ҚҰЖАТТАРДЫ ТОПТАСТЫРУ
Құжат ұғымы және оның негізгі мағыналары
«Құжат» — латын тілінде «куәлік», «дәлелдеу тәсілі» деген мағына береді. Бүгінгі қолданыста оның бірнеше негізгі мағынасы бар:
1) Құқықты не фактіні растайтын іс қағазы
Мысалы, жол жүруге құқық беретін құжаттар немесе белгілі бір фактіні куәландыратын жазбалар.
2) Жеке басты куәландыратын ресми құжат
Мысалы, төлқұжат (паспорт) және басқа да сәйкестендіру құжаттары.
3) Бір нәрсе туралы жазбаша куәлік
Мысалы, тарихи грамоталар, ескі жазба деректер. (Ожегов С.И. «Словарь русского языка». М., 1982, 153-б.)
Кәсіпорынды басқаруда құжаттың рөлі
Кәсіпорынды басқару — мәліметтерді қабылдап алу және өңдеу, шешім қабылдау және оны орындау сияқты кезеңдерден тұратын ақпараттық үдеріс. Дұрыс шешім қабылдау үшін толық, жедел және ақиқат мәлімет қажет. Құжат осы талаптарға жауап беруі тиіс.
Ақпараттың толықтығы нені білдіреді?
Хабардың толықтығы тек көлемімен өлшенбейді. Ең бастысы — мазмұнда маңызды әрі негізгі мәселелердің нақты көрсетілуі. Ақпарат көп болған сайын оны іріктеу, өлшеу, маңызды және жедел әрекетті қажет ететін тұстарын айқындау, қабылдауға жеңіл күйге келтіру қажет. Бұл жұмыстың басым бөлігін құжатты толтырушы атқарады.
Толықтық
Қажетті деректердің барлығы қамтылуы тиіс, бірақ артық ақпаратқа ұрындырмауы керек.
Анықтық пен ықшамдылық
Ой дәл, құрылым түсінікті, мәтін қысқа әрі мәнді болуы қажет.
Көрнекілік және қолайлылық
Оқуға жеңіл, пайдалану ыңғайлы формат шешім қабылдау жылдамдығын арттырады.
Құжаттар тікелей қарым-қатынаспен тиімді ұштасып, техникалық жағынан жақсы жабдықталып, нақты мақсаттарға жұмсалса, іс-әрекеттің табысты болуына жағдай жасайды.
Құжаттардың құқықтық және қоғамдық мәні
Іс жүргізу құжаттары хабар-мәліметтің қайнар көзі әрі таратушысы ғана емес, сонымен бірге заң арқылы қорғалатын істі белгілеудің тәсілі де болады. Басқару құралы ретінде құжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда, несие беруде, бухгалтерлік есеп пен есеп беруде, оперативті басқаруда, кадрлық қамтамасыз етуде және басқа салаларда кеңінен қолданылады.
Құжаттарда мемлекеттік құрылым көрініс табады: олар мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар мен азаматтар арасындағы, сондай-ақ заңды және жеке тұлғалар арасындағы қатынастарды рәсімдеуге қызмет етеді.
Құжат түріндегі, заңды күші бар материалданған мәліметтер төрелік сотта шаруашылық дауларын немесе халықтық сотта еңбек дауларын шешуде белгілі бір фактінің негізгі дәлелі ретінде пайдаланылуы мүмкін.
Архивтік құндылық
Кәсіпорынның немесе ұйымның құжаттары мәдени-тарихи құндылыққа ие болуы ықтимал және мемлекеттің архив қорының бір бөлігі болып саналады. Сондықтан олар белгіленген тәртіппен мемлекеттік архивтерге тапсырылуы тиіс.
Қазақстандағы құжат толтыру ережелері мен стандарттары
Құжат толтырудың біртұтас ережесін Қазақстан Республикасы мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігіне қарасты архивтер мен құжаттарды басқару комитеті белгілейді.
Құжат жүргізуді реттейтін негізгі құжаттардың бірі — 1992 жылғы 30 маусымда ҚР Министрлер Кабинеті бекіткен № 562 қаулы: «Қазақстан Республикасында барлық ұйымдық-құқықтық нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқару және құжат жүргізудің негізгі ережелері». Бұл «Ережелерде» құжаттарды толтырудың және құжат айналымын басқарудың нормалары айқындалған.
ГОСТ 6.10.1-88 талаптарына сәйкес Қазақстан Республикасында «Құжат толтырудың бірыңғай жүйесі. Негізгі ережелер» (А., 1992) бекітілген. Осы стандартқа сай құжат толтырудың 16 бірыңғай жүйесі қолданылады.
Құжат толтырудың 16 бірыңғай жүйесі
- Жоспарлы
- Есептік-санақтық
- Алғашқы есептеу
- Қаржылық және бухгалтерлік-есептік
- Ақшалай есеп айырысу
- Ұйымдық-өкімдік
- Баға белгілеу бойынша
- Материалдық-техникалық жабдықтау және өткізу
- Сауда бойынша
- Сыртқы сауда бойынша
- Құрылыс жобасы
- Өнертапқыштық және жаңалықтар ашу бойынша
- Әлеуметтік қамсыздандыру бойынша
- Еңбек және әлеуметтік мәселелер бойынша
- Транспорт жүйесін жедел жоспарлау және басқару
- Халыққа тұрмыстық қызмет көрсету бойынша
Құжаттарды топтастыру: басқаруға ыңғайлы жүйе
Құжаттарды топтастыру — оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу. Бұл құжат айналымын басқаруды жеңілдетіп, іздеу, сақтау және қолдану үдерістерін жүйелейді.
Негізгі жіктеу өлшемдері
Төмендегі кесте құжаттарды жіктеудің кең тараған өлшемдерін жинақтайды.
Ұйымдағы құжат айналымын реттеу: табель және номенклатура
Ұйым өзінің қалыпты қызмет етуіне қажет салалық құжаттар табелін әзірлейді. Бұл табельге дәстүрлі әдіспен жасалған құжат түрлері де, сондай-ақ есептеу техникасы арқылы дайындалатын нұсқалар да енгізіледі.
Құжаттарды басқару қызметі салалық бөлімдердің барлығына ортақ іс номенклатурасын әзірлейді. Дегенмен қағаз құжаттардың шектен тыс көп болуы оларды жасауға көп уақыт жұмсауға әкеліп, тікелей іске және ауызша жеке қарым-қатынасқа кедергі келтіруі мүмкін.
Тепе-теңдік қағидасы
Құжаттардың қажетті әрі жеткілікті мөлшерде болуы және оларды толтырудың біркелкілігі нақты жұмысқа көбірек уақыт бөлуге мүмкіндік береді. Алайда бұл құжаттарға мүлде көңіл бөлмеу керек деген сөз емес: фирманы басқаруда жазба құжаттардың үйлесімді жүйесі біртіндеп қалыптасып, құқықтық тәртіпті тұрақты түрде қамтамасыз етеді.
Келесі тақырыптар логикалық түрде фирманы құру, оны ұйымдастыру, жеке құрамды жедел басқару және хат алмасу мәселелерін қамтиды.