Іс қағаздарын жүргізуде компьютерді қолданудың арқасында құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастырудың тиімділігі мен жылдамдығы артты

Іс қағаздарын жүргізуде компьютерді қолданудың арқасында құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастырудың тиімділігі мен жылдамдығы артты.

Құжаттарды қабылдау-жіберу рәсімдері де елеулі өзгерістерге ұшырады. Бұған дейін бұл үшін почта және фелъдъегер байланысы пайдаланылып келсе, бүгінгі күні факсимильді байланысы немесе компьютері мен модемі бар кез-келген адресатқа құжат сол сәтінде жіберілетін болды. Құжаттар жергілікті желі арқылы, сондай-ақ электрондық почта мен Интернет желісі арқылы да компьютерден компьютерге электронды түрде беріледі.

Компьютер желісі біртектес құжаттарды өңдейтін бірнеше компьютерді тиімді пайдалану үшін керек.

Басқару қызметінде икемді, ықшам және әртүрлі жұмысқа оңай бейімделетін ақпараттық технологияларды пайдалану басқару қызметінің тиімділігін арттырудың қолайлы тәсілі болып табылады. Басқару қызметінің құрамдас бөлігі болып табылатын іс қағаздарын жүргізудің тиімділігі іс құжаттарын компьютерлік өңдеуге ауысуға орай едәуір артады.

1. Бірінші кезекте бұл іс құжаттарын мәтін редакторы арқылы жасауға және ресімдеуге қатысты. Мәтін редакторлары құжатты ресімдеудің жылдамдығын арттырып қана қоймайды, сонымен бірге оның сапасын да елеулі арттырады.

2. Ақпараттық технологиялар құжаттарды ыңғайлы сақтауға да мүмкіндік береді, бұл компьютердің қатты дискісінде көп құрылымды тармақтар түрінде іске асырылады. Windows операциялық жүйесінде бұл міндет Жолбасшы (Проводник) бағдарламасы арқылы орындалуы мүмкін.

3. Іс қағаздарын жүргізудің маңызды міндеттерінің бірі – құжаттарды тіркеуді (есепке алуды), сондай-ақ олардың орындалу мерзімін бақылауды ұйымдастыру. Оның үстіне құжаттарды есепке алу мен сақтауды кез келген құжатты іздеуге жылдам және тиімді болатындай етіп ұйымдастыру керек. Бұл міндетті кесте редакторы арқылы шешуге болады.

4. Егер кәсіпорынның әрбір бөлімшесінде жергілікті желіге қосылған компьютер орналастыратын болса, іс қағаздарын жүргізуді автоматтандыру деңгейі едәуір жоғарылайды. Мұндай жүйенің қызмет етуі үшін құжаттардың көшірмелері қағаз түрінде емес, электронды құжаттар ағыны файл түрінде болуы керек. Мұндай құжаттармен жұмыс жүргізу Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудің бірыңғай мемлекеттік жүйесіне сәйкес бірегейлендірілген нысанда жүреді. Мұндағы айырмашылық ұйымның құрылымдық бөлімшелеріндегі құжаттар қолдан-қолға емес, компьютерден компьютерге беріледі. Бұл құжаттардың жүру жылдамдығын арттырады, келіп түскен құжаттарды мәтін редакторы, деректер базасы, электронды кестелер арқылы өңдеуге мүмкіндік тудырады. Іс қағаздарын былайша жүргізу тәсілі қағазсыз технология әдісі деп аталады.

5. Электронды почта арнасы арқылы түскен немесе электронды кеңседе осындай нысанда жасалған құжаттар компьютерлік өңдеуге бірден жіберіле беруге дайын. Бұл ретте ұйымға қағаз түрінде келіп түскен құжаттар бірқатар қиындықтар туғызуы мүмкін. Мұндай құжаттарды сканерден өткізіп, арнайы бағдарлама арқылы оқуға, өзгертуге мүмкін болатындай қалыпқа келтіруге болады.