Дыбыс - бейне жазу құжаттарының есепке алу бірлігі
Мұрағат қоры шегіндегі құжаттарды топтастыру
Мұрағат қоры шегінде құжаттарды есепке алу мен жіктеудің негізгі бірлігі — сақтау бірлігі. Ол физикалық тұрғыдан оқшауланған бір құжат немесе өзіндік мәні бар құжаттар жиынтығы болуы мүмкін. Қағаз негізіндегі мұрағаттық құжаттарда сақтау бірлігі, әдетте, іс ретінде рәсімделеді.
Іс — ерекше тысқа немесе бумаға біріктірілген, оқшауланған мұрағаттық құжат(тар) жиынтығы. Дыбыс-бейне жазба құжаттары мен электрондық құжаттар да өз ережелері бойынша есепке алынады.
Дыбыс-бейне жазба құжаттары: есепке алу және сақтау бірліктері
Есепке алу бірлігі
- Киноқұжаттар: киношығармаға немесе нақты оқиғаны түсіруге қатысты сақтау бірлігінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері.
- Фотоқұжаттар: мазмұны бойынша біріктірілген бір оқиғаға қатысты сақтау бірлігінің бөлігі, бір немесе бірнеше сақтау бірліктері.
- Үнқұжаттар: белгілі бір оқиғаға қатысты, сондай-ақ авторлық, орындаушылық, тақырыптық және әдебиет пен өнердің өзге белгілерімен біріктірілген бір немесе бірнеше сақтау бірліктері.
- Бейнеқұжаттар: оқиғаға қатысты, сондай-ақ авторлық, орындаушылық, тақырыптық және басқа белгілер бойынша біріктірілген бір немесе бірнеше сақтау бірліктері.
Сақтау бірлігі (физикалық ерекшелік)
- Киноқұжаттар: киноүлдір орамдарының физикалық ерекшеліктері.
- Фотоқұжаттар: кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд/диапозитив), диафильм, фотобасылым, фотоальбом рулоны, дискті тасығыш және көріністік түсірілім ерекшеліктері.
- Үнқұжаттар: магниттік таспа орамы, дискті тасығыш және дыбыс таспаның физикалық ерекшеліктері.
- Бейнеқұжаттар: бейнетаспалар мен дискті тасығыштардың физикалық ерекшеліктері.
Киноқұжат пен үнқұжат кешені, әдетте, белгілі бір есепке алу бірлігіне қатысты түпнұсқа және көшірмеден тұрады. Кешен ішінде орналастыру реті: алдымен түпнұсқа, кейін көшірме.
Электрондық құжаттар: есепке алу бірлігі және сақтау бірлігі
Есепке алу бірлігі
Электрондық құжаттарды есепке алу бірлігі ретінде бір немесе бірнеше файл жазылған, бірегей бағдарламалық-ақпараттық нысанды құрайтын сақтау бірлігі (немесе сақтау бірліктерінің кешені) және оған қатысты ілеспелік құжаттама қабылданады.
- мәтін, гипермәтін
- мультимедиялық нысан
- мәліметтер базасы, мәліметтер банкі, білім базасы
Сақтау бірлігі
Электрондық құжаттардың сақтау бірлігі ретінде, ілеспелік құжаттамамен бірге, ақпарат тасығыштың физикалық ерекшелігі қабылданады.
- қатты диск
- компакт-диск және басқа заманауи тасығыштар
- магниттік таспалар, лазерлік дискілер, дискеталар
Электрондық құжаттарды жүйелеу қағидаты
Электрондық құжаттар алдымен ақпарат тасығыштарының түрлері бойынша, одан кейін ақпаратты ұсыну түрі және әрі қарай жазылған ақпараттың сипаттамалары бойынша жүйеленеді.
Істерді жүйелеу және тізімдемеге енгізу
Жүйеленген сақтау бірліктері (істер) істер тізімдемесіне енгізіледі. Тізімдеме есепке алуды, іздестіруді және пайдалануды қамтамасыз ететін тәртіппен ресімделеді.
Жүйелеудің негізі: істер номенклатурасы
Істер мұрағат қоры шегінде жүйелеу схемасына (істер номенклатурасына) сәйкес орналастырылады. Уақытша сақталатын (10 жылға дейін) істер, ұйымның құрылымы мен функциясына қарай, хронологиялық-құрылымдық немесе хронологиялық-функционалдық жіктелуді ескере отырып топтастырылады.
Хронологиялық-құрылымдық схема
Қолданыстағы ұйымдар (қорды одан әрі толықтыруды ескере отырып) және құрылымы жиі өзгерген таратылған ұйымдар қорларына қатысты қолданылады. Бұл жағдайда сақтау бірліктері алдымен пайда болған мерзімдері бойынша (жылдар/кезеңдер), ал хронологиялық топ ішінде құрылымдық бөлімшелер бойынша топтастырылады.
