Бақылау функциясы
Бақылаудың мәні және негізгі қағидалары
Бақылау басқарудың жоспарлау процесін қорытындылап қана қоймай, жаңа жоспарлау шешімдеріне жол ашатын функция. Тиімді бақылау басқарудың басқа да функцияларымен — жоспарлау, ұйымдастыру және мотивациялаумен — тұрақты байланыста болуы қажет.
Бақылаудың ықтимал нәтижелері
- Жоспарды қайта қарау және нақтылау
- Басқару құрылымын жетілдіру
- Мадақтау және ынталандыру жүйесін жақсарту
- Ресурстарды бөлуді қайта теңгеру
Қазіргі жағдайда бақылауды ұйымдастыру күрделі мәселе болып отыр: бақылау көбіне тікелей басшылардың мойнында қалып, жүйелік құралдар жеткіліксіз қолданылып жатады. Сондықтан бақылауды тек «тексеру» ретінде емес, басқарудың толыққанды ақпараттық және түзетуші механизмі ретінде қарастыру маңызды.
Әкімшілік және басқарушылық бақылау
Американдық басқару әдебиетінде бақылаудың екі деңгейі жиі ажыратылады: әкімшілік (оперативті, тактикалық) және басқарушылық (жалпы, стратегиялық) бақылау.
Әкімшілік бақылау
- Күнделікті операцияларды қадағалайды.
- Қайталанатын әрекеттерге бағытталады.
- Автоматтандыруға салыстырмалы түрде оңай бейімделеді.
Басқарушылық бақылау
- Мақсаттарға жету барысында ресурстарды тиімді пайдалануды бағалайды.
- Шешім қабылдау мен саясат қалыптастыруға қызмет етеді.
- Стратегиялық түзетулер мен күнделікті қызметті реттеу үшін сапалы ақпарат береді.
Басқарушылық бақылау тек сандық көрсеткіштерге сүйенбеуі тиіс: ұйымның тиімділігіне әсер ететін, санмен дәл сипатталмайтын факторларды да ескерген жөн. Ұйым қызметін таңдау және әділ бағалау — басқарудағы ең күрделі мәселелердің бірі.
Неге стратегиялық бақылау әлсіресе қауіпті?
Практикада жалпы (стратегиялық) бақылауға оперативті бақылауға қарағанда жиі аз көңіл бөлінеді. Алайда техникалық прогресс, бәсекелестік және нарық конъюнктурасы талаптары күшейген сайын, басқару жүйесінің икемділігі мен бейімделгіштігі стратегиялық бақылауға тікелей тәуелді болады.
Мұны ірі фирмалардың тәжірибесі де көрсетеді: 1970-жылдардың соңында «Крайслер» және «Локхид Эйркрафт» компанияларында көрсеткіштердің төмендеуі жалпы бақылаудың, соның ішінде технология дамуын және өндірістік шығындарды бақылаудың жеткіліксіздігімен байланыстырылды. Нәтижесінде қаражат шамадан тыс жұмсалған.
Бақылау процесі: кезеңдер және стандарттар
Бақылау — мақсаттарға жетуді қамтамасыз ететін процесс. Ол жоспарланған шешімдерді іске асыру үшін ақпарат ағындарын ұйымдастырады: әртүрлі бөлімшелердің нәтижелері туралы мәліметтерді жинайды, өңдейді және бағалайды.
Бақылаудың негізгі кезеңдері
- 1 Өндірістік процестер мен операциялар үшін стандарттар (нормалар) әзірлеу.
- 2 Нақты нәтижелерді нормалармен салыстырып, ауытқуларды анықтау.
- 3 Ауытқуларды жоюға бағытталған әрекеттерді ұйымдастыру немесе жоспар мен нормаларды қайта құру.
Бақылау мен жоспарлау арасында тікелей байланыс бар: бақылау мезгіл-мезгіл басшыны күнделікті жұмыстың жағдайымен және жоспардың орындалу барысымен таныстырады. Бақылау стратегиялық шешім қабылдауда да, оперативті іс-қимылдарды басқаруда да қажет.
Нормаларға қойылатын талаптар
- Дәлелді әрі өлшенетін болуы.
- Икемді болуы және жаңа жоспар жасалған сайын жаңартылып отыруы.
- Өткен жетістіктерге әсер еткен факторларды талдауға және болашақ резервтерді ескеруге сүйенуі.
Ақпарат, есеп беру және «ауытқу бойынша басқару»
Қызметті талдаудың маңызды бөлігі — ақпаратты жинау, өңдеу және ұсыну. Осы мақсатта басқарудың әр деңгейіне сай мерзімді стандартты есеп беру жүйесі құрылады: төменгі деңгейде ақпарат егжей-тегжейлі әрі қысқа мерзімдік, жоғары деңгейде — жинақталған және қорытынды түрде беріледі. Қажет болған жағдайда стандарттан тыс арнайы есептер де енгізіледі.
