Қазақша рефераттар

Құжат айналымын қысқартуға ықпал ететін жәйттер мыналар

Құжаттаманы басқару: мәні және міндеттері

Құжаттаманы басқару құжаттарды есепке алу, қозғалысын ұйымдастыру, жедел сақтауды қамтамасыз ету, іздестіру мүмкіндігін жасау және құжаттық ақпаратты тиімді пайдалануға бағытталған жұмыстар кешенін қамтиды. Бұл жүйенің негізгі құрамдас бөлігі — құжат айналымы.

Құжат айналымы ұйымдағы құжаттың жасалған немесе әртүрлі технологиялар арқылы алынған сәтінен бастап, орындалғанға не жөнелтілгенге дейінгі қозғалысын білдіреді.

Құжат айналымына қойылатын негізгі талаптар

  • Бағдарлы қозғалыс: құжаттар орындаушыларға мүмкіндігінше төте жолмен жеткізіліп, кері қозғалыс барынша азайтылуы тиіс.
  • Нақты бөліну: құжаттар қызметкерлер арасында лауазымдық нұсқаулықтар мен функционалдық міндеттерге сай нақты бөлінеді.
  • Бірыңғай технология: қозғалыстың технологиялық схемасы және операциялар бірізді болуы, әр операция тек бір рет орындалуы қажет.

Ұйымдағы құжат ағындарының түрлері

Ұйымның құжат айналымы әдетте үш негізгі ағыннан тұрады:

Кіріс құжаттар

Ұйымға сырттан келіп түсетін құжаттар: хаттар, шарттар, өкімдер, нұсқаулықтар, хабарландырулар және т.б.

Ішкі құжаттар

Ұйым ішінде жасалып, бөлімшелер арасында берілетін құжаттар: хаттамалар, актілер, қызметтік жазбалар, бұйрықтар, өкімдер және т.б.

Шығыс құжаттар

Сыртқы ортаға жіберілетін ақпарат: хаттар мен жауаптар, есептер, келісімшарттар, баспасөз релиздері және т.б.

Құжат айналымының көлемі және оны есептеу

Құжат айналымының көлемі белгілі бір есепті мерзімдегі (ай, тоқсан, жыл) кіріс, шығыс және ішкі құжаттардың жалпы санымен анықталады. Есептеу кезінде сол кезеңде әзірленген құжат көшірмелері жеке есепке алынады.

Жылдық көлемнің практикалық маңызы

  • құжаттама қызметіне қажетті қызметкерлер санын айқындау;
  • құрылымдық бөлімшелер мен қызметкерлерге түсетін жүктемені бағалау;
  • ұйымдық және есептеу техникасына қажеттілікті нақты белгілеу;
  • құжат қозғалысының тиімді әрі оңтайлы жүйесін таңдауға негіз болу.

Құжат айналымын қысқарту: ұйымдастырушылық ұстанымдар

Ұйым Қазақстан Республикасы Президентінің 2000 жылғы 31 шілдедегі № 427 Жарлығына сәйкес құжат айналымын қысқарту бойынша шараларды тұрақты түрде іске асыруы тиіс. Осы мақсатта құжат жіктеуіштері әзірленіп, құжат түрлерін біріздендіру жұмыстары жүргізіледі, тұрпатты нысандар мен трафареттік мәтіндер қолданылады.

Құжат санын азайтуға ықпал ететін факторлар

  1. 1 Сапалы әзірлеу және дұрыс ресімдеу: нұсқаулар мен ережелерді түсіндіру жөніндегі кері сұрауларды азайтады.
  2. 2 Дер кезінде орындауды қамтамасыз ету: қосымша ескертпелерді, түсініктемелерді, рекламацияларды және наразылықтарды қысқартады.
  3. 3 Екінші кезектегі мәселелерді жедел шешу: құжаттар санын азайтады.
  4. 4 Іскерлік қажеттіліктен тыс бастамалық құжаттарды қысқарту: ішкі және сыртқа шығатын артық құжат айналымын тежейді.
  5. 5 Құжаттарды өткізудің айқын технологиясы: қозғалыстың түсініктілігі мен тәртібін күшейтеді.
  6. 6 Орындалуын тиімді бақылау: мерзім бұзылуын және қайта айналымды азайтады.
  7. 7 Көшірме санын оңтайландыру: жұмысқа қажетті жеткілікті мөлшерді белгілеу.
  8. 8 Қағаз және электрондық нұсқалардың қатар жүруін болдырмау: қайталануды төмендетеді.
  9. 9 Физикалық көлемді қысқарту: көшірмелерді ықшамдау арқылы сақтау мен тасымалдауды жеңілдету.

