Қазақша рефераттар

Республикалық семинардың материалдары

Құжат айналымын есепке алу және талдау

Құжаттармен жұмыс жүргізудің тиімді тетіктерінің бірі — құжат айналымын есепке алып, оның жай-күйіне талдау жасау. Құжат айналымы дегеніміз — ұйым ішінде құжаттың жасалған немесе алынған сәтінен бастап толық орындалғанға дейінгі, не адресатқа жөнелтілгенге дейінгі қозғалысы.

Көлемді анықтау

Құжат айналымының көлемі кіріс, шығыс және ішкі құжаттар саны бойынша жинақталып есептеледі.

Есеп дереккөздері

Кіріс және шығыс құжаттарды есептеу үшін тіркеу-бақылау картотекалары мен тіркеу журналдары қолданылады.

Тіркеу тәртібі және толықтықты бақылау

Кіріс және шығыс (бастамалық) құжаттарға арналған тіркеу карточкалары бөлек есептеледі. Ал тіркелмеген құжаттар — істерге қосылған материалдарды (анықтамалар, актілер, мекемеде түзілген мәліметтер) санау арқылы айқындалады. Бұл тәсіл есептің толықтығын қамтамасыз етіп, құжат қозғалысындағы олқылықтарды дер кезінде байқауға мүмкіндік береді.

Түйін

Жүйелі тіркеу мен тұрақты талдау құжат айналымын басқаруды жеңілдетеді, орындау тәртібін күшейтеді және сақталу тәуекелдерін азайтады.

Құжат ұғымы және оның ерекшелігі

Құжат — адам ойлап тапқан тәсіл арқылы материалдық тасымалдаушыға бекітілген ақпарат. Ақпараттың бекітілуі жазу, хат немесе дыбыс жазбасы сияқты түрлер арқылы жүзеге асады. Құжаттың заттық қасиеті бар, сондықтан құжат үшін тұрақты материалдық нысан ерекше маңызды.

Кең мағынада алғанда, құжат — әлеуметтік ақпаратты кеңістік пен уақытта таратуға және сақтауға арналған, арнайы ұйымдастырылған қоғамдық әрекетте қолдану үшін адам жасаған материалдық объект.

Іс қағаздары мен мұрағат қызметінің жандануы

Соңғы жылдары іс қағаздарын жүргізу мен мұрағат қызметі едәуір жанданды. Көптеген мекемелер мен кәсіпорындарда құжаттарды ведомстволық сақтау мәселелері бойынша кеңес алуға келушілер көбейді, ұйымдарда сараптау қызметі жолға қойыла бастады. Бұл үрдіс ұйым басшыларының құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету сияқты маңызды мәселелерге жауапкершілікпен қарай бастағанын көрсетеді.

Практикалық қолдау және кешенді тексерулер

Көптеген ұйымдар құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеуден өткізу жұмыстарын өз күшімен жүргізетін деңгейге жетті. Сонымен қатар, кешенді тексерулерді тұрақты өткізу мекеме қызметкерлеріне жұмыс орнында практикалық көмек көрсетуге, іс қағаздарын жүргізу мен ведомстволық сақтаудағы кемшіліктерді анықтауға және тиісті нормативтік-әдістемелік әдебиеттермен қамтамасыз етуге мүмкіндік береді.

Пайдаланылған әдебиеттер

  1. Сариева Р. Мұрағат және тарих. Алматы, 2004. 205 б.
  2. Основные правила работы государственных архивов. М., 1980. С. 77–97.
  3. Козлитин И.А. Государственные архивы республик Средней Азии и Казахстана. М., 1988. С. 53–60.
  4. Адильгужин А.А. Основные правила учета и передачи в государственные архивы электронных документов. Қазақстанда іс-жүргізу. 2006. № 2. С. 5–8.
  5. Адильгужин А.А. Основные тенденции развития архивов. Қазақстанда іс-жүргізу. 2006. № 1. С. 5–8.
  6. Материалы Республиканского семинара-совещания, посвященного 5-летию принятия Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах». Алматы, 2003.
  7. Президенттің 2003 жылғы 4 сәуірдегі Қазақстан халқына жолдауына сәйкес Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорын сақтау мен толықтырудың өзекті мәселелері. Республикалық семинар материалдары. Алматы, 2003.
  8. Материалы Республиканского семинара-совещания, посвященного 5-летию принятия Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах». Алматы, 19 декабря 2003. Алматы, 2003.
  9. Материалы Международной научно-практической конференции «Правовые проблемы архивного дела в Евразиатском регионе». Астана, 27 февраля 2002. Астана, 2002.
  10. www.sana.gov; www.google; www.kazarchives.
  11. Слобаданюк А. Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін енгізу туралы. Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу. 2007. № 4(4). Б. 11–15.
  12. Ведомстволық мұрағаттардың негізгі ережелері. Алматы, 2003.
  13. Рындин А. Архив без пыльных полок или способы организации архива предприятия. www.archive.alee
  14. Слобаданюк А. Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін енгізу туралы. Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу. 2007. № 2–3. Б. 11–15.
  15. Самойленко Г.С. Состояние и проблемы развития электронного документооборота и электронных архивов государственных органов. Материалы Республиканского семинара-совещания «Электронный документооборот и электронные архивы». 26 сентября 2006. Алматы, 2006. С. 25–29.
  16. Чернова С.И. Основные подходы к определению принципов приема, описания, учета и хранения управленческих документов на электронных носителях (на примере Центрального архива документов на электронных носителях г. Москвы). Материалы Республиканского семинара-совещания «Электронный документооборот и электронные архивы». 26 сентября 2006. Алматы, 2006. С. 25–29.