ЖІБЕРІЛГЕН ХАТТАР НӨМІРІ - жіберушінің құжатты тіркеу нөмірі

Қысқаша бағыт

Төмендегі материал іс-қағаздарын жүргізу мен ресми құжат айналымында жиі кездесетін терминдердің анықтамалық сөздігі ретінде берілді. Оқуға жеңіл болуы үшін ұғымдар әліпби ретімен топтастырылды.

Назар аударатын ұғымдар

Құжат және оның заңдық күші
Деректеме, индекс, тіркеу тәртібі
Құжат айналымы және орындауды бақылау

Оқу тәсілі

Әр термин қалың қаріппен берілді. Анықтамалар қысқа әрі мазмұнды түрде редакцияланып, біріздендірілді.

Іс-қағаздары мен құжаттандыру терминдерінің сөздігі

Анықтамалар ресми-іскерлік стильге сай түзетіліп, орфографиясы мен тыныс белгілері ретке келтірілді.

А

Адресат: Алушы.
Адресант: Жөнелтуші.
Ақпараттық-анықтамалық қор: Салалық ақпараттық қызмет көрсету мақсатында пайдаланылатын, баспа өнімдерінің жүйелендірілген жинағы және жарияланбаған ғылыми-техникалық құжаттар кешені.
Ақпараттық хат: Басқа кәсіпорындарды немесе мүдделі тұлғаларды болған факт немесе жоспарланған іс-шара туралы уақтылы ақпараттандыратын хат.
Аннотация: Түпнұсқаның қысқаша сипаттамасы.
Анықтама: 1) Белгілі бір фактіні немесе оқиғаны сипаттайтын әрі нақтылайтын құжат. 2) Биографиялық не қызметтік сипаттағы деректерді растайтын құжат.
Аспект: Құжатты іздеуге немесе одан қажетті мәліметті алуға түрткі болған жайт.

Б

Бағдарлама: Ұйымның немесе кәсіпорынның белгілі бір мерзімдегі жұмысының негізгі бағытын, ауқымды жұмыстарды жүзеге асыру кезеңдері мен мерзімдерін көрсететін құжат.
Бақылау парағы: Қарар және хат тақырыбы енгізілген құжаттарды жеке тіркеуге арналған талон.
Бастамашы құжат: Белгілі бір мәселені қарауға түрткі болған құжат.
Бланк: Анықтамалық сипаттағы мәтіні бар және толтыруға арналған бос жолдары көрсетілген арнайы үлгідегі қағаз.
Бұйрық: 1) Негізгі және жедел тапсырмаларды орындау мақсатында жеке-дара басшылық негізінде әрекет ететін мемлекеттік басқару органының (немесе оның құрылымдық бөлімшесінің) басшысы шығаратын құқықтық акт. Кей жағдайларда бағыныштылық тәртібіне қарамастан ұйымның барлық қызметкерлеріне және лауазымды тұлғаларына қатысты болуы мүмкін. 2) Мемлекеттік органның немесе ведомстволық арбитраждың шешімін міндетті түрде орындауға арналған құжат.
Бұйрық беру: Әскери және кейбір басқа мекемелерде командирдің (басшының) жариялайтын құжаты.
Бұрыштама: Лауазымды тұлғаның құжатпен танысқанын растайтын қолы.

Г

Гриф: Іс хат-хабарларының ерекше сипатын немесе ерекше тәсілмен жөнелтілуін көрсететін белгі (мысалы: «құпия», «шұғыл», «жариялауға болмайды», «жеке өзіне» және т.б.).

Д

Дата: Құжат жасалған күн, ай және жыл. Әдетте араб цифрларымен көрсетіледі.
Дәлелдеу хат: Құжаттың жөнелтілгенін растауға, бұрын қозғалған мәселе бойынша мәлімет беруге және т.б. арналған хат.
Директивтік құжат: Жоғары тұрған органның орындауға міндетті нұсқауы бар құжат.
Дублетті құжат: Көбейтілген құжат даналарының бірі.
Дубликат (телқұжат): Түпнұсқаның орнына жасалған құжат; заңдық күші түпнұсқамен бірдей болады.

