Ұлар Ұміт Жинақтаушы зейнетақы қоры акционерлік қоғамы
Акционерлік қоғамда құжаттардың сақталуы мен есепке алынуын қамтамасыз ету
«Ұлар Үміт» жинақтаушы зейнетақы қоры» акционерлік қоғамы — филиалдық желісі (17 филиал және 60 бөлімше) арқылы бүкіл ел бойынша салымшыларға қызмет көрсететін, жинақтаушы зейнетақы жүйесіндегі көшбасшы қорлардың бірі. Қордың негізгі қызметі тұрғындарға көрсетілетін сервистің сапасын арттыруға бағытталған.
Қор Қазақстан қаржыгерлер ассоциациясының мүшесі ретінде зейнетақы жүйесіне қатысты нормативтік-құқықтық актілерді әзірлеуге және талқылауға белсенді қатысады.
Құжат айналымының негізі
Жинақтаушы зейнетақы қорларында салымшылармен жұмыс зейнетақы келісімшарты, аударым туралы өтініш, төлем жөніндегі өтініш сияқты ресми құжаттар арқылы жүргізіледі. Бұл құжаттар салымшының зейнетақы шотына есеп жүргізуге тікелей әсер ететіндіктен, оларды дәл есепке алу және қауіпсіз сақтау — ұйым жұмысының маңызды бөлігі.
Бір орталыққа жинақтау және мұрағатқа өткізу
Қор шамамен 1 миллион 400 мыңға жуық салымшыға қызмет көрсететіндіктен, құжаттар көлемі өте ауқымды. Құжаттардың сақталуы мен есепке алынуын жүйелеу мақсатында Қор басшылығы 2005 жылы жинақталған қаржыны есепке алу картотекасын Қор мұрағатына өткізу туралы шешім қабылдады.
Қазіргі таңда Қор мұрағаты құжаттардың екі негізгі тобынан тұрады:
- келісімшарттар картотекасы;
- құрылымдық бөлімшелердің мұрағаттық құжаттары.
Келісімшарттар картотекасының ерекшелігі
Келісімшарттар картотекасының басты ерекшелігі — салымшылардың зейнетақы келісімшарттары және өзге де ілеспе құжаттар Қордың барлық аймақтық бөлімшелерінен Бас офиске жіберіліп, бір орталықта сақталуы. Бұл тәсіл белгілі бір деңгейде материалдық және еңбек шығындарын талап етсе де, жұмыс процестерін орталықтан басқаруға мүмкіндік береді және ең маңыздысы — құжаттарды есепке алу мен сақтаудың сенімді жүйесін қалыптастырады.
Есепке алу: «Универсал+» бағдарламалық модулі
Картотека құжаттарын есепке алу «Универсал+» бағдарламалық модулі арқылы жүргізіледі. Жүйеге салымшының зейнетақы шотына есеп жүргізуге қажетті міндетті мәліметтер енгізіледі. Құжат мұрағаттау рәсімінен өткеннен кейін оған бірегей мұрағаттық нөмір беріледі.
Нәтиже:
Іздеу жылдамдайды, есепке алу тәртібі бірізденеді, құжат қозғалысы бақылауда болады.
Сақтау тәртібі және қолжетімділік
Келісімшарттар мұрағат қоймасындағы құжаттар стеллаждарға мұрағаттық нөмірлері бойынша ретімен орналастырылады. Бұл қажетті құжатты жедел іздестіруге және есепке алу жұмысына қолайлы.
Картотека құжаттарын пайдалануға қатысты сұраныстар арнайы бланкіге толтырылады. Қолға тек сұралған құжаттың көшірмесі беріледі, ал түпнұсқалар мұрағат қоймасынан сыртқа шығарылмайды.
Қауіпсіз сақтау жағдайлары
Мұрағатта қағаз негіздегі құжаттарды сақтауға қажетті жағдайлар қамтамасыз етілген: өрт-күзет дабылы, кондициялаудың ағынды-ауа жүйесі бар, температуралық-ылғалдылық режимі тұрақты түрде бақыланады.
Құжат көлемінің өсуі және сақтау инфрақұрылымы
Картотека құжаттары көлемінің тұрақты өсуіне байланысты бос стеллаждық алаңдардың жетіспеуі өзекті мәселеге айналып отыр. Оны шешу үшін сақтау құралдарын регистрден мұрағаттық қорапшаларға ауыстыру қарастырылған.
Сақтау мерзімі және жоюға іріктеу тәртібі
2009 жылғы наурыз айында 1998–2003 жылдар аралығындағы аударым жөніндегі құжаттар Қазақстан Республикасының қаржы нарығы мен қаржылық ұйымдарды реттеу және қадағалау жөніндегі агенттігі басқармасының 2004 жылғы 27 желтоқсандағы №377 қаулысымен бекітілген негізгі құжаттар тізбесіне және олардың жинақтаушы зейнетақы қорларында сақталу мерзімдеріне сәйкес жоюға іріктеуге ұсынылады.
Тиісті талаптарға сәйкес, 49-бап бойынша зейнетақы жинақтарын аудару жөніндегі құжаттар (өтініштер) аударым жүзеге асырылғаннан кейін 5 жылға дейін қорда сақталуға тиіс.
Жоюға бөлу туралы актілер белгіленген тәртіппен ресімделеді: Қордың іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі жөніндегі сараптау комиссиясының хаттамасымен мақұлданады, Орталық мемлекеттік мұрағаттың сараптау-тексеру комиссиясымен келісіледі және Қор басшылығы тарапынан бекітіледі.
Жақын жоспар: көрсеткіштер жүйесін жетілдіру
Қор мұрағатының картотека құжаттары бойынша жақын кезеңдегі жұмыс жоспарына сәйкес мұрағат қоймасындағы стеллаждық көрсеткіштер, оның ішінде электрондық форматтағы көрсеткіштер де әзірленеді. Бұл пайдаланушыға қажетті құжаттың нақты қай жерде орналасқанын жедел анықтауға мүмкіндік береді.