Талдаудың өзегі
Жұмысты талдау — нақты көрсеткіштерді нормалармен салыстыру, жетіспеушіліктер мен ауытқуларды анықтау және олардың себептерін түсіндіру. Ауытқуларды дер кезінде зерттеу басқарушылық шешімдерді уақытында қабылдауға және түзетулер енгізуге мүмкіндік береді.
Есеп және есеп беру жүйелері
Бақылау функциясын жүзеге асыру ең алдымен есеп және есеп беру жүйелерін дұрыс ұйымдастыруға сүйенеді. Бухгалтерлік және қаржылық қызметтер өткен нәтижелерді сипаттайтын деректерді жинап, жоспарлар мен нормаларға, сондай-ақ жоспар мен нақты мәліметтерді салыстыруға қажет ақпаратты ұсынады.
Негізгі принциптер
- Жауапкершілік орталықтарын қолдану.
- «Негізгі бақылау нүктелеріне» сүйену.
- «Ауытқу бойынша басқару» және «мақсатты басқару» тәсілдерін пайдалану.
«Ауытқу бойынша басқару» қалай жұмыс істейді?
Тиімді бақылау жағдайында басшының назарына тек маңызды ауытқулар туралы ақпарат түседі. Егер жұмыс жоспарға сай жүріп жатса, қосымша ақпарат ағыны минималды болуы тиіс. Бұл тәсіл басшыға «тар жерлерді» уақытылы байқап, дәл сол жерде түзету шараларын жүргізуге көмектеседі.
Ақпарат ағындары басқару деңгейіне тәуелді: деңгей жоғарылаған сайын, мәлімет стратегиялық нүктелер бойынша жинақталып беріледі. Бұл ақпарат көлемін шектеуге және бақылаудың шын мәнінде маңызды көрсеткіштерге негізделуіне мүмкіндік береді.
Мақсатты басқару: артықшылықтар және тәуекелдер
Бөлімшелер мен басшылар жұмысын бақылаудың кең тараған тәсілдерінің бірі — мақсаттық әдіс. Бұл әдісте әр бөлімше мен әр басшыға функциясына сай нақты жеке мақсат қойылып, сандық және сапалық көрсеткіштерден тұратын жоспар бекітіледі. Мақсаттардың мазмұны ұйымдағы жауапкершіліктердің бөлінуіне және басқарудың қаншалықты орталықтандырылғанына байланысты.
Әдістің күшейтетін тұстары
- Дәстүрлі бақылауда жиі еленбейтін моральдық-психологиялық факторларды ескеруге көмектеседі.
- Ынталандыруды күшейтеді: қызметкер өз рөлін түсініп, мақсатқа жетуге белсенді қатысады.
Негізгі проблемалар
- Субъективизм және мақсаттарды дұрыс қоймау қаупі.
- Өсу қарқынына ғана сүйенетін жоспарлау әдетінен арылу қажеттілігі.
- Әртүрлі бөлімше мақсаттарын толық салыстыру қиын; бұл бағалауды күрделендіреді.
Бақылау түрлері
Бақылаудың үш негізгі түрі бар: алдын ала бақылау, күнделікті (ағымдағы) бақылау және кейінгі бақылау. Әрқайсысы басқару циклінің әр кезеңінде өз міндетін орындайды.
Алдын ала бақылау
Шешімдердің дайындалуын қадағалайды, бөлімшелер қызметінің бекітілген ережелер мен нормативтерге сәйкестігін тексереді. Оны шектен тыс күшейту пайдалы әсерімен қатар теріс салдарға да әкелуі мүмкін.
Күнделікті бақылау
Жоспарды орындау барысында өзгерістерге себеп болатын жағдайларды уақытында анықтайды. Мақсаттар да өзгеруі мүмкін, сондықтан ағымдағы бақылау нақты жағдайға сай құралдарды табуға және орындауды реттеуге бағытталады.
Кейінгі бақылау
Нәтижелер мен есеп берулерге сүйенеді, шешімнің орындалуын жан-жақты бағалайды. Өткенді өзгерте алмайды, бірақ дұрыс бағалау арқылы болашақ тиімділікті арттыруға қызмет етеді.
Бақылау әдістері
Бағыныштылардың іс-қимылын қадағалаудың көптеген тәсілі бар. Ең жиі кездесетін әдістер төмендегідей.
Кең тараған тәсілдер
Алғашқы алты тәсіл көбіне «оң» әдістер ретінде қарастырылады, ал соңғы екеуі «теріс» әдістер ретінде сипатталады. Дегенмен практикада олардың қолданылуы жағдайға, әділдікке және өлшемділікке тікелей байланысты.
Есеп беруді тексеру
Басшының қадағалауы бағыныштыларға айтарлықтай ықпал етеді: адамдар өз жұмысының бақыланатынын білгенде, көбіне жауапкершілігі артады. Тексерудің кемшілігі — кейде қызметкер «көзбояушылыққа» ұмтылып, сыртқы көріністі күшейтіп, мазмұнды әлсіретуі мүмкін. Сондықтан тексеру жоспарлы, жүйелі және мақсатқа бағытталған болуы тиіс.
