Қазақша рефераттар

Ұлттық мұрағат қоры құрамына енетін құжаттарды тұрақты сақтау үшін мемлекеттік мұрағаттарға тапсыру

Ведомстволық мұрағатты ұйымдастырудың құқықтық негізі

Ведомстволық мұрағат қызметін ұйымдастыруда Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы заңы, сондай-ақ “Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы” заңы және мұрағат ісін дамытуға қатысты нормативтік-құқықтық актілерді басшылыққа алу қажет. Бұл құжаттар ведомстволық мұрағаттың мәртебесін, міндеттерін, құжаттарды сақтау мен пайдаланудың жалпы талаптарын айқындайды.

Ұйымның ведомстволық мұрағаты қағаз және электрондық негіздегі құжаттарды жинау, уақытша сақтау және пайдалану мақсатында құрылады. Соған сәйкес ведомстволық мұрағаттың құрамында электрондық құжаттар мұрағаты да қалыптасады.

Негізгі регламент

Ведомстволық мұрағат жұмысын ұйымдастыруда “Ведомстволық мұрағаттар жұмысының негізгі ережелерін” (ҚР Мәдениет министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет төрағасының 2003 жылғы 29 желтоқсандағы № 93 бұйрығы; мемлекеттік тіркеу № 2679, 2004 жылғы 24 қаңтар) қолдану ұсынылады. Бұл ережелер ұйымдардағы ведомстволық мұрағат жұмысына бірыңғай тәртіп белгілейді.

Ведомстволық мұрағаттың негізгі функциялары

Негізгі ережелер ведомстволық мұрағатта орындалатын жұмыстардың регламентін нақтылайды. Төмендегі бағыттар ұйым үшін міндетті практикалық минимум ретінде қарастырылады:

  1. 1

    Құжаттарды қабылдау, құндылығын сараптау және ғылыми-техникалық өңдеуден өткізу.

  2. 2

    Тұрақты және ұзақ мерзімді (10 жылдан жоғары) сақталатын істер мен жеке құрам бойынша істердің тізімдемелерін жасау және ресімдеу, сондай-ақ сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерді дайындау.

  3. 3

    Құжаттардың есебін жүргізу, тиісті қорларға бөлу және сақталуын қамтамасыз ету.

  4. 4

    Құжаттарды жедел іздестіруге арналған ғылыми-анықтамалық аппарат жүйесін құру, жүргізу және жетілдіру.

  5. 5

    Айрықша құнды құжаттарды анықтау және олардың сақтық көшірмелерін жасау.

  6. 6

    Ұйым қызметін ақпараттық қамтамасыз ету: заңды және жеке тұлғалардың сұраныстарын орындау, мұрағаттық анықтамалар дайындау, құжат көшірмелері мен үзінділерін әзірлеу және ресімдеу.

  7. 7

    Ұлттық мұрағат қоры құрамына енетін құжаттарды тұрақты сақтауға мемлекеттік мұрағаттарға тапсыру.

Сақтау шарттары және есеп жүргізу құжаттары

Негізгі ережелерде мұрағат қоймаларына, құжат сақтау құралдарына (стеллаждар, шкафтар, сейфтер) және құжаттарды орналастыруға қойылатын талаптар егжей-тегжейлі сипатталады. Сонымен бірге құжаттарды, оның ішінде электрондық құжаттарды сақтау тәртібі белгіленеді.

Режимдер бойынша талаптар

  • жарық режимі;
  • температуралық-ылғалдылық режимі;
  • санитарлық-гигиеналық режим.

Есеп жүргізу құжаттарының құрамы

  • құжаттардың келіп түсуі мен шығуын тіркейтін есеп кітапшасы;
  • мұрағат қорының парағы;
  • істер тізімдемелері;
  • мұрағат қоры ісі;
  • құжат есебін жүргізуге арналған деректер базасы.

Электрондық құжаттар бойынша нақтылау

Ережелер электрондық құжаттарды қабылдау, есепке алу, сақталуын қамтамасыз ету, пайдалану және мемлекеттік сақтауға тапсыру талаптарын да нақтылап береді. Бұл — қағаз және цифрлық ортадағы құжаттардың құқықтық және ұйымдық сабақтастығын қамтамасыз ететін негізгі тетік.

Сараптау комиссиялары: “алғашқы сүзгі”

Негізгі ережелердің 1-қосымшасында мемлекеттік органның орталық сараптау комиссиясы және мемлекеттік ұйымның сараптау комиссиялары туралы үлгі ереже берілген. Бұл комиссиялардың мақұлдауынсыз құжаттаманы басқару саласындағы уәкілетті органдар бірқатар маңызды материалдарды қарауға қабылдамайды.

