Одан ары қарай әкімшілік орналасуға рұхсат береді - бөлмеге орналасуға құқық беретін құжат
Орналастыру: қонақты қабылдаудан нөмірге дейін
Қонақ үйге келгенде орындалатын негізгі қызметтердің бірі — орналастыру. Бұл үдеріс қонақты күтіп алуды, тіркеуді, кілт тапсыруды және нөмірге дейін шығарып салуды қамтиды.
Күтіп алудың түрлері
- Әуежайда немесе вокзалда: қонақпен жол үстінде танысуға, қызмет түрін нақтылауға және қонақ үй туралы алдын ала ақпарат беруге мүмкіндік береді. Мұндай кездесу әдетте брондау кезінде келісіліп қойылады.
- Вестибюльде немесе кіреберісте: жоғарғы класты қонақ үйлерде қонақты кіреберісте швейцар қарсы алады, ал шағын қонақ үйлерде қонақ алдымен қабылдау және тіркеу бөліміне келіп, кезекші әкімшімен байланысады.
Алғашқы әсер және этикет
Қонақ қонақ үйге қайта келсе, оны атымен атау жағымды әсер қалдырады. Көптеген қонақ үйлерде кезекші әкімші қонақты орнынан тұрып қарсы алуы тиіс — бұл сый-құрметтің белгісі.
Тіркеу үдерісі: жылдамдық және екі түрлі қонақ
Тіркеу уақыты қонақ үйдің қызмет көрсету деңгейіне және автоматтандыруына байланысты өзгереді, алайда жиналатын ақпараттың өзегі ұқсас. Автоматтандырылған қонақ үйлерде тіркеу өте жылдам өтеді: брондалған қонақ бірнеше минутта тіркелуі мүмкін. Кейбір тәжірибелерде сәлемдесу мен тіркеу 45 секунд ішінде аяқталатыны да айтылады.
1) Нөмірді алдын ала брондаған қонақ
Брон деректері жүйеде алдын ала болады. Әкімші брон нөмірін анықтап, жүйеден қажетті модульді таңдайды да, тіркеуді рәсімдейді. Көп жағдайда қонақтан тек тіркеу картасына қол қою талап етіледі.
2) Брондаусыз келген қонақ
Бұл жағдайда тіркеу ұзаққа созылуы мүмкін (кейде шамамен 5 минут). Әкімші қонаққа орналастыру түрін ұсынады, нөмір құны, тұру мерзімі, төлем тәртібі туралы сұрақтарды нақтылайды және қажет болса қосымша сауалдар қояды.
Төлем кепілдігі және несие картасы
Көптеген қонақ үйлер келген қонақтан несие картасын көрсетуді сұрайды — бұл төлемнің кепілдігі ретінде қарастырылады. Мысалы, American Express, Visa, MasterCard секілді кең таралған карталар төлем қабілеттілігін растаудың стандартты құралы ретінде қабылданады.
Құжаттар және деректердің дәлдігі
Қазақстан Республикасының қонақ үй қызметін көрсету қағидаларына сәйкес орындаушы тұтынушымен қызмет көрсету туралы келісім жасайды. Мұндай келісім, әдетте, клиенттің азаматтығын (жеке басын) растайтын құжат болғанда рәсімделеді. Тіркеуге рұқсат берілген соң, қонақ тіркеу картасын (анкета) толтырады — бұл тұтынушы мен қызмет көрсетуші арасындағы келісімнің практикалық бөлігі.
Анкетаға енгізілетін деректер
- Тұрақты мекенжайы
- Төлем жасаушы ұйымның мекенжайы (егер төлемді үшінші тарап өтесе)
- Төлем түрі: қолма-қол, чек, несие картасы арқылы
Деректер неге мұқият тексеріледі?
Дұрыс жазылған байланыс деректері шақыру қағаздарын рәсімдеуге, іскерлік және демалыс сапарларына қатысты хабарламаларды жіберуге көмектеседі. Сонымен бірге, қонақ затын ұмытып кетсе, оны жөнелту әлдеқайда жеңіл болады.
Қателіктердің салдары
- Мекенжай қате болса — ұмытылған затты жеткізу қиындайды.
- Шығу күні дұрыс көрсетілмесе — нөмірді сату жоспары бұзылуы мүмкін.
- Карта нөмірі қате жазылса — көрсетілген қызметтер үшін төлем алынбай қалуы ықтимал.
Тексеру және орналастыруға рұқсат
Қонақ анкетаны толтырғаннан кейін әкімшілік анкета деректерін және жеке куәлікті тексереді, анкетаға бөлме нөмірін және келу уақытын көрсетіп қол қояды. Одан кейін қонаққа орналастыруға рұқсат беріліп, ол әдетте екі данада рәсімделеді (кассирге және кезекші әкімшілікке).
