Бухгалтерлік есепті ұйымдастыру

Ақшалай қаражатты басқару қаржы нарығындағы күрделі жағдайлар жағдайында ерекше маңызға ие. Бәсекеге қабілетті болу үшін фирмаға технологиялық процестерді уақыт талабына сай жаңғырту және одан әрі дамыту мақсатында жеткілікті ақшалай ресурс қажет. Сондықтан ақшалай қаражат пен олардың баламаларын дұрыс ашып көрсету және сыныптау мекеменің өтімділігін дәл бағалау үшін шешуші рөл атқарады.

Негізгі анықтамалар

Ақшалай қаражат: 4 бухгалтерлік есеп стандарты бойынша — кассадағы және банктегі шоттардағы қолма-қол ақша.
Ақшалай қаражат қозғалысы: Операциялық, инвестициялық және қаржылық қызмет нәтижесінде ақшаның түсуі мен жұмсалуы.
7 қаржылық есеп беру стандарты бойынша құрам: Ақшалай қаражатқа қолма-қол ақша және талап етілгенге дейінгі салымдар кіреді.

Касса және кассалық тәртіп

Кассадағы ақшалай қаражатты сақтау, жұмсау және есепке алу тәртібі есеп саясатына сәйкес ұйым дербес әзірлейтін кассалық операцияларды жүргізу ережелерімен реттеледі. Касса — ақшаның сақталуын қамтамасыз ететін арнайы жабдықталған бөлме.

Қауіпсіздік талаптары

Операция кезінде есіктер ішкі жағынан жабылады.
Сейф пен темір шкаф кілттері кассирде сақталады.
Кілттердің көшірмелері мөрленген пакетте ұйым басшысында болады.

Кассирдің жауапкершілігі

Кассалық операцияларды материалдық толық жауапкершілік жүктелген кассир жүргізеді.
Тағайындау туралы бұйрықтан кейін басшы кассирді тәртіппен таныстырып, толық жеке жауапкершілік туралы шарт жасайды.
Кассир жоқ кезде, осындай шарт жасасқан бухгалтер кассалық операцияларды атқарады.

Банктен қолма-қол ақша алу тәртібі

Ұйымдар есеп айырысу шоттарынан қолма-қол ақша алу үшін банк беретін чектік кітапшаны пайдаланады. Чекте алынатын соманың мақсаты көрсетілуі тиіс (еңбекақы, жәрдемақы, шаруашылық шығындары және т.б.). Қолма-қол ақша алу үшін ұйым банкке алдын ала қажетті сомаға өтінім (тапсырыс) жолдайды.

Маңызды қағида

Қолма-қол ақша алу құжаттарында соманың тағайындалуы нақты әрі дәл көрсетілуі қажет. Бұл мақсатты пайдалануды бақылауды жеңілдетеді және есептіліктің сапасын арттырады.

Кассалық операцияларды құжаттау және есепке алу

Кіріс және шығыс құжаттары

Кірістік кассалық ордер (ККО), ф. №КО-1

Қолма-қол ақша қабылдау ККО арқылы ресімделеді.
Бухгалтерия бір данада жазады; бас бухгалтер (немесе уәкілетті тұлға) және кассир қол қояды.
Құжат тіркеу журналында тіркеледі; түбіртек ақша тапсырушыға беріледі, ордер кассада қалады.

Шығыстық кассалық ордер (ШКО), ф. №КО-2

Қолма-қол ақша беру ШКО арқылы немесе оны алмастыратын құжаттармен рәсімделеді (төлем ведомосі, өтініш және т.б.).
Ақша беру туралы құжаттарға ұйым басшысы және бас бухгалтер қол қояды.
Фискалдық коды бар бақылау-кассалық аппарат арқылы рәсімдеу жағдайлары ескеріледі.

Құжаттарды толтыру талаптары

ККО, ШКО сиямен немесе шарикті қаламмен (қызыл және жасыл түстерден басқа) анық әрі түсінікті толтырылады немесе баспа түрде дайындалады.
Түзетулерге жол берілмейді.
Құжатта операцияның негізі және қоса тіркелетін құжаттар міндетті түрде көрсетіледі.
ККО, ШКО кассаға берілгенге дейін №КО-3 тіркеу журналында тіркеледі.
Кассалық ордерлер бойынша ақша қабылдау және беру тек құжат жасалған күні жүзеге асырылады.

Кассирдің тексеру міндеттері

Құжатта бас бухгалтердің қолының барын және дұрыстығын тексеру (ШКО бойынша — басшының қолын да).
Рәсімдеудің дұрыстығын бағалау.
Құжатта көрсетілген тіркемелердің толық болуын тексеру.

Егер талаптардың кемінде бірі орындалмаса, кассир құжаттарды бухгалтерияға қайтарып береді.

Кассалық кітап және кассирдің есебі

Түсу және жұмсау бойынша барлық операцияларды кассир бір жылға ашылатын кассалық кітапқа (ф. №КО-4) тіркейді. Кітап ашылғанда барлық парақтары нөмірленіп, жіппен тігілеп бекітіледі, ал парақтардың жалпы саны соңғы бетте көрсетіледі. Кітап мөрленіп, бас бухгалтер мен ұйым басшысының қолдарымен бекітіледі.