Қаралатын материалдарға мысалдар

  • істер номенклатурасы;
  • тұрақты және ұзақ мерзімді сақтауға алынған істердің тізімдемелері;
  • сақталу мерзімі өткен құжаттарды жоюға бөлу актілері;
  • іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықтар және өзге де әдістемелік құжаттар.

Комиссиялардың рөлі

Үлгі ережеге сәйкес, орталық сараптау комиссиясы мен сараптау комиссиясы Ұлттық мұрағат қоры құрамына енетін құжаттарды іріктейтін алғашқы инстанция, яғни “бірінші сүзгі” қызметін атқарады. Бұл ұйым ішіндегі құжаттардың құндылығын дұрыс айқындауға және мемлекеттік сақтауға берілетін материалды сапалы дайындауға мүмкіндік береді.

Стандарттар және кадр саясаты

Техникалық стандарт

Мұрағат ісін басқару жөніндегі мемлекеттік органдар мен ұйымдар барлық деңгейде ҚР СТ 1237-2004 “Қағаз негіздегі құжаттар. Мұрағаттық сақтауға қойылатын жалпы техникалық талаптар” мемлекеттік стандартының сақталуына ұмтылуы тиіс.

Халықаралық тәжірибе және менеджмент

Халықаралық стандарттарды, шетелдік мұрағаттардың тәжірибесін және Халықаралық мұрағаттар кеңесінің ұсынымдарын зерттеп, орнымен қолдану тиімді. Іс қағаздарын жүргізу саласында ИСО 15489 “Ақпарат және құжаттама – Құжаттаманы басқару” стандартын енгізу құжаттаманы басқаруды жүйелеуге көмектеседі.

Біліктілік мәселесі

Мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттардың кәсіби құрамын нығайтуға бағытталған кадр саясаты, сондай-ақ мұрағат қызметкерлерінің біліктілігін арттыруды жүйелі түрде ұйымдастыру ерекше назарды талап етеді.

Неліктен жеке (ведомстволық) мұрағат қажет?

Тәжірибе көрсеткендей, ведомстволық мұрағат болмаған жағдайда аяқталған істер құрылымдық бөлімшелерге таратылады. Үш жылдан кейін практикалық қажеттілік төмендеп, құжаттар біртіндеп жоғала бастайды. Нәтижесінде жобалық-сметалық, ұйымдастырушылық-өкімдік, құрылтайшылық және тіркеу құжаттары, сондай-ақ жеке құрам бойынша материалдар жоғалу қаупіне ұшырайды.

Әлеуметтік маңызы жоғары құжаттар

Жеке құрам бойынша құжаттар азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделерін қамтамасыз етуге тікелей қатысты және, әдетте, 75 жыл сақталады. Бұған жұмысқа қабылдау, ауыстыру, жұмыстан босату туралы бұйрықтар, қызметкерлер тізімдері, жеке істер, есеп карточкалары, еңбекақыға қатысты есептер, міндетті зейнетақы жарналары бойынша төлем құжаттары, еңбек шарттары, өндірістегі жазатайым оқиғалар актілері және өзге материалдар кіреді.

Осы құжаттардың әлеуметтік мәніне байланысты ҚР Еңбек кодексі оларды тиісті мемлекеттік мұрағатқа тапсыруды жұмыс берушінің міндеті ретінде бекітеді (ҚР Еңбек кодексі, 23-бап, 2-тармақ, 16-тармақша).

Қорытынды ұйымдастырушылық шешім

Іс жүзінде тиімді жол — ұйым құжаттарын қабылдау, реттеу, сақтау, есепке алу, жедел іздестіру және пайдалануды қамтамасыз ететін жеке мұрағат құру.

Мемлекеттік емес ұйымдар және мемлекеттік мұрағатқа тапсыру

Егер мемлекеттік емес ұйым Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын тиісті мемлекеттік мұрағатқа тұрақты сақтауға тапсырғысы келсе, тараптар арасында құжаттау, құжаттаманы басқару және мұрағаттық сақтау саласындағы ынтымақтастық туралы өзара шарт жасалуы тиіс.

Шартта нақты айқындалуы тиіс мәселелер

  • ҚР “Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы” заңының 7-бабы, 8-тармағына сәйкес құжаттарға иелік ету құқығын мемлекетке беру тәртібі;
  • екі тараптың міндеттері мен жауапкершілігі;
  • құжаттарды тапсыру мерзімдері мен кезеңдері;
  • ҚР Азаматтық кодексіне сәйкес өзге де келісілетін талаптар.

