Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету - мемлекеттік мұрағаттардың негізгі міндеті

Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету — мемлекеттік мұрағаттардың негізгі міндеттерінің бірі. Бұл міндеттің күрделілігі мынада: ешбір құжат мәңгі сақталатындай етіп жасалмайды. Оның үстіне мұрағаттар жыл сайын жаңа қорлармен толыға береді, ал қалпына келтіру мен консервациялау мүмкіндіктері әрдайым жеткілікті бола бермейді.

Осы мәселені шешудегі қазіргі көзқарас мұрағаттық құжаттарды саралап жіктеу мен іріктеу қағидатына кезең-кезеңімен көшуді көздейді. Бұл жерде құжаттардың құндылық деңгейі мен физикалық жай-күйі міндетті түрде ескеріледі.

Сақталуды қамтамасыз ету бағдарламасының құрамдас бөліктері

Қорлардың сақталуын қамтамасыз ету бағдарламасы бірнеше қосалқы бағыттарды қамтуы қажет. Негізгі бағыттар төмендегідей:

• Нормативтік сақтау режимі: температура, ылғалдылық, жарық және санитарлық талаптарды сақтау.
• Реставрация және консервация: тозған құжаттарды қалпына келтіру және әрі қарай бүлінудің алдын алу.
• Материалдық-техникалық база: арнайы қоймалар, жабдықтар, тасымалдау және сақтау құралдары.
• Көшірмелеу: құнды және аса құнды құжаттарды микрофильмдеу, пайдалануға арналған көшірмелер мен электрондық нұсқалар жасау.

Цифрландыру және қағаз түпнұсқамен сәйкестік

Қазіргі заманғы мұрағатты компьютерлік желілерсіз, электрондық дерекқорларсыз және интернетсіз елестету қиын. Жаңа коммуникациялық құралдар қағаз негіздерін толықтырады, бірақ оларды алмастырмайды. Мұндағы мақсат — іс қағаздары мәдениеті мен электрондық ақпараттық жүйелердің қатар өмір сүруіне жағдай жасау.

Неге сақтау мәселесі ерекше өзекті?

Мұрағаттар — мәдени мұрамыздың ғана емес, сондай-ақ бірегей әрі үнемі сұраныста болатын ақпараттық ресурстардың маңызды бөлігі. Оларға қол жеткізу шектелмеуі тиіс.

Алайда кез келген құжат уақыт өте келе материалдық негізінің табиғи ескіруіне, сақтау барысындағы қолайсыз жағдайларға, апатты немесе төтенше оқиғаларға байланысты өзінің пайдалану сапасын жоғалта бастайды. Сондықтан Қазақстанның үдемелі дамуына қызмет ететін аса құнды ақпараттық ресурстарды сақтау міндеті айрықша мәнге ие.

Мұрағат қызметінің негізгі міндеттері

Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету төмендегі міндеттерді жүйелі түрде орындауды талап етеді:

Инфрақұрылым: ғимарат, бөлме, қойма

Оңтайлы сақтау жағдайын жасау үшін арнайы жабдықталған ғимараттар қажет. Мекемелік мұрағат құжаттарын орналастыруға бөлінген қоймаларды күшейту, ескі ғимараттарды қалпына келтіру және мемлекеттік мұрағаттарға арнайы талаптарға сай ғимараттар беру маңызды.

Сақтау құралдары, нөмірлеу және топографиялық есеп

Мұрағат қоймалары құжаттарды сақтау және тасымалдау құралдарымен жабдықталуы тиіс. Сақтау құралдарына папкалар, жәшіктер, шкафтар, қорларды орналастыратын стеллаждар, вертикальды картотекаларға арналған стеллаждар, каталог шкафтары және басқа да жабдықтар жатады.

Құжаттарды сақтауды қамтамасыз етудің маңызды шарты — қорларды дұрыс орналастыру. Ол үшін жоспарлау сызбасы жасалып, сақтау құралдарының барлығы ретімен нөмірленеді: қойма, стеллаж, сөре, жәшік. Бұл нөмірлеу құжаттың тұрақты сақтау орнын анықтап, нәтижесі топографиялық көрсеткіштерде көрініс табады. Топографиялық көрсеткіштер мұрағаттың ғылыми-анықтамалық аппаратының құрамына кіреді.

