Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар
Қазақстан Республикасында ресми құжаттарды ресімдеудің бірыңғай ережесін енгізу мақсатында арнайы мемлекеттік стандарт әзірленген. Ол тек мемлекеттік органдарда ғана емес, меншік нысаны мен ұйымдық-құқықтық формасына қарамастан барлық ұйымдарда, соның ішінде шетелдік қатысуы бар заңды тұлғаларда да қолдануға арналған.
Негізгі стандарт: СТ ҚР 1042-2001
Аталған стандарт «Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар. СТ ҚР 1042-2001» деп аталады. Ол Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі жанындағы Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет және ҚР Ұлттық ғылыми-техникалық орталығы тарапынан әзірленіп, қолданысқа енгізілген.
Стандарт Қазақстан Республикасы Экономика және сауда министрлігіне қарасты Стандарттау, метрология және сертификаттау жөніндегі комитеттің 2001 жылғы 22 қазандағы № 376 бұйрығымен бекітіліп, іске қосылған.
Нені айқындайды
- Құжат деректемелерінің құрамын
- Құжаттың ресімделу тәртібі мен нақтылығын
- Бланкілерді жасау және толтыру талаптарын
Нені реттейді
- Бланкілерді есепке алу және пайдалану
- Құжаттарды сақтау талаптары
- Құжат формасы мен деректемелердің орналасу логикасы
Іс қағаздарына қатысты өзге стандарттар
Қолданыста іс қағаздарын жүргізу мен мұрағат ісіне қатысты басқа да стандарттар бар. Атап айтқанда:
СТ ҚР 1037-2001
Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар.
СТ ҚР 1237-2004
Қағаз жеткізгіштегі құжаттар. Мұрағаттық сақтауға қойылатын жалпы техникалық талаптар.
Стандарттау: мәні және практикалық пайдасы
Стандарттау — барлық мүдделі тараптардың қатысуымен белгілі бір сала қызметін ретке келтіруге арналған ережелерді белгілеу және оларды қолдану үдерісі. Ол іс-әрекеттің сенімділігі мен қауіпсіздігін қамтамасыз ете отырып, жалпыға ортақ жоғары экономикалық көрсеткіштерге қол жеткізуді көздейді.
Мысалы, іс қағаздарын жүргізу саласындағы терминдер мен анықтамаларды стандарттау мамандар мен аудармашылардың жұмысын тіл, лексика және стиль тұрғысынан біріздендіріп, кәсіби ортада өзара түсіністікті арттырады.
Құжаттаудың біріздендірілген жүйесі
Құжаттаудың біріздендірілген жүйесі — бірыңғай тәртіп, талап және стандарт негізінде жасалған, белгілі бір сала қызметін басқаруға қажетті ақпаратты қамтитын құжаттама жүйесі. Кез келген салада маманның кәсіби деңгейін айқындайтын маңызды факторлардың бірі — осы құжаттау жүйесін білуі.
Неге ұйымдық-өкімдік құжаттар маңызды?
Ең кең қолданылатын құжаттар тобы — ұйымдық-өкімдік құжаттар. Олардың жасалуына, ресімделуіне және өңделуіне қызметкерлер әртүрлі деңгейде қатысады (мысалы, жеке құрам бойынша құжаттар, бұйрықтар, анықтамалар, хаттамалар және т.б.).
Осыған байланысты СТ ҚР 1042-2001 стандартында ұйымдық-өкімдік құжаттаманы біріздендіруге ерекше назар аударылып, ұйымдық-басқару міндеттерін орындауда қолданылатын құжаттардың құрамы, мазмұны, құрылымы және ресімделуіне қойылатын талаптар белгіленген.
Негізгі ұғымдар: форма, деректеме, бланкі
Құжаттарды дұрыс ресімдеу үшін негізгі терминдерді нақты ажырата білу қажет.
Құжат формасы
Белгілі бір ретпен орналастырылған деректемелер жиынтығы.
Құжат деректемесі
Белгілі бір құжат түріне тән міндетті элемент.
Тұрақты деректеме
Құжат бланкісін жасау кезінде қойылатын деректеме.
Ауыспалы деректеме
Бланкіні толтыру кезінде енгізілетін деректеме.
Белгі-деректеме
Құжатқа алынған объектінің сапалық сипатын білдіретін көрсеткіш деректеме.
Негіз-деректеме
Құжатқа алынған объектінің сандық (мөлшерлік) сипатын білдіретін көрсеткіш деректеме.
Құжаттағы көрсеткіш
Белгі-деректеме мен негіз-деректеменің жиынтығы.
Құжат бланкісі (бланк)
Тұрақты деректемелер енгізілген ақпарат негізі.
Деректемелерді орналастыру схемасы
Белгілі бір қалыптағы құжат формасының құрылымдық үлгісі; деректемелерді жазуға арнайы орындар белгіленеді.
Деректемелер схемасы қайда бекітіледі?
Ұйымдық-өкімдік құжаттардың деректемелерін орналастыру схемасы СТ ҚР 1042-2001 стандартында, сондай-ақ Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау және құжаттаманы басқару жөніндегі тұрпатты ережелерде келтірілген.
Практикалық талап: нормативтік өзгерістерді қадағалау
Кәсіпорында іс қағаздарын жүргізуге жауапты тұлға немесе бөлімше құжаттама саласындағы мемлекеттік нормативтік-құқықтық актілерді тұрақты түрде қадағалап отыруы тиіс. Қолданыстағы актілерге өзгерістер мен толықтырулар енгізілсе немесе жаңа құқықтық актілер мен стандарттар қабылданса, іс қағаздарын жүргізуді сол құжаттарға сәйкес дер кезінде бейімдеу қажет.