Келіп түскен құжаттармен жұмыс жүргізу схемасы

Негізгі ұғымдар

Тіркеу — кіріс құжатқа тіркеу мөртабаны қойылып, күні мен индексі жазылады.
Алдын ала қарау — құжатты мазмұнына қарай сұрыптау және бағыттау.
Бақылау — құжаттың мерзімінде орындалуын қадағалау.
ЭҚАЖ — электрондық құжат айналымы жүйесі; ЭЦҚ және қауіпсіздік тексерулері міндетті.

Қысқа навигация

Келіп түскен құжатты тіркеу тәртібі

Келіп түскен құжатты тіркеу құжаттың бірінші бетінің беткі жағының төменгі оң жақ бұрышына қол штемпелі арқылы тіркеу мөртабаны қойып, мөртабанға құжаттың күні мен индексін жазу арқылы жүзеге асырылады.

Неге бұл маңызды?

Тіркеу құжаттың ұйымға нақты қашан түскенін бекітеді, іздестіруді жеңілдетеді және орындалу мерзімін бақылауға негіз болады.

Кіріс хатты өңдеу схемасы: кезең-кезеңімен

Кәсіпорын бөлімшелері бойынша әртүрлі құжат ағынының қозғалысы мен орындалуын бақылау жүйелі процесс арқылы іске асады. Мысал ретінде бірінші басшының атына келген хатты өңдеу кезеңдерін қарастырайық.

1

Хатшы конвертті ашқаннан кейін мазмұнын алдын ала қарап шығып, құжатты басшыға жолдау қажет пе екенін анықтайды. «Лично» белгісі бар конверттер ашылмайды.
2

Хатшы хатты тіркейді: құжатқа бірегей кіріс нөмірі беріледі және ұйымға келіп түскен күні белгіленеді.
3

Тіркелген хат басшыға ұсынылады.
4

Басшы құжатты қарап, шешімін бұрыштама түрінде көрсетеді және құжатты хатшы арқылы орындаушыға бағыттайды. Хатшы бұрыштаманы тіркеу журналына енгізеді.
5

Орындаушы құжатпен жұмыс істеп, жауап дайындайды және оны (қажетті ілеспе материалдарымен бірге) басшының қол қоюына ұсынады.
6

Қажет болған жағдайда хатшы құжаттың орындалуын бақылауға алады.
7

Хатшы бастама болған хатты (инициативалық хатты) орындаушыдан қабылдап, әрі қарай сақтау және пайдалану үшін тиісті іс папкасына тігеді, ал жауапты адресатқа жібереді.

Құжаттама қызметі орындайтын негізгі операциялар

Жоғарыдағы процесті жинақтай отырып, ұйымның құжаттама қызметі кіріс құжаттары бойынша келесі операцияларды орындайды:

1) Қабылдау және экспедициялық өңдеу

Құжаттарды қабылдау, жеткізу дұрыстығын және жинақтылығын бастапқы тексеру.
2) Тіркеу

Кіріс нөмірін беру, күнін белгілеу және есепке алу жүйесіне енгізу.
3) Басшының қарауына ұсыну

Шешім қабылдауды қажет ететін құжаттарды уақтылы жеткізу.
4) Орындауға тапсыру

Бұрыштамаға сәйкес орындаушыларға бағыттау, қажет болса көшірмелерін тарату.
5) Орындалу мерзімін бақылау

Мерзімдердің сақталуын қадағалау және орындаудың нәтижесін құжаттамалық түрде бекіту.

Конверттермен жұмыс: ашу, тексеру, сақтау

Қабылдау кезіндегі тексерулер

Құжаттың дұрыс жеткізілгені және орамының бүтіндігі тексеріледі.
Құжат толық болмаса немесе бүлінсе, соңғы парақтың төменгі бөлігіне және тіркелімнің «Ескертпе» бағанына белгі қойылады.
Жіберуші тарапқа бұл туралы хабарлама жолданады.

Хабарлама (акт) қалай рәсімделеді?

Хабарлама қағаз акт түрінде еркін формада үш дана етіп жасалады:

1-дана — жіберушіге;
2-дана — ұйымның құжаттама қызметінде сақталады;
3-дана — орындаушыға (немесе орындаушыларға) беріледі.

Конвертті сақтау немесе жою ережелері

Жіберушінің мекенжайын, жіберілген күнін және алынған уақытын нақтылау қажет болмаса, кіріс құжат салынған конверт жойылады.
Азаматтардың өтініштері және жеке құжаттар салынған конверттер сақталады.
«Лично» белгісі бар конверттер ашылмайды және иесіне сол күйі тапсырылады.
Жаңылыс келген корреспонденция пошта бөлімшесіне қайтарылады.

Алдын ала қарау: сұрыптау және тарату логикасы

Құжаттама қызметі келіп түскен құжаттарды мазмұнына сәйкес ұйымдағы функциялық бөліністерді, қызметкерлердің міндеттері мен өкілеттілігін ескере отырып алдын ала қарап шығады.

1-кезең: тіркелетін және тіркелмейтін құжаттар

Алдымен келіп түскен пошта тіркелетін және тіркелмейтін құжаттарға бөлінеді. Бұл әрекет ұйым бекіткен «Құжаттама қызметінде тіркелмейтін құжаттар» тізбесіне сай орындалады.

