MS Access
MS Access-ті үйренудің ыңғайлылығы
Windows жүйесінің элементтерімен таныс кез келген қолданушы MS Access бағдарламасын тез меңгеріп, оны деректер қорымен (БҚ) жұмыс істеуге тиімді қолдана алады. Себебі Access-тегі жұмыс қағидалары Windows логикасына негізделген: бағдарламаның объектілері терезе түрінде ашылады, ал басқару әрекеттері таныс мәзірлер мен батырмалар арқылы орындалады.
Деректер қорын басқару жүйесі (БҚБЖ) — деректер қорын құруға, өңдеуге және басқаруға арналған бағдарламалар тобы. Мұндай жүйелердің қатарына dBASE, FoxPro және Microsoft Access сияқты танымал шешімдер кіреді. MS Access сыртқы файлдарда сақталған әртүрлі деректерді импорттай алады, бұл оны күнделікті кеңсе жұмысы үшін әмбебап құралға айналдырады.
Деректер қоры: негізгі ұғымдар
Деректер қоры деген не?
Ақпаратты сақтау — компьютердің ең маңызды функцияларының бірі. Бұл мақсаттағы ең кең тараған құрал — деректер қоры. Деректер қоры — құрылымдалған ақпарат арнайы форматта сақталатын файл.
Кесте құрылымы
Деректер қоры көбіне кестелерден тұрады. Кестедегі бағандар — өрістер, ал жолдар — жазбалар деп аталады. Өрістердің типтері мен қасиеттері кестенің құрылымын анықтайды.
Access кімдерге арналған?
MS Access-ті көбіне есептеу техникасымен жұмыс істейтін, бірақ бағдарламалаумен айналыспайтын пайдаланушылар қолданады. Бұл оның негізгі артықшылықтарының бірі: күрделі бағдарламалау талап етпей-ақ, деректерді сақтау, өңдеу және іздеу сияқты міндеттерді орындауға мүмкіндік береді.
Жергілікті желідегі жұмыс мүмкіндіктері
Access-тің тағы бір маңызды артықшылығы — жергілікті желі жағдайында бірлескен жұмысқа бейімділігі. Дұрыс бапталған жағдайда бірнеше пайдаланушы бір деректер қорымен қатар жұмыс істей алады.
Басқару тәсілдері: ең қолайлы жолды таңдаңыз
MS Access-ті басқарудың бірнеше тәсілі бар: мәзір жүйесі, саймандар тақтасы, контекстік мәзір, тышқан көрсеткіші, сондай-ақ пернелер комбинациялары. Тәжірибеде ең ыңғайлысы — контекстік мәзір мен тышқан арқылы басқару.
Контекстік мәзірдің пайдасы
Контекстік мәзірді қажетті сәтте объектіге байланысты шығару үшін тышқанның оң жақ түймесін басу жеткілікті. Бұл мәзірде сол объектіге қатысты қолжетімді әрекеттер тізімі көрінеді, сондықтан жұмыс жылдам әрі түсінікті орындалады.
Кесте құру және деректермен жұмыс
Кестелер — деректер қорының негізгі объектілері. Деректер қорын жасау әдетте алғашқы кестені құрудан басталады. Кестеде өрістер, олардың типтері және қасиеттері алдын ала анықталады.
Кестені құру қадамдары
- Деректер қоры терезесінде Құру (Create) түймесін басыңыз.
- Жаңа кесте сұхбат терезесінде кесте құру тәсілін таңдаңыз (мысалы, Кесте режимі), кейін OK басыңыз.
- Кесте дайын болғаннан кейін оны деректермен толтыруға кірісіңіз.
Өріс атауларын дұрыс беру
Кестені деректермен толтырмас бұрын өрістерге мағыналы атаулар беру маңызды. Ол үшін өріс тақырыбына курсорды апарып, екі рет шертіп, жаңа атауды пернетақтадан енгізіңіз. Көп жағдайда өріс типтері енгізілген ақпаратқа қарай автоматты түрде анықталады.