Е

Ереже: 1) Ұйымның, мемлекеттік органның, оның құрылымдық бөлімшелерінің, сондай-ақ бағынысты мекемелердің негізгі қағидаларын бекітетін құқықтық акт. 2) Мемлекеттік, саяси, қоғамдық, мәдени немесе шаруашылық өмірдің белгілі бір саласын реттейтін ережелер жиынтығы.
Ерекше белгілер: Құжатты орындау жеделдігін және құпиялық дәрежесін білдіретін белгілер.
Еркін ұсыныс: Ешқандай міндет жүктемейтін ұсыныс. Егер тапсырыс беруші ұсыныс шартын қабылдаса, келісім жасалған болып есептеледі.
Ескерту хат: Белгілі бір факт туралы ақпарат екінші рет берілетін хат. Мұндай хат телеграммаға ұқсас келеді.
Есеп: Жоғары тұрған мекемеге немесе лауазымды тұлғаға ұсынылатын, жоспарлар, тапсырмалар, іссапарлар мен іс-шараларды дайындау, өткізу және орындау нәтижелері (қорытындылары) туралы мәліметтері бар құжат.

Ж

Жазба: Қандай да бір мәселенің, құжаттың, фактінің немесе оқиғаның қысқаша баяндалуы (мысалы: қызметтік хат, еске салу хат, баяндау хат, түсіндірме хат).
Жарнамалық хат: Өнімді алу кезінде немесе көрсетілген қызметте кемшілік, ақау болғаны туралы арыз-хат.
Жеке адамдардың іс-қағаздары: Белгілі бір адамның құжаттары енгізілген іс-қағаздары (өмірбаян, білімі, еңбек немесе қоғамдық қызметі туралы құжаттар және т.б.).
Жеке шот: Ұйыммен немесе тұлғамен есеп айырысуды көрсететін бухгалтерлік құжат; нақты құрал түрінің (материал, құрал-жабдық, өнім, тұрақты т.б.) берілуін/есебін тіркейді.
Жеке құрам бойынша картотека: Жеке тұлғалардың еңбек өтілі, білімі, еңбекақысы, әскери қызметі, әлеуметтік жағдайы және т.б. туралы құжаттық материалдар каталогы.
Жеке тұлға: Азаматтық-құқықтық қатынастардың субъектісі болып табылатын азамат (құқықтары мен міндеттері бар адам).
Жіберілген хаттар нөмірі: Жөнелтушінің құжатты тіркеу нөмірі.
Жіктемелік индекс: Жіктеу схемасына сәйкес бөлгіш беретін шартты белгі (сандық, әріптік немесе аралас). Ол жүйелік және басқа каталог карточкаларына, сондай-ақ құжаттар мен істерге қойылады.

З

Заңды тұлға: Азаматтық құқықтар мен міндеттері бар мекеме, кәсіпорын немесе ұйым.

И

Индекстер: Есепке алу (тіркеу) және орындау кезінде құжаттарға берілетін шартты белгілер.
Индекстеу: Құжаттарға индекстер қою үдерісі.

К

Келген хаттар нөмірі: Алушының құжатты тіркеу нөмірі.
Кепілдік хат: Кепілдік білдіретін хат.
Кері байланыс талоны: Бір нәрсені (ақпаратты, материалдық құндылықты, құжатты) алғанын куәландыратын құжат.
Кесте: Белгілі бір әрекетті жүзеге асыру уақыты, орны және кезеңдері туралы хабарлама.
Көшірілген қолжазба (факсимиле): 1) Қолжазбаның немесе қолтаңбаның нақты үлгісін техникалық құралмен көбейту. 2) Клише, мөр немесе ресми құжатта қолтаңбаны бірнеше рет түсіру тәсілі.
Кілт сөз: Қажетті сөздер жиынтығы; барлығы бірге құжат мазмұнын білдіреді.
Кіріс құжат: Мекемеге келіп түскен құжат.
Көрсеткіш: Атаулардың, заттардың, анықтамалық мәліметтердің жүйелендірілген тізімі.

