Нұсқаулар мен жалықтар
Нұсқау және жарлық: мәні мен құрылымы
Нұсқау — ақпараттық-әдістемелік немесе ұйымдастырушылық сипаттағы құжат. Ол бұйрық, нұсқау, жарлық сияқты актілердің орындалу тәртібін түсіндіреді.
Нұсқауға кім қол қояды?
Нұсқауға қол қою құқығы бірінші басшыға және бас мамандарға беріледі.
Нұсқаудың мәтіндік құрылымы
Нұсқаудың мәтіні бұйрықтағыдай белгілеуші және жарлық бөліктерінен тұрады.
Белгілеуші бөлік
Әдетте мына тіркестермен басталады:
- «Орындау мақсатымен»
- «Соған сәйкес»
- «Мақсатында»
Жарлық бөлік
Бұйрықтағыдай құрылады: нақты тапсырмалар, жауаптылар және мерзімдер айқын көрсетілуі тиіс.
Жарлық дегеніміз не?
Жарлық — басқарудың шұғыл мәселелері бойынша шығарылатын құқықтық акт. Оған директордың орынбасарлары және өз өкілеттілігі шегінде құрылымдық бөлімше басшылары қол қоя алады. Жарлықтың мәтіні де бұйрықтағыдай құрамдас бөліктерден тұрады.
Сапа өлшемі
Жарлық құжатының сапасы оның пішімі дұрыс болуымен ғана емес, мазмұны толық, анық және дәл болуымен де анықталады.
Бұйрық пен жарлық құрастыруда жиі кездесетін қателер
Тәжірибе көрсеткендей, құжаттарды дайындау барысында төмендегідей олқылықтар жиі жіберіледі:
-
Құжатты шығаруға себеп болған дәлелдерді талдаудың орнына, қабылданған шешімге байланысты басшыны «ақтау» басым болып кетеді.
-
Құжат бір мезгілде бірнеше адамға немесе бірнеше бөлімшеге қатысты болып, кімнің нені орындауы керектігі нақты көрсетілмейді.
-
Құжат не шамадан тыс нақты болып, орындаушының бастама көтеру ынтасын жояды, не орындаушыға бұрыннан таныс жолдар мен әдіс-тәсілдерді қайта тізбелейді.
-
Құжатта оны орындауға жауапты адамдар аталмайды және орындалу мерзімі көрсетілмейді.
-
«Деңгейін көтеру керек», «жоғарылату қажет», «төмендету қажет» сияқты жалпылама нұсқаулар беріледі. Нақты адресат пен мерзім көрсетілмегендіктен, мұндай тапсырмалардың орындалуын бақылау қиынға соғады.
Маңызды ескерту
Мұндай «жалпылама басшылық» — тиімсіз әдет. Басқарудың жетілмеген шешімдері көбіне басшының біліктілігі төмен екенін аңғартады.
Хаттама: не үшін қажет және қалай жасалады?
Мәселелерді талқылаудың барысы және алқалық органдардың отырыстарында, кеңестерде, жиналыстарда, мәжілістерде қабылданған шешімдер хаттамаларда белгіленеді.
Хаттама — жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда және алқалық органдар мәжілістерінде мәселені талқылау мен шешім қабылдау барысы туралы мәлімет беретін құжат.
Хаттама қандай негізде толтырылады?
- Мәжіліс барысының жазбалары
- Стенограммалар
- Дыбыстық жазбалар және дайындық материалдары (баяндамалар, сөйлеулер, анықтамалар мәтіндері, қаулы/шешім жобалары)
- Ұйымдастыру құжаттары (күн тәртібі, тіркелім қағаздары, келісім қағаздары және т.б.)
Стенограмма болса
Егер мәжіліс стенограммаға жазылса, стенограмма мәтіні рәсімделіп, куәландырылады және хаттамамен бірге сақталады.
Архив талаптары
Кино-, фото-, бейне- және аудио-құжаттарды сақтау бойынша Мемлекеттік архивтің арнайы ережелері қолданылады.
Хаттаманың түрлері
Толтыру тәсілі мен көлеміне қарай хаттамалар:
- Стенографиялық (толық жазба)
- Фонографиялық (аудиожазбаға сүйеніп)
- Конспектілік (қысқаша жазба)
- Ықшамдалған (сөйлеген сөздердің мазмұны берілген қысқа нұсқа)