Құрылымдық-хронологиялық схема
Құрылымы тұрақты, сирек өзгеретін ұйым қорларына, сондай-ақ таратылған ұйымдардың сақтау бірліктерін жүйелеуге қолданылады. Алдымен құрылымдық бөлімшелер бойынша, әр құрылымдық топ ішінде — сақтау бірлігі қалыптасқан уақыты бойынша орналастырылады.
Хронологиялық-функционалдық схема
Алдымен хронология бойынша, кейін қор қалыптастырушының қызмет функциялары бойынша топтастырылады. Іс топшалары функциялардың маңыздылығын ескере отырып орналастырылады: басшылық, жоспарлау, қаржыландыру, есепке алу және есеп, жабдықтау мен өткізу, кадрлар және т.б.
Функционалдық-хронологиялық схема
Алдымен функциялар бойынша, содан кейін хронологиялық белгілер бойынша жүйеленеді.
Құрылымдық бөлімшелері жоқ қорлар
Мұндай қорларда хронологиялық-атаулық немесе атаулық-хронологиялық схема қолданылады: не алдымен жылдар бойынша, әр жылдың ішінде сақтау бірліктерінің түрлері бойынша; не алдымен құжат түрлері бойынша (бұйрықтар, хаттамалар, жоспарлар және т.б.), әр түрдің ішінде хронология бойынша.
Сақтау бірліктерін орналастыру тәртібі
- 1 Іс жүргізумен басталған жылға жататын, сондай-ақ өндірістік жалғастыру үшін өзге ұйымдардан (немесе құрылымдық бөлімшелерден) келіп түскен сақтау бірліктері орналастырылады.
- 2 Жоспарлар, есептер, сметалар және оларға қатысты құжаттар құрастырылған жылдарға жатқызылады: ұзақ мерзімді жоспарлар — бастапқы жылдарына, ал есептер — есептік кезеңнің соңғы жылы бойынша.
- 3 Бір бөлімшеде басталып, аяқтау үшін басқа бөлімшеге берілген сақтау бірліктері аяқталған бөлімшеге жатқызылады (бірінші бөлімшенің атауы жақша ішінде көрсетіледі).
- 4 Жыл немесе хронологиялық кезең шегінде сақтау бірліктері ұйым функцияларының маңыздылығы бойынша (немесе құжат түрлерінің маңыздылығы мен логикалық байланысына қарай) орналастырылады.
- 5 Жеке істер қызметкердің жұмыстан босатылған жылы бойынша, сондай-ақ тегі бойынша әліпбилік тәртіппен топтастырылады.
Жүйелеудің соңғы сатыларында сақтау бірліктері олардың маңыздылығы немесе хронологиясы бойынша түпкілікті ретке келтіріледі.
Біріктірілген мұрағат қорлары және біртекті ұйымдар
Біріктірілген мұрағат қорында сақтау бірліктері қор қалыптастырушының маңыздылығы, құжаттардың пайда болу хронологиясы және әліпбилік атаулар бойынша орналастырылады.
Біріктірілген мұрағат құрамына енгізілген әр қор шегінде жүйелеудің әртүрлі сұлбасы қолданылуы мүмкін. Сұлбаны таңдау ұйым қызметінің ерекшелігіне, құжаттардың құрамы мен көлеміне байланысты айқындалады.
Біртекті ұйымдардың мұрағат қорлары үшін, әдетте, ортақ жүйелеу сұлбасы қолданылады.
Арнайы санаттар: жеке құрам, ғылыми-техникалық және өзге құжаттар
Ғылыми-зерттеу және жобалық ұйымдардағы қолжазбалар, медициналық ұйымдардағы ауру тарихтары, жеке құрам бойынша құжаттар, ғылыми-техникалық құжаттама, бақылау органдарының актілері, сот органдарының соттық құжаттамалары және осы тектес материалдар жеке топқа бөлініп, басқарушылық құжаттардан бөлек жүйеленеді.
Ғылыми-техникалық құжаттаманы жүйелеу
Түрлері бойынша орналастыру
- жобалық
- конструкторлық
- технологиялық
- ғылыми-зерттеу
- патенттік-құқықтық (патенттік-лицензиялық)
Жобалық құжаттама: жіктеу белгілері
Жобалық құжаттама пәндік-тақырыптық, хронологиялық немесе географиялық белгілер бойынша орналастырылады. Жобалау кезеңінің құжаттары жобалауда қабылданған бірізділікпен беріледі, ал үлгілік жобалар — сериялық нөмірлері бойынша.
