Құжаттардың орындалуын бақылау - құжаттармен жұмыс жүргізудің маңызды бөлігі
Құжаттардың орындалу мерзімі: ережелер, бақылау және жауапкершілік
Құжат айналымындағы тәртіп — ұйым жұмысының жылдамдығы мен сапасын айқындайтын негізгі факторлардың бірі. Төменде орындау мерзімдерін белгілеу, ұзарту, бақылауға қою және бақылаудан алу тәртібі жүйелі түрде берілген.
1) Орындау мерзімін белгілеу
Арнайы нормативтік актілерде орындау мерзімі анықталмаған құжаттардың көпшілігі 10 күн ішінде орындалуы тиіс. Бұл — орындаудың үлгілік (стандарт) мерзімі.
Кәсіпорын басшысы бұрыштама арқылы құжаттың орындалу мерзімін өзгертіп, құжатқа дербес мерзім белгілеуі мүмкін.
Мерзімді есептеу басталатын күн
- Келіп түскен құжаттар
- Мерзім құжаттың ұйымға келіп түскен күнінен бастап есептеледі.
- Жіберілетін (шығыс) құжаттар
- Мерзім құжатқа қол қойылған күннен бастап есептеледі.
2) Мерзімді ұзарту тәртібі
Құжаттың орындалу мерзімі ұзартылуы мүмкін, бірақ оны мерзімді белгілеген тұлға немесе мекеме ғана ұзарта алады.
Егер белгіленген мерзімді сақтау мүмкін еместігі анықталса, құжат мерзімі аяқталғанға дейін кемінде 2–3 күн бұрын жазбаша немесе ауызша түрде мерзімді ұзарту туралы өтініш берілуі тиіс.
Мерзім ұзартылған жағдайда тіркеу журналында (немесе ақпараттық жүйеде) тиісті белгі жасалады. Ұзартудың себептері маңызды және негізді дәлелдермен расталуға тиіс.
Мерзім көрсетілмейтін жағдай
Іс қағаздарын жүргізу тәжірибесінде кейде құжатта орындау мерзімі көрсетілмейді. Мұндайда орындаушымен келісе отырып шартты мерзім белгіленеді; ол құжаттың орындалу барысына қарай кейін түзетілуі мүмкін.
3) Құжаттардың орындалуын бақылау
Құжаттардың орындалуын бақылау — құжаттармен жұмыс жүргізудің маңызды бөлігі. Ол құжаттардың белгіленген мерзімде орындалуын қамтамасыз етіп, нәтижесінде ұйым жұмысының тиімділігін арттырады.
Бақылауға, әдетте, ең маңызды және кезек күттірмейтін құжаттар алынады. Бақылауды тіркеу журналы арқылы жүргізуге болады: бақылауға алынған құжаттың жанына «Б» белгісі қойылады немесе «Бақылау» мөртабанымен белгі соғылады, сондай-ақ орындалуы тиіс күн көрсетіледі.
Бақылауға міндетті түрде алынатын құжаттар
- Үкімет органдарынан түскен барлық құжаттар.
- Жергілікті басқару органдарының қаулылары.
- Кәсіпорын басшылығының бұйрықтары.
- Кәсіпорын құзыретіне кіретін мәселелер бойынша өтініш немесе шағым жазылған қызметтік хаттар.
- Кәсіпорын басшысының ерекше нұсқауымен белгіленген өзге құжаттар.
Кеңсе қызметкерінің күнделікті рөлі
- Журналды күн сайын қарап, орындаушыға мерзім туралы ескерту.
- Қажет болса, орындаушыдан телефон арқылы орындалу барысы туралы ақпарат алу.
- Мәселе толық шешіліп, жауап берілгеннен кейін құжатты бақылаудан алу рәсімін бастау.
4) Тұрпатты және дербес мерзімдер
Құжаттар тұрпатты немесе дербес мерзімдерге сәйкес орындалады.
Тұрпатты мерзім
Қазақстан Республикасы заңнамаларымен белгіленеді және жалпы міндетті сипатқа ие.
