Зертханалық жұмыс №4

Тақырыбы: Microsoft Access-те басылымдар құру

Мақсаты: басылымдар құру тәсілдерін үйрену, конструктор режиміндегі басылымдар жасау тәсілдерін игеру, көпкестелі басылымдар құруды үйрену.

Әдістемелік нұсқау:

 Басылымдар жасау

         Басылымдар кестедегі мәліметтерді қағаздағы нәтижелік құжаттар түрінде басып шығаруға арналған. Access бірнеше кестелерден немесе сұраныстардан өзара байланысқан мәліметтерді қағазға шығаруды қамтамасыз ететін күрделі құрылымды басылымдар құрастыруға мүмкіндік береді. Құрастыру кезінде басылым бөлімдерінің құрамы мен мазмұны, сонымен қатар МБ кестелері өрістерінен шығарылатын мәндердің осында қалай орналасу керектігі қалыптасады. Сондай-ақ тақырыптар, басылымдар реквизиттері жасалып, есептелінетін реквизиттердің де орналасуы қарастырылады. Мәліметтер деңгейлер бойынша топтастырылып, осы деңгейлердің әрқайсысы үшін қорытынды есептеулер жүргізілуі мүмкін, әр топқа арналып жеке тақырыптар мен ескертпелер де жасала береді.

          Басылым құру үшін  «Басылымдар» («Отчеты») парағына көшіп, Жасау (Создать) батырмасын шерту керек немесе Жаңа объект (Новый объект)  батырмалар тізімінде Автобасылым (Автоотчет) не Жаңа басылым (Новый отчет) элементтерін қолдану қажет. Бірінші тәсілде 107-суретте көрсетілген басылым құру режимін таңдау терезесі пайда болады.

107 сурет. Басылым құру режимін таңдау терезесі

     Басылымды алдын ала көруді Басылым көрінісі (Представление отчета) батырмасын шертіп, немесе «Басылымдар» («Отчеты») парағында  Қарап шығу (Просмотр) батырмасын басу арқылы, немесе Файл/Алдын ала көру (Файл/Предварительный просмотр) командасы арқылы жүзеге асыруға болады. Саймандар тақтасындағы Баспа (Печать) батырмасы басылымдарды қағазға басып шығаруды қамтамасыз етеді. Меню қатарындағы Файл/Бет жобасы (Файл/Макет страницы) командасы көмегімен принтер түрін таңдауға, қағаз форматын, өрістер мөлшерін, жолдар арасындағы аралықты, қағаздың берілу бағытын, т.б. өзгертуге болады. Ал меню қатарындағы Файл/Баспа (Файл / Печать) командасы баспаға басылымның жеке беттерін немесе белгіп алынған жазбаларды шығаруға, көшірмелердің санын беруге және басылымды файлға жазуға мүмкіндік береді. Басылымды сақтау үшін Файл /Сақтау (Файл /Сохранить) командасы орындалады.

            Диаграмма режимі Мастер көмегімен диаграммасы бар жаңа басылым жасау үшін қолданылады. Пошталық жапсырмалар (Почтовые наклейки) режимі  Мастер көмегімен жапсырмалар жасау үшін қажет. Сұхбаттасу режимінде жапсырманың форматы мен өрістерінің орналасуын анықтап, жапсырма мәтінінің қарпі, көлемі, қанықтылығы, стилі және жапсырма мәтінінің түсі сияқты параметрлерді таңдап алуға болады.

 Басылымдар шебері режимінде басылымдар жасау

          Басылымдар шебері (Мастер отчетов) режимі таңдап алынған өрістер негізінде шебер көмегімен жаңа басылымдар жасау үшін қолданылады, мұнда стиль таңдауға және байланысқан кестелердің өрістерін пайдалануға болады. Сондай-ақ, мәліметтерді топтастыру мүмкіндігі бар, мысалы, уақытқа байланысты ақпараттардағы күн-ай мерзімі өрісі үшін жылдар, тоқсандар, күндер, немесе басқа да уақыт аралықтары бойынша мәліметтерді топтастыра аламыз. Өрістердің сандық және қаржылық типтері үшін Толық мәні бойынша (По полному значению) немесе Аралық (Интервал) (10, 50 және т.б.) мәндер бойынша да топтастырылу жүргізіледі. Мәтіндік өрістерді толық мәні, бірінші символы немесе алғашқы бірнеше символдары бойынша топтастыруға болады. Сұрыптау жүргізіп (ең көп дегенде 4 өріс бойынша), әрбір топ үшін есептеліп шығарылатын қорытындылық нәтиже алуға (жалпы қосындысы, орташа, максимум, минимум мәндері) да мүмкіндік бар. Парақтарға альбомдық немесе кітаптық бағытта мәтіндер басып, өрістердің де қажетті енін тағайындауға болады.

