Құжаттардың құндылығын сараптау
Іс қағаздарын жүргізудің қорытынды кезеңі
Іс қағаздарын жүргізу процесінің қорытынды кезеңі — орындалған құжаттарды сақтауға және пайдалануға дайындау. Құжаттарды ретке келтіру мен сақтаудың негізгі мақсаты — Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорын толықтыруға және құжаттарды анықтамалық жұмыстарда тиімді пайдалануға жағдай жасау.
Дайындау жұмыстары нені қамтиды?
- құжаттың ғылыми және практикалық құндылығына сараптама жасау;
- істерді ресімдеу;
- тұрақты және ұзақ мерзім сақталатын құжаттарды сипаттау;
- құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету.
Құжаттардың құндылығын сараптау
Құжаттардың құндылығына сараптама іс номенклатурасындағы құжаттарды жасау және оларды істерге қалыптастыру барысында жүргізіледі. Құжаттарды мемлекеттік сақтауға беруге іріктеу мен дайындауды ұйымдастыру, құжаттарды істерге дұрыс жатқызуды бақылау және әдістемелік көмек көрсету үшін тұрақты жұмыс істейтін сараптау комиссиясы құрылады.
Комиссия туралы ереже әзірленіп, онда комиссияның функциялары, құқықтары және жұмыс тәртібі айқындалады.
Нақты сұрақтар мен жауаптар
1) Құжаттар қашан мұрағатқа тапсыруға дайындалады?
Орындалған құжаттарды мұрағатқа сақтауға дайындау — іс қағаздарын жүргізудің қорытынды кезеңі. Құжаттарды мұрағатқа сақтауға немесе жоюға іріктеу іс қағаздарын жүргізу жылы аяқталғаннан кейін жыл сайын жүргізіледі.
2) Сақтау мерзімін кім және қандай нормативтік негізде анықтайды?
Мұрағатқа тапсыруға дайындаудың бірінші қадамы — құжаттың сақтау мерзімін анықтау. Бұл құжаттың ғылыми және практикалық құндылығын сараптау барысында белгіленеді.
Сараптауды басшы тағайындаған арнайы сараптау комиссиясы жүргізеді. Комиссияның мақсаты:
- сақтауға жататын құжаттарды іріктеу және сақтау мерзімдерін белгілеу;
- ғылыми-тарихи құндылығы жоқ әрі практикалық маңызын жоғалтқан құжаттарды жоюға іріктеу.
Комиссия құрамына құрылымдық бөлімшелердің іс қағаздарын жүргізу қызметі мен мұрағаттың білікті мамандары кіреді.
Негізгі басшылық құжат
Комиссия сақтаудың мерзімдері көрсетілген құжаттар тізбесіне сүйенеді. Бұл — ұйымдардың құжаттарын жүйелейтін және сақтау мерзімдерін нормативтік түрде бекітетін нұсқаулық.
Типтік тізбе
Ведомстволық бағыныштылығы мен саласына қарамастан, барлық мекемелерде құрылатын біртектес құжаттардың сақтау мерзімдерін біріздендіреді (мысалы, бұйрықтар, жоспарлар, есептер, жеке құрам және бухгалтерлік құжаттар).
Ведомстволық тізбе
Белгілі бір салаға тән қызмет бағыты бойынша құжат түрлерін барынша толық қамтиды және сол саланың ерекшелігін ескереді.
3) Құжатқа қандай сақтау мерзімі белгіленуі мүмкін?
Комиссия құжаттарға келесі сақтау мерзімдерін белгілей алады:
- қысқа мерзімді — 10 жылдан аз (мысалы, 1 жыл, 3 жыл немесе 5 жыл);
- ұзақ мерзімді — 10 жылдан көп (тұрақты сақтауды қоса алғанда);
- сақтауға жатпайтын — жоюға іріктеледі.
Мысалдар (типтік басқару құжаттарының тізбесіне сәйкес)
- Өндірістегі жазатайым оқиғаларды тіркеу журналы: 75 жыл.
- Қызметкерлердің жеке істері: 75 жыл (қызметкердің жасын белгілеуге қатысты).
- Қаржыландыруға байланысты құжаттар: тұрақты (қаржыландыру жоспары, сметалар, қаржылық есептер).
- Кепілдік хат: 3 жыл.
- Қаржы-шаруашылық қызметті тексеру актілері: 5 жыл.
- Кассаны тексеру актілері: 3 жыл.
4) Сақтау мерзімі қалай есептеледі?
Сақтау мерзімі іс қағаздарын жүргізу жылы аяқталғаннан кейінгі жылдың 1 қаңтарынан бастап есептеледі. Мысалы, құжат 2001 жылдың мамырында келіп түскен болса, оның сақтау мерзімі 2002 жылдың 1 қаңтарынан бастап саналады.
5) Сақтауға жатпайтын құжаттармен не істейді?
