Құжаттарды орналастырудың негізгі принциптері мынадай

Іс қағаздарын қалыптастыру – бұл құжаттарды іс номенклатурасына сәйкес белгілі бір іске жатқызу және оның ішіндегі құжаттарды жүйелеу.

Істерді қалыптастыру құжаттарды тіркеу орны бойынша орталықтандырып жүргізіледі (кеңседе немесе хатшыда) және мынадай талаптарға жауап беруі тиіс:

1. Іске тек орындалған (түпнұсқасы немесе расталған көшірмелері), стандарттардың талаптарына сәйкес ресімделген құжаттар ғана тігіледі.

2. Іске мынадай құжаттар:

— іс тақырыбына сәйкес келмейтін;

— тиісінше ресімделмеген (пысықтауға қайтарылады);

— қайтаруға жататын,

— бастапқы үлгісі;

— құжаттардың көбейтілген көшірмелері (мысалы, көшіру аппаратында) тігілмейді.

Іске бір құжаттамалық жылдағы құжаттар топтастырылады. Істің ішіндегі құжаттар белгілі бір тәртіппен орналастырылады. Құжаттарды орналастырудың негізгі принциптері мынадай:

— мәселесі бойынша (құжатта қозғалатын мәселе бойынша),

— хронологиялық (құжаттардың күні бойынша),

— әліпби (авторлардың фамилиясы бойынша немесе корреспондент-мекемелердің атауының әліпбиі бойынша),

— нөмірі (реттік нөмірі бар бір тектес құжаттар топтастырылады, мысалы: жүк құжаттары, түбіртектер және т.б.).

Негізінен мәселе-қисынды принцип жиі қолданылады, құжаттар бір мәселені шешуге қатысты қисынды сабақтастықпен тігіледі. Құжаттарды орналастырудың мұндай жүйесі хронологиялық принципке сәйкес келеді. Тұрақты және уақытқа сақтау мерзімі бар құжаттар әр түрлі іске қалыптастырылады.

Іс 250 парақтан аспауы керек. Сондықтан, егер құжаттар көп болса, олар бірнеше томға қалыптастырылады, мұндайда істің мұқабасына томның нөмірі көрсетіледі.

Істің мұқабасында мыналар ресімделеді:

● кәсіпорынның толық атауы;

● іс номенклатурасы бойынша іс индексі, егер іс бірнеше томнан тұрса, томның реттік нөмірі;

● іс номенклатурасына сәйкес істің атауы;

● құжаттамалық жыл;

● парақтар саны;

● сақтау мерзімі.