журналы (күнделігі) болып табылады.

Оқу қосымшаларымен жұмыс істеу құралдары. Жаңадан пайдаланушыларға арналған «Борей» оқу мәліметтер қоры үшін көптеген кестелердегі, сұраныстардағы және есеп берулердегі әрекеттерге түсіндірмелер жасалған. Қор мен оның элементтері осы кезге дейін көп өзгерістерге ұшырап келеді, оған гиперсілтемелерді пайдалану, сонымен бірге, VBA-программасында  Access-ке енгізілген жаңа әдістерді, қасиеттер мен басқа да тілдік элементтерді енгізумен қайта жасау кіреді.

«Заказы» қосымшасы үшін тәжірибелі пайдаланушы үшін, барлық нысандардағы Visual Basic программалары жаңартылған, сонымен қатар құрал- саймандар тақтасының макросы қолдануда және баптауда анағұрлым ыңғайлы түрлерге ауыстырылған.

Қосымшаны жасаушыларға демонстрациялау үшін, қажетті жалпы міндеттерді тиімді шешудің тәсілдеріне арналған, сәйкес анықтама бөлімдері экранда шығарылып тұратын «Решение» деп аталатын оқу қосымшасы қайтадан жасалған.

Құралдар тақтасы, мәзір қатарлары және контекстік мәзір.

Қолдануға және құралдар тақтасының типтерін баптауға ыңғайлы, мәзір қатарлары және контекстік мәзірмен толықтырылған. Элементтерді сондай-ақ, қолданыста жүрген макростардан, оған қоса алдындағы Access нұсқасындағы макростардан құруға болады.

Мәліметтермен жұмыс істеу. «проблемы 2000» шешу үшін, Access мәліметтер қорында қысқартылған форматтағы даталар интерпретациясы ұсынылған:

 

Даталар диапазоны	Интерпретация
01.01.00-31.12.29	01.01.2000-31.12.2029
01.01.30.-31.12.99	01.01.1930-31.12.1999

           

Фильтрдің көмегімен жазбалардың ішкі жиынынан репликасының көптігінен аздаған репликация жасауға мүмкіндік туып отыр. Аздаған репликацияның артықшылығы сол – қауіпсіздікті қамтамасыз етеді, мәліметтер қорының реплецияланған өлшемдерін, желілік трафикті және телекоммуникацияның бағасын кемітеді.

Қарап шығу және іздеу құралдары. МҚ басқа нысанына өтуді жеңілдететін қарап шығу режимінің батырмасы, сонымен қатар қарап шығу үшін беттердің (1-ден 6-ға дейін) қажетті санын таңдауға көмектесетін батырма құралдар тақтасында орнатылған.

Контекстік мәзірде дәлме-дәл мәнінің кіретіндігін немесе өрнектің мәнін іздеуге мүмкіндік беретін, фильтрде мәліметтерді енгізу мүмкіндігі бар.

Мәліметтер қорымен жұмыс істеуге арналған сервистік құралдар. Ашық мәліметтер қорында сығу функцияларды және МҚ қайта қалпына келтіруді жүзеге асыратын, қызметші программаларды орындауға жіберу мүмкіндігі қосылып отыр. Бұрын бұл функциялар Access мәзірінен жабық мәліметтер қорында ғана қол жеткізуге болатын.

Жаңартылған оңтайландыру және баптау құралдар қосымша тағы мынадай сұраныстарды орындауға мүмкіндік береді:

·                    кей жағдайларда тез істелетін жазбалардың статистикалық жиынын қоса алғанда сұраныс арқылы қайтарылатын нәтижелер типін анықтау;

·                    ODBC мәліметтер көзі үшін жаңартуға сұранысты орындауда қателермен аяқтауды басқару және сервердегі сұраныстарды орындауды оңтайландыру;

·                    ODBC мәліметтер қорынан қайтарылған сұраныстардың көмегімен жазбалардың ең үлкен санын анықтау;

Кестелер, формалар мен есеп берулердің конструкторы. Кесте конструкторы мәліметтердің жаңа типі-гиперсілтемені анықтауға мүмкіндік береді. Формалар мен есеп берулердің конструкторларына төмендегілер енгізілген:

·                    басқарудың жаңа элементі – жекелеген беттемелерге ақпараттарды бөлетін сұхбаттық терезе мен форма жасауға мүмкіндік беретін Беттемелер қатары (Набор вкладок)(Tab Control);

·                    диаграммалардың үшөлшемді бағана түріндегі және цилиндрлі диаграммалардың 20-дан астам түрлерін жасауға мүмкіндік беретін диаграмма Шебері;

Макростармен жұмыс істеу. Сервис (Tools) мәзірінің Макрос (Macros) ішкі мәзіріне келесілерді жасай алатын жаңа командалар енгізілген:

·                    оқиға өңдеу процедураларына немесе VBA модулында, сондай-ақ, VBA командасының көмегімен сол әрекеттерді орындайтын макростарды қайтадан жасау;

·                    мәзір қатарларын, құралдар тақтасын және Access-тің контекстік мәзірін, Access-те жасалған макросты орындау кезінде жасау.

