Факс - телефон байланыс арнасы арқылы арнайы аппаратпен алынған құжат
Факспен хат алмасу және оны ресімдеу тәртібі
Қазіргі кезде факс арқылы хат-хабар алмасу кеңінен қолданылады. Сондықтан оны дұрыс ресімдеу мәселесі өзекті. Факс — телефон байланыс арнасы арқылы арнайы аппарат көмегімен қабылданатын құжат. Мәні жағынан ол жіберілген құжаттың көшірмесі болып саналады.
Телефакс арқылы құжаттардың кез келген түрін жіберуге болады. Дегенмен, факс көбіне іскерлік әріптестер мен ұйымдар арасындағы қызметтік хат алмасудың бір түрі ретінде қолданылады.
Ресімдеу қағидалары
Факсті ресімдеу қызметтік хатты ресімдеуге ұқсас. Айырмашылығы — адресат деректемесінде пошта мекенжайымен бірге алушы қаласының коды және факс нөмірі көрсетіледі.
Негізгі ерекшелік
Адресат мәліметтері: қала коды + факс нөмірі міндетті түрде жазылады.
Аппарат автоматты түрде қоятын деректер
Қалған деректерді телефакс аппараты өзі автоматты түрде енгізеді:
- Жіберушінің коды
- Беру күні мен уақыты, сондай-ақ ұзақтығы
- Ақпарат берілген телефакстың нөмірі
- Берілген беттердің саны
Маңызды ескерту: факсті сақтау
Егер алынған факсте маңызды ақпарат болса және оны ұзақ уақыт қолдану жоспарланса, құжатты көшіріп алған дұрыс. Себебі көптеген факс аппараттарында қолданылатын қағаз өте жұқа болады және уақыт өте келе мәтіні көмескіленуі мүмкін.
Ал кәдімгі қағазды пайдаланатын қымбат факстерде мұндай мәселе сирек кездеседі — ондай жағдайда құжатты міндетті түрде көшірмелеу қажет болмауы мүмкін.