EXCEL ПРОГРАММАСЫН ПАЙДАЛАНУ

Excel электрондық таблицасы мәліметтер базасы режимінде жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Әрине, оның мүмкіндіктері арнайы жасалған мәліметтер базасынан гөрі әлсіздеу, дегенмен мұнда да көптеген жұмыстар істеуге болады. Біз мәліметтер базасынан, әр түрлі белгілері бойынша керекті информацияны іздеуді және оларды сұрыптауды қалай жүзеге асыруға болатынын қарастырамыз. Осыларды түсіндіру үшін мысал: күн жүйесінің планеталары туралы мәліметтерді кестеге толтырайық та, оны Exсеl деген файлға жазып сақтап қоялық.
Бұл кестеде пайдаланылған өлшеу бірліктері мынадай: - орбита бойынша айналу периоды - жылмен (жердегі) өлшенеді;
- күннен арақашықтығы - млн км-мен өлшенеді;
- зкваториалдық диаметрі - мың км-мен өлшенеді;
- массасы – х1024кг-мен өлшенеді.
2. Мәліметтер базасының негізгі ұғымдары
Кестенің А2:Ғ12 аймағын мәліметтер базасы ретінде қарастыруға болады. Бұл кестенің А, В, С, D, Е, F бағаналары өрістер, ал 3-12 жолдары - жазбалар деп аталады.
Мәліметтер базасының құрылымына мынадай талаптар қойылады; мәліметтер базасының бірінші қатарында қайталан-байтын өріс атаулары орналасуы тиіс;
- мәліметтер базасының қалқан қатарлары бос болмай, онда жазбалар орналасуы тиіс:
- өріс бойымен орналасқан мәліметтер біртектес болуы тиіс, якии олар тек сандардан немесе тек мәтіндерден тұруы тиіс. Кез-келген мәліметтер базасымен атқарылатын негізгі жұмыс оның құрамынан белгілі бір критерийлерге (айрықша белгілерге) байланысты қажетті ақпаратты іздеп табу.

3. Мәліметтерді сүзгіден өткізу
Мәліметтер Сүзгі (Данные Фильтр) меню командасы керекті жазбаларды сүзгіден өткізуге мүмкіндік береді. Сүзгіден өткізу автоматты түрде - Автофильтр арқылы және қолмен де - Күшейтілген (Усиленный) түрде жүргізуге болады.
3.1. Автосүзгіні пайдалану
Автофилырді пайдалану кезінде курсорды мәліметтер базасы тұрған аймаққа алып барып, оны ерекшелеу керек. Содан кейін Мәліметтер==>Сүзгі=>Автосүзгі командаларын орындау барысында өріс атаулары маңында төмен қарай бағытталған тіл сызық бейнелі батырмалар пайда болады. Белгілі бір батырмаларды басу арқылы мәліметтерді сүзгілеу критерийлерін беруіге болады. Сол кезде пайда болатын ішкі менюдегі Барлығы (Все) деген сөзді таңдау сүзгіден өткізу ісін жүзеге асырмайды ал Баптау (Настройка) пунктін таңдау экранға сұхбат терезесін шақырып, онда сүзгіден өткізу (фильтрация) параметрлерін тағайындайды. Әрбір өріс элементтерін таңдау үшін логикалық және не немесе функциялары арқылы байланысқан екі бірдей шарт беруге болады.
Біздің мысалымызда Автосүзгіні пайдаланып, К немесе Ю әріпінен басталатын массасы 600*1024 кг мөлшерінен кем болмайтын планеталарды іздеуге болады. Ол үшін Мәліметтер => Сүзгі => Авгосүзгі (Данные =>Фильтр => Автофильтр) командаларын орындаймыз.
Планета өрісінде тұрған батырманы басайық та, Баптау (Настройка) пунктін таңдайық. Сұқбат терезесінде өзіміз қоятын шартқа сәйкес: "=К*" НЕМЕСЕ "=Ю*" критерийін енгізіп, ОК-ны басу керек.
Мәліметтер базасында тек Күн мен Юпитер планеталары қалғанын көреміз. Егер де біз енді Масса өрісіндегі батырманы басып, онын Баптау (Настройка) пунктін таңдап, сұхбат терезесіне басқа критерий (<2000) енгізсек, онда тізімде тек Юпитер планетасы қалғанын көреміз.
Алғашқы мәліметтер бағанасын қарап шығу үшін Мәліметтер=>Сүзгі => Бәрін көрсету (Данные => Фильтр =›Показать все)
Күшейтілген сүзгі арқылы орындау
Күшейтілген сүзгіні пайдаланғанда алдымен үш аймақты анықтап (даярлап) алу қажет.
- тізім аралығы — мәліметтер базасы аймағы (А2:Р12);
- критерийлер аралығы - сүзгіден өткізу критерилері берілетін аймақ (A14:F15);
- шығарып алу интервалы — сүзгіден өткізу нәтижелері пайда болатын аймақ (A17:F21).
Барлық аралықта өріс атаулары дәл сәйкес болуы керек.
Сүзгіден өткізу әрекеттерін орындау үшін Мәлімет-тер=>Сүзгі=>Кеңейтілген сүзгі (Данные=>Фильтр=> Расширенный) меню командаларын пайдалану қажет және сұхбат терезесінде аралықтар координаты көрсетілуі тиіс.
Сүзгіден өткізу нәтижелерін шығарып алу интервалында көрсету үшін оның Нәтижесін басқа орынға көшіру (Скопировать результат в другое место) пунктін таңдау керек.
Күшейтілген фильтрді пайдаланып айналу периоды 10 жылдан (жердегі) асатын 10>) және екіден аз серіктері жоқ (^2) планеталарды іздестіріп көрейік.
Бұл есепті шығару үшін критерийлер интервалы мен шығарып алу интервалын жасаймыз. Іздеу критерийлерін (Период >30 және Серігінің саны › =2) сол критерий аралықтарына жазып қоямыз. Курсорды мәліметтер базасы аймағына орналастырып, Мәліметтер => Сүзгі => Кеңейітілген сүзгі (Данные => Фильтр=>Расширенный фильтр) командаларын орындаймыз. Нәтижені басқа орынға көшіру (Скопировать результат в другое место) пунктін таңдап алып, аралықтар берілуінің дұрыстығын (A17:F2I) тексереміз де, ОК-ны басамыз.