Жазбаша куәлік

Құжат: ұғымы, эволюциясы және басқарудағы рөлі

Адам баласы жазуды меңгергеннен кейінгі ең алғашқы істерінің бірі — құжат жасау. Мұны адамзат тарихындағы нақты айғақтар растайды. Құжат туралы түрлі болжамдар мен салмақты ғылыми зерттеулер көп болғанымен, олардың барлығына тоқталу да, атауларын тізіп шығу да ауқымды көлемді талап етеді. Сондықтан мұнда тақырыпқа қатысты негізгі мәселелерді қысқаша әрі жинақы түрде тұжырымдап береміз.

Құжат дегеніміз не?

Құжат деп қандай да бір нысан (зат, оқиға, құқық, жағдай) туралы ақпаратты тіркеуге, беруге және сақтауға қызмет ететін құралдардың бәрін айтамыз. Басқаша айтқанда, құжат — ақпараты бар материалдық тасымалдаушы.

Тасымалдаушы ретінде қағаз, компьютерлік диск, фото және киноүлдір және басқа да құралдар қолданылады.
Іс құжаты әкімшілік (басқару) ақпаратты белгілеуге және ресімдеуге қызмет етеді.

Басқарудағы логика

Фабрика өнім шығаратындай, әкімшілік басқару органдары да құжат шығарады. Айырмасы: фабрика үшін өнім — мақсат, ал басқару үшін мақсат — басқару қызметін жүзеге асыру. Ол міндетті түрде құжат арқылы ресімделеді.

Неліктен анықтамалар әртүрлі?

«Құжат» ұғымы білімнің көптеген саласында қолданылады және бірқатар ғылыми пәндердің зерттеу нысанына айналған. Әр ғылым құжатқа анықтама бергенде өз өлшемдерін негізге алады: құжаттың мәні, нысаны, ақпаратты жазу немесе дыбыстық-бейнелік түрде бекіту тәсілі және басқа белгілер. Сондықтан зерттеу нысанасы мен міндеттеріне қарай анықтамалардың айырмашылығы байқалады.

Деректану тұрғысындағы кең түсінік

Деректану саласы құжат ұғымын кең ауқымда түсіндіреді: құжат — объективті өмір шындығы және адамның ой қызметіне қатысты ақпаратты арнайы материалға кез келген тілде, кез келген тәсілмен бекітудің құралы. Бұл тұрғыда құжат — арнайы ақпарат жеткізуге арналған объект.

Құжат ұғымының тарихи эволюциясы

Латын дәстүрі

Латынның doceo сөзі алғашында «үйретемін», «хабарлаймын» деген мағынаны берген. Кейін тар мағынада «айғақ», «дәлел», «куәлік» мағынасындағы documentum түрі ғылыми және практикалық қызмет салаларында ұзақ уақыт орнықты қолданылды.

Орыс тіліндегі қалыптасу

Орыс тілінде «документ» ұғымы XVII ғасырда пайда болды. І Петр оны «письменное свидетельство» («жазбаша куәлік») ретінде аударып, құжаттың құқықтық мәнін айқындады. Ол хаттамаларға қол қоюға қатысты жарлық та шығарған.

XIX ғасыр: басқару құралы ретінде

XIX ғасырда құжаттың басқару ісіндегі рөлі жаңа қырынан қарастырыла бастады: нысаны бойынша белгіленіп, басқару процесін жүргізуге арналған ақпарат құжат деп танылды.

Қазақстандағы кеңселік тәжірибе (төңкеріске дейін)

Төңкеріске дейінгі Қазақстанда XIX ғасырдың алғашқы жартысында Бөкей хандығында іс қағаздарын жүргізетін кеңсе болғаны белгілі. Жәңгір хан ұйымдастырған бұл кеңсе екі бөлімшеден тұрған: бірі ханның қарауындағы сұлтандармен, екіншісі — ресейлік шенеуніктермен қызметтік байланыстарды жүргізген. Іс қағаздары түркі-шағатай және орыс тілдерінде әзірленіп отырған.

Сөздіктер мен мұрағат терминологиясындағы анықтамалар

С.И. Ожегов сөздігі (мысал)

1 Белгілі бір фактіні немесе құқықты растайтын іс қағазы.
2 Тұлғаны ресми куәландыратын құжат (төлқұжат және т.б.).
3 Жазбаша куәлік.

Мұрағат терминдерінің түсіндірмесі

Құжат — объективті шындық және адамның ой қызметі барысындағы фактілерді, оқиғаларды, нысаналарды, құбылыстарды арнайы материалға (папирус, пергамент, қағаз, фотоүлдір және т.б.) жазу, кескіндеу, суретін салу, фотоға түсіру, дыбыстап жазу немесе басқа тәсілдер арқылы көрсету нәтижесі.

Бұл анықтамада құжатты сипаттаумен қатар, ақпарат жеткізуші негіздердің кейбір түрлерін нақтылау талпынысы айқын көрінеді.