Жарық режимі және тасымалдаушылардың тозуы

Барлық ақпарат тасымалдаушылар тозады. Сондықтан мұрағатшылардың басты міндеті — әртүрлі материалдардағы құжаттардың ұзақ сақталуын барынша қамтамасыз ету.

Істерді пайдалануға беру және бақылау

Істерді пайдалануға беру белгіленген ережелер мен мерзімдерді сақтай отырып жүзеге асырылады. Құжаттар оқу залдарына пайдалануға, қалпына келтіру жұмыстарына, сақтандыру көшірмелерін алуға немесе анықтама беруге уақытша берілуі мүмкін.

Қоймадан құжаттарды беруді ұйымдастыру және олардың уақытында қайтарылуын бақылау — сақтаушының тікелей міндеті.

Түгелдік пен жай-күйді жоспарлы тексеру

Істердің түгелдігі мен физикалық жай-күйін жоспарлы тексеру — сақтауды қамтамасыз етудегі негізгі шаралардың бірі. Тексерудің мақсаты — сақтау бірліктерінің толықтығын және олардың физикалық жағдайын бағалау. Жұмыс тіркеу құжаттары негізінде жүргізіледі.

Егер сақтау бірліктері өз орындарынан табылмаса, олар ескі тізімдерден, куәлік парақтарынан және қор істерінен іздестіріледі. Тексеру нәтижелері актімен рәсімделеді.

Сақтандыру қоры: тәуекелді төмендету

Сақтандыру қоры күтпеген жағдайларда түпнұсқа құжаттардың жоғалу қаупін азайту үшін құрылады. Ол көбіне физикалық күйі нашар немесе аса құнды құжаттарға жасалады және әдетте түпнұсқаның микрофотокөшірмелері түрінде болады.

Биологиялық қауіптер және қалпына келтіру

Құжаттардың бүлінуіне әсер ететін факторлар әртүрлі: құжаттарды тасымалдау, құжаттармен жұмыс істеу, сондай-ақ жәндіктер, кемірушілер және бактериялар. Мұндай қауіптер анықталса, залалсыздандыру (дезинфекция) жұмыстары жүргізіледі.

Құжат құндылығы және сақтау мерзімдері

Ұйымдар қызметі нәтижесінде шоғырланған құжаттардың маңызы мен құндылығы әртүрлі болады. Кейбір құжаттар ағымдық сипатта сақталса, енді бір бөлігі ғылыми-техникалық жетістіктерді айғақтайтын, мемлекеттік құрылыс пен қоғам өмірін сипаттайтын тарих пен мәдениет ескерткіштері ретінде тұрақты сақтауға жатады.

Жедел сақтаудағы техникалық құралдар

Жедел сақтау кезінде техникалық құралдардың орны ерекше. Құжаттардың негізгі бөлігі қағаз түрінде болады және көбіне басқару орындары қызметкерлерінің қасында немесе жақын маңда сақталады.

Құжаттарды кейде тігінен сақтау үшін тумбаны, жазу үстелін немесе жәшіктерді қайта жабдықтауға да болады.

Машинада оқылатын құжаттар және есепке алу

Құжаттарды қазіргі тасымалдаушыларда сақтау әдістемелік көрсеткіштер бойынша жүргізіледі. Бұл перфокарталар, перфотаспа, магниттік материалдар (таспалар, дискілер) сияқты технотрондық құжаттарға қатысты.

Машинада оқылатын құжаттарды есепке алу, сақтау және пайдалану күнделікті түрде арнайы сақтау қызметі арқылы жүргізіледі. Әрбір тасымалдаушыға есептік карточка жасалып, онда код, тіркеу нөмірі, қысқаша мазмұны, жасалған мерзімі, сақтау мерзімі, тіркеу коды, тасымалдаушы түрі, сақтау орны және басқа да деректер көрсетіледі.

Мұндай құжаттар ілеспелі хатпен бірге беру-қабылдау актілері арқылы тапсырылып, рәсімделеді.