Құжаттың мәтіні
Құжаттарды ресімдеудің бірыңғай талаптары
Іс қағаздарын жүргізуде құжаттарды ресімдеуге қойылатын бірыңғай талаптар мен ережелер мемлекеттік нормативтік актілер мен стандарттарда белгіленген. Бұл стандарттар құжаттардың мазмұнына, құрылымына және ресімделуіне қойылатын талаптарды нақтылайды.
Ережелерді сақтау нені қамтамасыз етеді?
- құжаттың заңды күшін;
- құжаттарды жылдам әрі сапалы әзірлеуді және орындауды;
- құжаттарды жедел іздестіруді ұйымдастыруды;
- шығынды азайту үшін құжаттарды компьютерлік өңдеуден өткізуді.
Аталған талаптар, ең алдымен, ұйымдастыру-басқару құжаттарына қолданылады.
Деректеме дегеніміз не?
Кез келген құжат белгілі бір ресімдеу элементтерінен тұрады (мысалы, қол қою, күнін көрсету және т.б.). Осындай құрамдас бөліктер деректемелер деп аталады.
Деректемелер — қызметтік құжаттарды ресімдеудің міндетті элементтері. Олардың құрамы арнайы мемлекеттік стандартта белгіленеді және құжатта қатаң бекітілген стандарттық тәртіппен орналасады.
Іскерлік тәжірибеде жиі кездесетін маңызды деректемелер
Ұйымдық деректер
- ұйымның эмблемасы немесе тауар белгісі;
- ұйымның атауы;
- ұйым туралы анықтамалық деректер (мекенжай, телефон, факс, e-mail, банк деректері және т.б.).
Құжаттың мазмұны мен қозғалысы
- құжат түрінің атауы;
- күні, тіркеу нөмірі, сілтеме;
- адресат, мәтін тақырыбы, құжат мәтіні;
- қосымша туралы белгі, бақылау туралы белгі;
- орындаушы туралы белгі, орындалу/іске жіберілу белгісі;
- ұйымға түсу белгісі, электрондық көшірме бірегейлендіргіші.
Заңды күш беретін негізгі деректемелер
Әсіресе құжаттың күні, мөрі, тіркеу нөмірі және бекіту белгісі сияқты деректемелердің дұрыс толтырылуы маңызды.
Тұрақты және ауыспалы деректемелер
Кейбір деректемелер бір ұйымның әртүрлі құжаттарын ресімдеу кезінде өзгеріссіз қалады. Бұлар — ұйымның эмблемасы, ұйымның атауы және ұйым туралы анықтамалық деректер. Әдетте ұйым өз атауын, эмблемасын немесе мекенжайын жиі өзгертпейді. Сондықтан бұл деректемелер тұрақты деректемелер деп аталады.
Нақты құжатты әзірлеу барысында белгіленетін қалған деректемелер (құжат түрінің атауы, күні, адресат және т.б.) әр құжатта өзгеріп отырады. Олар ауыспалы деректемелер деп аталады.
Құжаттың құрылымы: 3 негізгі бөлік
Тақырыптық бөлік
Мәтіннің басына дейін орналасатын деректемелер (ұйым деректері, құжат түрі, күні, адресат, тақырып және т.б.).
Негізгі бөлік
Құжат мәтіні және қажет болса, қосымшалар туралы мәлімет.
Ресімдеуші бөлік
Мәтіннің төменгі жағындағы деректемелер: қол, келісу, мөр, орындаушы туралы белгі және т.б.
Техникалық ұсынымдар
- Деректемелер әдетте 2–3 жоларалық интервалмен бөлінеді.
- Құжат дайындауда Word for Windows (6.0 және жоғары) қолдану ұсынылады.
- Қаріп: Times New Roman, 12 кегль (кейде 14).
- Екі немесе одан көп беттен тұратын құжатта 2-беттен бастап нөмір қойылады: төменгі оң жақта, араб цифрымен, сөзсіз және тыныс белгісіз.
Негізгі деректемелерді ресімдеу үлгілері
Бекіту белгісі (гриф)
Бекіту белгісі құжаттың жоғарғы оң бұрышына орналастырылады. Дәстүрлі талап бойынша сол жақ шетінен шамамен 10 см бос орын қалдырылып басылады.
Құрамы:
- БЕКІТЕМІН сөзі;
- бекітуші тұлғаның лауазымы;
- аты-жөні көрсетілген жеке қолы;
- бекіту күні.
Егер құжат лауазымды тұлға емес, қаулы, шешім, бұйрық немесе уәкілетті органның хаттамасы арқылы бекітілсе, гриф БЕКІТІЛДІ сөзімен рәсімделеді.
Адресат
Адресат деректемесі, әдетте, хаттар мен факстерде ресімделеді және құжатты алушы лауазымды тұлғаны көрсетеді. Құрамына пошталық мекенжайды қосу ұсынылады.