«Носитель» (ақпарат жеткізуші негіз) ұғымының орнығуы

«Ақпарат жеткізуші негіз» ұғымы ғылыми айналымға социалистік елдердің қазіргі заманғы мұрағат терминологиясы сөздігі арқылы енгізілді. Осы арнада құжат: жазу, кескіндеу, фотоға түсіру, дыбыс жазу немесе өзге тәсілдер арқылы объективті шындыққа қатысты және адамның ой қызметі туралы ақпаратты бекіту нәтижесі ретінде сипатталды.

Мемлекеттік стандарттардағы анықтама және негізгі өлшемдер

МемСТ 16487-70

Құжат арнайы материалда объективті шындық пен адамның ой қызметі барысындағы құбылыстар, фактілер туралы ақпаратты түрлі тәсілдермен бекіту құралы ретінде қарастырылды. Мұнда ақпаратты бекіту тәсілі мен материалы, сондай-ақ құжаттың сәйкестендірілуі сияқты белгілерге назар аударылды.

МемСТ 16487-83

Бұл стандартта құжаттың материалдық негізі ондағы ақпараттан бөлек қарастырылды: құжат — уақыт пен кеңістік арқылы жеткізу үшін адам қолымен жасалған тәсілдер арқылы бекітілген ақпараты бар материалдық объект.

Құжатты түсіндірудің үш тәсілі

1 Құжат — белгілі бір материалдық объект.
2 Ол жай объект емес, ақпарат жеткізгіш.
3 Ол — құжатталған ақпарат, яғни қайта өңдеу және сақтау мақсатында материалдық негізге бекітілген әлеуметтік ақпарат.

Қазіргі үрдіс: ақпараттық құрамның күшеюі

Соңғы кезеңде құжат анықтамасының «салмағы» материалдық құрамнан ақпараттық құрамға ауыса бастады. Құжаттау нәтижесінде мәлімет материалданады, «заттанады»: ақпарат негізге бекітіліп, жасаушысынан жекеленеді. Осылайша құжат ақпарат пен тасымалдаушы негіздің бірлігі ретінде қабылданады.

М.В. Ларин құжаттың үш негізгі компонентін атап көрсетеді: ақпарат, материалдық негіз және ақпаратты сәйкестендіру мүмкіндігі. Дәл осы сәйкестендірілу белгісі құжатты өзге ақпарат негіздерінен түбегейлі айырып тұрады.

Қазақстандағы ресми анықтама және стандарттау

ҚР СТ 1037-2001

Қазақстан Республикасында құжат ұғымының ресми түсіндірмесі ҚР Экономика және сауда министрлігі Стандарттау, метрология және сертификаттау жөніндегі комитетінің 2001 жылғы 14 мамырдағы №140 бұйрығымен бекітілген ҚР СТ 1037-2001 стандартында берілген:

Құжат (құжатталған ақпарат) — сәйкестендіру мүмкіндігі бар материалдық жеткізгіште тіркелген ақпарат.

Қазіргі отандық құжаттану ісі осы анықтамаға сүйенеді. «Құжат» — стандартталған термин; «құжатталған ақпарат» — синоним-термин ретінде беріледі. Стандартта белгіленген терминдер заңды тұлғалардың құжаттамасында, сондай-ақ ғылыми-әдістемелік және нормативтік әдебиеттерде бірізді қолданылуы тиіс.

Ресей стандартымен салыстыру (МемСТ Р 51141-98)

Ресейлік анықтамада құжаттың деректемелері (реквизиттері) нақты көрсетіледі: құжатталған ақпарат (құжат) — материал жеткізгішке тіркелген, сәйкестендіруге мүмкіндік беретін деректемелері бар ақпарат. Яғни, ресейлік нұсқада сәйкестендірудің «тірегі» ретінде деректемелер ерекше аталады.

Электронды құжаттың пайда болуы

Өнеркәсіптік және ақпараттық технологиялардың қарқынды дамуы дәстүрлі құжаттау түсінігіне жаңа ерекшеліктер қосты. Нәтижесінде электронды құжат түрі қалыптасты. Кеңселік қызметте құжат бір мезгілде еңбек құралы да, жұмыс нәтижесі де бола алады. Сондықтан ұйымның тиімді қызмет етуі құжатпен жұмыс істеуді дұрыс ұйымдастыруға тікелей байланысты.

Құжаттың функциялары

Жалпы функциялар

Әлеуметтік: құжат әлеуметтік қажеттіліктен туындайды және әлеуметтік жүйеде жүзеге асады.
Ақпараттық: ақпаратты жазып алу, сақтау және тарату құралы.
Қарым-қатынастық: қоғамдық құрылымдар мен жеке адамдар арасындағы байланыс құралы; қоғамдық сананы шоғырландыруға, ортақ пікір қалыптастыруға ықпал етеді.
Мәдени: әлеуметтік тәжірибе мен мәдени дәстүрлерді бекітіп, болашаққа жеткізеді.

