Қазақша рефераттар

Электрондық құжаттарды сақтау бірлігі - мұрағатта есептік нөмірі бар дербес электрондық негіз

Электрондық құжат: мәні, артықшылықтары және түйінді талаптар

Қазіргі кезде құжаттарды дайындауға арналған компьютерлік бағдарламалар жеткілікті (мысалы, Word 2006, Word 2004). Мұндай бағдарламалар мәтіндік редакторлар деп аталады.

Электрондық құжаттың ақпараттық табиғатына тән маңызды ерекшелік — ол қағаз құжатқа қарағанда ұзақ сақталуы және көп жағдайда сенімдірек болуы мүмкін. Бұл жерде негізгі назар ақпарат сақталатын тасымалдаушыға емес, ақпараттың өзіне аударылады. Материалдық негізді сақтауға қатысты жұмыстар қосалқы мәнге ие болады.

Дегенмен электрондық құжатқа қатыстының бәрін — ақпаратты (мазмұнды), материалдық негізді, деректемелерді, құжат түзу технологиясын және оны қолдану тәсілдерін — тұтас бірлікте қарастыру қажет. Ақпарат жазылатын қандай да бір негіз болмаса, құжат та болмайды. Электрондық құжат та осы қағидаға бағынады.

Маңызды түйін

Электрондық құжатты файл күйінен шығарып, ақпаратын монитордан оқуға болатын жағдайға келтіргеннен кейін ғана оны толық мағынада құжат деп есептеуге болады. Әйтпесе ол мәтіні өшіп қалған қағаз құжатқа ұқсайды: бар сияқты, бірақ іс жүзінде пайдалануға келмейді.

Сәйкестендіру және түпнұсқаландыру

Электрондық құжаттарды сәйкестендірудің, ең бастысы түпнұсқаландырудың мәні зор. Сәйкестендіру мен түпнұсқаландырудың үйлесімді әдістемесін қалыптастыру — ұзақ мерзімде электрондық құжаттардың түпнұсқалық қасиетін сақтаудың маңызды кепілі.

Сонымен бірге, бірыңғай баламалы технологиялар қолданылмайынша, электрондық құжат өзінің негізіндегі файл күйінде қалып қоюы ықтимал. Сол себепті құжатты оқу, тексеру және қайта пайдалану мүмкіндігін тұрақты қамтамасыз ететін технологиялық тәртіп қажет.

Қазіргі негізгі проблемалар

  • Нормативтік-әдістемелік қамтамасыз ету деңгейі ақпараттық-технологиялық қамтамасыз ету деңгейінен артта қалып келеді.

  • Атқарушы билік органдарында электрондық құжаттармен жұмысқа арналған техникалық жабдықтардың әртектілігі.

  • Басқару органдарында құжаттаманы басқаруды автоматтандыруда қолданылатын бағдарламалық құралдардың әртүрлілігі.

  • Автоматтандырылған құжат басқару жүйесі мен мұрағаттық сақтау ісінің өзара ұштаспай қалуы.

Электрондық құжат айналымынан — ұзақ мерзімдік сақтауға

Электрондық құжат айналымының құқықтық базасын қалыптастыру — істің жартысы ғана. Келесі кезең — электрондық құжаттарды ұзақ мерзім сақтаудың сенімді жүйесін жасау. Бұл — технологиялық шараларды да, ұйымдастыру шараларын да қамтитын кешенді міндет.

Электрондық құжаттар мұрағаты нені білдіреді?

Электрондық құжаттар мұрағаты — кейде ойлағандай жай ғана дербес сервер, компьютер немесе дерек сақтайтын орын ғана емес; бұл тек пайдаланушыға қажетті ақпаратты тауып беретін іздестіру жүйесі ғана емес.

Мақсаты мен міндеті тұрғысынан (әсіресе мемлекеттік мұрағат үшін) электрондық құжаттар мұрағаты дәстүрлі мұрағаттан айырмасы жоқ: ол құжаттардың құндылығын сараптаудан бастап, оларды пайдалануға дейінгі мұрағаттық сақтау ісінің толық циклін қамтамасыз ететін технологиялар мен өндірістік процестер жиынтығы.

Мұрағат жұмысының негізгі бағыттары

  • Есепке алу және тіркеу

  • Сипаттау және жүйелеу

  • Сақталуын қамтамасыз ету (қорғау, бақылау)

  • Ғылыми-анықтамалық аппаратты жетілдіру

Мұрағаттар орындалған құжаттар мен жабық істерді кейін қайта пайдалану мүмкіндігін ұйымдастыру үшін құрылады.

Қайта пайдалану мүмкіндігі үшін қажетті шарттар

  • Ұзақ мерзімге арналған құжаттамалық саясатты айқындау және соған сәйкес құжаттарды топтастыру, сақтау мерзімдерін белгілеу.

  • Мұрағаттық сақтауға арналған құжаттарды белгіленген саясатқа сәйкес іріктеу.

  • Құжаттар бойынша тиімді анықтамалық-іздестіру жүйесінің болуы.

  • Мұрағаттық кезеңнің барлығында құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету: жоспарлы түрде есебін жүргізу және түгендеу.

  • Құжаттарды пайдалану барысында жоғалу қаупін барынша азайтатын жұмыс тәсілдерін енгізу.

Жиі кездесетін олқылықтар

  • Ұзақ мерзімдік сақтау саясаты әлі қалыптаспаған.
  • Іс номенклатурасына электрондық құжаттар мен мәліметтер базалары көбіне енгізілмейді.
  • Электрондық құжаттардың есебі ұйымдарда жүргізілмейді немесе жеткіліксіз деңгейде жүргізіледі.

