Электрондық құжат айналымы қауіпсіздігін қамтамасыз ететін қосалқы жүйе қызметін автоматтандырылған ақпараттық қосалқы жүйе қызметімен ұштастыру
Электрондық үкімет және мемлекеттік басқаруды жаңғырту
Елбасының Қазақстан Республикасын әлемдегі ең дамыған 50 елдің қатарына қосу туралы Жолдауы мемлекеттік органдардың алдына қызметтің барлық саласы бойынша жаңа мақсаттар мен жаңа міндеттер қойды. Сол міндеттердің бірі — «Электрондық үкімет» жобасын жүйелі түрде іске асыру.
Бүгінде мемлекеттік органдар дамыған ақпараттық инфрақұрылымсыз уақыт талабына сай тиімді жұмыс істей алмайды. Мемлекеттік функцияларды басқаруда дәстүрлі қағаз айналымынан электрондық форматқа көшу — табысқа жетудің негізгі шарттарының бірі.
Электрондық құжат айналымын енгізудің негізгі нәтижелері
Электрондық құжат айналымы жүйесін енгізу ең алдымен құжаттарды тіркеу және олардың орындалуын бақылау процестерін автоматтандыруды көздейді. Сонымен қатар бұл шешім ұйым ішіндегі қағазға тәуелді процестерді қысқартып, басқару сапасын арттыруға мүмкіндік береді.
Процестерді жеделдету
- Құжаттарды тіркеу мен орындауды бақылауды автоматтандыру.
- Бөлімшелер арасындағы қағаз негізді ішкі құжат алмасуды азайту.
- Нормативтік құқықтық актілер жобаларын қарау мерзімін қысқарту.
Бақылау және талдау
- Ел басшылығы тапсырмаларының, Үкімет қаулыларының және өтініштердің орындалуын бақылауды күшейту.
- Құжаттар бойынша ақпараттық-талдау жұмыстарының сапасын арттыру.
- Ұйымның электрондық мұрағатын қалыптастыруға негіз қалау.
Бірыңғай жүйенің стратегиялық маңызы
Кәсіби мамандар электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін құру электрондық үкіметті қалыптастырудың негізгі элементі екенін жақсы түсінеді. Бұл — тек құжат алмасу арнасы емес, басқарушылық шешім қабылдауды күшейтетін құрал.
Жүйе нені қамтамасыз етеді?
Жедел мониторинг
Құжаттардың және басшылық тапсырмаларының орындалу барысын жедел тексеру.
Ерте алдын алу
Кемшіліктердің алдын алып, проблемаларды дерекқор негізінде дер кезінде айқындау және талдау.
Шешім әзірлеу
Басшылық үшін шешімдердің бірнеше нұсқасын дайындауға және жағдайды тұрақты жақсартуға мүмкіндік беру.
Іс жүзінде бұл жүйе ақпарат пен статистикалық мәліметтерді есепке алу мен іздестіруді жеңілдетіп, жылдамдатады; құжаттарды жіктеу және сақтау процестерін ықшамдайды. Сонымен бірге қызметкерлердің уақытын бюрократиялық жүгіруден босатып, жұмыстың мазмұндық жағына назар аударуға, жаңа ұсыныстар енгізуге және кәсіби-шығармашылық тұрғыдан өсуге жағдай жасайды.
Күнделікті жұмыстағы нақты жеңілдіктер
- Қызметкер қағаз алып, кабинет-кабинетке жүгірмейді және қабылдау бөлмелерінде кезекте тұрмайды.
- Құжат жобаларын қашықтан келісуге, қол қою процесін жылдамдатуға мүмкіндік туады.
- Электрондық құжатты қағазға шығармай-ақ, көбейтпей-ақ бірнеше мекенжайға жіберуге болады.
Электрондық мұрағат: толыққанды экожүйе
Электрондық құжат айналымы іске қосылғаннан кейін электрондық мұрағат базасы да қалыптаса бастайды. Электрондық мұрағаттың қосалқы жүйесін толық масштабта енгізу бірқатар маңызды мәселелердің шешілуіне ықпал етеді.
Енгізу нәтижесінде шешілетін міндеттер
- 1 Электрондық құжат айналымының қауіпсіздігін қамтамасыз ететін қосалқы жүйені автоматтандырылған ақпараттық қосалқы жүйемен кіріктіру.
- 2 Криптографиялық қорғаныс модуліне қосылу және құпиялылықты қорғау механизмдерін тұрақты пайдалану.
- 3 Мәліметтердің иерархиялық тәртіпте сақталуын қамтамасыз ету.
- 4 Мәліметтердің сақталу форматтарын қалыптастыру.
- 5 Сканерленетін құжаттардың ауқымын кеңейту.
Нормативтік және әдістемелік базаны дамыту
Соңғы жылдары электрондық құжат айналымы мәселелері бойынша жүргізілген қызу пікірталастар мамандар тарапынан көптеген құнды ұсыныстардың қалыптасуына ықпал етті. Халықаралық стандарттар мен практикалық тәжірибені ескере отырып, электрондық құжат айналымын және электрондық құжаттарды мұрағатта сақтауды реттейтін нормативтік және әдістемелік базаны одан әрі дамыту қажет.
Әзірлеуді қажет ететін құжаттар
- Электрондық құжат форматы, тасымалдау, сипаттау және сақтау бойынша республикалық стандарттар.
- Электрондық құжаттардың миграциясын жүргізу жөніндегі технологиялық регламент.
- Терминдер мен анықтамалар жиынтығы.
- Ведомстволық және мемлекеттік мұрағаттардың электрондық құжаттарды сақтауға қатысты жұмыс ережелері.
- Электрондық құжаттармен жұмыс және электрондық құжат айналымын жүргізу жөніндегі тұрпатты нұсқаулық.
Ұзақ мерзімді сақтауға қатысты
- Тұрақты сақталатын электрондық құжаттардың тізімдемесі.
- Мемлекеттік сақтауға және ұзақ уақыт мұрағаттық сақтауға берілетін электрондық құжаттардың электрондық цифрлық қолтаңбаларын сәйкестендіру жөніндегі нұсқаулық.
Ортақ тәсілдерді қалыптастыруға арналған ұсыныстар
- Құжаттардың қағаз түріндегі түпнұсқаларын және олардың электрондық нұсқаларын міндетті түрде бір комплект ретінде сақтау.
- Мұрағатшылардың деректер базасын жобалау және басқару бойынша техникалық тапсырмаларды әзірлеуге қатысуын қамтамасыз ету.
- Құндылықтарды сараптаудың негізгі принциптері мен өлшемдерін сақтау.
- Ұлттық мұрағат қорын толықтыру көздері бойынша сабақтастықты қамтамасыз ету: мекемелерде және мемлекеттік мұрағаттарда ғылыми-анықтамалық аппарат жасау, сипаттау және есеп жүргізу процестерін үйлестіру.
Қауіпсіздік және электрондық цифрлық қолтаңба
Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесінің қауіпсіздігін қамтамасыз ету үшін электрондық құжаттарда электрондық цифрлық қолтаңбаны (ЭЦҚ) қолдану принциптерін және ЭЦҚ қоюға арналған құжат деректемелерінің құрамын айқындау қажет.
Мемлекеттік мекемелерге арналған дайындық қадамдары
- Іс номенклатураларында электрондық деректер базалары және өзге де ақпараттық жүйелер туралы мәліметтер көрсетілуі тиіс.
- Мекемелерде жасалған электрондық құжаттардың тізімдемесін әзірлеп, олардың мақсаттары мен міндеттерін, құрылымын және хронологиялық кезеңдерін көрсету қажет.