Мәтіннің тақырыбы

Хаттама – жиналыстарда, мәжілістерде, конференцияларда, бас қосуларда мәселелерді қарау барысын және онда қабылданған шешімді белгілейтін құжат.
Негізінен хаттамалар қысқаша жасалады, онда баяндамалар мәтіні толық келтіріле бермейді. Әйтсе де хаттамаға мәжілістің стенограммасы тіркелгені жөн.
Хаттама жалпы бланкіде де сол секілді А4 форматтағы қағазға да ресімделе береді. Мынадай деректемелерден тұрады:
Құжат түрінің атауы және оның рет тік нөмірі;
Күні;
Хаттама жасалған орын;
Мәтіннің тақырыбы;
Мәтін;
Төраға мен хатшының қолдары.
Мәтіннің тақырыбы әдетте жиналыстың атауынан тұрады, мысалы:
Оқу кеңесінің мәжілісі
Зауыт бөлімшелері басшыларының жиналысы
Кәсіподақ комитетінің мәжілісі
Хаттама мәтіні екі бөліктен – кіріспе және негізгі бөліктен тұрады.
Кіріспе бөлімде жиналысқа қатысушылар көрсетіледі, оның ішінде жиналыстың төрағасы мен хатшысы да көрсетіледі. Егер бұл өндірістік жиналыс болса, барлық қатысушының қызметінің атауы көрсетіледі. Кіріспе бөлім күн тәртібімен аяқталады.
Хаттаманың негізгі бөлімі мынадай сұлба бойынша құрылады: ТЫҢДАЛДЫ – СӨЙЛЕДІ- ҚАУЛЫ ҚАБЫЛДАДЫ (ШЕШІМ ҚАБЫЛДАДЫ)
ТЫҢДАЛДЫ бөлімінде баяндамашының аты-жөні, (лауазымы көрсетілмейді, ол кіріспе бөлімінде көрсетілген) жазылып, сызықша қойылады да баяндаманың қысқаша мазмұны баяндалады.
СӨЙЛЕДІ деген бөлімде де осылайша жүргізіледі.
ҚАУЛЫ ЕТТІ деген бөлімде қабылданған қаулы жазылады.
Хаттама мәтініне төраға және хатшы қол қояды.