Адресат жоғарғы оң жақта орналасады, сол жақтан шамамен 8 см бос орын қалдырылады.
Құжат түрінің атауы
Құжат түрінің атауы бас әріппен жазылады. Ұзына бойғы бланкілерде ол беттің ортасына, ал бұрыштық бланкілерде сол жақ шетке жақын орналастырылады.
Құжаттың күні
Күн (дата) — құжатқа заңды күш беретін негізгі деректемелердің бірі. Ол, әдетте, құжатқа қол қойылған немесе бекітілген күн болып есептеледі және құжат түрінің атауының астына, сол жақ шетке жақын орналастырылады.
Ұсынылатын форматтар:
- 31.01.2007 ж.
- 2007 жылғы 31 қаңтар
Құжатты жасау орны
Бұл деректеме сол жақ шетке жақын ресімделеді. Мысалы: Алматы қ.
Мәтіннің тақырыбы
Мәтіннің тақырыбы құжаттың қысқаша мазмұнын білдіреді. Ол қысқа, нұсқа, мәтін мәнін дәл беретін және құжат түрінің атауымен грамматикалық тұрғыдан үйлесімді болуы тиіс. Тақырыптың соңына нүкте қойылмайды.
Мәтіні 10 жолдан аспайтын құжаттарға немесе А5 форматтағы бланкілерге тақырып қоймауға болады. Тақырып, әдетте, «не туралы?» немесе «не үшін?» деген сұрақтарға жауап береді.
Мысалдар:
- Бұйрық: Сараптау комиссиясын құру туралы
- Шарт: № 225 келісім-шарт бойынша жүк жеткізу туралы
Құжаттың мәтіні
Мәтін — құжаттың негізгі деректемесі. А5 форматта мәтін бір жоларалық интервалмен, ал А4 форматта бір жарым жоларалық интервалмен басылады. Қалған деректемелер, әдетте, бір жоларалық интервалмен ресімделеді.
Қосымшаның бар екендігі туралы белгі
Жазылуы:
Қосымша: 2 данада 5 бет.
Егер қосымша құжат түрі негізгі мәтінде аталмаса, оның атауы қосымша деректемесінде көрсетіледі. Бірнеше қосымша болғанда олар нөмірленеді.
Мысал:
Қосымша: 1) 20.07.2001 ж. № 21 шарт, 2 данада 5 бет; 2) 21.02.2005 ж. № 5 Жұмысты қабылдау актісі, 4 данада 1 бет.
Қол қою
Қол қою деректемесі екі элементтен тұрады: лауазым атауы және жеке қол. Қолтаңба құрамына, талаптарға сәйкес, қол қоюшы тұлғаның лауазымы (қажет болған жағдайда ұйым атауы), жеке қолы, аты-жөні толық жазылуы және тегі кіреді.
Маңызды шектеулер
- «үшін» сөзін қосуға, «орынбасары» деп қолдан жазып енгізуге немесе қиғаш сызық қоюға жол берілмейді.
- Қол қоюда өшпейтін, жарыққа төзімді сия қолданылады.
- Фломастермен немесе оңай өшетін сиямен қол қоюға болмайды.
Егер құжатқа бірнеше тұлға қол қойса, олардың қолтаңбалары ұйым атауларының әліпбилік ретімен немесе қызметтік иерархияға сәйкес орналастырылады. Комиссия құжаттарында лауазым емес, комиссиядағы міндеті көрсетіледі.
Келісу белгісі
Келісу белгісі КЕЛІСЕМІН сөзінен, келісуші тұлғаның лауазымынан (қажет болса ұйым атауымен), жеке қолынан және күннен тұрады. Әдетте мәтіннен, «қосымша» белгісінен және «қол қою» деректемесінен кейін, беттің төменгі сол жағына ресімделеді.
Мөр
Мөр лауазымды тұлғаның құқықтарын растайтын құжаттарға, ақша қаражаты мен материалдық құндылықтарды жұмсау фактісін, сондай-ақ құқықтық актілерде арнайы көзделген құқықтарды растау үшін қойылады.
Елтаңбалық мөр бедері қол қоюшының жеке қолының бір бөлігін қамтитындай етіп басылады. Мөрмен куәландыру тек нормативтік құқықтық актілерде қарастырылған құжаттар бойынша жүзеге асырылады.
Орындаушы туралы белгі
Бұл белгіге құжатты орындаушының аты-жөні және телефон нөмірі кіреді. Ол соңғы беттің төменгі сол жағына (беткі немесе сыртқы жағына) орналастырылады.
