Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорын заң жүзінде дұрыс ресімделген құжаттармен толықтыру
Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудің мәні
Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету — кез келген мекеме мен кәсіпорын қызметіндегі негізгі міндеттердің бірі. Құжат ақпарат тасымалдаушы ретінде құрылымдық бөлімшелердің өзара ықпалдасуын қамтамасыз етіп, ұйым жұмысының ырғақты әрі тұрақты жүруіне жағдай жасайды. Басқару қызметінде құжат бір мезгілде еңбек құралы да, еңбек нәтижесі де бола алады.
Басқару функциялары құжат арқылы қалай көрінеді?
- Жоспарлау — жоспарларды әзірлеу.
- Есепке алу — статистикалық, бухгалтерлік және жедел-техникалық құжаттарды жасау және өңдеу.
- Басшылық — басқару құжаттарын шығару.
- Нұсқау беру — нұсқаулықтар мен әдістемелік ұсынымдарды әзірлеу.
- Бақылау — мәліметтерді жазбаша түрде жинау.
Іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру: екі ірі бағыт
Кәсіпорында жасалатын құжаттар — оның өзіне жүктелген функцияларды орындауының тікелей көрінісі. Іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру шартты түрде екі бағытқа бөлінеді:
1) Құжаттау
Құжаттарды уақтылы, сауатты дайындау және оларды белгіленген талаптарға сай ресімдеуді ұйымдастыру.
2) Құжаттармен жұмыс
Қабылдау-өткізу, өңдеу, есепке алу, тіркеу, орындалуын бақылау, сақтау, мұрағатқа дайындау және жою.
Құжаттарды дайындау рәсімдері де, олармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру да арнайы нормативтік-құқықтық және нормативтік-әдістемелік актілермен нақты реттеледі.
Тәуелсіздік кезеңі және жаңа құқықтық базаға қажеттілік
Қазақстан тәуелсіздігін алып, құқықтық мемлекет пен азаматтық қоғам ретінде даму бағдарын айқындағаннан кейін, іс қағаздарын жүргізу мен мұрағат ісінің заңдық базасын қалыптастыру қажеттігі объективті түрде күн тәртібіне шықты. 1991–1997 жылдар аралығында бұрынғы нормативтік-құқықтық база мен әдістемелік материалдар заңдық күшін жоғалтты, ал жаңа жүйе әлі толық қалыптасып үлгермеген еді.
Қалыптасқан жағдайда қысқа мерзім ішінде саладағы мемлекеттің орны мен рөлін айқындайтын, құзыреті мен функцияларын, сондай-ақ өзге салалармен өзара байланысын нақтылайтын ұлттық деңгейдегі заң қажет болды.
1998 жылғы заң: жүйені қалыптастырған негізгі тірек
1998 жылы Парламент еліміз тарихындағы тұңғыш «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» заңды қабылдап, оған 1998 жылғы 22 желтоқсанда Қазақстан Республикасының Президенті Н.Ә. Назарбаев қол қойды. Бұл заң алыс және жақын шет мемлекеттердің құжаттамалық қамтамасыз ету мен мұрағат ісін дамыту тәжірибесіне сүйене отырып әзірленді.
Қабылдау
Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын мемлекеттік сақтауға қабылдау.
Сақталуын қамтамасыз ету
Құжаттардың сақталуын ұйымдастыру және қорғау.
Қолдану
Мемлекет, қоғам және азаматтар мүддесіне сай пайдалану.
Институционалдық жүйе: өкілетті органдар және бірыңғай құрылым
Ұйымдастыру тұрғысынан мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі өкілетті мемлекеттік орган және жергілікті өкілетті орган ұғымдарының заң жүзінде бекітілуі маңызды кезең болды. Нәтижесінде басқару жүйесінің барлық деңгейінде мұрағат саласының біртұтас құрылымы қалыптасты: облыстардың, Астана мен Алматы қалаларының республикалық және жергілікті басқару органдары, сондай-ақ облыстық, қалалық, аудандық мемлекеттік мұрағаттар өзара байланысқан оңтайлы жүйе ретінде жұмыс істей бастады.
Мемлекеттік мұрағаттардың негізгі міндеттері
- Ұлттық мұрағат қорын құжаттармен толықтыру және сақталуын қамтамасыз ету.
