Құжаттарды орналастырудың негізгі принциптері мынадай
Іс қағаздарын қалыптастыру ұғымы
Іс қағаздарын қалыптастыру — құжаттарды іс номенклатурасына сәйкес белгілі бір іске жатқызу және істің ішіндегі құжаттарды жүйелеу үдерісі. Істерді қалыптастыру әдетте құжаттарды тіркеу орны бойынша орталықтандырылып жүргізіледі (кеңседе немесе хатшыда).
Негізгі талаптар
- Іске тек орындалған құжаттар тігіледі: түпнұсқалар немесе расталған көшірмелер, сондай-ақ стандарттар талаптарына сай ресімделген материалдар.
- Іске құжаттамалық бір жылдағы құжаттар ғана топтастырылады.
- Тұрақты сақталатын және уақытша сақталатын құжаттар әртүрлі істерге қалыптастырылады.
Іске тігілмейтін құжаттар
- 1 Іс тақырыбына сәйкес келмейтін құжаттар.
- 2 Тиісінше ресімделмеген құжаттар (пысықтауға қайтарылады).
- 3 Қайтаруға жататын құжаттар.
- 4 Бастапқы үлгі (оригинал-үлгі) ретінде берілген материалдар.
- 5 Құжаттардың көбейтілген көшірмелері (мысалы, көшіру аппаратында жасалған көшірмелер).
Құжаттарды істің ішінде орналастыру тәртібі
Істің ішіндегі құжаттар белгіленген тәртіппен орналастырылады. Құжаттарды жүйелеудің негізгі принциптері төмендегідей:
Мәселе бойынша
Құжатта қозғалған мәселе (тақырып) бойынша топтастыру.
Хронологиялық
Құжаттардың күні бойынша реттеу.
Әліпби бойынша
Авторлардың тегі немесе корреспондент мекемелер атауының әліпбиі бойынша.
Нөмірі бойынша
Реттік нөмірі бар біртектес құжаттарды топтастыру (мысалы, жүк құжаттары, түбіртектер және т.б.).
Жиі қолданылатын тәсіл
Тәжірибеде көбіне мәселе-қисынды принцип қолданылады: құжаттар бір мәселені шешуге қатысты қисынды сабақтастықпен тігіледі. Мұндай жүйелеу, әдетте, хронологиялық ретпен де үйлеседі.