Дербес мерзім
Құжат мәтінінде, ілеспе хатта немесе бұрыштамада көрсетіледі.
Егер заңнамада нақты мерзім көрсетілмесе, орындау мерзімін ұйымның өзі белгілей алады. Бұл мерзім ведомстволық (салалық) нұсқаулыққа немесе ұйымның іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулығына енгізіліп, бекітілгеннен кейін ұйымның барлық қызметкерлері үшін тұрпатты мерзім ретінде қолданылады.
5) Жауапкершілік және құжатты орындау кезеңдері
Құрылымдық бөлімшелердің басшылары құжаттардың жедел қаралуын қамтамасыз етуге, оларды орындаушыларға жеткізуге және дер кезінде әрі сапалы орындалуын бақылауға міндетті. Шұғыл орындауды қажет ететін құжаттар бөлек іріктеледі, ал келісуге жіберілген құжаттар бірінші кезекте қаралады.
Құжатты орындауға қажет негізгі операциялар
- 1)Қажетті ақпаратты жинау және өңдеу.
- 2)Құжат жобасын әзірлеу.
- 3)Құжат жобасын ресімдеу.
- 4)Құжат жобасын келісу.
- 5)Жобаға ұйым басшысының қол қоюына (бекітуіне) ұсыну.
- 6)Құжатты адресатқа жөнелтуге дайындау.
- 7)Құжатты бақылаудан алу туралы ұсыныс енгізу.
- 8)Құжаттың түпнұсқасын немесе екінші данасын іске жіберу.
Орындаушы құжат пен қосымшалардың қажетті даналар санын анықтайды, көбейтуге береді және ұйым ішінде тарату үшін тізім дайындайды.
Егер бас орындаушы тағайындалса, өзге орындаушылар ақпараттың уақтылы және сапалы талдануына, сондай-ақ қажетті мәліметтердің, анықтамалардың, құжат жобаларының және басқа материалдардың бас орындаушыға белгіленген уақытта жеткізілуіне жауап береді. Жауапты орындаушы құжатты орындау барысында пайдаланылған ақпараттың толықтығы мен сенімділігіне жауапты.
6) Құжаттама қызметінің бақылауды ұйымдастыруы
Барлық тіркелген құжаттар, оның ішінде ішкі өкімдік құжаттар да, бақылауға алынуы тиіс. Құжаттардың орындалуы мәселенің мәніне қарай құрылымдық бөлімше басшыларына немесе лауазымды тұлғаларға жүктеледі, ал орындау мерзіміне бақылауды құжаттама қызметі жүзеге асырады.
Орындау мерзімі құжатқа қол қойылған (немесе бекітілген) кезден бастап күнтізбелік күндермен есептеледі; кіріс құжаттар үшін — келіп түскен күннен бастап. Есептеу тұрпатты және дербес мерзімдер негізінде жүргізіледі.
Бақылауды ұйымдастырудағы негізгі әрекеттер
- 1)Құжаттарды бақылауға қою: бақылау белгілерін қою, орындаушыларды және мерзімдерді көрсету, тіркеу-бақылау карточкаларын толтыру.
- 2)Құжаттарды орындаушыларға жеткізу: кіріс құжаттарды — келген және тіркелген күні (немесе басшы қарап шыққаннан кейін), ішкі құжаттарды — қол қойғаннан кейін немесе бекітілген соң.
- 3)Орындаушыларға мерзім туралы жазбаша түрде уақытылы еске салу (әдетте, мерзім аяқталуына 5 күн қалғанда).
- 4)Карточкаға орындалу жай-күйі және мерзім өзгерістері туралы қысқаша жазбалар енгізу.
- 5)Басшылықты орындалу барысы мен нәтижелері туралы тұрақты хабардар ету; қажет болса есеп нысандарын толтыру.
- 6)Шұғыл мәжілістерде орындалу барысы туралы ақпарат беру.
7) Орындау кезінде тексерілетін талаптар
Бақылау нысандары
- Орындау міндетінің уақтылы жүзеге асырылуы.