- Құжаттардың мемлекеттік есебін жүргізу.
- Мемлекеттік органдарды, ұйымдар мен азаматтарды ақпараттық қамтамасыз ету.
- Құжаттарды пайдалану, жариялау және ақпараттық-іздестіру жүйелерін құру.
- Мұрағаттану мен құжаттану бойынша әдістемелік жұмыстар және әдістемелік құралдар әзірлеу.
Құқықтық реттеуді нақтылау: ережелер, өзгерістер және стандарттар
Негізгі заң қабылданғаннан кейін басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету мен мұрағат ісін құқықтық реттеу жүйелі түрде оң арнаға түсті. Заңды жетілдіру барысында «Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры туралы ереже» әзірленіп, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 1999 жылғы 7 қазандағы № 1538 қаулысымен бекітілді. Бұл ереже құжаттарды Ұлттық мұрағат қоры құрамына енгізу және шығару, есепке алу мен сақталуын қамтамасыз ету тәртібін нақтылады.
Кейінірек заңды өзге нормативтік актілермен үйлестіру қажеттігі туып, 2001 жылғы 10 қарашада қабылданған № 256-II заң арқылы құжаттарды мемлекеттік сақтауға тапсыру, құжаттардың сақталуына пайдаланушылардың жауапкершілігі, сондай-ақ мұрағат құжаттарынан алынған ақпаратты орынды пайдалану мәселелері нақтыланды.
Әлеуметтік маңызы бар блок: «жеке құрам бойынша құжаттар»
Мұрағат құжаттары ғылыми және ғылыми-көпшілік зерттеулерге, практикалық мақсаттарға қолданылумен қатар, азаматтардың еңбек жолын, атқарған қызметтерін, жалақы мөлшерін және өзге де құқықтық мүдделеріне қатысты фактілерді куәландыру үшін негіз болады. Осы әлеуметтік функция ескеріліп, заңның түсініктемелік аппараты «жеке құрам бойынша құжаттар» терминімен толықтырылды.
Жеке құрам бойынша құжаттар — қызметкердің еңбек жолын куәландыратын және зейнетақылық қамтамасыз ету үшін аударымдар туралы мәліметтерді қамтитын құжаттар жиынтығы.
Мемлекеттік стандарттар мен типтік ережелердің енгізілуі
Белгіленген құқықтық нормалар аясында бірқатар мемлекеттік стандарттар бекітілді, соның ішінде: «Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар», «Ұйымдастыру-басқару құжаттары. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар», «Қағаз негіздегі құжаттар. Мұрағаттық сақтау ісіне қойылатын жалпы техникалық талаптар». Әділет министрлігінде мемлекеттік ұйымдарда құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері және ведомстволық мұрағаттар жұмысының негізгі ережелері тіркелді.
Мемлекеттік стандарттардың негізгі нәтижелері
- 1 Іс қағаздары мен мұрағат ісінде бірыңғай терминологияны, соның ішінде қазақ тіліндегі терминдер жүйесін қалыптастыру.
- 2 Ресми бланкілерде Мемлекеттік елтаңбаны және логотип/эмблемаларды түрлі түспен қолдануға қойылатын талаптарды нақтылау.
- 3 Ұйымдастыру-басқару құжаттарының деректемелерін орналастыру және ресімдеу схемаларын қалыптастыру.
- 4 Елтаңбасы бар бланкілерді жасау, есепке алу және сақтау тәртібін орнықтыру.
- 5 Қоймаларда сақтаудың температура-ылғалдылық, санитарлық-гигиеналық, жарық және физикалық-химиялық режимдерінің негізгі параметрлерін бекіту.
Тұрпатты ережелер: құжат айналымын біріздендіру
Құжат түзу саласындағы бірыңғай саясатты жетілдіру мақсатында ұйымдастыру-басқару құжаттарын ресімдеуге қойылатын уақытша талаптар әзірленіп, 2000 жылғы 17 сәуірде бекітілді. Осы негізде мемлекеттік ұйымдарда құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері дайындалып, заңда белгіленген тәртіппен тіркеуден өтті. Бұл ереже 2003 жылғы 29 сәуірдегі № 33 бұйрықпен бекітілді (мемлекеттік тіркеу № 2331, 2003 жылғы 2 маусым).
