Құжаттардың пайда болуына байланысты олармен жұмыс істеуді реттеу қажеттігі туындады, оны қазіргі кезде іс қағаздарын жүргізу деп атайды

Іс қағаздарын жүргізу ұғымы: қалыптасуы мен мәні

Құжаттардың пайда болуымен бірге олармен жұмысты реттеу қажеттілігі туындады. Бүгінде бұл қызмет іс қағаздарын жүргізу деп аталады. 1720 жылы құжаттармен жұмыс істеудің тәртібін айқындайтын Бас регламент қабылданды.

Санкт-Петербургте 1857 жылы жарық көрген Н. Воронцовтың «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству» атты еңбегінде іс қағаздарын жүргізудің мазмұны былайша анықталады:

Бұл ұғымның өзегі бүгінге дейін, тіпті компьютер дәуірінде де, түбегейлі өзгерген жоқ. Осыған сүйене отырып, іс қағаздарын жүргізуді былайша сипаттауға болады: мемлекеттік стандарттарға сәйкес құжаттарды жасау және сол құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру, яғни құжаттардың қозғалысын, іздестіруді және сақтауды қамтамасыз ету.

Іс қағаздарын жүргізудің негізгі міндеттері

Анықтаманы негізге ала отырып, іс қағаздарын жүргізудің міндеттерін төмендегідей тұжырымдауға болады:

• Стандартқа сай ресімдеу

  Іс құжаттарын бекітілген стандарттар талаптарына сәйкес рәсімдеу.

• Құжат айналымын ұйымдастыру

  Құжаттарды тіркеуді ұйымдастыру, құжаттардың жүру барысын және орындалу мерзімдерін бақылау.

• Іздестіруге қолайлылық жасау

  Іс қағаздарының номенклатурасына сәйкес құжаттарды істерге қалыптастыру арқылы орындалған құжаттарды жылдам табуға жағдай жасау.

• Сақтауды қамтамасыз ету

  Құжаттарды сақтау тәртібі мен жағдайын қамтамасыз ету.

Тарихи бетбұрыс және жүйелеу кезеңі

1917 жылғы қазандағы большевиктер жеңісі және одан кейінгі Ресей империясының мемлекеттік басқару жүйесінің күйреуі іс қағаздарын жүргізу тарихындағы төңкеріске дейінгі кезеңді аяқтап, жаңа — кеңестік дәуірдің басталуына ықпал етті.

Кеңестік кезеңнің маңызды белестерінің бірі — 1973 жылы КСРО Министрлер Кеңесіне қарасты Ғылым мен техника жөніндегі мемлекеттік комитеттің іс қағаздарын жүргізудің бірыңғай мемлекеттік жүйесінің негізгі ережелерін бекітуі. Бұл ережелер іс қағаздарын жүргізудің тиімділігін арттыру мақсатында барлық министрліктер мен ведомстволарға таратылды.

Аталған құжат ғылыми-әдістемелік кешен ретінде құжаттардың жасалуынан бастап мұрағатқа тапсырылғанға дейінгі барлық кезеңді қамтыды. Сонымен бірге мекемелердегі іс қағаздарын жүргізу қызметіне қойылатын талаптар мен жұмыс тәртібі де нақты айқындалды.

Кейін бұл ережелер ұйымдық-өкімдік құжаттардың біріздендірілген жүйесімен толықтырылып, тиісті мемлекеттік стандарттар арқылы нығайтылды.

Тәуелсіз Қазақстан: құқықтық негіз және стандарттау

Қазақстанның тәуелсіз мемлекет ретінде қалыптасуы және нарықтық экономикаға негізделген демократиялық, құқықтық мемлекет құруға бет алуы құжаттамаларды жедел пайдалану мен оларды тарихи-мәдени мақсатта ұзақ мерзім сақтауды мемлекеттік деңгейдегі міндеттер қатарына енгізді.

Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу ұғымы алғаш рет СТ РК 1037–2001 стандартында «іс жүргізу» түрінде көрініс тауып, негізгі түсініктер берілді. Бұл стандарт Қазақстан Республикасы Экономика және сауда министрлігіне қарасты Стандарттау, метрология және сертификаттау жөніндегі комитеттің 2001 жылғы 14 мамырдағы № 140 бұйрығымен бекітіліп, қолданысқа енгізілді.

Бұл салыстырудан Қазақстандағы түсіндірменің басты ерекшелігі — іс қағаздарын жүргізуді заңды тұлғалардың қызмет аясы ретінде көрсетуі екені аңғарылады. Ресейлік тәсілде ұғым кеңірек алынғанымен, ол да құжаттау және ресми құжаттармен жұмыс процесін ұйымдастыру шеңберінде қарастырылады.

Нормативтік база: ережелер, стандарттар және электрондық құжат

Құжаттарды әзірлеуге және олар бойынша жұмысты ұйымдастыруға қойылатын жалпы талаптар Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі № 33 бұйрығымен бекітілген «Қазақстан Республикасының мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері» арқылы белгіленді. Мұндай ережелердің алғашқы нұсқасы 1992 жылы қолданысқа енгізілген болатын.

Осы ережелердің негізінде әрбір мемлекеттік орган мен мемлекеттік ұйым өз ведомстволық нұсқаулықтарын әзірлейді. Мемлекеттік емес ұйымдар да бұл ережелерді өз ерекшеліктеріне бейімдеп қолдана алады, алайда олар үшін міндетті емес.

ТМД-ның кейбір елдерінде мұрағат ісіне қатысты нормативтік актілер іс қағаздарын жүргізу мәселелерін де қамтиды. Мысалы, Беларусь Республикасының ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы заңында меншік нысанына қарамастан барлық ұйымдар үшін іс қағаздарын жүргізу тәртібін белгілейтін арнайы тарау бар. Қырғыз Республикасының Ұлттық мұрағат қоры туралы заңында да осыған ұқсас бап көзделген.

Іс қағаздарын жүргізу қызметін ұйымдастырудың жекелеген элементтері өзге нормативтік құжаттарға, соның ішінде мемлекеттік билік органдарының регламенттеріне де енгізілуі мүмкін (іс-тәжірибеде мұндай жағдайлар кездеседі).

Сілтемелер

1. Конституция Республики Казахстан. — Алматы: Credo, 1999. — С. 9.
2. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. СТ РК 1037–2001. — Астана, 2001. — С. 3.
3. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Госстандарт России, 1998. — С. 1.
4. Делопроизводство в Республике Казахстан (с образцами формуляров на государственном и официальном языках). Издание 3-е, переработанное. — Алматы: ТОО Издательство LEM, 2005. — С. 205–262.
5. Организационно-распорядительные документы. Требования к оформлению документов. СТ РК 1042–2001. — Астана, 2001.
6. Закон Республики Казахстан от 7 января 2003 г. № 370–II ЗРК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». — Ведомости Парламента РК, 2003, № 1–2, ст. 1.
7. Постановление Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 г. № 430 «Об утверждении Правил электронного документооборота государственных органов Республики Казахстан». — Собрание актов Президента и Правительства РК, 2004, № 17, ст. 220.
8. Закон Республики Беларусь «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». — Минск, 1994, ст. 26. — СИФ АП РК № 726.