Қазақша рефераттар

Басқару процесiнiң мазмұны

Басқару ұғымы және оның мәні

Басқару — адамдардың кәсіби қызметі. Оның мәнін ашу үшін қысқаша анықтамаға сүйенеміз: басқару — ұжымдағы адамдарға және жекелеген қызметкерлерге олардың бірлескен еңбек процесінде мақсатты, жүйелі ықпал ету.

Осы анықтама бірнеше маңызды қорытындыға алып келеді. Біріншіден, басқару — бұл ықпал ету, демек белгілі бір билік пен өкілеттік қажет. Екіншіден, мақсаттылық басқарудың негізгі міндеті — ұжымның қойған мақсатына жетуін қамтамасыз ету екенін білдіреді; ал мақсат қоюдың өзі де басқарудың міндеті. Үшіншіден, жүйелілік басқарудың бір реттік емес, үздіксіз жүзеге асырылуын талап етеді.

Басқарудағы әрекеттердің осы тізбектілігі басқару процесі деп аталады. Әртүрлі деңгейлердегі басқару процестерінің күрделілігіне қарамастан, Д.Н. Бобрышев оны былайша жалпылайды: басқару процесі — шешім әзірлеу және қабылдау, оны орындауды үйлестіру, орындалу барысын бақылау әрекеттерін бірізді жүзеге асыру.

Басқару кәсіпорындарда, мекемелерде, қызмет көрсету және өндіріс салаларында — адамдар еңбек ететін кез келген ұйымда қолданылады. Ол мемлекеттік деңгейде де, шаруашылық ұйымында да бірдей логикамен жүреді. Мәселен, стратегиялық және жедел мәселелерді шешуде «стратегиялық басқару», «жедел басқару» терминдері қолданылуы мүмкін, бірақ басқарудың мазмұны өзгермейді.

Басқару қызметтері: классика және қазіргі көзқарас

Басқару циклі нақты жұмыстардың жиынтығынан тұрады. Бұл жұмыстар басқару қызметтері (функциялары) деп аталады: белгілі бір басқару әрекетін орындауға арналған арнайы әдістер мен ұйымдастыру жұмыстарының кешені.

А. Файоль басқаруды мынадай қызметтер арқылы түсіндірген: болжау және жоспарлау, ұйымдастыру, өкім беру, үйлестіру және бақылау. Кейінгі әдебиеттерде бұл жіктеу әртүрлі толықтырылып, нақтыланды.

«Функция» ұғымының мағынасы

«Функция» көп мәнді термин. Философияда ол объектілер арасындағы тәуелді байланысты білдірсе, социологияда әлеуметтік институттың қоғамдағы қажеттілікті орындау рөлін сипаттайды. Басқару теориясында «функция» көбіне міндет, әрекет, жұмыс түрі мағынасында қолданылады.

Басқару қызметтерінің өзіндік мазмұны бар және олар дербес жүзеге асырылады. Дегенмен практикада олар өзара тығыз байланысып, жиі қабаттасып жатады: шешім қабылдау, орындауды ұйымдастыру, үйлестіру, бақылау және келесі шешімді әзірлеу — бір жүйеге бірігеді.

«Менеджмент негіздері» еңбегінің авторлары (М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури) басқару процесін әмбебап төрт қызмет арқылы сипаттайды: жоспарлау, ұйымдастыру, мотивация және бақылау. Бұл қызметтер коммуникация және шешім қабылдау процестерімен бірлікте орындалады.

Басқару процесінің мазмұны: төрт негізгі қызмет

Жоспарлау

Жоспарлау — басқару қызметтерінің ішіндегі ең маңыздысы. Ол ұйымның және бөлімшенің мақсаттарын таңдап, сол мақсаттарға жетудің жолдарын айқындаудан тұрады.

Жоспарлау үш сұраққа жауап береді:

  • Қазір қайдамыз? Қаржы, маркетинг, өндіріс, ҒЗТКЖ, еңбек ресурстары сияқты салалардың күшті және әлсіз жақтарын бағалау.
  • Қайда баруымыз керек? Бәсеке, клиенттер, заңдар, саясат, экономика, технология және әлеуметтік-мәдени өзгерістерді ескере отырып бағыт белгілеу.
  • Қалай жетеміз? Жалпы және нақты жағдайлар үшін мақсатты орындаудың тәсілдерін таңдау.