Тіркеу және ресімдеу
Кіріс, шығыс және ішкі айналымдағы қағаз және электрондық құжаттарды тіркеу тәртібін белгілейді.
Бақылау және есеп
Орындалуын бақылау, есептік тіркеу формалары, соның ішінде автоматтандырылған түрін орнықтырады.
Істерді қалыптастыру
Іс номенклатурасы, істерді түзу және ведомстволық мұрағатқа тапсыру талаптарын нақтылайды.
Кейінірек тұрпатты ережелерге қорғалатын баспа-бланк өнімдерін, мөрлерді, мөртабандарды есепке алу, пайдалану, сақтау және жоюға, сондай-ақ құжаттарды қорғау құралдарына қатысты өзгерістер мен толықтырулар енгізілді.
2005 жылғы типтік құжаттар тізбесі: сақтау мерзімдерін жүйелеу
Ұйымдардың құжаттамалық қызметінде 2005 жылғы 18 шілдеде бекітілген (ҚР Мәдениет, ақпарат және спорт министрінің № 203 бұйрығы) типтік құжаттар тізбесі ерекше рөл атқарады. Бұл тізбеге мемлекеттік ұйымдардың қызметі барысында түзілетін, сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттар енгізілген.
Тізбедегі негізгі бағыттар
1) Басқару жүйесін ұйымдастыру.
2) Болжам жасау және жоспарлау.
3) Қаржыландыру және несие беру.
4) Есеп жүргізу және есеп беру.
5) Мемлекеттік мүлікті басқару.
6) Еңбек қатынастары және еңбекті қорғау.
7) Кадрлармен қамтамасыз ету.
8) Экономикалық, ғылыми, мәдени байланыстар.
9) Ақпараттық қызмет көрсету.
10) Мемлекеттік сатып алу және материалдық құндылықтардың сақталуы.
11) Әкімшілік-шаруашылық мәселелері.
12) Әлеуметтік мәселелер.
Тізбеде кеңейтілген ғылыми-анықтамалық аппарат берілген: оны іс номенклатураларын, іс тізімдемелерін, сақтауға жатпайтын құжаттарды жою туралы актілерді, сондай-ақ салалық тізбелерді әзірлеу кезінде қолдануға болады.
Электрондық құжат айналымы және «электрондық үкімет»
2001 жылғы 16 наурыздағы № 573 Жарлыққа сәйкес, 2001 жылғы 21 мамырдағы Үкімет қаулысы бойынша электрондық құжат айналымы бірыңғай жүйесінің бірінші кезегі әзірленді. Ал 2004 жылғы 10 қарашадағы № 1471 Жарлық «электрондық үкіметті» қалыптастыруды жеделдетіп, ақпараттық жүйелерді дамыту, мемлекеттік органдардың бірлескен ақпараттық ресурстарды пайдалануы және азаматтарға қызмет көрсету механизмдерін айқындады.
2004 жылғы ереже: электрондық құжаттармен жұмыс нормалары
Электрондық құжатты қағаз құжатпен теңестірген және электрондық цифрлық қолтаңбаны (ЭЦҚ) қолжазбамен бір деңгейге қойған заңнаманы жетілдіру барысында мемлекеттік органдардың электрондық құжат айналымы ережесі әзірленіп, ҚР Үкіметінің 2004 жылғы 17 сәуірдегі № 430 қаулысымен бекітілді.
- Электрондық құжаттарды іріктеу, сақтауға қабылдау, тапсыру және жою тәртібі уәкілетті органдар арқылы белгіленеді.
- Сақтау мерзімдері қағаз түпнұсқаларға белгіленген мерзімдермен сәйкестендіріледі.
- Электрондық құжаттар жасалған, жіберілген және алынған форматында ЭЦҚ-мен сақталады.
- Электрондық құжаттарда мемлекеттік стандарттарға сай деректемелер және лауазымды тұлғаның ЭЦҚ-сы болуы тиіс.
