Қазақша рефераттар

Қызметтік хаттарды ресімдеу ережесі

Іскерлік хаттың мәні

Іскерлік хат — кәсіпорынның, ұйымның, мекеменің сыртқы ортамен байланыс орнататын негізгі арналарының бірі. Хат арқылы алдын ала келіссөздер жүргізіледі, кәсіпорындар арасындағы өзара қарым-қатынас нақтыланады, талап-шағымдар білдіріледі, ұсыныстар жасалады және пайдалы ақпарат алмасу жүзеге асырылады.

Хатты жедел әрі сауатты дайындау үшін қазіргі ресми хат-хабар стилін және оған қойылатын талаптарды білу маңызды. Қызметтік хаттар — іс қағаздарының ең кең тараған түрі; олар әртүрлі мәселелер бойынша басқа кәсіпорындармен немесе мекемелермен жедел байланыс жасауға арналған.

Назарда ұстаңыз

Іскерлік хат тек ақпарат жеткізетін құрал емес: ол хатты жазған адамның да, оның атынан сөйлеп отырған ұйымның да беделін қалыптастырады.

Қызметтік хаттардың негізгі түрлері

Хаттар мазмұны мен мақсатына қарай бірнеше түрге бөлінеді. Төмендегі жіктеу практикалық жұмыста жиі қолданылады.

Ақпараттық хат

Хабарлау, өтіну, еске салу, ұсыныс жасау сияқты мақсаттарды қамтиды.

Кепілдік хат

Ақы төлеуге, жеткізу мерзіміне немесе өнім мен қызмет сапасына кепілдік берілетіні туралы хабарлауға арналған.

Рекламациялық (наразылық) хат

Контрагент келісімшарт талаптарын бұзған жағдайда келтірілген зиянды өтеу талаптары баяндалады. Мұндай хат акт, анықтама және басқа да құжаттармен расталуы тиіс.

Коммерциялық хат

Келісімшарттарды жасау және орындау барысында жазылады: тауарлар мен қызметтер туралы ақпарат ұсыну немесе оларды ұсынуды сұрау мазмұнында болады.

Сұрату хат

Контрагенттен белгілі бір фактіні немесе әрекетті түсіндіруді сұрауға арналған.

Қызметтік хатты ресімдеу ережелері

Қызметтік хатты бірізді стандартпен рәсімдеу — құжаттың түсініктілігі мен өңдеуге қолайлылығын арттырады.

Негізгі талаптар

Төмендегі тармақтар қызметтік хаттарды ресімдеудің кең тараған нормаларын қамтиды.

  1. 1) Бланкіде ресімдеу

    Қызметтік хаттар хатқа арналған бланкіде ресімделеді. Мұндай бланкінің жалпы бланктен айырмашылығы — онда кәсіпорынның пошталық және банктік деректемелері көрсетіледі.

  2. 2) Міндетті деректемелер құрамы

    • Адресат
    • Күні
    • Құжаттың индексі
    • Мәтіннің тақырыбы
    • Мәтін
    • Қосымша туралы белгі (бар болса)
    • Қолы
    • Орындаушының аты-жөні мен телефоны

  3. 3) Бір хат — бір мәселе

    Хат бір ғана мәселе туралы жазылғаны дұрыс (мысалы, өтіну немесе хабарлау). Бір хатта бірнеше мәселені қатар қозғау өңдеуді қиындатады, өйткені әртүрлі сұрақпен әртүрлі орындаушы айналысуы мүмкін. Сондықтан әр мәселе бойынша жеке хат дайындаған орынды.

  4. 4) Ұсынылатын көлем

    Іскерлік хаттың көлемі, әдетте, 2 беттен аспағаны жөн (кейбір жағдайларда 5 бетке дейін болуы мүмкін).