Жүргізу тәртібі

Жазбалар көшірме арқылы 2 данада жүргізіледі.
Күн басында кассадағы қалдық көрсетіледі.
Күн соңында кассир қорытынды шығарып, соңғы қалдықты анықтайды.

Есепті тапсыру

Кітап беттерінің екінші данасы жыртылып, кассирдің есебі ретінде бухгалтерияға тапсырылады.
Есеп бастапқы құжаттармен (ККО, ШКО) бірге беріледі.
Операциялар аз болса, кассалық есеп 3–5 күнде бір рет жасалуы мүмкін.

Тәуекел және жауапкершілік

Егер алушының қолхаты жоқ ШКО бойынша кассадан ақша берілгені анықталса, бұл сома касса кем шығуы болып танылады және кассирден өндіріліп алынады.

Егер қолма-қол ақша ККО арқылы кіріске алынбаса, ол касса артығы болып есептеледі және ұйым кірісіне қосылады.

Синтетикалық есеп: шоттар және жазбалар

Кассалық операциялардың синтетикалық есебі 45 «Кассадағы қолма-қол ақша» бөлімшесінде жүргізіледі. Оның құрамына 451 «Кассадағы қолма-қол ұлттық ақша» және 452 «Кассадағы қолма-қол шетелдік валюта» шоттары кіреді. 451 және 452 шоттарындағы операцияларды көрсетуге кассалық есептер (кассалық кітаптың жыртылған екінші даналары) негіз болады.

Дебет

451/452 шоттарының дебеті бойынша кассаға түскен қолма-қол ақша сомасы көрсетіледі.

Кредит

451 шотының кредиті бойынша кассадан төленген ақшалай қаражат сомасы жазылады.

Журнал-ордер

Кассалық есептердің деректері корреспонденттік шоттар бойынша №1 журнал-ордерге (шығыс) және №1 тізімдемеге (кіріс) күн сайын немесе 3–5 күнде бір рет жазылады.

Шетелдік валютамен кассалық операциялар

Заңнама рұқсат еткен жағдайларда ұйымдар шетелдік валютамен кассалық операциялар жүргізе алады. Шетелдік қолма-қол валюта есебі 9 БЕС «Шетелдік валюта операциялары есебі» талабына сәйкес 452 шотта көрсетіледі. Әр валюта түрі бойынша операцияларды бөлек көрсету үшін шетел валютасында жеке кассалық кітап жүргізу қажеттігін ескерген жөн.

Бағамдық айырма

Теңге бағамы төмендегенде: Д452 К725.
Теңге бағамы өскенде: Д844 К452.
Жазбалар операция жасалған күнгі ҚР Ұлттық банкінің бағамымен теңгеге қайта есептеліп көрсетіледі.

Кассаны түгендеу: бақылау және құжаттау

Кассадағы ақшалай қаражаттың нақты бар-жоғын анықтау үшін түгендеу жүргізіледі: қолма-қол ақша толықтай саналады, сондай-ақ қатаң есептегі бланкілер парақтап есептеледі. Түгендеу қорытындылары «Ақшалай қаражаттың бар-жоғын түгендеу актісімен» рәсімделеді және мекеме басшысы бекіткен ережелерге сәйкес өткізіледі.

Түгендеу қалай өткізіледі

Әдетте кенеттен жүргізіледі; кассир және бас бухгалтер қатысады.
Бірнеше касса болса, түгендеу басталғанға дейін мөрленіп жабылады.
Кассир түгендеу сәтіне кассалық есеп жасап, қалдықты кассалық кітап бойынша шығарады.
Кассирден барлық кірістік құжаттар тапсырылғаны және кіріске алынбаған/есептен шықпаған сома жоқ екені туралы қолхат алынады.

Акт және нәтижелер

Ақша саналғаннан кейін түгендеу актісі жасалады.
Нәтижелер бухгалтерлік есеп деректерімен және кассалық кітап мәліметтерімен салыстырылады.
Актте кассирдің түсініктемесі және ұйым басшысының шешімі (резолюция) көрсетіледі.
Акт 2 данада жасалып, комиссия және материалдық жауапты тұлға қол қояды: бір данасы бухгалтерияға, екіншісі жауапты тұлғада қалады.

Қатаң есептегі құжаттар

Қатаң есептегі құжаттар мен бланкілер (әуе және теміржол билеттері, бензин талондары және т.б.) кассада сақталса, олар да түгендеу барысында бөлек тексеріледі: басқа құндылықтармен бірге қаралып, парақтап саналады.

Қорытынды

Ақшалай қаражатты дұрыс тану, жіктеу, құжаттау және бақылау — ұйымның өтімділігі мен қаржылық тәртібінің өзегі. Кассалық құжаттардың талапқа сай ресімделуі, кассалық кітаптың дұрыс жүргізілуі, шоттар бойынша жүйелі есеп және уақытылы түгендеу қолма-қол ақшамен байланысты тәуекелдерді төмендетіп, есептіліктің сенімділігін қамтамасыз етеді.