Жоспарлау бір реттік әрекет емес. Көп ұйымдар ұзақ өмір сүру үшін мақсаттарын уақыт өте қайта қарап, жаңартып отырады. Сонымен қатар, сыртқы ортадағы белгісіздік жоспарларды тұрақты түрде түзетуді талап етеді.

Ұйымдастыру

Ұйымдастыру — мақсатқа жету үшін құрылым құру. Жоспар орындалуы үшін ұйымға көптеген элементтер қажет, ал жұмысты адамдар атқарғандықтан, міндеттерді нақты бөліп беру — шешуші шарт.

Басшы жекелеген қызметкерлерге тапсырмалар жүктеп, оларға белгілі бір өкілеттік (ұйым ресурстарын пайдалану құқығы) береді. Мұның барлығы жауапкершілікті бекітіп, міндеттердің орындалуын нақтылайды.

Мотивация

Егер қызметкерлер өз міндетін орындамаса, ең жақсы жоспар мен ең жетілген құрылымның өзі нәтиже бермейді. Сондықтан мотивацияның міндеті — ұйым мүшелерін жоспарға сәйкес әрекет етуге ынталандыру.

Тарихи тұрғыдан мотивация көбіне жазалау және марапаттау арқылы түсіндірілді, кейін ұзақ уақыт «жалақы болса — адам міндетті түрде жан аямай жұмыс істейді» деген сенім үстем болды. Алайда мінез-құлық ғылымдары таза экономикалық ықпал жеткіліксіз екенін көрсетті.

Қазіргі түсінік бойынша мотивация — ішкі талаптанудың іске асуына ықпал ететін өзгермелі қажеттіліктердің күрделі жиынтығы. Басшы қызметкерге не қажет екенін анықтап, сол қажеттіліктердің қанағаттануын тиімді еңбек нәтижелерімен байланыстыруы тиіс.

Бақылау

Сыртқы және ішкі өзгерістер жоспарланған бағытты күтпеген түрде бұруы мүмкін. Сондықтан бақылаудың міндеті — ұйымға елеулі зиян келмей тұрып, ауытқулардың себептерін уақтылы анықтау және түзетуге мүмкіндік беру.

Мақсатты анықтау процесі

Басқарудың бастапқы нүктесі — мақсат қою. Мақсаткерлік басқару жүйесінің негізгі қасиеттерінің бірі болып саналады. Басқару мақсаты ұйым ресурстары мен қоғамдық қажеттіліктерге сүйене отырып шешімдерді негіздеуде ерекше рөл атқарады.

Мақсатты анық тұжырымдаудың психологиялық мәні де бар: ол ұжымның өз ісіне сенімін арттырады, жетістіктерді салыстыруға мүмкіндік береді, әрбір орындалған мақсаттан қанағат алуға жағдай жасайды. И.П. Павлов мақсат рефлексінің маңызын ерекше атап өткен: ол адамның өмірлік энергиясының негізгі нышандарының бірі.

Ұйым мақсаттарының «мақсаттар ағашы»

Ұйымда әртүрлі мақсаттар болуы мүмкін. Мысалы, кәсіпорынның басты міндеті — белгілі бір көлемде өнім шығару немесе қызмет көрсету. Бұл басты мақсат бірнеше бағынышты мақсаттарға бөлінеді: өндірісті дамыту және тиімділікті арттыру, ғылыми-техникалық прогресті енгізу, еңбек өнімділігін өсіру, ресурсты үнемдеу, табысты көбейту, ұжымның әлеуметтік дамуы, әлеуметтік әділеттілік, қоршаған ортаны қорғау.

Мақсаттарды графикалық түрде «мақсаттар ағашы» ретінде көрсетуге болады: негізгі мақсат — діңгек, оған жету жолдары — бұтақтар, ал ең төмен деңгей — жапырақтар мен жемістер. Принцип — қажетті минимуммен шектеліп, мақсаттарды шамадан тыс көбейтпеу.

Мақсат пен оған жету амалдары өзара байланысты: бір деңгейдегі «амал» келесі деңгейде дербес мақсатқа айналуы мүмкін.