Ұйымда электрондық мұрағат құрудың негізгі мәні — электрондық құжаттар бойынша іздестіру жүйесін жасау. Алайда мұрағаттың іргетасы — ең алдымен электрондық құжаттардың есебін жүргізу. Сақталу жайын талқылау үшін де алдымен құжаттар туралы нақты деректер болуы шарт.

Егер электрондық құжаттар сыртқы тасымалдаушыларға жазылған болса, оларды есепке алуды ретке келтіру салыстырмалы түрде оңайырақ.

Негізгі терминдер мен анықтамалар

Электрондық құжат

Ақпараты электрондық-цифрлық нысанда беріліп, электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат. Электрондық құжат бір файлдан, бір файлдың бірнеше бөлімінен немесе бірнеше жеке файлдан тұруы мүмкін. Мұндай жағдайда құжаттың түпнұсқалығын куәландырып, тұтастығына кепілдік беретін ортақ деректемелер сақталады.

Деректемелер электрондық-цифрлық нысанда (ЭЦҚ, түпнұсқаландыру кодтары және т.б.) да, қағаз құжаттағы куәландырылған парақ түрінде де болуы мүмкін.

Ақпараттық ресурс

Қор жасаушының ақпараттық жүйесінде мәні мен технологиялық белгілеріне сәйкес топтастырылған электрондық құжаттар кешені (басқару, ғылыми-техникалық, жеке құрам бойынша, мерзімді басылымдар, интернет-басылымдар және т.б.).

Технологиялық белгілерге бағдарламалық ортаның (ОЖ, МББЖ, қолданбалы бағдарлама және қосымшалары) сипаттары, мәліметтер базасы немесе ақпараттық жүйе құрылымы, сондай-ақ техникалық құжаттаманың көлемі жатады.

Сақтау бірлігі

Мұрағатта есептік нөмірі бар дербес электрондық негіз (тасымалдаушы).

Есепке алу бірлігі

Мұрағатта есептік нөмірі бар дербес көріністі файлдық объект немесе компьютерлік деректердің басқа түрлері (компьютерлік папка, компьютерлік файл, мәліметтер базасы кестесі, электрондық кесте парағы және т.б.).

Көшірмелеу

Электрондық құжаттарды бір технологиялық платформадан екіншісіне ауыстыру. Көшірмелеу барысында файл форматтары өзгереді, яғни қайта форматталады. Кейде деректер құрылымы немесе формат үлгісі де өзгеруі мүмкін (мысалы, мәтіндік құжаттың графикалық түрге немесе керісінше ауысуы).

Қолданысқа арналған дана

Құжатты пайдалануды ұйымдастыру кезінде сақтау бірлігінде берілетін электрондық құжаттың бір данасы.

Резервтегі дана

Құжаттың қолданысқа арналған жаңа сақтау бірлігіндегі данасын жасауға немесе құжатты қалпына келтіруге арналған алдын ала дайындалған көшірме.

Сақтық формат

Бағдарламалық тұрғыдан тәуелсіз немесе кең таралған компьютерлік форматта сақталған электрондық құжат.

Тұтыну форматы

Ағымдағы мұрағаттық ақпараттық жүйе, оқу залы немесе қашықтағы тұтынушы қолдайтын форматта ұсынылатын электрондық құжат.

Ұйымдар қазірден бастап не істей алады?

Электрондық құжаттары бар және қызмет барысында оларды жасап жатқан ұйымдар үшін алғашқы қадам — нені, қайда және қандай көлемде сақтау керегін нақты білу. Ол үшін ақпараттық ресурстар есебін алуды ретке келтіру қажет.

Өзгерістерді бекіту тәртібі

Электрондық құжаттарды жүйеден алып тастау (папкаларды, файлдарды немесе мәліметтер базасы жазбаларын) және ақпараттық ресурстардың құрылымын өзгерту ұйым басшысының өкімдік актісі негізінде жүзеге асырылады.

Құжат санының есебі

Электрондық құжаттар санының есебі картотека бойынша немесе құжат айналымының ақпараттық жүйесіндегі мәліметтер базасы бойынша жүргізіледі. Есептеу бірлігі ретінде құжаттың өзі алынады, қосымша нұсқалар есепке алынбайды.

Бұл мәліметтер электрондық құжат айналымының көлемі туралы анықтамаларда көрсетіледі.

Папкалар мен файлдар тізілімі

Папкалар мен файлдарды есепке алу үшін электрондық құжаттар тізіліміне олардың атауы, саны және кеңейтілуі мен толықтырылуы жөніндегі мәліметтер енгізіледі.

Сыртқы электрондық негіздерді тіркеу

Ұйымға келіп түскен электрондық негіздердің барлығы есепке алынады. Олардың келіп түсуі мен шығуы арнайы журналда тіркеледі. Нөмірлеу жалпы ретпен жүргізіледі.

Қалпына келтіру журналы

Ақпараттық ресурстарды резервтегі көшірмелер көмегімен қалпына келтіру туралы мәліметтер жазылатын журнал — қандай да бір себептермен жойылып кеткен ақпараттық ресурстарды орнына келтіру жөніндегі операцияларды есепке алуға арналған.

Бұл журналды ұйымның ақпараттық жүйелерді жедел сақтау және резервтік көшірмелер жасау ісіне жауапты бөлімшесі (ақпараттық технологиялар қызметі, автоматтандыру бөлімі, ақпараттық қамтамасыз ету бөлімі, ақпараттық-есептеу орталығы және т.б.) жүргізеді.