Мұрағаттық қор шегінде мұрағаттықұйымдастыру тәртібі туралы қазақша реферат
Мұрағаттық құжаттарды қордан тыс ұйымдастыру
Мұрағаттық құжаттарды қордан тыс ұйымдастыру — дыбыс-бейнелік құжаттарды (кинофотофоно және бейнеқұжаттар) олардың түріне немесе бір/бірнеше сыртқы белгілеріне қарай (түрлі түстілігі, ақпарат жазылған материал, тұрпаты, дыбысты жазу жүйесі және т.б.) әртүрлі дереккөздердің қызметі барысында жинақтау және реттеу.
Не үшін қажет?
Іздеуді жылдамдатады, есепке алу мен сақтауды стандарттайды, әртүрлі тасымалдағыштармен жұмыс тәртібін біріздендіреді.
Қандай белгі маңызды?
Түрі, уақыты, түсі, форматы, жазу технологиясы және физикалық тасымалдағыштың ерекшелігі.
Киноқұжаттар мен бейнеқұжаттарды жүйелеу
Киноқұжаттар қалай жүйеленеді?
- 1 Түрі бойынша: фильмдер, арнайы шығарылымдар, киножурналдар, жеке кино- және телесюжеттер.
- 2 Шығарылған жылы бойынша: фильм/шығарылым/сюжеттің өндірілген жылы ескеріледі.
- 3 Есепке алу бірлігі (жиынтық) бойынша.
- 4 Түсіне қарай: түрлі түсті немесе қара-ақ.
- 5 Үлдір форматы бойынша: 8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм және т.б.
Есепке алу бірлігі
Белгілі бір фильмнің, арнайы шығарылымның, киножурналдың немесе жеке кино/телесюжеттің сақтау бірліктерінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері есепке алу бірлігі болып саналады.
Сақтау бірлігі
Бейнелеу және/немесе дыбыстық ақпарат жазылған, физикалық тұрғыдан жеке дара рулонды киноүлдір немесе магниттік таспа.
Жиынтықты орналастыру қағидасы
- Сақтау бірліктері жинақ элементтері бойынша орналастырылады, ал ішіндегі бөлімдер ретімен беріледі.
- Киноқұжаттың жиынтығы әдетте телнұсқадан және көшірмеден тұрады.
- Кино және таспа құжаттарының әр түріне бөлек тізімдеме жасалады.
Бейнеқұжаттар
Бейнеқұжаттардың есепке алу бірлігіне сақтау бірлігінің бір бөлігі, сондай-ақ белгілі оқиға немесе әдебиет пен өнер туындысы (не бірнеше туынды) жазылған бір немесе бірнеше сақтау бірлігі жатады.
Бейнеқұжаттардың сақтау бірлігі — физикалық тұрғыдан жеке дара магниттік/қағаз таспа рулоны, кассета, немесе бейнелеуші және дыбыстық ақпараты бар дискілер.
Фотоқұжаттарды жүйелеу
Негізгі топтар
- Негативтер (2–8): өлшемі мен түсіне қарай. (Мысалы: 2 — 2,5×3,5 см; 3 — 6×6 см; 4 — 6×9 см; 5 — 9×12 см; 6 — 10×15 см; 7 — 13×18 см; 8 — 18×24 см.) 6–8 өлшеміндегі шағын негативтерді жүйелеуде бір топқа біріктіруге болады.
- Слайдтар (диапозитивтер): түрлі түсті/қара-ақ.
- Позитивтер және фототаңбалар.
- Фотоальбомдар.
- Диафильмдер.
- Э (электрондық) құжаттар: электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған, цифрлық немесе заманауи тасығыштардағы фотоқұжаттар.
Әрбір фотоқұжат түріне жеке тізімдеме жасалады.
Фотоқұжаттың есепке алу бірлігі
Кейбір диафильм жазылған сақтау бірліктерінің бір бөлігі, немесе бір/бірнеше сақтау бірлігі.
Фотоқұжаттың сақтау бірлігі
Физикалық жеке кадр: негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), панорамалық түсірілім кадрлары, фотобедерлеме, диафильм рулоны немесе фотоальбом.
Электрондық фотоқұжаттар
Электрондық құжаттардың есепке алу бірлігіне электрондық жазба бар сақтау бірліктерінің бір бөлігі немесе бір/бірнеше сақтау бірлігі жатады. Сақтау бірлігі ретінде — жазба тасығыштың өзі (физикалық жеке дара тасығыш) қарастырылады.
