Мәтіннің тақырыбы
Хаттама дегеніміз не?
Хаттама — жиналыстарда, мәжілістерде, конференцияларда және өзге де басқосуларда мәселелердің қаралу барысын әрі сол отырыста қабылданған шешімді тіркейтін құжат. Көбіне хаттама қысқаша жасалады, сондықтан баяндамалардың мәтіні толық берілмейді. Дегенмен, мүмкін болған жағдайда мәжілістің стенограммасын хаттамаға тіркеген жөн.
Ресімдеу талаптары
Хаттама жалпы бланкіде де, сондай-ақ A4 форматтағы қағазда да ресімделе береді.
Пішімі
Жалпы бланкі немесе A4 қағаз.
Мазмұны
Әдетте қысқаша, қажет болса стенограмма қоса беріледі.
Міндетті деректемелер
Хаттама, әдетте, төмендегі деректемелерден тұрады:
- Құжат түрінің атауы және реттік нөмірі
- Күні
- Жасалған орны
- Мәтіннің тақырыбы
- Мәтіні
- Төраға мен хатшының қолдары
Мәтіннің тақырыбы қалай қойылады?
Мәтіннің тақырыбы көбіне жиналыстың атауынан құралады. Мысалы:
- 1 Оқу кеңесінің мәжілісі
- 2 Зауыт бөлімшелері басшыларының жиналысы
- 3 Кәсіподақ комитетінің мәжілісі
Хаттама мәтінінің құрылымы
Хаттама мәтіні екі бөлімнен тұрады: кіріспе және негізгі бөлім.
Кіріспе бөлім
Кіріспе бөлімде жиналысқа қатысушылар көрсетіледі, оның ішінде төраға мен хатшы да беріледі. Егер бұл өндірістік жиналыс болса, әр қатысушының қызмет атауы да көрсетіледі. Кіріспе бөлім, әдетте, күн тәртібімен аяқталады.
Негізгі бөлім
Негізгі бөлім белгіленген логика бойынша беріледі және тыңдалған ақпарат, сөз сөйлегендер, сондай-ақ қабылданған шешімді нақты тіркеуге бағытталады.
Негізгі бөлімнің сұлбасы
«ТЫҢДАЛДЫ»
Баяндамашының аты-жөні көрсетіледі. Лауазымы бұл бөлімде берілмейді, өйткені ол кіріспе бөлімде көрсетіледі. Аты-жөнінен кейін сызықша қойылып, баяндаманың қысқаша мазмұны жазылады.
«СӨЙЛЕДІ»
Осы бөлім де дәл сондай тәртіппен жазылады: сөз сөйлеген адамның аты-жөні беріледі, кейін сызықша қойылып, айтылған ой қысқаша түйінделеді.
«ҚАУЛЫ ҚАБЫЛДАДЫ»
Жиналыстың қорытындысы ретінде қабылданған қаулы немесе шешім нақты әрі түсінікті түрде жазылады.
Қол қою тәртібі
Хаттама мәтініне төраға және хатшы қол қояды. Бұл қолдар құжаттың ресми күшін бекітеді және қабылданған шешімдердің дұрыс тіркелгенін растайды.