Мұндай тізбені әр ұйым өзінің қызмет ерекшелігіне қарай әзірлейді (іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулыққа қосымша ретінде тіркеу ұсынылады).

2-кезең: тіркелетін құжаттарды топтастыру

Басшылық атына жіберілген немесе бөлімше атауы көрсетілмей жолданған құжаттар;
Азаматтардың өтініштері;
Құрылымдық бөлімшелерге тікелей жолданған құжаттар.

Тарату нәтижесі

Тіркелмейтін құжаттар тиісті құрылымдық бөлімшелерге немесе лауазымды тұлғаларға тапсырылады.
Тіркелген құжаттардың басым бөлігі ұйым басшысының қарауына беріледі.
Құрылымдық бөлімшелерге арналған құжаттар тіркелгеннен кейін сол бөлімшелердің басшыларына табыс етіледі.

Басшының қарауына міндетті түрде ұсынылатын құжаттар

Тіркеуден өткен құжаттардың ішіндегі белгілі санаттары ұйым басшысына міндетті түрде қарауға берілуі тиіс.

Міндетті құжаттар тізімі

ҚР Президент Әкімшілігінен;
ҚР Парламенті Сенаты Аппараты мен Мәжілісі Аппаратынан;
ҚР Премьер-Министрінің Кеңсесінен;
Орталық атқарушы органдардан;
Мәслихат аппараттарынан және әкімдерден;
Жоғарғы органнан келген құжаттар;
Ұйым қызметінің принциптік мәселелері туралы ақпаратты қамтитын, сондай-ақ жемқорлық фактілері туралы жазылған азаматтардың өтініштері мен шағымдары;
Басшылықтың шешімін талап ететін өзге құжаттар.

Бұрыштама және орындауға беру

Құжаттарды қарау қорытындылары басшының бұрыштамасында көрсетіледі. Егер орындау бірнеше бөлімшеге жүктелсе, құжаттың көшірмелері орындаушыларға кезекпен немесе бір мезгілде беріледі, ал түпнұсқа қарарда бірінші көрсетілген жауапты орындаушыға тапсырылады.

Құжат, әдетте, келіп түскен күні орындауға беріледі. Тез орындалуы қажет жағдайларда орындаушы құжатпен басшылық толық қарап үлгермей тұрып-ақ таныса алады.

Егер құжат құрылымдық бөлімшеге немесе орындаушыға құжаттама қызметін айналып өтіп келсе, ол ұйым тәртібіне сәйкес тез арада тіркеуге ұсынылуы тиіс.

Электрондық құжаттар: тіркеу, куәландыру және қауіпсіздік

Тіркеуге дейінгі талаптар

ЭҚАЖ жұмыс істейтін ұйымдарда қағаз түрінде келген құжаттар тіркеуге дейін сканерленеді.
Электронды түрде келген құжаттар ЭЦҚ және пакет референсінің сәйкестігі тексерілгеннен кейін тіркеледі.
ЭЦҚ-сы жоқ немесе тексерілмеген электрондық құжаттар ЭҚАЖ-ға тек заңды түрде дұрыс рәсімделген, қол қойылған қағаз құжат бар болғанда ғана тіркеледі.

Құжат алынғанын куәландыру

Электрондық құжаттың алынғанын куәландыру жіберушіге куәлік жолдау арқылы жүзеге асырылады. Бұл да электрондық құжат болып саналады.

Жіберушіге куәлік жолданбайынша, электрондық құжат алынған жоқ деп есептеледі.

Егер куәлік үш күн ішінде келмесе, бұл туралы алушыға хабарланып, құжаттың қашан қабылдануы тиіс екені көрсетіледі. Белгіленген мерзімде де куәлік келмесе, құжат жіберілмеген деп есептеледі. Мұндай жағдайда жіберуші электрондық құжаттың ақпараттарын өзге байланыс құралдары арқылы хабарлайды.

Электрондық құжатты тексеру қандай қадамдарды қамтиды?

Жүйедегі электрондық құжатты тексеру ЭҚАЖ-да қолданылатын электрондық цифрлық қолтаңба құралдары арқылы, оларды пайдалану құжаттарына сәйкес жүргізіледі.

1) Құжат деректемелерінің белгіленген форматқа сәйкестігін тексеру.
2) Құжаттағы ЭЦҚ-лардың толық түпнұсқалығын тексеру.
3) ЭЦҚ тіркеу куәлігінің шынайылығын тексеру.
4) ЭЦҚ қоюшы тұлғалардың өкілеттілігін тексеру.

Нәтиже: қабылдау немесе конфликт

Тексеру оң нәтиже берсе, электрондық құжат орындауға қабылданады немесе әрі қарай өңделеді. Кері нәтиже «конфликт жағдай» деп танылады және ол куәландырушы орталықтың қатысуымен, сондай-ақ ақпарат саласындағы уәкілетті мемлекеттік органның нормативтік құқықтық актілерінде көзделген тәртіп бойынша реттеледі.

Келіп түскен электрондық құжаттарда компьютерлік вирустардың бар-жоғы міндетті түрде тексерілуі тиіс.