Қазақша рефераттар

СОМ - технология

Құжат сақтауды қамтамасыз ету: әлемдік тәжірибе және қазіргі тәсілдер

Құжат сақтауды қамтамасыз етудің екі негізгі тәсілі бар: құжаттың өзін (түпнұсқаны) сақтау және құжаттың мазмұнын (ақпаратын) сақтау. Соңғы жылдардағы әлемдік үрдістер ұзақ мерзімге сақтауды қажет ететін құжаттар мен ақпарат көлемі өсіп келе жатқанын, соған сәйкес сенімді әдістемелерге сұраныс артып отырғанын көрсетеді.

Компьютерлік технологиялар қарқынды дамығанымен, микрофильмдеу ұзақ сақтаудың негізгі әрі тұрақты құралдарының бірі болып қала береді. Ал цифрлық ақпаратқа еркін қол жеткізу кеңейген сайын, оны ұзақ мерзім бойы өзгеріссіз сақтау мәселелері де айқынырақ көріне бастады.

Неліктен ұзақ мерзімді сақтауда қиындық бар?

Цифрлық ақпарат қолжетімді әрі жылдам болғанымен, ұзақ мерзімді сақталуы бірқатар тәуекелге тәуелді:

  • тасымалдағыштардың ескіруі және жаңа форматтарға тұрақты көшіру қажеттілігі;
  • бағдарламалық және аппараттық үйлесімділіктің өзгеруі;
  • ақпаратты оқу құралдарының жиі жаңарып отыруы (шамамен 18 айлық циклмен).

Сондықтан көптеген ұйымдарда мұрағаттаудың баламалы және гибридті тәсілдері қатар қолданылады.

Микрография: микроформаға түсіру технологиясы

Микрография — құжаттағы ақпаратты жарыққа сезімтал үлдір материалдарға түпнұсқадан 150 есеге дейін кішірейтіп тікелей көшіруге мүмкіндік беретін технологиялық әдіс. Үлдір негізіндегі бұл тасымалдағыш микроформа деп аталады.

Кең тараған түрлері

  • 16 мм және 35 мм микрофильм
  • апертуралық карталар
  • микроафишалар

Қарау және пайдалану

Микроформадағы бейне түпнұсқаға геометриялық тұрғыдан сәйкестендіріледі. Оны оқу үшін микрографиялық құрылғылар арқылы үлкейтіледі, ал кей жағдайда лупамен де қарауға болады.

Қазіргі түсінікте микрография тек қағаз құжаттарды микроформаға көшірумен шектелмейді. Ол қағазбен қатар электрондық құжаттарды микроформаға түсіруді, сондай-ақ микроформадан қағазға немесе цифрлық ортаға кері көшіруді, сақтау мен пайдаланудың толық спектрін қамтиды.

Микрографияның цифрлаудан басым тұстары

  • Микроформаларды қажет болғанда күрделі инфрақұрылымсыз да оқуға болады (ең болмаса үлкейту құралы жеткілікті).
  • Халықаралық стандарттар микроформаларға әлемнің кез келген жерінен қол жеткізу мүмкіндігін арттырады.
  • Жасау, көбейту, тарату және сақтау жағынан экономикалық тұрғыдан тиімді.
  • Микрофильмдер аз шығынмен жоғары нәтижеге жеткізе алады.
  • Ұзақ сақталатын баламалы тасымалдағыштардың қатарына жатады: сапалы мұрағаттық көшірмелер тиісті режимде 500 жылға дейін сақталуы мүмкін.
  • Оптикалық дискіде сақтау 35 мм үлдірмен салыстырғанда едәуір қымбатқа түсуі ықтимал.
  • Цифрлық сақтаудың мұрағаттық талаптарына толық сәйкес келетін әмбебап жүйелер мен форматтар әлі де шектеулі.
  • Цифрлық қолжетімділікті ұзақ мерзім сақтау үшін деректерді тұрақты көшіру және тасымалдағыштарды жаңарту қажет.

Сақтық көшірмелер және мемлекеттік талаптар

Құжаттардың Мемлекеттік сақтық қоры туралы ережелерге сәйкес, министрліктер, ведомстволар және меншік нысанына қарамастан ұйымдар мен кәсіпорындар үшін сақтық көшірмелерді жасау міндеті өзекті. Бұл міндет көбіне сақтық микроформалар қорын қалыптастыру және оны мұрағаттан тыс арнайы жабдықталған қоймаларда сақтау арқылы шешіледі.

Ал қолжетімділікті қамтамасыз ету үшін сақтық қорымен қатар пайдалану қоры да жасалады: бұл — микро негіздерге түсірілген көшірмелер жиынтығы, күнделікті сұранысты түпнұсқаға салмақ түсірмей-ақ өтеуге арналған.