Кесте терезесінің навигациясы
Кесте терезесінің жоғарғы бөлігінде Windows терезелеріндегідей атауы және Қысу, Ашу, Жабу батырмалары орналасады. Оң жақта жазбалар бойынша жоғары-төмен жылжуға арналған жүгірткі жолағы бар. Төменгі жолда жазбалармен жүру батырмалары, жалпы жазбалар саны, сондай-ақ оңға және солға жылжу басқарулары көрсетіледі.
Бірегей және кілттік өрістер: қайталануды бақылау
Деректер қорымен жұмыс істегенде ақпаратты қайта-қайта енгізу қажеттілігін барынша азайтқан дұрыс. Егер қандай да бір мән бірнеше рет қайталанып енгізілуі мүмкін болса, ол өрістің деректер сапасына әсер етуі ықтимал.
Бірегей өріс
Бірегей өріс — мәні қайталанбайтын өріс. Егер кестеде бірегей өріс болмаса, оны қолдан жасауға болады. Ең дұрыс тәсіл — қайталану пайда болған жағдайда жүйе ескерту беретіндей етіп баптау.
Кілттік өріс
Қайталануды қатаң бақылау және әр жазбаны нақты сәйкестендіру үшін кілттік өрістер қолданылады. Кілт кестедегі жазбалардың бірегейлігін қамтамасыз етуге көмектеседі.
Кестені ашу және құрылымын өзгерту
Кесте жабылғаннан кейін ол деректер қоры терезесінде арнайы белгішемен және атауымен көрінеді. Кестені белгілеп, Ашу түймесі арқылы мазмұнын қарап шығуға немесе Конструктор арқылы құрылымын өзгертуге болады.
Кестені сұрыптау және қорғау
Деректерді өсу ретімен сұрыптау
Кестені өсу реті бойынша сұрыптау үшін кестені ашып, қажетті өрісті таңдап, саймандар тақтасындағы өсуі бойынша сұрыптау батырмасын басыңыз. Бұл әдіс жазбаларды жылдам реттеуге мүмкіндік береді.
Пароль орнату
Деректер қорын қорғау үшін Сервис мәзірінен қорғау бөліміне өтіп, пароль орнату командасын таңдаңыз. Ашылған терезедегі өріске құпиясөзді енгізу жеткілікті.
Тарихи шолу: dBASE-тен Access-ке дейін
Алғашқы кезеңде кең қолданылған dBASE жүйесінің түрлі нұсқалары MS-DOS ортасында жұмыс істейтін әрі БҚБЖ қызметін атқаратын. Алайда шағын мекемелерде бағдарламалау қажеттілігі көп қиындық туғызатын. Осы себепті соңғы жылдары Microsoft Office (Windows) құрамына кіретін, пайдаланушыдан бағдарламалауды міндетті түрде талап етпейтін, кең мүмкіндікті Access сияқты БҚБЖ нұсқалары кең тарала бастады: Access 2.0, Access 7.0 және Access 97.
Access-тегі деректер кесте түрінде ұйымдастырылады. Access 97, Excel 97 және Word 97 сияқты бағдарламаларда дайындалған деректердің маңызды ерекшелігі — олардың бірінен екіншісіне жеңіл жіберіліп, қабылдана алуы.
MS Access-ті іске қосу
Жылдам іске қосу жолы
MS Access-ті іске қосу үшін Windows жұмыс үстелінен Іске қосу → Бағдарламалар → Microsoft Access командасын орындау жеткілікті. Осыдан кейін деректер қорын құруға немесе бұрыннан бар деректер қорын ашуға арналған сұхбат терезесі пайда болады.
Негізгі мәзір пункттеріндегі командалардың көпшілігі Windows-тағы командаларға ұқсас. Сондықтан олардың қызметін Access мәзірі арқылы анықтау және қолдану, әдетте, қиындық тудырмайды.