Фоноқұжаттарды жүйелеу
Жазба түрі бойынша
Фоноқұжаттар дыбыстық ақпаратты жазу технологиясына қарай: фонографиялық, граммофондық, оптикалық, магниттік, лазерлік болып жүйеленеді. Әр жазба түріне жеке тізімдеме жасалады.
Есепке алу бірлігі
Белгілі оқиғаға, әдебиет пен өнер туындысына (немесе авторлық/тақырыптық белгі бойынша біріктірілген бірнеше туындыға) қатысты дыбыстық ақпарат жазылған сақтау бірлігінің бір бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірлігі.
Сақтау бірлігі
Рулонды киноүлдір, магниттік немесе қағаз таспа, кассета, балауыз білікше, дыбыстық ақпараты бар дискілер сияқты физикалық жеке тасымалдағыш.
Электрондық фоноқұжаттар
Цифрлық немесе заманауи тасығыштардағы фоноқұжаттарда есепке алу бірлігі — жазба бар сақтау бірлігінің бір бөлігі немесе бір/бірнеше сақтау бірлігі, ал сақтау бірлігі — бір немесе бірнеше электрондық құжаттар жазылған физикалық тасығыш болып табылады.
Орналастыру тәртібі
- Есепке алу бірлігінің ішіндегі сақтау бірліктері заттаңбада көрсетілген өндірістік нөмірлер реттілігімен орналастырылады.
- Жиынтық ішінде алдымен телнұсқа, содан кейін көшірме беріледі.
- Фоноқұжаттардың жиынтығы нақты есепке алу жиынтығына қатысты телнұсқа мен көшірмеден тұрады.
Қор шегіндегі ұйымдастыру: жүйелеу кестесі және белгілер
Мұрағаттық құжаттар мұрағаттық қор шегінде сақтау бірлігімен ұйымдастырылады және олардың ішкі құрылымының негізі болып табылатын жүйелеу кестесіне (істер номенклатурасына) сәйкес жүйеленеді. Бұл тәртіп істердің және құжаттардың тізімдемелері арқылы бекітіледі.
Жүйелеу белгілері
Құрылымдық
Құжаттардың құрылымдық бөлімшелерге қатысына қарай.
Хронологиялық
Кезеңі мен мерзімі бойынша.
Функционалдық/салалық/тақырыптық
Ұйым қызметінің функциясы, бағыты, тақырыптары мен мәселелері бойынша.
Номиналды (атаулы)
Іс жүргізу нысанына, құжат түріне қарай.
Корреспонденттік
Хат алмасудағы ұйымдар мен жеке тұлғаларға қарай.
Географиялық
Аумақ, тұрғылықты жер және географиялық нысандарға байланысты.
Авторлық
Құжат авторы болған ұйым атауы немесе тұлғаның аты-жөні бойынша.
Жүйелеу кестелерінің түрлері және қолданылуы
Хронологиялық-құрылымдық
Әрекет ететін ұйым қорларына (қордың әрі қарай толықтырылуын ескере отырып) және құрылымы жиі өзгеретін таратылған ұйымдарға қолданылады. Алдымен жыл/мерзім бойынша, әр хронологиялық топ ішінде — құрылымдық бөлім бойынша топтастырылады.
Құрылымдық-хронологиялық
Құрылымы тұрақты, өзгерісі сирек ұйымдар қорына, сондай-ақ таратылған ұйымдардың сақтау бірліктерін жүйелеуге қолданылады. Алдымен құрылымдық бөлімшелер бойынша, әр топ ішінде — түзілу уақыты бойынша орналастырылады.
Хронологиялық-функционалдық / функционалдық-хронологиялық
Құрылымы жиі ауысатын немесе айқын құрылымы жоқ ұйымдарға тән. Бірінші нұсқада — алдымен уақыт бойынша, кейін функциясына қарай; екінші нұсқада — алдымен функциясына қарай, кейін хронология бойынша.
Функциялар ұйым қызметінің маңыздылығын ескере отырып реттеледі: басшылық, жоспарлау, қаржыландыру, есепке алу және есептеу, жабдықтау және сату, кадр жұмысы және т.б.