Мұнан басқа, Access мәзіріндегі макростың командасын орындайтын жаңа макрокоманда енгізілген.

Access терезелерінде мәліметтер қоры нысандарымен жұмыс істеуді VBA моделін пайдалану, программаны талдау мен жөңдеу, сонымен қатар күшті қосымшаларды жасауды жеңілдететін жаңа құралдардың саны көптеп саналады.

Жаңартылған МҚ терезесі мәліметтер қоры нысанында қарап шығу мен басқаруға анағұрлым кең мүмкіндіктерін қамтамасыз етеді. Осылайша, форма мен есеп берумен байланысты емес класс модулдары тізімін қарап щығуға болады.

Барлық откладка командалары жинақталған Откладка (Debug) жаңа мәзірі енгізілген, бұл откладка үдерісін анағұрлым ыңғайлы ете түсті. Откладка терезесінде жаңа аймақ – программаның орындалуын тоқтату кезінде атау, ағымдық мән және ағымдағы процедураның барлық айнымалылардың типін экранға орналастыруға мүмкіндік беретін жергілікті айнымалы аймақ пайда болды.

Нысандардағы модулдары қарап шығу терезесі ағымдағы жобаның нысандары, қасиеттері, әдістері мен тұрақтылары және нысандардың кітапханалары жайлы мәліметтерді бейнелеуге қызмет етеді.

VBAтілінде бағдарлама жасауға  қажетті жаңа мүмкіндіктер төмендегілерді қамтиды:

-                     мәліметтер қорының көлемді қосымшаларын жасауға мүмкіндік беретін жаңа кеңейтілген нысандардың, әдістердің, қасиеттердің, функциялардың, инструкциялардың, VBA тіліндегі мәліметтер типі мен оқиғалардың жиынтығы. Атап айтқанда кластар модулдері енді тәуелсіз бола алады;

-                     интернетті не ішкі желіні пайдаланушының қосымшаларынан кіруге рұқсат алу;

-                     мәзір қатары мен құралдар тақтасы қосымшаларына арналған баптау;

-                     қосымшадан бағдарламаның бастапқы мәтінін алып тастау;

-                     мәліметтер қорының көрсетілген бөліктеріне арналған репликаларды жасау;

-                     өнімділік қарқынын көтеретін қосымша құралдары бар Microsoft Jet 3.5 нұсқасының мәліметтер қорының өзегін пайдалану;

-                     DAO мәліметтеріне кіруге рұқсат нысандарын Microsoft Jet мәліметтер қоры ядроларын ODBC мәліметтер қорына кіруге рұқсат алуда жүктемей пайдалану;

-                     қосымшалармен немесе қосымша жинақтардың көпбетті формаларымен сұхбаттық терезелерді жасап шығу;

-                     басқа қосымшалардағы нысандар бағдарламасында пайдалану үшін, осы қосымша түрлерінің кітапханасына арналған көрсеткіштердің (сілтемелердің) бағдарламалық берілуі. Мысалы, Excel кітапханасына Access-тен сілтемелерді орнату Excel нысандарын нысандарда бағдарламалау механизмі (бұрын OLE бағдарламалау механизмі деп аталған) арқылы пайдалануға мүмкіндік береді.

-                     компиляция кезінде өнімділікті арттыру.

Мәліметтер қорын қорғау және басқару құралдары. VBA-программаларының бастапқы мәтіндері алынып тасталған және формалар, есептер мен модулдер құрылымдарының үлгілерін қорғауы орнатылған mdf-файлын жасау мүмкіндігі туды.

Мәліметтер қорын жобалаумен, оны жасаумен және ұйымдастырумен байланысты болатын Access жүйесін үйренудегі аса маңызды мәселелерді қарастырып өтейік. Олардың кейбіреулері, мысалы, мәліметтер қорындағы ақпараттарды қорғау және өз бетінше орындалатын қосымшаларды жасау, әдебиеттер толықтай ашылмаған және белгілі бір кедергілер тудырып отыр.

Бақылау сұрақтары:

1.      MS Access-тiң негiзгi ұғымдарын ата?

2.      Кесте деген не?

3.      Форма деген не?

4.      Сұрау деген не?

5.      Есеп беру деген не?

6.      Кесте үлгісінің құрылуы мен модификациясын атап бер

7.      Мәліметтердің бүтіндігі деген не?

8.      Жалпы ақпараттық жүйенің функцияларын ата?