Тұрақты ішкі ревизия жүйесі әртүрлі тексерулерді бір арнаға біріктіруге көмектеседі: ол қателердің алдын алуға және теріс әрекеттерге жол бермеуге ықпал етеді.
Үлгі (өнеге) арқылы бақылау
Басшының жеке үлгісі — бақылаудың күшті құралы: кәсіби шеберлік көрсеткен жетекші өз командасынан талап етуге моральдық құқығын күшейтеді. Алайда үлгінің ықпалы шексіз емес: егер басшы өз шеберлігін қызметкерлерді кемсітуге пайдаланса, кері әсер беруі ықтимал.
Тіркеу және есеп беру
Тіркеулер мен есептер бақылау үшін құнды, бірақ олар тым көп, жалықтыратын және уақытты артық алатын болса, мәнін жоғалтады. Кей ұйымдарда есептер қаралмай, тіркеулер талқыланбай қалады. Артық құжат айналымын қысқарту — шығынды азайтудың нақты жолы.
Шектеулер орнату
Белгілі лимиттер мен өкілеттік шектері шешім қабылдауды тәртіпке келтіреді: мысалы, белгілі сомаға дейін дербес шығындануға рұқсат беріп, одан асқанда міндетті түрде келісім алу. Бұл тәсіл қаржыны теріс пайдаланудан сақтайды және жауапкершілікті нақтылайды.
Ережелер, нұсқаулар және процедуралар
Ережелер мен процедуралар белгіленген жұмыс тәртібін бекітіп, адамдарды ортақ стандарттарға үйретеді. Олар қауіпсіздік пен тәртіпті қамтамасыз етуі мүмкін, бірақ дұрыс құрылмаса немесе уақытылы жаңартылмаса, бюрократияны күшейтеді. Сондықтан оларды мезгіл сайын тексеріп, қажет болса өзгерту немесе жою маңызды.
Бюджет (қаржылық смета)
Бюджет тек жоспардың орындалуын бағалайтын құжат емес — ол басқарушылық шешімдерді шектейтін және бағыттайтын бақылау құралы. Бюджеттен асып кетсе қосымша қор сұрау керек; ал толық игермесе де сұрақ туындайды. Бұл жағдай басшыны шығындар мен қажеттіліктерді дәл жоспарлауға ынталандырады.
Ұялту және тәртіптік шаралар
Ұялту (сөгіс) көбіне «теріс» әдіс ретінде қабылданады, бірақ кей жағдайда тәртіпті қалпына келтіруге көмектеседі. Дегенмен ол әділетсіз, орынсыз немесе дөрекі қолданылса, қауіпті құралға айналады. Егер жұмсақ шаралар нәтиже бермесе, уақытша жұмыстан аластату немесе жұмыстан босату сияқты қатаң тәртіптік шаралар қолданылуы мүмкін.
Кәсіпорындағы әлеуметтік (қоғамдық) бақылау
Әлеуметтік бақылау — аз зерттелген, бірақ ұйым ішінде кең таралған құбылыс. Бұл жерде бақылау жеке адамның талабынан гөрі, топтың қысымы мен ұжымдық нормалардың ықпалымен күшейеді.
Әлеуметтік бақылаудың көріністері
Ұжым орнатқан нормалар, әдет-ғұрыптар, келісімдер, жазылмаған заңдар, дағдылар, орныққан тәжірибелер, мәртебе мен статус туралы түсініктер, ұйым ішіндегі фольклор — мұның бәрі әлеуметтік бақылауға жатады. Топ нормаларынан ауытқыған адам көбіне әріптестердің көзқарасы мен қысымына тап болады.
Бақылаудың жүйелік тұжырымдамасы және кері байланыс
Басқаруды динамикалық процесс ретінде қарастырсақ, оның мәні — үнемі туындайтын проблемаларды анықтау, шешім қабылдау және оны іске асыру. Осы тұрғыдан жоспарлау мен бақылаудың тығыз байланысы айқын көрінеді.
Кері байланыс қағидасы
Бақылауды ұйымдастыру жоспарлы тапсырмаларды өзгертуге және ресурстарды қайта бөлуге бағытталған жүйелік әрекеттерді талап етеді. Ол үшін кері байланысқа негізделген, барлық басқару подсистемаларын қамтитын деректер ағыны қажет. Кері байланыс жүйенің өз ішінде пайда болған мәліметтер арқылы реттелетінін білдіреді және басқарудың бейімделгіштігін, өзін-өзі реттеу қабілетін күшейтеді.
«Кіру» және «шығу» арқылы бағалау
Әр өндірістік процесс пен операцияда белгілі бір «кіру» (шығындар, ресурстар) және «шығу» (нәтиже) болады. Шешімдердің тиімділігін бағалау үшін жоспарланған және нақты «кірулер» мен «шығуларды», сондай-ақ қабылданған шешімнен туған нәтижені салыстыруға болады. Бақылау шешім енгізілгеннен кейін де бағалау жүргізіп, басқару жүйесінің өзінің тиімділігін бақылауда маңызды рөл атқарады.