- Құжат түрі мен бланкінің белгіленген талаптарға сәйкестігі.
- Жасалған құжат түрінің мазмұнға сәйкестігі.
- Құжаттардың заңдық негіздері, дәрежелері және нысандары.
- Қолдардың толық аты-жөні және ресми лауазым атауларымен сәйкестігі.
- Құжаттың барлық даналарындағы деректемелердің сәйкестігі.
- Мемлекеттік тілдегі нұсқаның орыс және басқа тілдердегі нұсқалармен сәйкестігі.
8) Бақылауға міндетті құжаттардың кеңейтілген тізімі
- 1) Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінен, Парламент Сенаты аппараты, Парламент Мәжілісі аппараты, Премьер-Министр Кеңсесі, орталық атқарушы органдар, жоғарғы орган ведомстволары, мәслихаттар мен әкімдер аппараттарынан келген құжаттар.
- 2) Ұйымның өз өкімдік құжаттары.
- 3) Азаматтардың өтініштері.
9) Кезең-кезеңімен тексеру тәртібі
Мерзімі біткенге дейін тексеру жиілігі
- 1)Келесі жылдарға жоспарланған тапсырмалар — кемінде жылына бір рет.
- 2)Ағымдағы жылдың келесі айларына жоспарланған тапсырмалар — кемінде айына бір рет.
- 3)Ағымдағы айға жоспарланған тапсырмалар — әдетте, мерзім аяқталуына 5 күн қалғанда.
10) Құжатты бақылаудан алу
Құжатты бақылаудан алу құжат бойынша барлық мәселелер шешіліп, жауап берілгеннен кейін жүргізіледі. Құжатты бақылаудан оны бақылауға қойған лауазымды тұлға ғана ала алады.
Бақылаудан алу операциялары
- 1)Орындаушы құжаттың орындалғаны туралы ақпарат дайындап, бақылаудан алу жөнінде ұсыныс енгізеді.
- 2)Ұйым басшылығы бақылаудан алу туралы шешім қабылдап, құжаттама қызметіне тиісті өкім жібереді.
- 3)Тіркеу-бақылау карточкасына құжаттың орындалғаны туралы белгі қойылады.
- 4)Карточка бақылау картотекасынан анықтамалық картотекаға ауыстырылады.
- 5)Орындалғаны туралы белгісі бар құжат тиісті іске тігіледі.
11) Электрондық (автоматтандырылған) бақылау
Автоматтандырылған ақпараттық жүйенің мәліметтер базасына «Бақылау» тармағы қосылған жағдайда, оған «Орындалу мерзімі» көрсеткіші енгізіледі. Бұл жағдайда құжат бақылауға автоматты түрде қойылады.
Электрондық бақылаудың 3 кезеңі
- 1)Ағымдағы бақылау: мерзімі өтіп бара жатқан құжаттар бойынша күнделікті мәлімет жинау.
- 2)Алдын ала бақылау: орындау қажеттігі туралы мерзім аяқталуына 5 күн қалғанда ескерту.
- 3)Қорытынды бақылау: орындалу нәтижелерін ұйым қызметкерлері мен құрылымдық бөлімшелер деңгейінде қорытындылау.
Тиімді бақылау үшін тұрпатты анықтамалық-есептер
- 1)Жөнелтілген құжаттар бойынша анықтамалық-есеп.
- 2)Келіп түскен құжаттар бойынша анықтамалық-есеп.
- 3)Ұйымда жасалған ішкі құжаттар бойынша анықтамалық-есеп.
- 4)Орындаушыларға тапсырылған және орындалып жатқан құжаттар бойынша анықтамалық-есеп.
- 5)Орындалмаған құжаттар бойынша анықтамалық-есеп.
Қорытынды
Орындау мерзімдерін дұрыс белгілеу, негізді түрде ұзарту, жүйелі бақылау және жауапкершілікті нақты бөлу — құжат айналымындағы тәртіпті күшейтіп, ұйым жұмысының нәтижелілігін арттырады.