Мұрағат материалдарын есепке алуды ұйымдастыру, есептік құжаттарды сақтау туралы қазақша реферат
Мұрағат материалдарын есепке алуды ұйымдастыру және есептік құжаттарды сақтау
Есептік құжаттар — мұрағаттағы материалдарды басқарудың «негізгі тірегі». Сондықтан олардың толық сақталуы, өзгерістердің бақылауда жүргізілуі және құжаттардың нақты бар-жоғын жүйелі тексеру мұрағат жұмысының сапасын айқындайды.
Есептік құжаттарды сақтау тәртібі
Есептік құжаттар бірінші кезектегі маңызы бар материалдар болғандықтан, мұрағат оларды толық сақтауға кепілдік беруі тиіс. Сол себепті кіріс кітаптары, тізімдер, қор істері мен қор парақтары, сондай-ақ тізімдемелердің қол сұғылмайтын даналары оқшауланған үй-жайда сақталады. Бұл құжаттар есептік құжаттарға жауап беретін арнайы мұрағат бөлімшесінің немесе тікелей мұрағат қызметкерлерінің қарауында болады.
Рәсімдеу және қорғау талаптары
- 1 Кіріс кітаптарының, тізімдердің және қор парақтарының әрбір томы тігіліп, мемлекеттік мұрағаттың мөрімен бекітіледі.
- 2 Томның әр беті нөмірленіп, расталып (куәландырылып), қол қойылады.
- 3 Есептік құжаттарға өзгерістерді тек есепке алу үшін жауапты бөлімше немесе жауапты қызметкерлер енгізеді.
Жыл сайын қорлардың көлемі мен құрамындағы өзгерістер туралы мәліметтер нақтыланып, мұрағат органына арналған қор карточкалары әзірленеді және мұрағат паспорттары құрастырылады. Бұл жұмыстар есептің бірізділігін сақтауға және басқарушылық шешімдерді дерекке сүйеніп қабылдауға мүмкіндік береді.
Мекеме мұрағатындағы негізгі есептік құжаттар
Мекемелердің, ұйымдардың және кәсіпорындардың мұрағатында құжаттарды есепке алудың негізгі есептік құжаттары төмендегілер болып саналады:
Істердің тізімдемелері
Істерді есепке алудың негізгі базасы. Істер, ең алдымен, тізімдемелер арқылы тіркеледі.
Қорлар және тізімдер
Мұрағат қорларын есепке алу үшін жасалады; әрбір қор тізім бойынша дербес нөмір алады.
Қор парақтары
Қордың атауы, нөмірі, көлемі, құрамы және барлық өзгерістер толық тіркеледі; тізімдемелерді есепке алуда қолданылады.
Мұрағат паспорты
Жыл сайын толтырылатын жинақ құжат: қорлар мен істер саны, шеткі даталар, өңдеу жағдайы көрсетіледі.
Қор ісі және тізімдемелерді нөмірлеу
Әрбір қорға жеке қор ісі жүргізіледі. Істер, ең алдымен, тізімдемелер бойынша есептеледі. Ал 10 жыл мерзімге сақталатын істер қажет болған жағдайда істер номенклатурасы бойынша да есепке алынуы мүмкін.
Әрбір тізімдемеге мұрағатқа қабылданған сәтте қор парағы бойынша кезекті реттік нөмір беріледі. Егер тізімдемелер бөліп-бөліп келіп түссе, алғаш берілген реттік нөмір сақталады. Мысалы: № 1, 1а, 1в, 2а, 2б. Тұрақты және уақытша сақталатын құжаттар бөлек нөмірленеді.
Қор парағы: мазмұны және қолданылуы
Ведомстволық мұрағаттардағы қор парағының нысаны мен белгілері, әдетте, мемлекеттік мұрағаттардағы қор парағына ұқсас. Онда қордың атауы (атауының барлық өзгерістерімен бірге), қордың нөмірі, көлемі мен құрамы туралы мәліметтер және енгізілген барлық өзгерістер көрсетіледі.
Маңызды қағида
Қор парағындағы көлем мен құрамдағы өзгерістер туралы жазбалар міндетті түрде сәйкес құжаттарға сілтеме жасау арқылы жүргізіледі. Бұл — есептің дәлдігін және тексерілгіштігін қамтамасыз ететін шарт.
Қор парақтарының негізінде мұрағатта жыл сайын мұрағат паспортының үшінші бөлімі толтырылады. Онда қорлар мен істердің жалпы саны, материалдардың шеткі даталары, мұрағатта тұрақты сақталатын құжаттарға жүргізілген өңдеудің жай-күйі, сондай-ақ мекеме бөлімшелеріндегі тұрақты сақталатын құжаттардың шеткі даталары көрсетіледі. Сонымен қатар қор парақтары негізінде мұрағат органына жіберілетін қор карточкасы толтырылады.
Істердің нақты бар-жоғын және жағдайын тексеру
Мемлекеттік мұрағаттарда істердің нақты бар-жоғын және физикалық жағдайын тексерудің негізгі мақсаттары:
- A Тізімдемелердегі қорытынды жазбалар мен сипаттамалық мақалаларға сәйкес істердің нақты бар екенін анықтау.
- B Өшуге айналған мәтіндері бар, қайта қалпына келтіруді, қайта түптеуді, дезинфекциялауды, басқа негізге көшіруді қажет ететін бүлінген істерді анықтау.