Тиімді мақсаттың негізгі сипаттамалары

  • Нақтылық және өлшемділік: мақсат нақты көрсеткіштермен белгіленсе, шешім қабылдау мен нәтижені бағалау дәл болады.
  • Уақыт көкжиегі: мақсат қысқа (әдетте 1 жылға дейін), орта (1–5 жыл) немесе ұзақ мерзімге (шамамен 5 жыл және одан көп) жоспарланады.
  • Қолжетімділік: ресурстар тапшылығы немесе сыртқы факторлар тым биік мақсаттарды орындалмайтын етуі мүмкін; бұл ынтаны төмендетеді.
  • Үйлесімділік: бір мақсатқа жету әрекеттері басқа мақсаттардың орындалуына кедергі келтірмеуі тиіс.

Басқару процесінің типтері

Кәсіпорын қызметінің мақсаттық бағытын білу қажет. Осы бағыттың сипатына қарай басқару процесі практикада үш типтің бірі ретінде (немесе олардың үйлесімі ретінде) көрінеді.

1) Мақсатты басқару

Бұл типте шешуші рөлді мақсат қояды: ұйымның жалпы мақсаты бөлімшелер мен қызметкерлер деңгейіне дейін жіктеледі. Нәтижесінде талаптар айқындалып, дербес шешім қабылдау мүмкіндігі кеңейеді және нәтижеге жету ынтасы артады. Әдетте ол кәсіпорынды қайта құру, қайта жарақтандыру, жаңа өнімге көшу сияқты ірі біржолғы шараларда тиімді.

2) Бағдарламалық басқару

Нақты тапсырмалар мұқият ойластырылып, бөлімшелердің жедел әрекеті және олардың өзара байланысы белгіленеді. Тапсырмалар жиынтығы басқару бағдарламасын құрайды. Оның артықшылығы — жұмысты кідіріссіз бастауға, «осал тұстарды» ерте анықтауға және ресурстарды қайта бөлуге мүмкіндік береді. Күрделі құрылыс, көп бөлшекті өнім шығару, жоспардан тыс және жедел жұмыстарда жиі қолданылады.

3) Жағдайлық басқару

Бұл тәсіл мақсаттары тұрақты, сирек өзгеретін және технологиясы толық меңгерілген өндірістерде көбірек қолданылады. Негізгі міндет — өндірістегі іркіліс пен қолайсыз ауытқулардан ең аз шығынмен, барынша тез шығаратын шешім табу.

Іс жүзінде бұл типтер «таза күйінде» сирек кездеседі: басқару деңгейлері әртүрлі ұйымдарда олар жағдайға қарай бөлек те, біріктіріле де қолданылады. Соның мысалы — бағдарламалық-мақсатты басқару: мақсаттар жүйесі жасалып, нақты бағдарламалар арқылы іске асырылады.

Сыртқы ортаны бағалау және талдау

Басшы мақсатты айқындағаннан кейін стратегиялық жоспарлаудың диагностикалық кезеңіне өтеді. Бұл кезеңде сыртқы орта әдетте үш параметр бойынша зерделенеді:

  • Ағымдағы стратегияның әртүрлі аспектілеріне ықпал ететін өзгерістерді бағалау.
  • Ағымдағы стратегияға қауіп төндіретін факторларды анықтау.
  • Жоспарды түзету арқылы ұйым мақсатына жетуге мүмкіндік беретін факторларды айқындау.

Талдау не береді?

Сыртқы ортаны талдау стратегиялық жоспар жасаушыларға ұйымнан тыс факторларды бақылауға, қауіпті алдын ала байқауға және мүмкіндіктерді дер кезінде пайдалану үшін бағыт таңдауға көмектеседі.

Ол, негізінен, мына сұрақтарға жауап іздейді: ұйым қазір қайда, болашақта қайда болуы тиіс және сол жерге жету үшін не істеу қажет?