Мысал:
Ә.Н. Омаров, 701-700
Электрондық көшірменің бірегейлендіргіші
Стандартқа сәйкес электрондық көшірменің бірегейлендіргіші әр беттің төменгі сол жақ бұрышында (төменгі колонтитулда) көрсетіледі. Ол, әдетте, файл атауынан, күнінен және ұйым белгілеген өзге іздеу деректерінен тұрады.
Нормативтік база: СТ ҚР 1042-2001 және өзге стандарттар
Қазақстан Республикасында ресми құжаттарды ресімдеудің бірыңғай ережесін енгізу үшін арнайы мемлекеттік стандарт әзірленген. Ол мемлекеттік органдарда ғана емес, меншік түріне және ұйымдық-құқықтық нысанына қарамастан, барлық ұйымдарда, соның ішінде шетелдік қатысуы бар заңды тұлғаларда да қолдануға арналған.
Негізгі стандарт
СТ ҚР 1042-2001 — «Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар». Бұл стандарт деректемелер құрамын айқындайды, ресімдеу тәртібін нақтылайды және бланкілерді жасау, толтыру, есепке алу, пайдалану, сақтау талаптарын белгілейді.
Сонымен қатар қолданыста: «Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар. СТ ҚР 1037-2001», сондай-ақ «Қағаз негіздегі құжаттар. Мұрағаттық сақтауға қойылатын техникалық талаптар» секілді стандарттар бар.
Практикада мекемелерде іс қағаздарын жүргізудің нормативтік базасын, әдетте, екі негізгі құжат қалыптастырады: мемлекеттік стандарт және құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері. Қызметкер ең алдымен осы құжаттардағы жалпы талаптарды басшылыққа алуы тиіс.
Бланкілер, форматтар және ашық жиектер
СТ ҚР 1042-2001 бойынша құжаттардың форматтары, ашық жиек мөлшерлері және деректемелерді орналастырудың біріздендірілген жүйесі белгіленген. Бланкілер негізінен А4 (210×297 мм) және А5 (210×148 мм) форматтарында жасалады. А6 (105×148 мм) қолдануға рұқсат етіледі, ал кесте, жоспар, жоба сияқты кейбір құжаттар А3 форматында ресімделуі мүмкін.
Ашық жиек (өріс) бойынша ең төменгі талаптар
Сол жақ: 20 мм
Оң жақ: 10 мм
Жоғарғы: 10 мм
Төменгі: 10 мм
Бұл мөлшерден аз қалдыруға болмайды, себебі құжатты сақтау және кейінгі ресімдеу жұмыстарына кедергі келтіреді. Ал жиекті ұлғайтуға шектеу қойылмайды.
Бланкі түрлері және қолданылуы
- Хат бланкісі — өзге ұйымдарға және жеке тұлғаларға жолданатын құжаттар үшін.
- Құжат бланкісі — бұйрық, қаулы, шешім, өкім және т.б. нақты құжат түрлері үшін.
- Ұйымның ішкі хаттары (құрылымдық бөлімшелерге, лауазымды тұлғаларға) көп жағдайда таза қағазға ресімделеді.
Деректемелерді орналастыру тәсілдері
Бланкілерде деректемелерді орналастырудың екі нұсқасы бар: бұрыштата қою және бойлата қою. Парақ бетін тиімді пайдалану және өңдеуге қолайлылық тұрғысынан бұрыштата қою жиірек қолданылады.
Бұрыштата орналастырылған бланкіде жоғары тұрған орган атауы мен ұйым атауы мемлекеттік тілде сол жақ жоғары бұрышқа, орыс тіліндегі нұсқасы оң жақ жоғары бұрышқа берілуі мүмкін. Жолдар, әдетте, ортаға қарай бейімделіп орналастырылады: әр жолдың басы мен соңы симметриялы қашықтықта тұруы тиіс.
Бланкі сапасы және өндіру тәсілі
Бланкілерді жасау үшін сапалы қағаз пайдаланылады (беріктігі мен ақтығы ескеріледі; мүмкін болса, ақтығы 90% жоғары қағаз ұтымды). Дайындау типографиялық әдіспен немесе жедел полиграфиялық құралдармен жүзеге асуы мүмкін. Елтаңбасы бар мемлекеттік бланкілер арнайы техникалық талаптарға сай дайындалады.
Қорытынды: бірізділік — құқықтық және басқарушылық сапа
Құжаттарды мемлекеттік стандарттарға сай ресімдеу — формальдылық емес, басқару мәдениетінің өзегі. Ол құжаттың заңды күшін нығайтады, құжат айналымын жүйелейді және ұйым ішінде де, ұйымаралық деңгейде де өзара түсіністікті арттырады.
Іс қағаздарын жүргізумен айналысатын әр қызметкер стандарттар мен тұрпатты ережелердегі талаптарды тұрақты негізде басшылыққа алып, бланкілерді, деректемелерді және рәсімдеу тәртібін біріздендіруді қамтамасыз етуі қажет.