Тексеруді ұйымдастыру және кезеңділік
Тексеру перспективалық және ағымдағы бекітілген жоспарларға сәйкес жүргізіледі. Ол қатаң түрде қорлар бойынша, қор парақтары, тізімдемелер және ғылыми-анықтамалық аппараттың жағдайын талдау картотекасы негізінде анықталған кезектілікпен орындалады. Кезектілік материалдардың маңыздылығына байланысты белгіленеді:
Сирек құжаттары бар қорлар
Әр 5 жылда бір рет тексеріледі.
I категориялы қорлар
Әр 10 жылда бір рет тексеріледі.
II–III категориялы қорлар
Әр 15 жылда бір рет тексеріледі.
Ведомстволық мұрағаттардағы есепке алудың ерекшелігі — мемлекеттік мұрағат есебімен өзара байланысы және бірізділігі. Егер белгілі бір қордың құжаттары мемлекеттік мұрағат қорында да бар болса, ведомстволық мұрағатта қор нөмірі мен тізімдеме нөмірлері мемлекеттік есеппен үйлестіріледі.
Кезектен тыс тексеру қашан қажет?
Стихиялық апат, қорлардың түгел орын ауыстыруы, құжаттардың жоғалуы қаупі сияқты жағдайларда бүкіл мұрағат қоры немесе материалдардың жекелеген кешендері бойынша тексеру бір уақытта, кезектен тыс жүргізілуі мүмкін.
Тексеру жүргізу тәртібі
Қоймаларға өткен кезең ішінде (жыл, тоқсан) берілген істер кезең-кезеңімен (жылына немесе тоқсанына бір рет) тексерілуі тиіс. Тексеру алдын ала салыстырудан басталады: қорытынды жазбалардағы литерлік және жіберілген нөмірлердің дұрыс көрсетілуі, істер нөмірлерінің тізімдемеге сәйкестігі қаралады.
Салыстыру не бойынша жасалады?
Тізімдемедегі сипаттамалық деректер (іс нөмірі, іс қағаздарының нөмірі, тақырып, құжаттардың шеткі даталары, парақ саны) істің мұқабасындағы деректермен салыстырылады. Нақты бар-жоғы визуалды қарау арқылы анықталады.
Тексеру барысында анықталған барлық қателер (істің жоқтығы, есептеу кезіндегі техникалық қателер, сипаттамадағы қателер, физикалық бүлінулер) «істердің нақты бар-жоғы және жағдайы» тексеру парағына енгізіледі. Бұл парақ әрбір тізімдемеге жеке толтырылады, ал қор шағын болған жағдайда барлық тізімдемелер бір параққа біріктірілуі мүмкін.
Нақты бар болуы туралы парақтар тексеру аясындағы нөмірлердің реті бойынша нөмірленіп, қор ісінде сақталады. Тігуге келмейтін құжаттар (көркемдік құндылығы бар материалдар, жеке қор құжаттары, картографиялық материалдар және т.б.) папкаларда сақталып, ішкі тізімдемелер арқылы есепке алынады. Мұндай жағдайда салыстыру іс нөмірімен емес, ішкі тізімдемедегі (парақтағы) нөмірлер бойынша жүргізіледі.
Тыйым салынатын әрекеттер
- Тексеру барысында тізімдемеге қандай да бір белгі қою.
- Істердің жүйелілік ретін бұзу.
Тексеру аяқталғаннан кейін тізімдемеге «Тексерілді: 20__ ж.» деген белгі қойылып, орындаушы қол қояды.
Қорытынды құжаттар: акт және басқарушылық шешім
Тексеру парақтарындағы жазбалар негізінде «бары/жоқтығы және жағдайы» туралы тексеру актісі жасалады. Актіде қордың атауы мен категориясы, нөмірі, тексеру күні және жинақталған сандық мәліметтер көрсетіледі:
- 1 Тізімдемеге енгізілген істер саны және жоқ болып шыққан істер саны.
- 2 Тізімдемеде белгіленбеген литерлік нөмірлер немесе дұрыс салынбаған істер туралы мәліметтер.
- 3 Нақты бар істер саны.
- 4 Тігуді, дезинфекциялауды, қалпына келтіруді немесе өшуге айналған мәтіндерді орнына келтіруді қажет ететін істер саны.
Қажет болған жағдайда актімен бірге есептеу кезіндегі техникалық қателер туралы анықтамалар, есепке кірмей қалған істердің табылғаны туралы құжаттар, қалпына келмейтін бүлінулер туралы актілер де ресімделеді. Бұл құжаттарды мұрағат директоры қарап, кейінгі атқарылатын жұмыстар жөнінде өкім шығарады.
Маңызды ескерту
Тізімдемеге енгізілген істердің жоқ болып шығуы кейде есепке алу кезіндегі қателіктерден туындауы мүмкін. Дегенмен, кез келген жағдайда «іс орнында жоқ» фактісі құжаттарды сақтаудың бұзылғанын білдіреді және шұғыл шара қолдануды талап етеді. Мұндай жағдай туралы жоғары тұрған мұрағат органына хабарланады.
Қорытындылай айтқанда, құжаттардың нақты бар-жоғын және жағдайын тексеру — мұрағат материалдарының сақталуын қамтамасыз етудің негізгі элементтерінің бірі. Ол есептің дәлдігін күшейтеді, жоғалудың алдын алады және мұрағат қорын ұзақ мерзімге сенімді қорғауға мүмкіндік береді.