Іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру

Іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру

1.Іс қағаздарын жүргізу қарапайым және жедел болуы тиіс, оның жұмысы фирма ішіндегі құжат – ҚР-ның мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттарды және құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті Төрағасының 2003жылғы 29 сәуіріндегі №33 бұйрығының талаптарына сәйкес жасалған және ұйымның жоғары лауазымды тұлғасы бекіткен Іс қағаздарын жүргізу туралы нұсқаулықпен белгіленеді.
2.Субъекті құжат айналымы объектісіне және өзінің ұйымдық құрылымына байланысты іс жүргізуді:
-іс қағаздарын жүргізу басқармасы;
-кеңсе;
-секретариат;
-жалпы бөлім;
-хатшы-референт;
-лауазымның орнын ауыстыру тәртібімен кез келген қызметкер (іс қағаздарын жүргізуге жауапты) жүзеге асырады.
3.Іс қағаздарын жүргізу қызметі қызметкерлерінің функционалдық міндеттері мен құқықтары лауазымдық нұсқаулықтармен белгіленеді. ҚР АК-нің 01-99 16.10.99ж. №22 сәйкес осы қызмет қызметкерлеріне:
басшылар:
-меңгерушілер;
-меңгерушілердің орынбасарлары;
мамандар:
-фирма басшысының көмекшісі;
-инспектор;
-методист;
-мұрағат меңгерушісі;
-редактор;
-корректор;
техникалық қызметкерлер:
-хатшы-референт (стенографист);
-хатшы-машинка басушы;
-экспедитор;
-курьер жатады.
4. Іс қағаздарын жүргізуге жауапкершілік басшының бірінші орынбасарына немесе 3-тармақ бойынша құрылымға сәйкес нақты орындаушыға жүктеледі және жеке еңбек шартында белгіленеді.
5. Лауазымы бойынша хат-хабармен жұмыс істейтін фирманың барлық қызметкерлері Іс қағаздарын жүргізу туралы нұсқаулықты білуге және оның талаптарына сәйкес қызметтік құжаттаманы рәсімдеуге міндетті.
6. Іс қағаздарын жүргізу туралы нұмқаулық ұйымдастыруды, ережені, құжаттарды қабылдау және жасау процесін реттейтін нормативтік құжат болып табылады. Нұсқаулыққа фирмада қолданылатын құжаттардың нысандары мен үлгілері және анықтамалық-әдістемелік материал: бекітуге жататын құжаттардың тізбесі, мөр соғылатын құжаттардың тізбесі т.б қоса беріледі.
7. Фирма ішіндегі қызметтік хат жазысу Қазақстан Республикасының Заңнамасында, мысалы, ҚР-ның Еңбек туралы 10.12.99ж. № 493-1 Заңында белгіленген жағдайларда рұқсат етіледі.
Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінің арасында қызметтік хат жазысуға рұқсат етілмейді.
8. Басқа ұйымдармен және азаматтармен қызметтік хат жазысу:
-мемлекеттік тілде;
-ресми тілде;
-түскен сұрату, хат, өтініш қай тілде жазылса, сол тілде жүргізіледі.
9.Іс қағаздарын жүргізудің бірегейлендірген жүйесі құжаттама қалыптасуының бірнеше шағын жүйелерін белгілейді:
-жоспарлы;
-есептік-статистикалық;
-бастапқы есепке алу;
-қаржы және бухгалтерлік есеп;
-есептік-ақша;
-ұйымдық-басқару;
-салық;
-жобалау-сметалық (құрылыс);
-сыртқы сауда;
-техникалық (жаңа техника, рационализация, жаңалық ашу және т.б.);
-еңбек және әлеуметтік мәселелер;
-еңбекті қорғау және техника қауіпсіздігі;
-баға белгілеу;
-кадр мәселелері бойынша;
-халыққа тұрмыстық қызмет көрсету бойынша.
Осы басылымда біз кез келген шаруашылық қызметі субъектілері үшін қажет ұйымдық-басқару жүйесіне жан-жақты тоқталамыз.
Әрбір субъект өзі үшін практикалық қызметіне қажетті шағын жүйелерді белгілейді, яғни бұл тізбе кеңейтілген түсіндірмеге жатады.
10.Құпия іс қағаздарын жүргізу тәртібі ҚР ҚМ, ҚР ҰҚК және басқа да мемлекеттік органдардың арнайы нұсқаулықтармен белгіленеді.
11.Іс қағаздарын жүргізуге жауапты тұлға ауысқан кезде жаңа қабылданған қызметкерге өзінде бар істі және мұрағатты акт бойынша тапсыруға міндетті.
Осындай тәртіппен кез келген құжатты: ұйымдық, басқару, бухгалтерлік, салықтық, қаржылық құжаттарды тапсыратын фирманың кез келген қызметкеріне қатысты болады.