Ведомствалық мұрағат құжаттарын топтастыру туралы қазақша реферат
Ведомствалық мұрағат құжаттарын топтастыру
Құжаттарды топтастыру кезінде ведомствалық мұрағат паспортында қордың жинағы (құжаттар кешені) және оның тобы көрсетіледі. Тәжірибеде қор мен жинаққа атау беру және оларды қалыптастыру үдерісі қорландыру деп аталады. Қорландыру құрамына қорды анықтау, құжаттардың хронологиялық және деректемелік тәуелділігін белгілеу, сондай-ақ қорды қалыптастыру кіреді.
Құжаттар жиыны мекеме мен кәсіпорынға тиесілі болады. Ұйымның заңды тұлға мәртебесіне тәуелсіз, оның құжаттары ведомствалық құжаттану қорын құрайды.
Мұрағат қорының түрлері
Мекеме қоры
Мекемедегі мұрағаттық құжаттар кешені құжаттану қоры деп аталады. Ол бір ұйымның (немесе ұйымның құрылымдық жүйесінің) құжаттарынан тұрады және мекеменің қызметіне тікелей байланысты қалыптасады.
Жиын (коллекция)
Жиын — әртүрлі шыққан тегі бар бөлек құжаттардың бір немесе бірнеше белгі бойынша (тақырыптық, авторлық, хронологиялық және т.б.) біріктірілген жинағы.
Ведомствалық мұрағаттың рөлі
Ведомствалық мұрағат қорды ұйымдастыруға және құжаттарды тарихи немесе логикалық байланыс бойынша жүйелеуге мүмкіндік береді. Ведомствалық мұрағат паспорты арқылы қорландыру жұмыстары рәсімделеді және іріктелген құжаттар мемлекеттік мұрағатқа сақтауға тапсырылады.
Қорға құжаттарды жатқызу қағидалары
Кіріс құжаттар
Мекемеге келіп түскен құжаттар тиісті мекеме қорына енгізіледі. Олар деректемелік тәуелділігін нақтылау үшін тіркеледі (мөрі, кіріс нөмірі, тіркеу белгілері) және мекеменің функционалдық міндеттері бойынша істерге бөлінеді.
Шығыс құжаттар (көшірмелер)
Мекемеден шыққан құжаттардың көшірмелері де қор құрамына жатады. Әр құжаттың авторы көрсетіледі, ал құжаттар іс жүргізу номенклатурасына сәйкес тиісті істерге жинақталады.
Ішкі құжаттар
Ұйымның ішкі құжаттары (өкімдер, хаттамалар, анықтамалар және т.б.) сол мекеменің қорына енгізіледі. Құжатта атауы, күні, авторы және жауапты тұлғаның қолы сияқты негізгі деректемелер болуы тиіс.
Қоғамдық ұйымдардың құжаттары
Мекеме жанындағы қоғамдық ұйымдардың (кәсіподақ, ДОСААФ, Қызыл Крест және Қызыл Жарты Ай және т.б.) құжаттары, әдетте, бір қор ретінде қалыптастырылады немесе бекітілген ережеге сай бөлек есепке алынады.
Ұйым қайта құрылғанда немесе жабылғанда қорды қалыптастыру
Қайта ұйымдастыру және мұрагерлік
Егер іс жүргізу құжаттары бір ұйымнан екінші ұйымға құқықтық мұрагерлік арқылы берілсе, жеке істер мен кейбір құжаттар жаңа мекеме қорына қосылуы мүмкін. Ұйым атауы, құрылымы, штаты, мөрі сияқты атрибуттар өзгерсе де, құқықтық сабақтастық сақталса, қордың бірлігі сақталуы ықтимал.
Ұйымның жабылуы
Ұйым жабылған кезде аяқталған істер белгіленген тәртіппен тапсырылады. Аяқталмаған іс қағаздары қабылдаушы ұйымға берілген жағдайда, қабылдаушы тарап қорды толықтырудың және есепке алудың негізін қалыптастырады.
Әртүрлі деңгейдегі қорлардың мысалдары
Қорлар әртүрлі басқару деңгейлерінде қалыптасуы мүмкін: министрліктер, комитеттер, ведомстволар, республикалық және автономиялық органдар, сондай-ақ орталық мемлекеттік басқару құрылымдары.
Есепке алу және жүйелеу: топтастыру белгілері
Қордағы негізгі есеп құжаты ведомствалық мұрағатта тіркеледі. Әр қорға немесе жиынға атау мен нөмір беріледі. Құжат құрамын және мекеменің ұйымдастырушылық құрылымын ескере отырып жасалатын жүйелеу схемасы қор құрушының құрылымын, қызмет бағытын, маңызды мәселелерін, құжат түрлерін және мазмұн көпқырлылығын көрсетеді.
Негізгі классификациялық белгілер
- Құрылымдық: құрылымдық бөлімшелер бойынша.
- Хронологиялық: құжаттың мерзімі немесе күні бойынша.
- Функционалдық / салалық / тақырыптық / мәндік: құжатта көтерілген мәселе бойынша.
- Номиналдық: істер мен құжат түрлері бойынша.
- Корреспонденттік: қор құрушы және өзге мекемелер/тұлғалар бойынша.
- Географиялық: мазмұн, автор немесе корреспондентке қатысты географиялық ұғымдар бойынша.
- Авторлық: мекеме атауы немесе құжат авторы бойынша.
Белгілерді біріктіріп қолдану
Құжаттарды тек бір белгі бойынша топтастыру жеткіліксіз. Істерді жүйелеу кезінде бірнеше белгі қатар қолданылады. Мысалы, құрылымдық және хронологиялық белгілерді біріктіру екі нұсқа жасауға мүмкіндік береді:
- Хронологиялық-құрылымдық: алдымен жылына, кейін құрылымына қарай.
- Құрылымдық-хронологиялық: алдымен құрылымына, кейін жылына қарай.
Ұйым құрылымы жиі өзгеретін жағдайда хронологиялық-функционалдық немесе функционалдық-хронологиялық схема тиімді болуы мүмкін. Құжат көлемі шағын қорларда хронологиялық-номиналдық немесе номиналдық-хронологиялық жүйелеу тәсілдері қолданылады.
Біріккен мұрағат қоры және қосымша белгілер
Біріккен мұрағат қоры шеңберінде өндірістік кәсіпорындар, жеке кәсіпорындар, бірлестіктер және олардың филиалдарына қатысты мұрағаттық қорлар біріктірілуі мүмкін. Құжаттарды топтастыруда хронологиялық, тақырыптық және тақырыптық-хронологиялық белгілермен қатар авторлық, номиналдық, топ ішіндегі алфавиттік және тақырыптық көрсеткіш белгілері де қолданылады.