Мұрағаттарды микрофильмдеудің практикалық нәтижелері

  • Құнды немесе сирек түпнұсқалардың орнына пайдаланушыларға микрофильмдік немесе электрондық көшірмелер беріледі. Бұл түпнұсқаны тозудан, бүлінуден және жоғалудан қорғайды.
  • Әр түпнұсқа бір-ақ рет көшіріліп, кейінгі көбейту жұмыстары «көшірмеден көшірме» қағидасымен жүргізіледі. Осылайша қағаз негізге түсетін жүктеме азаяды.

Бұл шаралар құжаттарды сақтаудың жаңа мүмкіндіктерін ашып, мұрағат жұмысының тұрақтылығын арттырады.

Гибридтеу: микроформа + цифрлық қолжетімділік

Микрография құжаттарды өңдеу және оларға қол жеткізуді қамтамасыз ететін компьютерлік жүйелермен тиімді үйлеседі. Микроформаларды гибридтеу дегеніміз — сақтауға арналған микрокөшірмені жасап, ал пайдалануға ыңғайлы болу үшін сол микроформадан цифрлық көшірме әзірлеу.

Микроформаны кез келген уақытта электрондық негізге көшіруге болады. Бұл тәсіл кең тараған СОМ-технология арқылы да іске асырылады.

СОМ (COM) технологиясы: жаңа мүмкіндіктер

СОМ (Computer Output Microfilm) — қағаз құжаттан емес, тікелей компьютерден немесе магниттік/магнитті-оптикалық тасымалдағыштардан келіп түскен мәліметтерді микрофильмдеуге арналған технология. Ол құжаттарды оптикалық түсіріліммен салыстырғанда ондаған есе жылдам өңдеуге мүмкіндік береді.

Негізгі артықшылықтары

  • Сақтау алаңын күрт қысқартады: микроформаға сақтау қағазға қажет орынның шамамен 2%-ына дейін азаюы мүмкін.
  • Микроформалар жүздеген жыл сақталады және ерекше жағдайды міндетті түрде талап етпейді.
  • Микроформадағы көшірмемен қатар электрондық бейне де қалыптасып, пайдаланушылар санына қарай көбейту жеңілдейді.

Жұмыс тәртібі

СОМ-жүйелері жабық циклде және толық автоматтандырылған режимде жұмыс істей алады. Рулондық үлдірге де, микроафишаға да басып шығаратын әртүрлі модельдер қолданысқа енгізілген.

СОМ-ды қағаз құжаттарға арналған сканермен толықтырғанда, бір жұмыс циклында электрондық мұрағатқа қажетті нұсқалар жасалып, сонымен бірге микроформадағы сақтық көшірмелер де әзірленеді.

Инфрақұрылым шектеулі болғанда

Бос алаңның тапшылығы және арнайы талаптар классикалық фото түсірілімге қажетті жабдықты орналастыруды қиындатуы мүмкін. Мұндай жағдайда СОМ-жүйесі ыңғайлы шешім болады: жабдықтар кешенін бір жұмыс кабинетіне жинақтап, микрофомаларды тұйық циклде басып шығаруға мүмкіндік береді.

Электрондық мұрағат, сервер және кезең-кезеңімен сақтау

Заманауи мұрағат практикасында құжаттарды орындарынан қозғамай-ақ электрондық нұсқаларын жіберу мүмкіндігі кеңейіп келеді. Электрондық құжаттар мұрағаттың өзінде түпнұсқаны сканерлеу арқылы жасалып, қатарынан қолданысқа арналған электрондық бейнелер де қалыптастырылады.

Электрондық мәліметтер базасы серверде сақталады және сенімділік үшін толық немесе ішінара тасымалдағыштарға көшіріледі. Қалыптасқан критерийлерге сәйкес бір бөлігі СОМ арқылы микрофильмге аударылып, сақтық қор толықтырылады. Бұл қор бұрынғы жылдары жасалған және мұрағатта сақталған микрофильмдермен де байытылады.

Маңызды ерекшелік

Бұл модельде сервердегі сақтау көлемі құжаттардың келіп түсуімен шексіз ұлғая бермейді: алғашқы кезеңде деректер тасымалдағышқа көшіріліп, кейін сұранысы төмен құжаттар микрофильмге ауыстырылуы мүмкін.

Қажет болса қайта цифрлау

Егер кейін құжатқа сұраныс артса, микрофильм сканері арқылы оны қайтадан электрондық нұсқаға көшіру қиын емес. Осылайша пайдалану қоры да толықтырылып отырады.

Қорытынды: көшірмелеу жүйелерін шоғырландырудың мәні

Кез келген құжат айналымында ақпараттың сақталуын қамтамасыз ету үшін көшірмелеу жүйелерін шоғырландыру маңызды. Бұл, әсіресе, сақтау мерзімі 15 жылдан асатын ақпаратты сенімді мұрағаттауға тікелей қатысты.

Сонымен қатар әзірленген көшірмелер компьютерге және бағдарламалық қамтамасыз етуге тәуелсіз түрде толық оқылатын болуы тиіс. Осы талаптарды ескергенде, микрофильмдеу және СОМ-технологияға сүйенетін гибридті тәсілдер ұзақ мерзімді сақтаудың тұрақты шешімі ретінде алдыңғы қатарда қала береді.