ШТАТ КЕСТЕСІ
Компанияны құру: ұйымдық құрылым мен штаттан басталатын негіз
Кез келген заңды тұлғаны (компанияны, кәсіпорынды, ұйымды, фирманы) құрған кезде ең алдымен оның ұйымдық құрылымы мен штат санын айқындап алған дұрыс. Бұл мәселені уақтылы әрі сауатты шешу құрылтайшыларға ұйымдық-құқықтық формаға немесе меншік түріне қарамастан жоспарланған нәтижелерге жақындауға мүмкіндік береді.
Ұйымдық құрылым мен штаттық кесте негізгі ұйымдық-құқықтық құжаттардың қатарына жатады және оларды уәкілетті орган немесе компанияның өзі бекітеді. Бекіту әдетте «БЕКІТІЛДІ» немесе «БЕКІТЕМІН» грифі арқылы не тиісті бұйрық/қаулымен рәсімделеді.
Ішкі нормативтік актілер: терминдерді нақтылау
Ұйымдық құрылым деген не?
Бұл — компанияның барлық құрылымдық бөлімшелері, сондай-ақ филиалдары мен өкілдіктерінің жиынтығы және олардың иерархиялық байланыстары: тік бағыныстылық пен көлденең өзара әрекет.
Бөлімшелер атаулары әдетте бағыныстылыққа сай немесе топтарға бөлініп беріледі: басшылық, негізгі қызмет, көмекші қызмет, қызмет көрсету салалары және т.б.
Штат мөлшері нені білдіреді?
Компания штаты — жалдамалы қызметкерлер лауазымдарының тізбесі және олардың саны. Штаттық кестеде бөлімшелер бойынша жалақы (тарифтік ставкалар), үстемақылар, сыйақылар немесе еңбекке ақы төлеудің өзге жүйелері, сондай-ақ айлық жалақы қоры көрсетіледі.
Лауазым атаулары мен біліктілік талаптары
Штат кестесіне енгізілетін лауазым атаулары тиісті анықтамалықтарда көрсетілген атаулармен үйлесуі тиіс. Кандидатты нақты лауазымға тағайындау кезінде кәсіби дайындық пен біліктілік дәрежесін куәландыруға қатысты бекітілген ережелерді басшылыққа алу қажет.
Ескерту: нақты нормативтік құқықтық актілер тізімі салаға және ұйым түріне байланысты кеңеюі мүмкін. Құжаттарды дайындауда заңгер мен кадр қызметінің бірлескен тексерісі маңызды.
Мемлекеттік және жеке сектор: қалыптастырудағы айырмашылық
Мемлекеттік ұйымдардағы тәсіл
Мемлекеттік кәсіпорындарда және жарғылық капиталының едәуір бөлігі мемлекетке тиесілі ұйымдарда ұйымдық құрылым мен штат саны көбіне алдын ала әзірленген тұрпатты құрылымдар мен белгіленген лимиттер негізінде анықталады. Мұндай шектеулер мен лимиттер әртүрлі деңгейдегі қаулылармен және ведомстволық бұйрықтармен бекітіледі.
Жеке компанияларда неге күрделірек?
Жеке меншік ұйымдарда бұл мәселені көбіне тікелей басшының өзі немесе оның тапсырмасымен бухгалтер, кадр қызметкері, заңгер, экономистер шешеді. Тәжірибеде штат пен құрылым кейде стихиялы түрде қалыптасады: басқару қызметіне талдау жүргізілмейді, міндеттер мен функциялар бөлінісі нақты болмайды.
Түйін
Дұрыс құрылым — «адамды табу» үшін емес, жұмысты дұрыс ұйымдастыру үшін құрылады.
Диагностикалық талдау: неден бастау керек?
Ұйымдық құрылым мен штат санын негіздеу үшін диагностикалық жұмыстар, яғни басқару қызметіне талдау жасау қажет. Мұндай талдау компаниядағы қызметкерлер санаттарын, функциялардың көлемін және орындалатын жұмыстардың маңызын айқындауға көмектеседі.