Электрондық құжат айналымын енгізу шарттары

Электрондық құжат айналымы жүйесін іске қосу үшін ұйымда құқықтық, технологиялық және техникалық негіздер қатар қалыптасуы қажет.

Техникалық және бағдарламалық негіз

  • мәліметтерді компьютерлік өңдеуге арналған бағдарламалық-техникалық құралдарды қолдану;
  • электрондық құжат үлгілерін және электрондық поштаны басқарудың автоматтандырылған жүйесін пайдалану;
  • құжат жүйеге енгізілген сәттен бастап орындалуына дейін үздіксіз жұмыс істейтін технологияның болуы.

Құқықтық және сенім инфрақұрылымы

  • ЭЦҚ бар электрондық құжаттың және қол қойылған қағаз құжаттың заңдық күші тең екенін мойындау;
  • ЭЦҚ сенімділігі тек қолтаңба сәйкестігін тексеруді қамтамасыз ететін бағдарламалық-техникалық құралдар болған жағдайда расталуы.

Құжат айналымы қалай ұйымдасады: қатысушылар және ағындар

Кез келген ұйымның жұмысы басқару құжаттарын өңдеумен тығыз байланысты. Кәсіпорын неғұрлым ірі болған сайын, құжаттарды тарату және өңдеу жолдары да күрделене түседі. Құжат айналымы ұйым ішінде екі негізгі қатысушылар тобы арқылы іске асады:

Талдау және шешім қабылдау деңгейі

Ақпаратты талдайтын немесе шешім қабылдайтын тұлғалар: кәсіпорын және бөлімше басшылары, мамандар, білікті қызметкерлер.

Техникалық өңдеу деңгейі

Құжаттарды техникалық өңдейтін қызметкерлер: басшының хатшысы, кеңсе, экспедиция, көбейту қызметі, мұрағат.

Үш негізгі ақпараттық ағын

1) Кіріс құжаттар ағыны

Ұйымға келіп түсетін құжаттар (хаттар, шарттар, жарнамалық хабарландырулар, ведомстволық өкімдер, нұсқаулықтар және т.б.) алдымен кеңсе немесе басшының хатшысы арқылы өңделеді. Тәжірибеде құжаттардың негізгі бөлігі басшының атына түседі (шамамен 85–90%), ал қалған бөлігі (10–15%) басшы орынбасарларына, бөлімше басшыларына немесе тікелей орындаушыларға бағытталады.

2) Ішкі құжаттар ағыны

Ұйым ішінде жасалып, бір бөлімшеден екіншісіне берілетін құжаттар: бұйрықтар, өкімдер, басшылық нұсқаулары, қызметтік жазбалар және т.б.

3) Шығыс құжаттар ағыны

Сыртқы ортаға жолданатын құжаттар: хаттар және оларға жауаптар, шарттар, есептер, келісімшарттар, баспасөз релиздері және т.б.

Нормативтік негіз және құжаттардың жоғалмауын қамтамасыз ету

Іс қағаздарын жүргізу қызметінің басты міндеті — құжаттардың қозғалыс барысында жоғалмай, келесі өңдеу пунктіне дер кезінде түсуін қамтамасыз ету. Басқару шешімдерінің уақтылы әрі дұрыс қабылдануы құжат қозғалысының нақтылығына тікелей байланысты.

Бұл жұмыс құжат айналымының көпжылдық тәжірибесіне және нормативтік құжаттарда белгіленген стандарттарға сүйене отырып жүзеге асырылады. Аталған қағидаттар жиынтығы Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз етудің бірыңғай мемлекеттік жүйесі ретінде белгілі.

Кеңсе қызметі: құрылымы және негізгі функциялары

Құжаттар ағыны көп ірі кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізуді арнайы бөлімше — кеңсе ұйымдастырады. Жұмыс сипатына қарай кеңсе қызметкерлері екі санатқа бөлінеді: мамандар және техникалық орындаушылар.

Мамандар

Референттер, мұрағат меңгерушісі, редактор, корректор, экспедиция (тасымалдау) меңгерушісі және т.б.

Техникалық орындаушылар

Хатшы-стенографистер, іс жүргізушілер, экспедиторлар, курьерлер және т.б.

Кеңсенің негізгі функциялары

  • құжаттарды қабылдау және тіркеу (есепке алу);
  • құжаттарды бөлу және орындаушыларға жеткізу;
  • жіберілетін құжаттарды ресімдеу және жөнелту;
  • құжаттарды стенографиялау және басып шығару;
  • орындалу мерзімдерін бақылау;
  • істерді қалыптастыру және мұрағатқа тапсыру;
  • мұрағаттағы құжаттардың сақталуын ұйымдастыру және пайдалануды қамтамасыз ету.