Комиссия жоюға іріктелген құжаттар бойынша акт жасайды. Актіде жойылған құжаттардың атауы, индекстері және мәтін тақырыптары көрсетіледі.
Маңызды талаптар
- Жоюға іріктелген құжаттарды шаруашылық қажеттіліктерге пайдалануға болмайды.
- Құжаттарды өртеуге тыйым салынады.
- Құжаттар арнайы машинада туралып, кейін макулатураға тапсырылады.
6) Ұзақ мерзімді сақталатын істерді ресімдеу
Ұзақ мерзімге сақталатын істерді (10 жылдан астам және тұрақты сақталатын) ресімдеу келесі жұмыстарды қамтиды:
- Мұқаба сипаттамасын толтыру: мекеменің атауы, істің нөмірі, іс номенклатурасына сәйкес тақырыбы, жылы, парақ саны, сақтау мерзімі.
- Істердің тізімдемесін жасау: әр құжаттың атауы мен күні, сондай-ақ әр құжаттағы парақ саны көрсетіледі. Тізімдемеге комиссия мүшелері қол қояды, кәсіпорын басшысы бекітеді.
- Брошюралау (кітапша жасау): құжаттарды қатты мұқабаға тігу.
- Парақтарды нөмірлеу.
- Растау жазбасын жасау.
7) Қысқа мерзімде сақталатын істерді ресімдеу
Қысқа мерзімді сақталатын істер үшін (10 жылға дейін) ресімдеу рәсімдері оңтайландырылған:
- құжаттар құжат тігілетін папкаларда (скоросшиватель) қалады;
- парақтар нөмірленбейді;
- істерге тізімдеме жасалмайды.
Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету
Істер жүргізілген сәттен бастап мемлекеттік мұрағатқа өткізілгенге дейін құжаттар кәсіпорында сақталады. Құрылымдық бөлімшелердің басшылары және іс қағаздарын жүргізуге жауапты қызметкерлер құжаттар мен істердің сақталуын қамтамасыз етуге міндетті.
Сақтау тәртібі (тәжірибелік талаптар)
- Істер жабылатын шкафтарда тігінен қойылады.
- Шкаф күн сәулесінен, ылғалдан және шаңнан қорғатындай болуы керек.
- Істер іс номенклатурасына сәйкес орналастырылады.
- Құжаттарды іздеуді жеңілдету үшін шкафта сақталған істердің атауы мен индекстері көрсетілген үзінді көшірме шкафтың ішкі жағына орналастырылады.
- Істер мұқабасының түп жағына номенклатура бойынша индекс жазылады.
Істерден құжат алудың тәртібі
Істерден құжаттарды алуға жол берілмейді. Тек ерекше жағдайларда ғана басшының ауызша немесе жазбаша рұқсатымен құжатты уақытша алуға болады (мысалы, сот-тергеу органдарының талабы бойынша).
Мұндай жағдайда құжатты уақытша пайдалануға беру туралы акт және түпнұсқаны алу себептері туралы акт жасалады. Істе құжаттың тиісті түрде расталған көшірмесі қалдырылады.
Акт құжатты уақытша пайдалануға беруші кәсіпорынның елтаңбалы мөрімен бекітілуі тиіс және түпнұсқа қайтарылғанға дейін істе сақталады.
Істерді мұрағатқа өткізу тәртібі
Тұрақты және уақытша сақталатын істер кәсіпорынның мұрағатына олар аяқталғаннан кейін бір жылдан соң беріледі. Мысалы, 1998 жылы аяқталған істер кәсіпорын мұрағатына 2000 жылдан кешіктірілмей тапсырылуы керек.
Мұрағат істерді тізімдемелер бойынша қабылдайды. Сонымен бірге мұрағаттың анықтамалық аппаратын толықтыру үшін құжаттардың тіркеу карточкалары қоса беріледі.
Мұрағаттан істі уақытша пайдалану
Егер жекелеген істер құрылымдық бөлімшелердің ағымдағы жұмысына қажет болса, олар мұрағаттан уақытша пайдалануға берілуі мүмкін. Істің орнына карточка-алмастырғыш қалдырылады. Онда:
- істің қай бөлімшеге берілгені;
- істің нөмірі;
- істегі парақтардың саны;
- беру күні;
- алғаны туралы қолхат.
Іс мұрағатқа сол күні қайтарылуы тиіс.
Кәсіпорын мұрағатындағы сақтау мерзімі
Кәсіпорындар мен мекемелердің мұрағаттарында құжаттар, әдетте, 15 жылдан артық сақталмайды (кәсіпорынның бағыныштылығына қарай). Бұған 40 жылға дейін сақталатын жеке құрам бойынша материалдар кірмейді.
Белгіленген мерзім өткеннен кейін істер кәсіпорын мұрағатынан мемлекеттік мұрағатқа өткізіледі.