Құжаттардың бланкілерін, мөрлер мен мөртабандарды есепке алу және сақатуға құжаттарды оперативтік сақтауға байланысты ұсынымдар туралы қазақша реферат
Құжаттардың бланкілерін, мөрлер мен мөртабандарды есепке алу және сақтау
Ұйым атауы көрсетілген мөрлер, мөртабандар және бланкілер міндетті түрде есепке алынып, сейфтерде немесе отқа төзімді металл шкафтарда сақталуы тиіс. Металл шкафтар мөрленуі қажет. Есепке алу мен сақтау жұмысына жауапты тұлғаны ұйым басшысы тағайындайды.
Есепке алу тәртібі және стандарттар
Мөрлерді, мөртабандарды және бланкілерді есепке алу типтік ережелердің өзгерістері мен толықтыруларында көзделген тіркеу-есепке алу нысандары бойынша жүргізіледі. Құжаттарды ресімдеу Қазақстан Республикасының мемлекеттік стандарттары талаптарына, соның ішінде ҚР СТ 1042-2001 стандартына сәйкес орындалады.
Негізгі талаптар
- Баспаханалық бланкілердің парағының оң жақ төменгі бұрышына сериясы мен реттік нөмірі қойылады.
- Жарамсыз бланкілер актімен жойылады, ал бұл туралы есепке алу нысанында белгі қойылады.
- Бланкілерді жедел полиграфия құралдарымен көбейтуге және көшірмелеуге рұқсат етілмейді.
Құжаттарды оперативтік сақтау (қағаз түріндегі істер)
Құжаттар жасалған сәттен бастап ұйымның ведомстволық мұрағатына тапсырылғанға дейін өздері жасалған орында іске тігілген күйі сақталады. Шағын ұйымдарда істер құжаттама қызметінде немесе іс қағаздарын жүргізуге жауапты тұлғаның қарамағында болады. Осылайша ұйым ішіндегі сақтау жұмысы орталықтандырылады.
Жауапкершілік
Құрылымдық бөлімшелердің басшылары және іс қағаздарын жүргізуге жауапты қызметкерлер құжаттар мен істердің сақталуын қамтамасыз етеді.
Сақтау орындары
Істер жұмыс кабинеттерінде немесе арнайы бөлінген орындарда тұруы тиіс; құжаттардың толық сақталуын қамтамасыз ететін шкафтарға, сейфтерге және элеваторлық картотекаларға орналастырылады.
Істерді орналастыру және іздестіру
- Барлық істер бекітілген істер номенклатурасына сәйкес орналасуы керек.
- Номенклатурадан үзінділер әрбір құрылымдық бөлімшеде көрнекті орындарға ілінеді.
- Мұқаба түптеріне номенклатура бойынша әр істің индексі жазылады.
- Істерді үстелде сақтауға тыйым салынады.
Істерді уақытша беру және құжаттарды алу тәртібі
Сыртқы ұйымдарға істер уақытша пайдалануға ұйым басшысының рұқсатымен ғана беріледі. Берілген іске арнайы карта толтырылады (іс орынбасары).
Тұрақты сақтаудағы істерден құжат алу
Тұрақты сақтаудағы істерден құжаттарды алу Қазақстан Республикасы заңнамасында көзделген жағдайларда ғана рұқсат етіледі. Бұл үшін ұйым басшысының рұқсаты қажет. Сонымен қатар іске алынған құжаттардың куәландырылған көшірмелері міндетті түрде қалдырылып, түпнұсқалардың алынғаны туралы акт жасалады.
Электрондық құжаттарды сақтау және электрондық мұрағат
Файлдық құрылым қағидаттары
Электрондық құжаттар дербес компьютерде файлдар түрінде «бір құжат — бір файл» қағидаты бойынша сақталады. Аяқталған құжаттар электрондық іске жіберіледі.
Электрондық істер каталог (папка) түрінде «бір іс — бір каталог (бір папка)» қағидаты бойынша сақталады. Электрондық мұрағатқа іс толық аяқталғаннан кейін ғана жіберіледі.
Мәліметтер базасын пайдалану және көшірмелер
Өткен жылдың құжаттары орындалғаннан кейін мәліметтер базасы негізінен анықтамалық жұмыстар үшін қолданылады. Ақпарат сирек қолданылса, мәліметтер базасын кез келген электрондық тасымалдаушыға көшіріп жазуға болады.