 «Авто» кестесі үшін Басылымдар шебері (Мастер отчетов) режимінде басылым жасау ісін қарастырып көрелік. Сұхбаттасудың бірінші қадамында керекті өрістер таңдалып алынады, мысалы: Нөмірі, Маркасы, Түсі, Шығарылу мерзімі, Қуаттылығы және Сатып алынған мерзімі өрістерін алайық (108 сурет). Екінші қадамда жазбаларды топтастыру өрісі, яғни Маркасы өрісі таңдалынады (109 сурет). Топтастыру (Группировка) батырмасын шертіп, жазбаларды топтастыру аралығын беруге болады. 110 суреттегі мысалда қарапайым аралық берілген. Сұхбаттасудың үшінші қадамында сұрыптау өрісін, яғни Түсі (Цвет) өрісін тағайындайық (111 сурет). Нәтижелер (Итоги) батырмасын шертіп, осы топ үшін қандай өріс бойынша қорытынды есептеулер жүргізілетінін және есептеулердің қай түрі жүргізілетінін көрсетуге болады. 112 суреттен бұл өрістің Қуаттылығы өрісі екенін және онда орташа мән есептелінетінін көреміз. Сондай-ақ, басылымда нәтиже де, мәліметтер де көрсетілетіні жайлы  мағлұмат беретін жалауша белгіленген. Сұхбаттасудың келесі қадамында басылымның түрі – «1 құрылым» («структура 1») ретінде таңдалып алынғаны көрініп тұр (113 сурет). Бұдан ары басылымның стилі – «белгіленген» («выделенный») деген жол белгіленген (114 сурет). Соңғы қадамда басылымның аты енгізіледі (115 сурет). Сонымен, «Авто» кестесінің бастапқы көрінісі 55-суретте, ал одан жасалған басылым 116-суретте көрсетілген.

Сұхбаттасу кезінде басылымды басқаша етіп те құруға болады. Мысалы, басылымдарға бірнеше кестелер мен сұраныстардан алынған өрістер енгізуге, топтастыру ісін жүргізбеуге, топтастыру жүргізілгенде, оның әртүрлі аралықтарын таңдауға, топ ішінде сұрыптау жүргізу үшін бір немесе бірнеше өрістерді таңдап алуға мүмкіндіктер бар.  Бұларға қосымша қорытынды нәтижелер есептеу үшін бір немесе бірнеше өрістер тағайындап, сондай-ақ, тек нәтижелерден ғана тұратын басылымдар да жасауға, яғни  басылымдардың түрі мен стилін таңдауға болады.

 108 сурет. Басылым үшін кестелер мен өрістер таңдау

109 сурет. Жазбаларды топтастыру үшін өрістер таңдау

110 сурет.  Топтастыру кезіндегі аралықтарды тағайындау

111 сурет. Сұрыптау өрісін таңдау

112 сурет. Нәтижелерді шығару тәсілін беру

113 сурет. Жоба түрін таңдау

114 сурет. Басылым стилін таңдау

115 сурет. Басылым атын енгізу

          116 сурет. «Авто» басылымы бейнесі

1 тапсырма

1.      Мәліметтер базасы терезесіндегі Басылымдар (Отчеты) парағына кіріп, Жасау (Создать) батырмасын басу.

2.      Басылымдар шебері (Мастер отчетов) режимін таңдау.

3.      Бір кесте негізінде басылым жасау жолдарын 108 – 115-суреттерде көрсетілген қадамдарға сәйкес орындап шығу.

4.      Алынған басылымды қарап шығу (116 суретті  қ.).

      2 тапсырма

1.      Мәліметтер базасы терезесінде Басылымдар (Отчеты) парағына кіріп, Жасау (Создать) батырмасын басу және Басылымдар шебері (Мастер отчетов) режимін таңдау.

2.      Бір кесте негізінде басылым жасау жолдарын 108 – 115-суреттерде көрсетілген қадамдарға сәйкес орындап шығу, бірақ мәліметтерді топтастыруға көбірек көңіл бөлу (110 сурет). Алынған басылымды қарап шығу.

3.      Мәліметтерді сұрыптауға көңіл бөле отырып басылым жасау (111 сурет). Алынған басылымды қарап шығу.

4.      Сандық өрістер үшін нәтижелер шығаруға көңіл бөле отырып басылым жасау (112 сурет). Алынған басылымды қарап шығу.

5.      Басылымның түрін таңдауға (113 сурет) және басылымның стилін таңдауға (114 сурет) көңіл бөле отырып басылым жасау. Алынған басылымды қарап шығу.

6.      Барлық алынған басылымдарды талдап шығу.

Бақылау сұрақтары:

1)      Басылым не үшін қажет?

2)      Басылымдар жасаудың қандай режимдерін білесіздер?

3)      Басылымдар шебері (Мастер отчетов) режимі басылымдар үшін өрістер таңдаудың қандай мүмкіндіктерін береді?

4)      Басылымға қандай элементтерді енгізуге болады?

5)      Басылымдар шебері режимінде басылымдардың қандай сыртқы түрлері мен стильдерін құруға болады?

6)      Басылымда жазуларды топтастырудың қандай қажеттілігі бар?

7)      Топтастыру аралығын қалай беруге болады?

8)      Автобасылым: бағанаға (Автоотчет: в столбец) режимі басылым құруда қандай мүмкіндіктер береді?

9)      Автобасылым: таспалық (Автоотчет: ленточный) режимі басылым құруда қандай мүмкіндіктер береді?

10)  Конструктор режимінің басылым құруда қажеттілігі қандай?

11)  Басылым құру үшін Конструктор режиміне қалай кіруге болады?

12)  Басылымды түзету кезінде Конструктор режимі қандай мүмкіндіктер береді?

13)  Басылымда жазу (надпись) фоны мен мәтінінің түсін қалай өзгертуге болады?

14)  Өрістің қарпін, қаріптің көлемін, қанықтылығын және т.б. осылар сияқты параметрлерді қалай өзгертуге болады.?

15)  Басылымға суретті қалай енгізеді?

16)  Access-те көп кестелі басылымдар жасаудың қандай тәсілдері бар?

17)  Негізгі және бағынышты басылымдардан шығаратын көпкестелі басылымдарды қалай жасайды?

18)  Басылымды қарап шығу?

19)  Беттің параметрлері қалай өзгертіледі?

20)  Басылымды қалай сақтайды?