Уақытша сақтау мерзімдері: ұйым мәртебесіне қарай

Ведомстволық мұрағаттарда сақтау мерзімдерінің шегін айқындау үшін Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын уақытша сақтау тәртібі мен мерзімдерін белгілейтін нұсқаулық әзірленген (2000 жылғы 26 желтоқсандағы № 83 бұйрық; мемлекеттік тіркеу № 1355, 2001 жылғы 10 қаңтар). Ол құжаттарды мемлекеттік мұрағаттарға тапсыру уақыттарын анықтайды.

Ұйым санаты Тапсыру мерзімі
Жоғарғы және орталық мемлекеттік органдар 15 жылдан кейін
Министрліктерге және өзге орталық органдарға қарасты аумақтық органдар, мемлекеттік заңды тұлғалар 10 жылдан соң
Мемлекеттік үлесі басым ұлттық компаниялар және республикалық мемлекеттік заңды тұлғалар 10 жылдан кейін
Жергілікті өкілетті және атқарушы органдар 10 жылдан соң
Облыстық бағыныстағы мемлекеттік заңды тұлғалар (Астана және Алматы қалалары) 10 жылдан кейін
Қалалық және аудандық бағыныстағы мемлекеттік заңды тұлғалар 5 жылдан соң

Бұл мерзімдер ұйымның мәртебесіне қоса құжат түріне (басқарушылық, ғылыми-техникалық және т.б.) және материалдық негізіне (дыбыс-бейнелік, электрондық) қарай да сараланады: кейбірі 5–20 жыл аралығында, ал кейбір тасымалдаушылар бойынша 3–5 жыл аралығында белгіленуі мүмкін.

Мұрағат қоймасына қойылатын талаптар және нақты қиындықтар

Құжаттарды тиісті деңгейде сақтау — іс қағаздарын жүргізумен айналысатын мамандар үшін ең жауапты міндеттердің бірі. Негізгі ережелер ұйымдарға уақытша сақтауға байланысты күрделі талаптар қояды.

Маңызды талаптар

  • қойма бөлек ғимаратта орналасуы және өртке қарсы құралдармен, күзет және өрт сигнализацияларымен қамтамасыз етілуі;
  • жертөле, цоколь сияқты орындарды қойма ретінде пайдалануға жол бермеу;
  • қоймаға су коммуникацияларын жүргізбеу;
  • металл стеллаждарды қолдану;
  • температура-ылғалдылық және жарық режимдерін сақтау.

Неліктен орындау қиын?

  • талапқа сай орын-жайдың тапшылығы немесе жоқтығы;
  • жабдықтау шығындарының жоғары болуы (сигнализация, өрт сөндіру, металл стеллаждар және т.б.);
  • қаржы тапшылығы;
  • білікті кадрлардың жеткіліксіздігі;
  • жылжымайтын мүлік құнының қымбаттауы (сатып алу және жалға алу).

Тәуекел: құжат жоғалту және санкциялар

Талапқа сай емес орындарда (гараж, жертөле, шатыр, жалға алынған пәтер және т.б.) сақтау құжаттарды толық жоғалту қаупін арттырады. Ал бақылаушы органдар сұратқан құжаттар ұсынылмаса, бұл экономикалық шығындармен қатар әкімшілік санкцияларға да әкелуі мүмкін.

Мемлекеттік мұрағаттың функциялары және коммерциялық ұйымдардың мәселесі

Заңнамаға сәйкес мемлекеттік мұрағаттардың негізгі міндеттері — Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын жинақтау, тұрақты сақтау және пайдалануды ұйымдастыру. Сондықтан мемлекеттік мұрағаттар ұйымдардың Ұлттық мұрағат қорына кірмейтін құжаттарын (мысалы, бухгалтерлік құжаттар, хат-хабарлар, ішкі саясаттар мен процедуралар) сақтау мәселесін толық көлемде шешіп бере алмайды. Бұл жағдай коммерциялық ұйымдар үшін ерекше өзекті, өйткені олардың құжаттарының едәуір бөлігі Ұлттық мұрағат қорына кірмейді.

Құжаттарды офистен тыс сақтау: жаңа сервис, жаңа жауапкершілік

Нарықтық экономика мен қызмет көрсету саласының дамуына байланысты Қазақстанда да құжаттарды офистен тыс сақтау (сыртта/алыста сақтау) қызметі қалыптаса бастады. Бұл индустрия АҚШ-та өткен ғасырдың орта шенінде пайда болып, бүгінде әлемнің көптеген елдерінде кәсіби компаниялар арқылы кең тараған.

