Оқу функциясы
Құжаттардың мекеме мен кәсіпорындағы негізгі функциялары
Мекемелер мен кәсіпорындарда құжаттар басқару мен қызметті ұйымдастырудың өзегі болып саналады. Олар процестерді тіркейді, жауапкершілікті айқындайды, заңдық негіз қалыптастырады және білімді кейінгі ұрпаққа жеткізеді.
1) Құжаттау функциясы (негізгі)
Кәсіпорын мен ұйымды құру, сондай-ақ оның өндірістік-шаруашылық қызметіндегі процестер мен оқиғаларды ресми түрде тіркеу.
2) Есептік-бақылау функциясы
Кәсіпорынның мемлекеттік және жергілікті басқару органдарына құжаттар ұсынуы, сондай-ақ ревизиялық тексерістер кезінде оларды көрсетуі.
3) Сот-құқықтық функция
Шаруашылық дауларын шешуде құжаттар төрелік сотта талап-шағымның заңдық күшін растайды, ал еңбек дауларында дәлел ретінде қолданылады.
4) Есепке алу-кадрлық функция
Жеке құрамға қатысты құжаттар қызметкердің мәртебесін, басшылықпен қарым-қатынасын, қызметтік өсуін және кәсіби мүмкіндіктерін айқындайды. Зейнетке шығу кезінде еңбек өтілін, жалақы көлемін белгілеуге негіз болады.
5) Оқу функциясы
Жаңадан қабылданған қызметкерлер мен жас мамандарға дайын құжаттар және олардың көшірмелері жаңа құжаттар әзірлеуге, іс қағаздарын жүргізуге үлгі болады.
6) Тарихи-мәдени куәлік функциясы
Тарихи құндылығы бар немесе өз дәуірінің мәдени ескерткішіне жататын құжаттар мемлекеттік мұрағатқа өткізіліп, Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағаты қорындағы жәдігерлерге айналады.
Нормативтік-әдістемелік базаны қалыптастыру
Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесін дұрыс ұйымдастыру үшін ұйым ішінде құрылымдық бөлімшелер мен мамандар пайдалана алатын нормативтік-әдістемелік база әзірленіп, бекітіледі. Бұл база ұйымдық, нұсқаулық және әдістемелік сипаттағы ішкі құжаттардан тұрады.
Әзірленетін негізгі ішкі құжаттар
- Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулық
- Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі туралы ереже
- Қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулықтары
- Ішкі еңбек тәртібі қағидалары
- Таратылуы шектелген құжаттармен жұмыс жүргізу ережесі
- Өзге де ішкі нормативтік актілер
Шағын кәсіпорындардағы іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру
Шағын кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізуді, әдетте, хатшы-референт, басшының көмекшісі немесе директордың орынбасары атқарады. Бұл қызметкерлер алдымен іс қағаздарын жүргізудің жұмыс жоспарын, кейін іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықты дайындайды.
Іс қағаздарын жүргізудің үлгілік жұмыс жоспары (мысал)
| Жұмыстар атауы | Орындалу мерзімі | Жауаптылар |
|---|---|---|
|
1. Құжаттау
|
— | — |
|
2. Құжаттармен жұмысты ұйымдастыру
|
— | — |
|
Директордың орынбасары
|
— | ____________ Н. Оспанов |
Нормативтік-құқықтық негіз және электрондық құжат айналымы
Негізгі құқықтық құжаттар
Мемлекеттік органдар мен ұйымдар іс қағаздарын жүргізуде, ең алдымен, төмендегі нормативтік құжаттар талаптарын басшылыққа алуы тиіс:
- Қазақстан Республикасының 2000 жылғы 27 қарашадағы № 107-II «Әкімшілік рәсімдер туралы» заңы (4–8, 12–14, 16–20-баптар).
- Қазақстан Республикасының 2003 жылғы 7 қаңтардағы № 370-II «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» заңы.
- ҚР СТ 1042-2001 «Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар» мемлекеттік стандарты (Астана, 2002. – 38 б.).
- 2003 жылғы 29 сәуірдегі № 33 бұйрықпен бекітілген Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері.
Электрондық құжаттар бойынша талап
Электрондық негіздегі құжаттармен жұмыс 2004 жылғы 17 сәуірдегі ҚР Үкіметінің № 430 қаулысымен бекітілген Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарының электрондық құжат айналымы ережесіне сәйкес жүзеге асырылады.
Іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыруда іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулық (ереже) ерекше маңызға ие. Ол мекеменің меншік нысанына, көлеміне және қызметінің ерекшеліктеріне қарай әртүрлі болуы мүмкін, бірақ ортақ мақсаты — қолданыстағы нормативтік-құқықтық актілер талаптарын ескере отырып, құжат айналымын ұйымдастыру тәртібін нақты белгілеу.
Неліктен үлгі ереже қажет?
Құрамында көптеген құрылымдық бөлімшелері, филиалдары мен өкілдіктері бар мемлекеттік мекеме үшін әзірленген көлемді әрі толық үлгі ереже ұйым ішіндегі құжат айналымы жүйесін ұйымдастырудың мазмұны мен логикасын тереңірек түсінуге көмектеседі. Мұндай үлгі құжат айналымының негізгі қағидаларын жүйелеп, тәжірибеде қолдануға бағыт береді.