Құжаттармен жұмыс жүргізу
Шағын және орташа кәсіпорындарда іс қағаздарын ұйымдастыру жауапкершілігі көбіне кәсіпорын басшысының хатшысына немесе бөлімше басшысы хатшысына жүктеледі. Алайда хатшының қызметі мұнымен шектелмейді: хатшылық жұмысы әртүрлі міндеттер арасында жылдам ауысуды, жоғары ұқыптылық пен жүйелілікті талап етеді.
Хатшының ең маңызды функциясы — басшыға барынша көмек көрсету және уақытын үнемдеу. Бұл мақсат күнделікті жұмыс процесін ұйымдастыру арқылы іске асады.
Хатшының негізгі міндеттері
Құжаттармен жұмыс
- Құжаттарды ресімдеу және тіркеуге қатысты жұмыстарды жүргізу.
- Құжаттарды құрылымдық бөлімшелерге уақытылы жөнелту.
- Құжаттардың орындалу мерзімін бақылау.
- Басшының қол қоюына құжаттарды қабылдау және олардың дұрыс рәсімделуін тексеру.
- Орындалған құжаттарды сақтауды ұйымдастыру.
Байланыс құралдарымен жұмыс
- Телефон арқылы келіссөздер жүргізу. Басшы орнында болмаған жағдайда қоңырау шалған адамның аты-жөні, байланыс нөмірі және мүмкіндігінше сұрағы тіркеледі.
- Факсты қабылдау және жөнелту.
- Электрондық пошта арқылы хабарламаларды қабылдау және жіберу.
- Қолданылатын байланыс құралдарының жарамдылығын бақылау; істен шыққан жағдайда жөндеу қызметін шақырып, тез арада қалпына келтіру.
Келушілермен жұмыс
- Кәсіпорын қызметкерлерін қабылдау, сұрағын нақтылау және қажетті көмек көрсету.
- Іссапарға жіберілген қызметкерлерге қолдау көрсету: тиісті бөлімшеге бағыттау, қонақүйге орналасуын ұйымдастыруға көмектесу.
Жиналысты дайындау және өткізу
- Шақырылған қатысушыларды басшының тапсырмасымен алдын ала таныстыру.
- Қатысушылар тізімін жасау және ұйымдастыру мәселелерін үйлестіру.
- Басшының баяндамасын ресімдеуге көмектесу.
- Жиналыс барысында хаттама жүргізу.
Шаруашылық сипаттағы жұмыстар
- Басшы кабинетінің жинақы әрі тәртіпті күйде болуын қадағалау.
- Техникалық құрал-жабдықтардың жарамдылығын бақылау.
- Кабинетті қажетті кеңсе тауарларымен және ресурстарымен уақытылы қамтамасыз ету.
Хатшыға қойылатын жалпы біліктілік талаптары
Жеке қасиеттер
- Сенімділік, орындаушылық, жоғары жұмыс қабілеттілігі.
- Тіл табыса білу, дау-дамайдан қашу және келісімге келу қабілеті.
- Сырбаздық, жинақылық, денсаулықтың жақсы болуы және теріс қылықтардың болмауы.
- Мәліметтердің құпиялылығын сақтай білу.
Кәсіби құзыреттер
- Кәсіпқойлық, біліктілік және тиісті жұмыс тәжірибесінің болуы.
- Компьютерде еркін жұмыс істей алу.
- Шет тілін жақсы меңгеруі.
- Іс қағаздарын жүргізу талаптарын білу және қолдана алу.
- Басшы тапсырмаларын жоспарлау, ұйымдастыру және бақылау дағдылары.
- Адамдармен тез тіл табыса білу.
Қорытынды ой
Хатшы — басқару жүйесінің күнделікті жұмысын ұстап тұратын негізгі буын. Құжат айналымын, байланыс арналарының үздіксіздігін, қабылдау мен жиналыстардың ұйымдастырылуын қамтамасыз ету арқылы хатшы басшының уақытын үнемдеп, шешім қабылдау процесінің тиімділігін арттырады.