Есеп айырысу, қонақ картасы және нөмірге дейін шығарып салу
Тұруға арналған есеп
Тіркеу кезінде қонаққа тұру үшін есеп жазылады. Ол әдетте нөмір құнын, брондау ақысын және қосымша қызметтер үшін төлемдерді қамтиды. Төлем жасалғаннан кейін қонақ есеп-құжаттың көшірмесін алып, тұруға және қосымша қызметтерді ресімдеуге мүмкіндік алады.
Қонақ картасы
Кезекші әкімші қонақ картасын рәсімдейді — бұл қонақ үйге кіруге және бөлме кілтін алуға арналған рұқсат құжат. Картада қонақтың аты-жөні, тұру мерзімі және бөлме нөмірі көрсетіледі. Көптеген қонақ үйлер оны ақпараттық және жарнамалық құрал ретінде де пайдаланады (қызмет түрлері, жұмыс уақыты, жету жолдары).
Белбой және нөмірді таныстыру
Тіркеу аяқталған соң жүк тасушы (белбой) қонақты нөмірге дейін шығарып салып, бөлмені таныстырады: құрал-жабдықтарды пайдалану тәртібін және қауіпсіздік ережелерін түсіндіреді.
Жүкпен жұмыс: сақтау, талон және сәйкестендіру
Тіркеу кезінде қонақтардың жүгі көбіне вестибюльде болады. Көптеген қонақ үйлерде арнайы жүк бөлмесі қарастырылған: жүк тасушылар жүкті сол жерге жеткізіп, арнайы талон іледі. Талонда қонақтың аты-жөні және тіркеуден кейінгі бөлме нөмірі көрсетіледі.
Талонды кім береді?
Әдетте талонды кіреберісте швейцар немесе белбой ұсынады. Егер талон болмаса, қонақ жүгін және бөлме нөмірі көрсетілген орналастыру құжатын көрсетеді, содан кейін жүк жеткізіледі.
Алдын ала брондаудың артықшылығы
Алдын ала тапсырыс қонақ келмей тұрып бөлмені дайындауға, әкімшілік пен жүк тасушының жұмысын үйлестіруге мүмкіндік береді, әсіресе туристік топтар келгенде бұл жоспарлауды жеңілдетеді.
Топ туристерді орналастыру
Топ туристер келгенде әкімшілік алдын ала нөмірлерді орналастыру және дайындық картасын (брондау картасын) толтырады. Топты орналастыру кезінде топ басшысы әкімшілікке жіберуші фирманың жолдамасын және топ тізімін ұсынады, ал әкімшілік брондалған нөмірлерді хабарлайды.
Орналастыру логикасы
Топ туристердің басым бөлігі әдетте екі орынды нөмірлерге орналастырылады, ал топ басшысына бөлек бір орынды нөмір ұсынылуы мүмкін.
Анкета және келу мақсаты
Барлық туристер анкета толтырады. «Келу мақсаты» бөліміне әдетте туризм деп көрсетіледі.
Жүк талондары және сәйкестендіру
Көптеген туристік фирмалар туристік жолдамамен бірге жүк талондарын береді. Талон нөмірі топ тізіміндегі туристің реттік нөміріне сәйкес келеді. Жүк тасушы осы сәйкестік арқылы жүкті тиісті нөмірлерге жеткізеді.
Жүк қоймасы және мерзімді ұзарту
Туристер көбіне қосымша тәулікке ақы төлемеу үшін жүктерін жүк қоймасына өткізеді. Алайда топтың демалысын ыңғайлы ұйымдастыру мақсатында кейде топ үшін бір нөмірдің мерзімі ұзартылуы мүмкін.
Қосымша А: халықаралық қонақ үй тізбектерінің алғашқы ондығы
| Бас холдинг (тізбек) | Штаб-пәтер орналасқан мемлекет | Нөмірлер саны |
|---|---|---|
| Hospitality Franchise Systems | АҚШ | 490 000 |
| Blanstone Part. | Англия | 386 323 |
| Holiday Inn Worldwide | АҚШ | 295 305 |
| Best Western International | АҚШ | 279 145 |
| Accor | Франция | 271 812 |
| Choice Hotel International | АҚШ | 251 425 |
| ITT Sheraton Corp. | АҚШ | 130 528 |
| Promus Corp. | АҚШ | 105 930 |
| Hilton Hotel Corp. | АҚШ | 101 000 |
| Carlson Hospitality Worldwide | АҚШ | 91 177 |
Қосымша Б: нөмірді брондауға арналған өтініш-хат үлгісі
Тезтур туристік фирмасы
Алматы қонақ үйінің директорына
Алматы қ., Абай көш., 56
Есеп № 00000002
Өтініш
Біздің фирмамыздың қызметкерлері Әліпов Д.Р. және Арманова М.П. үшін 01.01.2009–05.01.2009 аралығына екі бір орынды нөмір брондауыңызды сұраймыз. Келу уақыты — 14:00.
Төлемді №12-А келісіміне сәйкес төлеуге кепілдік береміз. Брондауды 95-45-66 нөмірі бойынша растауға болады.
Директор
Адилова Е.Н.
Бас бухгалтер
Оспанова Г.Д.
25.12.2008 ж.