Іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру
Іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру қағидалары
Іс қағаздарын жүргізу қарапайым әрі жедел болуы тиіс. Ұйымдағы құжат айналымы фирма ішіндегі нормативтік құжат — уәкілетті жоғары лауазымды тұлға бекіткен «Іс қағаздарын жүргізу туралы нұсқаулықпен» реттеледі. Нұсқаулық Қазақстан Республикасының уәкілетті органының архив және құжаттама саласындағы талаптарына сәйкес әзірленеді.
Маңызды талап
Құжат айналымының тәртібі ішкі нұсқаулықпен белгіленіп, ұйым басшылығы деңгейінде бекітілуі қажет.
Іс жүргізуді жүзеге асыратын құрылымдар
Субъект құжат айналымының көлеміне және ұйымдық құрылымына қарай іс жүргізуді төмендегі құрылымдардың бірі арқылы ұйымдастырады:
- Іс қағаздарын жүргізу басқармасы
- Кеңсе
- Секретариат
- Жалпы бөлім
- Хатшы-референт
- Уақытша алмастыру тәртібімен тағайындалған жауапты қызметкер
Қызметкерлердің міндеттері, құқықтары және лауазымдар
Іс қағаздарын жүргізу қызметі қызметкерлерінің функционалдық міндеттері мен құқықтары лауазымдық нұсқаулықтарда айқындалады. Қызмет құрамына, әдетте, төмендегі лауазымдар кіреді:
Басшылар
- Меңгеруші
- Меңгерушінің орынбасары
Мамандар
- Фирма басшысының көмекшісі
- Инспектор
- Методист
- Мұрағат меңгерушісі
- Редактор
- Корректор
Техникалық қызметкерлер
- Хатшы-референт (стенографист)
- Хатшы-машинка басушы
- Экспедитор
- Курьер
Іс қағаздарын жүргізуге жауапкершілікті бекіту
Іс қағаздарын жүргізуге жауапкершілік ұйым басшысының бірінші орынбасарына немесе ұйым құрылымына сәйкес нақты орындаушыға жүктеледі. Бұл міндет жеке еңбек шартында белгіленуі тиіс.
Практикалық ескерту
Жауапты тұлға мен оның өкілеттігі құжат жүзінде нақты көрсетілсе, құжаттың қозғалысы, бақылау және сақталу тәртібі тұрақтанады.
Нұсқаулықтың міндеттілігі және мазмұны
Қызметтік хат-хабармен жұмыс істейтін фирманың барлық қызметкерлері нұсқаулықты білуге және оның талаптарына сәйкес құжаттаманы дұрыс рәсімдеуге міндетті.
«Іс қағаздарын жүргізу туралы нұсқаулық» — ұйымдастыруды, ережелерді, сондай-ақ құжаттарды қабылдау және жасау процесін реттейтін нормативтік құжат. Оған фирмада қолданылатын құжаттардың нысандары мен үлгілері, сондай-ақ анықтамалық-әдістемелік материалдар қоса беріледі.
Қоса берілетін материалдарға мысалдар
- Бекітуге жататын құжаттардың тізбесі
- Мөр басылатын (мөр соғылатын) құжаттардың тізбесі
- Үлгі бланкілер және рәсімдеу үлгілері
Ішкі қызметтік хат алмасуға қойылатын талап
Фирма ішіндегі қызметтік хат жазысу Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген жағдайларда ғана рұқсат етіледі (мысалы, еңбек қатынастары саласындағы нормалар бойынша). Ұйымның құрылымдық бөлімшелері арасында қызметтік хат алмасуға жол берілмейді.
Сыртқы хат алмасу тілдері
Басқа ұйымдармен және азаматтармен қызметтік хат жазысу:
- мемлекеттік тілде;
- ресми тілде;
- түскен сұрау, хат немесе өтініш қай тілде жазылса, сол тілде жүргізіледі.
Іс қағаздарын жүргізудің біріздендірілген жүйелері
Құжаттаманы біріздендіру бірнеше шағын жүйелердің қалыптасуын қамтиды. Негізгі шағын жүйелер:
- Жоспарлы
- Есептік-статистикалық
- Бастапқы есепке алу
- Қаржы және бухгалтерлік есеп
- Есептік-ақша
- Ұйымдық-басқару
- Салық
- Жобалау-сметалық (құрылыс)
- Сыртқы сауда
- Техникалық (жаңа техника, рационализация, жаңалық және т.б.)
- Еңбек және әлеуметтік мәселелер
- Еңбекті қорғау және техника қауіпсіздігі
- Баға белгілеу
- Кадр мәселелері
- Халыққа тұрмыстық қызмет көрсету
Қолдану қағидасы
Әрбір субъект өз қызметінің ерекшелігіне қарай қажетті шағын жүйелерді дербес айқындайды. Бұл тізім кеңейтілген сипатқа ие. Осы материалда негізгі назар ұйымдық-басқару құжаттамасына аударылады.
Құпия іс қағаздарын жүргізу
Құпия құжаттармен жұмыс істеу тәртібі Қазақстан Республикасының уәкілетті мемлекеттік органдарының арнайы нұсқаулықтарымен белгіленеді.
Жауапты тұлға ауысқанда істерді тапсыру
Іс қағаздарын жүргізуге жауапты тұлға ауысқан кезде, жаңа қызметкер өзіндегі барлық істерді және мұрағатты акт бойынша қабылдауға (немесе тапсыруға) міндетті.
Бұл тәртіп ұйымдық, басқару, бухгалтерлік, салықтық және қаржылық құжаттарды тапсыратын кез келген қызметкерге қолданылады.
Нәтиже
Акт арқылы тапсыру құжаттардың толықтығын, сақталуын және жауапкершіліктің сабақтастығын қамтамасыз етеді.