Хронологиялық-тақырыптық / тақырыптық-хронологиялық
Көлемі үлкен емес қорларға және жекелеген коллекцияларға қолданылады. Бірінші жағдайда — алдымен жылдарға, әр жылдың ішінде маңыздылығы бойынша тақырып/мәселе бойынша; екінші жағдайда — алдымен тақырып бойынша, кейін әр тақырып ішінде хронологиямен.
Хронологиялық-номиналды / номиналды-хронологиялық
Құрылымы жоқ ұйымдардың қорларына тән: алдымен жылдар бойынша, әр жылдың ішінде құжат түрі бойынша; немесе алдымен құжат түрі бойынша (бұйрықтар, хаттамалар, жоспарлар және т.б.), әр түрдің ішінде — хронология бойынша.
Дыбыс-бейнелік және электрондық құжаттар үшін қосымша белгілер
Жүйелеуде қосымша цифрлық және тұрпаттық белгілер қолданылады. Бұл тәсіл барлық қорларға немесе қордың жекелеген топтарына қолдануға қолайлы.
Арнайы топтар, жеке тектік қорлар және коллекциялар
Арнайы бөлінетін құжаттар
Жеке құрам бойынша құжаттар; ғылыми-зерттеу ұйымдарындағы ғылыми-техникалық құжаттама; баспалардағы қолжазбалар; медициналық ұйымдардағы сырқаттану тарихы; бақылау органдарындағы тексеру актілері — басқару құжаттарынан бөлек, арнайы топ ретінде жүйеленеді.
Жеке тектік және отбасылық қорлар
Жеке тектік құжаттар мұрағат әзірлеген жүйелеу кестесіне сай топтастырылады. Отбасылық қорда алдымен белгілі (атақты) азаматтың құжаттары, кейін туыстық дәрежесіне қарай өзге отбасы мүшелерінің құжаттары орналастырылады.
Біріккен мұрағаттық қор
Сақтау бірліктері қор түзушінің маңыздылығына, түзу хронологиясына және алфавиттік атауына қарай орналастырылады.
Коллекциялар
Авторлық белгімен жасалған коллекцияларда құжаттар ұйым атауы немесе азаматтың әкесінің аты бойынша алфавиттік ретпен топтастырылады. Тақырыптық коллекцияларда — маңыздылығы немесе хронологиясы ескерілген тақырып/мәселе бойынша орналастырылады.
Бір үлгідегі ұйымдар
Бір типтес ұйымдардың мұрағаттық қорларына ортақ (жалпы) жүйелеу кестесін қолдану тиімді.
Сақтау бірліктерін топтастырудың практикалық реттілігі
Негізгі қағидалар
- 1 Іс жүргізу қай жылы басталса, сақтау бірлігі сол жылға жатады; немесе өндірісті жалғастыру үшін басқа ұйымнан (бөлімшеден) келіп түскен жылына жатады.
- 2 Жоспарлар, есептер, сметалар және материалдар жасалған күніне қарамастан, қай жылға арналған болса — сол жылға жатқызылады. Ұзақ мерзімді жоспарлар басталған жылына, ал есептер есепті кезеңнің соңғы жылына жатады.
- 3 Бір бөлімшеде басталып, жалғастыру үшін екінші бөлімшеге берілген істер іс жүргізу аяқталған бөлімшеге жатқызылады.
- 4 Жыл (немесе мерзім) ішінде сақтау бірліктері ұйым қызметінің маңыздылығына қарай, не құжаттардың маңыздылығы және құжат түрлерінің логикалық байланысы бойынша орналастырылады.
- 5 Жеке істер жұмыстан шығу жылдары бойынша және тегі алфавиттік ретімен жүйеленеді.
Жүйелеудің соңғы сатысында сақтау бірліктері маңыздылығы мен хронологиясына қарай түпкілікті ретке келтіріледі.
Электрондық құжаттарды жүйелеу
Электрондық құжаттар ақпарат тасығышының түріне қарай жүйеленеді: магниттік таспалар, лазерлік және қатты дискілер, ықшам-дискілер, дискеталар. Тасығыш түрінің ішінде — ақпаратты ұсыну форматы бойынша, одан әрі — жазылған ақпараттың сипаты бойынша топтастырылады.
1) Тасығыш
Медиа түрі бойынша бөлу.
2) Формат
Ұсыну форматы бойынша нақтылау.
3) Сипат
Контент табиғаты бойынша топтау.