Негізгі идея

Қызметтің мәні — арнайы жабдықталған қазіргі заманғы мұрағат қоймаларын құрып, ұйымдарға құжаттарын ақылы негізде уақытша сақтауға орналастыру мүмкіндігін беру.

Қосымша қызметтер

  • мұрағаттық қораптар, файлдар, папкалар сияқты материалдар сату;
  • құжаттарды мұрағаттық өңдеу;
  • құжаттар мен қораптарды индекстеу (штрих-код технологиясы тиімді шешімдердің бірі);
  • құжаттарды сұраныс бойынша офиске жедел жеткізу;
  • магниттік тасымалдаушыларды сақтау (дискілер, ленталар, қатқыл дискілер және т.б.);
  • сақтау мерзімі өткен құжаттарды жабық түрде жою.

Клиент үшін ықтимал артықшылықтар

  • сақтау шығындарын төмендету (офисте сақтау көбіне қымбатқа түседі);
  • штат пен жабдықтарға кететін шығынды қысқарту;
  • құжаттарға бақылауды күшейту және қолжетімділікті шектеу арқылы ақпараттың сыртқа шығу тәуекелін азайту;
  • сақтау жағдайын жақсарту (арнайы қойма режимдері);
  • офистік пайдалы алаңды босатып, еңбек жағдайын жақсарту.

Маңызды ескерту

Құжаттарды офистен тыс сақтауға беру ұйымдағы құжат айналымы мен құжат сақтауға қатысты барлық проблеманы автоматты түрде шешпейді. Нәтиже ұйымның өз ішінде құжаттаманы басқару процедуралары мен саясаттарының қатаң орындалуына тікелей байланысты.

Ұйым ішінде орындалуы тиіс шарттар

  • құжаттарға бақылау мен қолжетімділікті басқарудың тиімді жүйесін енгізу;
  • қызметкерлердің іс қағаздарын жүргізу бойынша жеке жауапкершілігін нақтылау;
  • офистен тыс сақтауға жіберілетін құжат санаттарын алдын ала талдау (белсенді емес құжаттарды іріктеу);
  • сыртта тұрған құжаттарды қатаң есепке алу және жедел іздестіру мүмкіндігін қамтамасыз ету.

Ішкі (оперативтік) мұрағат міндетті

Коммерциялық мұрағатпен жұмыс істеу ұйымды өз офисінің ішінде белсенді құжаттарды сақтауға лайық жағдай жасау жауапкершілігінен босатпайды. Белсенді құжаттар үшін оперативтік мұрағат болуы — кез келген ұйымның міндеті.

Провайдерді таңдау: тексерілетін критерийлер

Кәсіби мұрағат компаниясымен келісім жасамас бұрын оның талаптарға сәйкестігін практикалық түрде тексеру қажет. Бұл қызмет Қазақстанда лицензияланбауы мүмкін, сондықтан таңдау кезінде ұйымның ішкі комплаенс талаптары ерекше маңызға ие.

1) Тәжірибе

Нарықтағы жұмыс өтілі, өзге елдердегі бөлімшелерінің болуы, сондай-ақ халықаралық кәсіби қауымдастықтарға (мысалы, PRISM) мүшелігі сияқты көрсеткіштерді нақтылаңыз.

2) Қойманың жай-күйі

Қоймаға барып, күзет және өрт сигнализациясы, өрт сөндіру жүйелері, стеллаждар, зиянкестерге қарсы өңдеу, сондай-ақ есепке алудың компьютерлік жүйесі бар-жоғын тексеріңіз. Штрих-кодқа негізделген жүйелер практикалық тиімділігімен ерекшеленеді.

3) Келісім-шарт

Төлем шарттарының қолайлылығын (көбіне 6 айдан 2 жылға дейін аванс) және құпиялылық міндеттемелерінің келісім-шартта нақты бекітілуін талап етіңіз. Қажет болса, провайдерді ұсынып отырған клиенттердің бар-жоғын қосымша анықтаңыз.

Қорытынды тұжырым

Құжаттарды офистен тыс сақтау — ұйымның шығынын оңтайландыруға және қауіпсіздікті күшейтуге көмектесетін перспективалы сервис. Алайда оны “бәрін шешетін” әмбебап құрал ретінде қабылдауға болмайды: тұрақты нәтиже ішкі құжаттаманы басқару тәртібі дұрыс құрылғанда ғана қамтамасыз етіледі.