Негізгі сыртқы факторлар

  • Экономикалық: инфляция/дефляция, жұмыспен қамту, төлем балансы, салық мөлшерлемелері.
  • Саяси: нормативтік актілер, мемлекеттік саясат, сауда келісімдері, жалдау шектеулері.
  • Нарықтық: демография, өмірлік цикл, нарыққа ену жеңілдігі, табыс бөлінісі, бәсеке деңгейі.
  • Технологиялық: өндіріс технологиясындағы өзгерістер.
  • Халықаралық: халықаралық нарықтағы өзгерістерді тұрақты бақылау.
  • Әлеуметтік-мінез-құлықтық: қоғамның құндылықтары, күтулері, тұтынушы мүддесін қорғау, әйелдердің рөлі және т.б.

Бәсекелестерді талдау (Портер логикасы)

Бәсекелестерді диагностикалауда төрт элементке назар аударылады:

  1. Бәсекелестердің болашақ мақсаттарын талдау.
  2. Ағымдағы стратегиясын бағалау.
  3. Саладағы алғышарттарға және жұмыс істейтін компаниялардың ерекшеліктеріне шолу.
  4. Күшті және әлсіз жақтарын мұқият зерттеу.

Нақтылаушы сұрақтар:

  • Бәсекелес өз қазіргі жағдайына қанағаттана ма?
  • Стратегияда қандай өзгерістер жасауы мүмкін?
  • Оның осал жері қайсы?
  • Ол тараптан қандай ірі әрі ықпалды әрекеттер болуы мүмкін?

Сыртқы ортаны талдаудан кейін басшы ұйымның күшті және әлсіз жақтарын бағалайды. Ол үшін жиі SWOT-талдау қолданылады: ішкі мүмкіндіктер мен кемшіліктерді, сондай-ақ сыртқы мүмкіндіктер мен қатерлерді бір жүйеде көруге мүмкіндік береді.

Ішкі ортаны бағалау және талдау

Ішкі ортаны талдау ұйымның сыртқы мүмкіндіктерді пайдалану қабілетін, сондай-ақ өзіндегі әлсіз тұстарды уақтылы анықтаудың маңызын көрсетеді. Ішкі проблемаларды диагностикалау көбіне басқарушылық тексеру ретінде жүргізіледі.

Басқарушылық тексерудің негізгі бағыттары

Маркетинг

  • Нарық үлесі және бәсекеге қабілеттілік.
  • Өнім ассортименті мен сапасы.
  • Нарықтық демографиялық көрсеткіштер.
  • Сату алдындағы және сатудан кейінгі сервистік бақылау.
  • Нарықтық зерттеу және ізденіс.
  • Өткізу тиімділігі, жарнама, тауар қозғалысы.
  • Пайда көрсеткіштері.

Қаржы және бухгалтерлік есеп

Қаржылық жағдайды талдау ұйымның бәсекелестермен салыстырғандағы ішкі мүмкіндіктері мен әлсіз тұстарын айқындауға көмектеседі.

Операциялар (өндіріс)

Ұйымның ұзақ өмір сүруі үшін операцияларды басқаруды үздіксіз тексерудің маңызы ерекше. Негізгі сұрақтар:

  • Бәсекелестермен салыстырғанда өнімді өндіруді немесе қызмет көрсетуді төмен бағамен жүзеге асыра аламыз ба? Болмаса, себебі неде?
  • Жаңа материалдарды алу мүмкіндігі қандай?
  • Жабдықтар қуаты қазіргі талапқа сай ма және сенімді жұмыс істей ме?
  • Сатып алу, қорларды басқару және жабдықтауды ұйымдастыру қаншалықты тиімді?

Ескерту: бастапқы мәтін осы бөлімнің соңында үзіледі; мазмұны сақталып, сөйлемдер редакциялық түрде толық логикамен аяқталды.

Адам ресурстары

Қызметкерлерді іріктеу, оқыту, бағалау, еңбекақы және ынталандыру жүйесінің тиімділігі ұйым стратегиясын жүзеге асыру қабілетіне тікелей әсер етеді.

Корпоративтік мәдениет және ұйым бейнесі

Ішкі құндылықтар, басқару стилі, коммуникация сапасы және ұйымның сыртқы беделі өзгерістерге бейімделу мен нәтижеге жету жылдамдығын анықтайды.

Жоспарды табысты орындау үшін ұйым өз мүмкіндіктері мен әлсіз тұстарын, сондай-ақ сыртқы ортадағы қауіптер мен мүмкіндіктерді толық әрі шынайы бағалауы тиіс.