Іс қағаздарын жүргізуде компьютерді қолданудың арқасында құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастырудың тиімділігі мен жылдамдығы артты
Іс қағаздарын жүргізудегі компьютердің рөлі
Іс қағаздарын жүргізуде компьютерді қолдану құжаттармен жұмысты ұйымдастырудың тиімділігі мен жылдамдығын едәуір арттырды. Құжаттарды қабылдау және жіберу рәсімдері де айтарлықтай өзгерді: бұрын пошта және фельдъегер байланысы пайдаланылса, қазір факсимильді байланыс арқылы немесе компьютер мен модемі бар кез келген адресатқа құжатты бір сәтте жіберуге болады.
Құжаттар жергілікті желі, электрондық пошта және Интернет арқылы компьютерден компьютерге электронды түрде беріледі. Компьютерлік желі біртектес құжаттарды өңдейтін бірнеше компьютерді тиімді пайдалану үшін қажет. Басқару қызметінде икемді, ықшам әрі әртүрлі міндеттерге оңай бейімделетін ақпараттық технологияларды қолдану басқару тиімділігін арттырудың нәтижелі тәсілі болып табылады.
Негізгі ой: іс қағаздарын жүргізудің тиімділігі құжаттарды компьютерлік өңдеуге көшу арқылы айқын өседі.
Тиімділікті арттыратын негізгі мүмкіндіктер
Құжатты мәтіндік редакторда жасау және ресімдеу
Ең алдымен, бұл іс құжаттарын мәтіндік редактор арқылы жасауға және ресімдеуге қатысты. Мәтіндік редакторлар ресімдеу жылдамдығын арттырып қана қоймай, құжаттың сапасын да елеулі түрде жақсартады.
Құжаттарды ыңғайлы сақтау және құрылымдау
Ақпараттық технологиялар құжаттарды ыңғайлы сақтауға мүмкіндік береді: бұл компьютердің қатты дискісінде көп деңгейлі бума (қалталар) құрылымы түрінде ұйымдастырылады. Windows операциялық жүйесінде мұны Жолбасшы (Проводник) бағдарламасы арқылы жүзеге асыруға болады.
Тіркеу, есепке алу және мерзімді бақылау
Іс қағаздарын жүргізудің маңызды міндеттерінің бірі — құжаттарды тіркеуді (есепке алуды) және олардың орындалу мерзімін бақылауды ұйымдастыру. Сонымен қатар құжаттарды есепке алу мен сақтауды кез келген құжатты тез әрі тиімді табуға болатындай етіп құру қажет. Бұл міндетті кестелік редакторлар арқылы шешуге болады.
Жергілікті желі және қағазсыз құжат айналымы
Егер кәсіпорынның әрбір бөлімшесінде жергілікті желіге қосылған компьютер орнатылса, іс қағаздарын жүргізуді автоматтандыру деңгейі айтарлықтай жоғарылайды. Мұндай жүйенің тиімді жұмыс істеуі үшін құжаттардың көшірмелері қағаз түрінде емес, электронды файлдар ағыны ретінде жүруі керек.
Мұндай құжаттармен жұмыс жүргізу басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудің бірыңғай мемлекеттік жүйесіне сәйкес бірегейлендірілген нысанда ұйымдастырылады. Айырмашылығы — ұйымның құрылымдық бөлімшелеріндегі құжаттар қолдан-қолға емес, компьютерден компьютерге беріледі. Бұл құжаттардың жүру жылдамдығын арттырып, келіп түскен материалдарды мәтіндік редактор, деректер базасы және электронды кестелер арқылы өңдеуге мүмкіндік береді.
Бұл тәсіл қағазсыз технология (paperless) әдісі деп аталады.
Электрондық пошта және қағаз құжаттарды цифрландыру
Электрондық пошта арқылы келіп түскен немесе электронды кеңседе осы форматта жасалған құжаттар компьютерлік өңдеуге бірден дайын болады. Ал ұйымға қағаз түрінде түскен құжаттар белгілі бір қиындықтар туғызуы мүмкін.
Мұндай құжаттарды сканерлеп, арнайы бағдарламалар (мәтінді тану) арқылы оқуға және өңдеуге ыңғайлы форматқа келтіруге болады.