  5. 5) Екі дана дайындау

    Хат екі данада ресімделеді: түпнұсқа мекеменің бланкісінде басылады, ал көшірме таза стандартты қағазға шығарылады. Көшірмеге басшы қол қоймайды; оны хатшы растайды.

  6. 6) Адресат түрлері және жазылу тәртібі

    Қызметтік хат мекемеге, оның құрылымдық бөлімшесіне, нақты лауазымды тұлғаға немесе жеке адамға жіберілуі мүмкін. Егер хат мекемеге жолданса, адресаттағы мекеме атауы атау септігінде, ал лауазымды адамның аты-жөні барыс септігінде жазылады.

    Мысал

    ҚР Әділет министрлігі Заң басқармасы

    немесе

    ҚР Әділет министрлігі Заң басқармасының бастығы А. Омаровқа

    Адресаттан кейін пошталық мекенжайды көрсету ұсынылады:

    ҚР Әділет министрлігі Заң басқармасының бастығы А. Омаровқа
    480035, Астана қ., Кенесары к-сі, 12-үй

  7. 7) Бір мазмұндағы хат бірнеше адресатқа жіберілсе

    Бірдей мазмұндағы хат бірнеше адресатқа бағытталса, алдымен негізгі алушының мекенжайы, кейін басқалары көрсетіледі. Бір хатта адресат деректемелері төртеуден аспауы тиіс. Егер адресаттар саны төртеуден көп болса, тарату тізімі жасалып, әр данасында нақты адресат көрсетіледі.

  8. 8) Құжат түрінің атауы және тақырып

    Хаттар мен факстерде құжат түрінің атауы көрсетілмейді. Тақырыптық бөлікте, егер бұл жауап хат болса, күні, индексі және алдыңғы хаттың нөмірі мен күніне сілтеме беріледі.

    Мәтін тақырыбы барынша қысқа әрі нақты болуы керек. Әдетте, ол мына үлгіде рәсімделеді: «… өзгерістер туралы», «… құру туралы», «… өткізу туралы» және т.б. Мазмұны 4–6 жолдан аспайтын хаттарға тақырыпша рәсімделмейді.

  9. 9) Мәтін құрылымы: кіріспе және негізгі бөлім

    Хат мәтінін екі бөлікке бөлген жөн:

    • Кіріспе бөлім — хат жазуға себеп болған жағдай көрсетіледі, қажет болса хаттың нөмірі, күні және құжатқа сілтеме беріледі.
    • Негізгі бөлім — хаттың басты мақсаты нақты тұжырымдалады.

    Қызметтік хаттарда жиі кездесетін сөз орамдарын меңгеру әртүрлі мазмұндағы хаттарды тез әрі сауатты құрастыруға көмектеседі.

  10. 10) Қол қою тәртібі

    «Қолы» деректемесін ресімдеу жалпы талаптарға сәйкес жүргізіледі.

  11. 11) Орындаушы туралы дерек

    Орындаушының тегі мен телефоны бланктің алдыңғы немесе екінші бетінің төменгі сол жақ бөлігіне орналастырылады.

Тіл мәдениеті және ұйым беделі

Мақсатқа бағытталған мазмұн

Әр хаттың өз мақсаты бар. Сондықтан мәтін сол мақсатқа жеткізетіндей етіп құрылуы тиіс: нақты, қисынды және түсінікті.

Сыпайылық пен дәлдік

Сыпайылық пен дәлдік — іскерлік хат-хабардың ажырамас бөлігі. Маңызды мемлекеттік тұлғаларға жазылған хаттардың стилі әдеттегі хаттарға қарағанда ресми әрі құрмет білдіру реңкі басым болғаны жөн.

Қорытынды ой

Іскерлік хат дайындағанда бір жайтты ұмытпаған дұрыс: хат арқылы тек автор ғана емес, оның артындағы ұйым да бағаланады. Дұрыс жазылған хат ұйымға жақсы бедел әкеледі, ал ұқыпсыз дайындалған хат кері әсер етуі мүмкін.