Арнайы функциялар

Құқықтық: құқықтық нормалар мен құқықтық қатынастарды бекітеді және өзгертуге қызмет етеді.
Дәрістік: жинақталған тәжірибені ұрпақтан ұрпаққа жеткізуге көмектеседі.
Танымдық: мәтін арқылы шындықтың теориялық үлгісін жасауға мүмкіндік береді.
Басқарушылық: жоспарлау, үйлестіру және реттеуді қолдайды.
Мемориалдық: қоғам мен тұлғалар тарихына қатысты дерек көзі болады.
Есептік: өндірістік және шаруашылық қызмет нәтижелерін есептеуге жағдай жасайды.
Эстетикалық: көркем-образдық игеру нәтижелерін сақтайды және таратады.
Релаксациялық: кейбір құжат түрлері эмоциялық шиеленісті азайтуға ықпал етеді.

Ұйымдағы құжат айналымының ауқымы

Ұйымда құжаттарды жасау, қолжазбадан қайта басу, оқу, есепке алу, сұрыптау, сақтау, іздестіру, ақпаратты өңдеу сияқты көптеген жұмыстар атқарылады. Коммерциялық қызмет табысты болуы үшін ақпараттың сақталуы және құпиялылықтың сенімді қорғалуы міндетті шарт.

Негізгі терминдер: ҚР СТ 1037-2001 бойынша

Терминдердің бірізділігін қамтамасыз ету және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесінің даму бағытын көрсету үшін төмендегі ұғымдар ҚР СТ 1037-2001 стандартына сай беріледі. Бұл терминдер заңды тұлғалар құжаттамасының барлық түрлерінде және іс қағаздарын жүргізу мен мұрағат ісі бойынша ғылыми-әдістемелік, нормативтік әдебиеттерде міндетті түрде бірізді қолданылуы тиіс.

Құжаттың түрлері мен белгілері

Құжаттың сыртқы белгілері: Құжаттың көлемі мен пішімі, ақпарат жеткізушісі, жазу түрі, рәсімдеу құрамы сияқты белгілер.
Жазба құжат түрі: Мазмұны мен мақсаттық белгілері бойынша құжаттама жүйесіне жатқызылатын жазба құжат.
Ресми құжат: Заңды немесе жеке тұлға дайындаған, белгіленген тәртіппен куәландырылған және ресімделген құжат.
Қызметтік құжат: Ұйымның күнделікті қызметінде пайдаланылатын ресми құжат.
Жазба құжат: Ақпараты жазудың кез келген түрімен түсірілген мәтіндік құжат.

Түпнұсқа, көшірме және нұсқалар

Қолжазба құжат: Жазу белгілері қолмен түсірілген жазба құжат.
Таза құжат: Мәтіні алғашқы құжаттан көшірілген немесе түзетусіз жазылған қолжазба не машинкалық жазба құжат.
Құжаттың бастапқы жазбасы: Автордың немесе редактордың мәтінмен жұмысын көрсететін қолжазба не машинкалық жазба құжат.
Түпнұсқа құжат: Автор, уақыты және жасалу орны жөніндегі мәліметтері құжаттың өзінде сақталған немесе басқа жолмен анықталған, шығу тегіне күмән келтірмейтін құжат.
(Ресми) құжаттың түпнұсқасы: Ресми құжаттың алғашқы немесе жалғыз нұсқасы.
Телқұжат: Түпнұсқа құжаттың заңды күші бар қайталанған нұсқасы.
Құжат көшірмесі: Түпнұсқадағы ақпаратты толық немесе ішінара (заңды күші жоқ бөлігін) және/немесе сыртқы белгілерін көшірмелейтін құжат.
Куәландырылған көшірме: Заңдық күш беру үшін белгіленген тәртіппен қажетті деректемелер қойылатын құжат көшірмесі.

Мұрағат және жеке құрам

Мұрағаттық құжат: Қоғам үшін маңыздылығына байланысты сақталып тұрған немесе сақтауға жататын, сондай-ақ иесі үшін де құнды болып табылатын құжат. (ҚР «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңы)
Жеке құрам бойынша құжаттар: Жұмыскерлердің еңбек қызметін растайтын құжаттар және оларды зейнеткерлік қамтамасыз етуге ақша аудару жөніндегі мәліметтер жиынтығы. (ҚР «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңы)
Жеке тектік құжат (жеке құжат): Жеке тұлғаның негізгі қызметінен немесе қоғамдық міндеттерінен тыс жинақталған құжат.

Құжаттау және іс жүргізу

Құжаттау: Құжаттарды жасау.
Құжаттау тәртібі: Құжаттау тәртібін белгілейтін талаптар, нормалар және қағидалар.
Құжаттау жүйесі: Шығу тегі, саласы, түрі, қызмет ету аясы және рәсімдеуге қойылатын бірыңғай талаптар бойынша өзара байланысты құжаттар жиынтығы.
Іс жүргізу: Басқаруды құжаттамамен қамтамасыз ету; құжаттау мен құжаттармен жұмысты ұйымдастыруды қамтамасыз ететін заңды тұлғалар қызметінің саласы.