Әдістемелік құралдар және салалық ұсынымдар
Заң қабылданғаннан кейін мекемелер, кәсіпорындар мен ұйымдар үшін әдістемелік құралдар мен ұсынымдар әзірленді. Олардың қатарында сақтау мерзімі көрсетілген салалық тізбелер (Премьер-Министр кеңсесі, қылмыстық-атқару жүйесі, прокуратура, кеден, қаржылық полиция, жинақтаушы зейнетақы қорлары, банктер, сот жүйесі және т.б.), сондай-ақ «жеке құрам бойынша құжаттардың үлгі тізбесі» (2000 жылғы 19 желтоқсандағы № 81 бұйрық) бар. Сонымен бірге әртүрлі ведомстволарға арналған іс қағаздарын жүргізу жөніндегі салалық нұсқаулықтар дайындалды.
Қазіргі міндет: құжат түзу саласының бірыңғай қағидаларын заңмен бекіту
Бүгінде ең өзекті мәселенің бірі — құжат түзу саласындағы нормативтік-құқықтық базаны одан әрі дамыту. Мамандар қолданыстағы заңдарда басқару қызметін құжаттамалық қамтамасыз етуге, құжаттарды іс қағаздарын жүргізу сатысында түзу мен ресімдеуге қатысты бірыңғай принциптердің жеткілікті деңгейде қамтылмағанын атап көрсетіп, «Басқару қызметін құжаттамалық қамтамасыз ету туралы» арнайы заң әзірлеу қажеттігін көтеріп келеді.
Көзделетін негізгі мақсаттар
- Құжат түзу саласында бірыңғай мемлекеттік саясат жүргізу.
- Ұлттық мұрағат қорын заң талаптарына сай ресімделген құжаттармен толықтыру.
- Қағаз айналымын қысқартып, электрондық құжаттардың қолданылу аясын кеңейту.
- Азаматтардың заңды құқықтары мен мүдделерін қорғау.
- Ел аумағында жасалған құжаттарды ұлттық мүдде тұрғысынан толық сәйкестендіру.
Заң деңгейінде бекітілуі тиіс принциптер
- Құжаттау және (соның ішінде электрондық) құжаттармен жұмыс жүргізудің құқықтық ережелерін айқындау.
- Толық әрі нақты құжаттау арқылы ұйым тиімділігін арттыру және деректі қорларды жан-жақты пайдалану.
- Ашық деректі қорларға еркін қол жеткізу құқықтарын жүзеге асыру.
- Қазіргі заманғы ақпараттық технологиялар арқылы құжаттамалық қамтамасыз етуді жетілдіру.
- Процесс барысында ұйымның ақпараттық қауіпсіздігін қамтамасыз ету.
Келесі қадам: «Құжаттардың міндетті даналары туралы» заң
Құжаттамалық қамтамасыз ету саласының мамандары Қазақстанда «Құжаттардың міндетті даналары туралы» заңды әзірлеу және қабылдау мәселесі де пісіп-жетілгенін тұрақты түрде көтеріп келеді. Мұндай заң әртүрлі ұйымдардың мүддесін қорғауға мүмкіндік береді.
Қамтылатын ұйымдар мен бағыттар
- ҚР Мемлекеттік ғылыми-техникалық ақпарат институты — ғылыми-техникалық және патенттік құжаттар.
- ҚР Ұлттық мемлекеттік кітап палатасы, Ұлттық кітапхана, Парламент кітапханасы — БАҚ өнімдері, баспа өнімдері, диссертациялар.
- Зағиптарға арналған республикалық кітапхана — зағип және көзі нашар көретін азаматтарға арналған басылымдар.
- Кинофотоқұжаттар мен дыбыс жазбалары орталық мемлекеттік мұрағаты — аудиовизуалды құжаттар.
Негізгі мақсат
- Кітапханалық, ғылыми-ақпараттық және патенттік қорларды толықтыруға құқықтық негіз қалыптастыру.
- Ұлттық мұрағат қорын молайту.
- Міндетті даналарға мемлекеттік есеп жүргізу және олардың сақталуын қамтамасыз ету.
- Міндетті даналарды мемлекет және қоғам мүддесіне сай пайдалану.
Аталған нормативтік құжаттардың қабылдануы ел аумағында құжат айналымы жүйесін одан әрі жетілдіруге негіз болады.