Қызметкерлер санаттары
- Жұмысшылар және қызметкерлер (жалданбалы персоналдың базалық бөлінісі).
- Қызметкерлер тобы: басшылар, мамандар, және өзге санаттар (құжаттама, есепке алу, бақылау, шаруашылық қызметі).
- Көп салалы компанияларда мамандарды негізгі және қызмет көрсетуші/көмекші бағыттарға бөлу практикалық.
Ұйымдық құрылым түрлері
Линиялық
Басқару аппараты өзара бағынышты бөлімшелердің иерархиялық сатылары ретінде құрылады. Тік басқару тізбегі анық, жауапкершілік шекарасы айқын.
Штабтық
Жүйе басшыларына көмектесетін арнаулы бөлімшелер болады. Олар шешім қабылдамайды және төменгі бөлімшелерге нұсқау бермейді; басқару функцияларын орындауда менеджерге қолдау көрсетеді.
Функционалдық
Басқарудың барлық деңгейінде нақты функцияларды орындау үшін арнаулы бөлімшелер құрылады. Лауазымдар саны мен құрамы жұмыстың маңызы мен көлеміне қарай белгіленеді.
Әр бөлімше үшін қажетті лауазымдар құрамы штаттық кесте арқылы рәсімделеді. Көп жағдайда ұйымдық құрылым мен штаттық кесте бір құжат түрінде бекітіледі (қатысушылар/акционерлер жиналысының шешімі, бірінші басшының бұйрығы және т.б.).
Жаңа құрылған ШОБ үшін: құрылымды жобалауға арналған сұрақтар
Жаңадан құрылған шағын және орта бизнес субъектілерінде ұйымдық құрылымды көбіне құрылтайшылардың өзі немесе оларға жақын адамдар жасайды. Құрылымды жобалар алдында төмендегі сұрақтарға жауап беру пайдалы:
- 1 Компания қызметтің қанша түрін жүзеге асырады: бір бағыт па, әлде бірнеше бағыт па (жеткізу, делдалдық, консалтинг және т.б.)?
- 2 Нарықтағы бәсекелестер бар ма, олардың күштілігі қандай?
- 3 Компания шектеулі аумақта жұмыс істей ме, әлде республикалық/сыртқы нарыққа шығуды жоспарлай ма?
- 4 Құрылтайшылардың қаржылық мүмкіндіктері қандай: жеке қаражат/материалдық база бар ма, әлде тек жарғылық капиталға сүйене ме?
- 5 Персоналды дамыту перспективасы қандай: мақсаттарды орындай алатын менеджерлерді штатпен қамтамасыз ету мүмкін бе?
- 6 Жарғылық қызмет үшін лицензиялар, рұқсаттар қажет пе немесе уәкілетті органдардың арнайы актілері керек пе?
Осы сұрақтарға жауап берілгеннен кейін штаттық кестені әзірлеуге кірісуге болады. Кей жағдайларда сұрақтар тізбесі кеңірек болуы мүмкін.
ЖШС үшін тұрпатты пирамидалық құрылым (үлгі)
- Директор. Көп салалы серіктестіктерде бағыттар бойынша бірнеше директор болуы мүмкін; бұл жағдайда бас директор лауазымын енгізу орынды.
- Бірінші орынбасар. Бірнеше салалық орынбасар болғанда, директор жоқ кезде басқару сабақтастығын қамтамасыз етеді.
- Бас бухгалтер. Есеп жұмыстарының көлеміне қарай бухгалтерияны бөлімше ретінде құру, штатқа енгізу, аутсорсингке беру немесе есепті басшының өзі жүргізу нұсқалары қарастырылады.
- Заң қызметі (заң кеңесшісі немесе заң бөлімі).
- Кадр қызметі (кадр бөлімі немесе HR-менеджер).
- Өндірістік бөлім.
- Жоспарлау-экономика бөлімі.
- Маркетинг және өткізу (логистика және жарнама) бөлімі.
- Шаруашылық қызметі (жүргізуші, тазалық қызметкері, күзетші және т.б.).