Жобалық құжаттаманың негізгі топтары
- Тұрғын үй-азаматтық құрылыс
- Өнеркәсіптік құрылыс
- Ауыл шаруашылығы құрылысы
- Энергетикалық және су шаруашылығы құрылысы
- Көліктік құрылыс
Әр топ қажет болған жағдайда кіші топтарға бөлінуі мүмкін.
Конструкторлық құжаттама
Әзірлеу түріне қарай, хронологиялық немесе нақты әзірлемелердің нөмірлері бойынша орналастырылады; әзірлеме ішінде — ерекшеліктеріне байланысты реттеледі. Түрлендірілген бұйымдардың құжаттамасы негізгі бұйым құжаттамасының соңында беріледі.
Бұйымды сынау құжаттары хронология бойынша, ал жыл шегінде — техника бағыттылығы мен тіркеу нөмірлеріне қарай орналастырылады.
Технологиялық және ғылыми-зерттеу құжаттамасы
Технологиялық құжаттама технологиялық процестерге сәйкес жүйеленеді.
Ғылыми-зерттеу құжаттамасы хронологиялық қағидамен орналастырылады, ал жыл ішінде — тақырып нөмірлері, мүліктік нөмірлер, мемлекеттік тіркеу нөмірлері, жұмыстар тақырыптары, әзірлеуші автордың (жауапты орындаушының) атауы немесе тегі бойынша әліпбилік, сондай-ақ құрылымдық белгілер бойынша реттелуі мүмкін.
Өзге ұйымдардың тапсырыстарын орындауға арналған есептер бөлек жүйеленеді.
Патенттік-лицензиялық құжаттама
Құжаттар келесі түрлер бойынша орналастырылады:
- өнеркәсіптік меншік нысандары: өнертабыс, пайдалы модель, өнеркәсіптік үлгі, өсімдік түрі, тауар белгісі, қызмет көрсету белгісі
- күзеттік құжаттар: патент, куәлік
Әр түрдің шегінде құжаттар: күзеттік құжаттарды беру туралы шешім қабылданған патенттер мен куәліктердің нөмірлері бойынша; өтініш нөмірлері бойынша; сондай-ақ күзеттік құжат беруден бас тарту туралы өтініш нөмірлері бойынша жүйеленеді.
Кино-, бейне-, фото- және фоноқұжаттарды жүйелеу
Киноқұжаттар мен бейнеқұжаттар
- түрлері бойынша: фильмдер, арнайы шығарылымдар, киножурналдар, жеке кино- және телесюжеттер
- шығу жылдары бойынша (ал жеке сюжеттер — өндірістік нөмірлері бойынша)
- есепке алу бірліктері бойынша (толықтыруларымен бірге)
- түсі бойынша: түрлі-түсті немесе ақ-қара
- үлдір пішіні бойынша: 8 мм, 16 мм, 35 мм, 70 мм және т.б.
Сақтау бірліктері кешенді элементтер бойынша, ал кешен ішінде — киноқұжат бөлімінің реттік нөмірі бойынша орналастырылады. Кейбір түрлеріне жеке тізімдеме жасалады.
Фотоқұжаттар
Фотоқұжаттар түрлері бойынша жүйеленеді: негативтер (түрлі-түсті/ақ-қара) және белгіленген өлшемдері; слайдтар (диапозитивтер); позитивтер мен фотобасылымдар; фотоальбомдар; диафильмдер; сондай-ақ «Э» әрпімен белгіленетін электрондық (сандық) фотоқұжаттар.
Негатив өлшемдерінің белгіленуі
- 2: 2,5 × 3,5 см
- 3: 6 × 6 см
- 4: 6 × 9 см
- 5: 9 × 12 см
- 6: 10 × 15 см
- 7: 13 × 18 см
- 8: 18 × 24 см
Көлемі кіші негативтерді (6–8 өлшемдері) жүйелеу кезінде оларды бір топқа біріктіруге рұқсат етіледі. Кейбір фотоқұжат түрлері үшін жеке тізімдеме құрастырылады.
Фоноқұжаттар (үн жазбалары)
Фоноқұжаттар ақпаратты дыбыстық жазу түрлері бойынша жүйеленеді: фонографиялық, граммофондық, оптикалық, магниттік, лазерлік. Әр жазба түрі үшін жеке тізімдеме жасалуы мүмкін.
Үнқұжаттың ішкі түрлері сақтау бірліктері және толықтырулары бойынша орналастырылады. Есепке алу бірлігінің ішіндегі сақтау бірліктері сыртында көрсетілген өндірістік нөмір тәртібімен, ал кешен ішінде — түпнұсқа, кейін көшірме болып реттеледі.