Қазақша рефераттар

Хаттама

Хаттама деген не?

Хаттама — жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда және алқалық органдар мәжілістерінде мәселені талқылау мен шешім қабылдау барысын тіркейтін ресми құжат. Ол талқылаудың қалай өткенін, қандай ұсыныстар айтылғанын және қандай қаулылар қабылданғанын дәл әрі түсінікті түрде көрсетеді.

Неге маңызды?

  • Талқылау мен шешімдердің ресми дәлелі ретінде қызмет етеді.
  • Қабылданған қаулылардың заңды негізін бекітеді және орындауды бақылауға мүмкіндік береді.
  • Қатысушылар құрамы мен дауыс саны сияқты деректер арқылы шешімнің легитимділігін растайды.

Хаттаманың түрлері

Толтыру тәсілі мен көлеміне қарай хаттамалар стенография, фонография, конспект түрінде немесе сөйлеген сөздердің мазмұны толық жазылмайтын ықшам форматта рәсімделуі мүмкін. Хаттаманың қаншалықты толық жүргізілетінін жиналыстың өзі айқындайды.

Қысқа хаттама

Қысқа хаттамада күн тәртібі, сөйлеушілердің аты-жөні, сөздерінің тақырыбы және қабылданған шешімдер көрсетіледі. Сөйлеген сөздердің толық мәтіні берілмейді.

  • Күн тәртібі
  • Сөйлеушілер және тақырыптары
  • Қабылданған шешімдер

Толық хаттама

Толық хаттамада сөйлеген сөздер толық көлемде немесе мазмұны кеңейтілген түрде беріледі. Бұл формат маңызды мәселелер бойынша дәлдік пен айқындық қажет болғанда қолданылады.

  • Баяндамалар мен пікірлердің толық жазбасы
  • Талқылаудың толық барысы
  • Қорытынды қаулылар

Заңдылық жарамдылығы: неге назар аудару керек?

Хаттаманың заңдылық жарамдылығы құжатта барлық қажетті деректердің болуы, олардың дұрыс толтырылуы және көрсетілген мәліметтердің шындыққа сәйкестігі арқылы анықталады. Мәселен, қатысушылар санының көрсетілуі өте маңызды: ол қабылданған шешімнің жеткілікті дауыс санымен қабылданғанын дәлелдейді.

Құрылымы

Кіріспе бөлік

Қатысушылар құрамы, шақырылғандар және күн тәртібі көрсетіледі.

Негізгі бөлік

Тыңдалған мәселелер, сөйлеген сөздер және қабылданған қаулылар беріледі.

Қорытынды бөлік

Мәжіліс соңында төраға мен хатшы қол қояды.

Ресми хаттаманың міндетті құрамдас бөліктері

Басқарудың алқалық органдарының ресми мәжілістерінің хаттамалары әдетте бірізді үлгі бойынша рәсімделеді. Төмендегі деректердің толық әрі сауатты көрсетілуі құжаттың айқындылығын және құқықтық күшін күшейтеді.

  1. 1 Қағаздың орта тұсына құжаттың атауы және рет саны (нөмірі) жазылады.
  2. 2 Оның астына мекеме, ұйым немесе оқу орнының атауы көрсетіледі.
  3. 3 Өткізілген орны (қала, ауыл, аудан, орталық т.б.) және жиналыс күні, айы, жылы жазылады.
  4. 4 Жиналысты басқаруға сайланған төраға мен хатшының аты-жөні беріледі.
  5. 5 Қатысқандар мен шақырылғандардың тізімі көрсетіледі.
  6. 6 Күн тәртібіндегі мәселелер нақты белгіленеді.
  7. 7 Негізгі мәтінде бөлімдер ретімен беріледі: «Тыңдалды», «Сөйледі» (немесе «Сөйлеушілер»), «Шешім».
  8. 8 Құжат соңында мәжіліс төрағасы мен хатшы қол қояды.