Бұл үлгі — жалғыз дұрыс нұсқа емес. Қажет болса бақылау функцияларын күшейтетін позициялар мен қосымша бөлімшелер енгізіледі. Ең бастысы — құрылым нарық талаптарына сай болып, басқарылуы жеңіл әрі экономикалық нәтиже әкелетіндей құрылуы тиіс.
Бекіту, өзгерту және сақтау тәртібі
Бекіту уақыты
Ұйымдық құрылым мен штаттық кесте әдетте нақты күнге байланысты бекітіледі: компания қызметі басталған күн, жыл басы немесе қайта ұйымдастыру секілді ұйымдастырушылық өзгерістер.
Неліктен штаттық кестеде ТАӘ көрсетілмейді?
Уәкілетті орган шешімімен бекітілген штаттық кестеде қызметкерлердің тегі, аты-жөні әдетте көрсетілмейді. Себебі бос орын толыққан сайын әр қызметкер бойынша жеке бұйрық шығарылады және еңбек шарты жасалады.
Өзгерістерді рәсімдеу
Лауазымдарды қысқарту немесе жаңа лауазым енгізу қажет болса, ұйымдық құрылым мен штаттық кестеге өзгерістер енгізу туралы бұйрық шығарылады. Онда өзгерістің себептері және қысқартылатын/енгізілетін лауазымдар нақты көрсетіледі.
Құжаттарды сақтау
Ұйымдық құрылым мен штаттық кестені әзірлеу және өзгерту тәртібін регламенттейтін құжаттар кадр қызметінде және мемлекеттік мұрағаттарды толықтыру көздері болып табылатын ұйымдарда тұрақты сақталады; басқа ұйымдарда — әдетте 10 жыл.
Штаттық кестенің мәні және қол қою тәртібі
Штаттық кесте — ұйым бөлімшелеріндегі қызметкерлердің сандық және сапалық құрамын, сондай-ақ олардың функцияларына сәйкес айлық еңбекақы мөлшерлерін белгілейтін ұйымдық-құқықтық құжат. Оның құрылымы ұйымның нақты құрылымын қайталайды: алдымен басшылық құрамы, одан кейін өндірістік бөлімшелер, соңынан қосалқы және қызмет көрсетуші құрылымдар беріледі.
Дайындау
Құрылымдық бөлімшелер мен лауазым атауларын ұйым басшысы айқындайды.
Келісу
Әдетте басшының орынбасары қол қояды, бас бухгалтер бұрыштама (виза) қояды.
Бекіту
Басшы «БЕКІТЕМІН» грифімен бекітеді; жалпы штат саны мен айлық жалақы қоры көрсетіледі және мөрмен расталады.
Штаттық кесте үлгісінің құрылымы
Титулдық бөлік (мәтін үлгісі)
Ұйымның ресми атауы (мемлекеттік тілде)
Ұйым эмблемасы
Ұйымның ресми атауы (орыс тілінде)
ШТАТ КЕСТЕСІ / ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
________________ № ________
Шығарылған орны (мемлекеттік тілде) / Шығарылған орны (орыс тілінде)
БЕКІТЕМІН
Штат санының бірлігі: ___
Еңбек жалақысының айлық қоры: _____ теңге
Ұйым басшысы: __________________
Қолы: ____________
А.Ә.Тегі: __________________
____ __________ 200__ ж.
Мөр
| № | Құрылымдық бөлімше және лауазым атауы | Штат бірліктері | Лауазымдық жалақы | Қосымша ақылар | Айлық жалақы қоры | Ескертпе |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | … | … | … | … | … | … |
Ұйым басшысының орынбасары
Қолы: ____________
Қолының толық жазылуы: __________________
Бас бухгалтер
Қолы: ____________
Қолының толық жазылуы: __________________
Қорытынды
Компанияның ұйымдық құрылымы мен штат саны түптеп келгенде тәжірибелі мамандардың кәсібилігін жас кадрлардың қуат-жігерімен және бизнесті ұйымдастыруға деген жаңа көзқарастармен ұштастыруы тиіс. Жақсы құрылған құрылым — басқаруды жеңілдетіп қана қоймай, компанияның тұрақты экономикалық нәтижесіне қызмет етеді.