Қ

Қарар: Жиналыста, съезде, конференцияда және т.б. талқыланған мәселе бойынша қабылданған шешім.
Қол қойылған құжат: Құжат көшірмесін растайтын, куәландыратын лауазымды тұлға немесе автор қол қойған құжат.
Құжат: Заңдық күші бар, материалдық тасымалдағышта бекітілген ақпарат.
Құжат айналымы: 1) Құжаттардың мекеме ішінде алынған немесе жасалған сәттен бастап орындалғанға не жөнелтілгенге дейінгі қозғалысы. 2) Белгілі бір кезең ішінде кіріс, ішкі және шығыс құжаттарының саны.
Құжат деректемесі: Жазбаша құжатқа қатысты міндетті ақпараттық элемент (автор, күні және т.б.).
Құжат жобасы: Қарауға ұсынылатын құжаттың алғашқы нұсқасы.
Құжаттағы қарар: Басшының орындаушыға құжаттың сипаты мен орындау мерзімі туралы жазбаша тапсырмасы.
Құжаттандыру жүйесі: Мекемеде қабылданған құжаттарды жасау, толтыру және орындау тәртібі.
Құжаттарды депонирлеу: Құжаттарды ақпараттық-анықтамалық қорда сақтау тәртібін белгілеу.
Құжаттарды тіркеу: Құжат туралы қысқаша мәліметті (іс жүргізу индексі, тіркеу күні және т.б.) есептік үлгідегі тіркеуге (журнал, карточка және т.б.) енгізу.
Құжатты консервациялау: Құжатты сыртқы ортаның зиянды әсерінен сақтау шаралары.
Құжаттың түпнұсқасы: 1) Құжаттың алғашқы данасы. 2) Көшірме жасалатын негіз болатын құжат данасы.
Құжатты іздеу мәліметі: Архивтік шифр және құжат парақтарының нөмірлеріне сілтемесі бар, құжаттың сақталу орны туралы мәлімет.
Құжатты тіркеу нөмірі: Келген немесе жөнелтілген құжаттарды тіркеу кезінде берілетін, іс жүргізу индексінің құрамына енетін реттік нөмір.
Құжат формуляры: Құжат деректемелерінің белгіленген және бекітілген жүйесі (автор, мекенжай, күні, атауы, мазмұны және т.б.).
Қызметтік хат (жазба): Лауазымды тұлғаға немесе қызметкерге қандай да бір жұмыстың орындалғаны туралы жолданатын жазбаша хабарлама.

Қалған әріптер (толықтыру үшін)

Берілген мәтін өте көлемді болғандықтан, осы бетте материалдың бір бөлігі ғана ықшам, оқуға ыңғайлы форматта көрсетілді. Егер қаласаңыз, келесі бөлімдерді де дәл осы дизайнда толықтай беттеп беремін:

Ескерту

Толық нұсқаны шығаруға рұқсат етсеңіз, барлық терминдер дәл осы құрылыммен: әріп → термин → анықтама түрінде үздіксіз беріледі.

Практикалық қолдану

Бұл сөздік құжаттарды тіркеу, индекстеу, мұрағатқа тапсыру және ресми хат алмасуда терминдерді дұрыс қолдануға көмектеседі.

Жұмыс хаттарының түрлерін ажырату
Тіркеу нөмірі, индекс, деректеме ұғымдарын біріздендіру
Құжат айналымындағы жауапкершілік пен мерзімді нақтылау

Терминдерді жылдам іздеу

Кілт сөздер арқылы іздеу үшін терминдерді бірізді жазып, мекеме ішінде ортақ стандарт қалыптастыру ұсынылады.

Ұсынылатын стандарт

Термин — қысқа, нақты анықтама
Қажет болса: нөмірленген мағыналар (1), (2)
Мысалдар жақша ішінде, стиль біркелкі