Егер ақпарат бойынша тұрақты жұмыс жүргізілсе, дискілерді алмастыра отырып пайдалануға болатын қондырғыларды қолданған қолайлы. Тәжірибеде мына тасымалдаушылар кездеседі: Jaz drive (10 000 Мб), Zip drive (120 Мб), CD-record (640 Мб және одан жоғары), DVD-record (650 Мб және одан жоғары).
Электрондық мұрағатқа арналған тасымалдаушылар
- Қатқыл дискілер
- Лазерлік дискілер
- MINI дискілер
- ZIP дискілер
- DAD кассеталар
- Стримерлер және т.б.
Есепке алу деректері (метадеректер)
Электрондық тасымалдаушыға көшірілген құжаттар мен істерді есепке алу және жедел іздестіру үшін мәліметтер базасы қолданылады. Онда, кемінде, төмендегі жазбалар болуы тиіс:
- 1.Құжаттың (істің) реттік нөмірі
- 2.Құжаттың (істің) атауы
- 3.Файл атауы
- 4.Жойылу күні (уақытша, 10 жылға дейін сақталатын құжаттар мен істер үшін)
- 5.Құжат тасымалдаушысының (негіздің) ұйымда белгіленген реттік нөмірі
- 6.Ұйым ұйғарымы бойынша белгіленетін өзге де жазбалар
Ақпараттық қауіпсіздік: санкциясыз өзгерістерден қорғау
Электрондық негізге аударылған құжаттардың мәтіндеріне және өзге деректемелеріне санкциясыз өзгерістер енгізуді болдырмау үшін электрондық кілттер қолданылады:
- Пароль
- LPT порты арқылы қолданылатын флеш-кілт
- COM порты арқылы қолданылатын флеш-кілт
- Дискілік кілттер және т.б.
Іс қағаздарын жүргізудің дәстүрлі қағаз негізіндегі жүйесінде белгіленген сақтау мерзімдері аяқталған кезде, мәліметтер базасының бағдарламалық қабатында тиісті ескерту жазбасының көрініс беруі қажет.
Құндылық сараптамасы және қағаз негізге көшіру
Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құрамына жататын электрондық құжаттар, жеке құрам бойынша электрондық құжаттар, сондай-ақ ұйымның істер номенклатурасында СТК (сараптау-тексеру комиссиясы) белгісі қойылған электрондық құжаттар құндылық сараптамасы барысында заңнама талаптарына сай ресімделіп, қағаз негізге көшіріледі.
Тізімдемеге енгізу тәртібі
- Құжаттар тарауға литерлік нөмірмен енгізіледі.
- Егер олардың саны 10-нан асса, қосымша тізімдеме жасалып, тақырыптарға дербес нөмір беріледі.
- Бірнеше жылды қамтитын істер тиісті кезеңдік бөлімдерге өз түзілген жылдары бойынша енгізіліп, «Ескертпе» бағанына «№… істі қараңыз» деген белгі қойылады.
Жиынтық тізімдемелердің құрылымы
Тұрақты сақталатын істер мен жеке құрам бойынша істердің жиынтық тізімдемелері тарауларында, әдетте, төмендегі мәліметтер қамтылады:
Тарауда қамтылатын бөлімдер
- 1.Мұқаба парағы
- 2.Мазмұны (тақырыптары)
- 3.Алғысөз
- 4.Қысқарған сөздер тізімі
- 5.Қорытынды жазба
Мұқаба парағындағы деректер
- 1.Мемлекеттік мұрағаттың ресми атауы
- 2.Мұрағат нөмірі, атауы және атауына қатысты өзгерістер
- 3.Істер жиынтық тізімдемесінің нөмірі және атауы
- 4.Іс тақырыптарының шектік даталары
- 5.Тараудың жасалу орны және жасалған уақыты
Тақырыптық мазмұндағы көрсетілім
Тарау парақтарының нөмірлері беріле отырып, мазмұнда алғысөз, қысқарған сөздер тізімі (бар болса), сондай-ақ ұйымның құрылымдық бөлімшелері (қызмет бағыттары) атаулары көрсетіледі. Бұл атаулар жиынтық тізімдеменің әр жылға арналған тарауында беріліп отырады.
Алғысөздің мазмұны
Алғысөзде тізімдемеге енгізілген шектік даталарды қамтитын кезеңге қатысты ұйымның құрылуы, қайта ұйымдастырылуы, міндеттері, функциялары, құрылымы және ондағы өзгерістер баяндалады. Мәліметтер тиісті нормативтік құқықтық актілерге, өкімдік құжаттарға және мұрағаттық құжаттардың деректемелік деректеріне сілтеме жасай отырып рәсімделеді.