Қазақша рефераттар

Географиялық сипатына қарай топтастыру

Құжаттарды жүргізу барысында құжаттық ақпаратты топтастыру — құжат түрі мен мазмұны арасында логикалық байланыс орнатып, оларды іздеуді және табуды жеңілдету тәсілі. Топтау схемасы әдетте құжаттар номенклатурасында бекітіледі: онда құжаттардың құрылымы, мәні және сақталу мерзімі бойынша қалай бөлінетіні көрсетіледі.

Мысал: Комитет төрағасының бұйрықтары

  • Негізгі қызмет бойынша — тұрақты сақталады.
  • Жеке құрам бойынша — 75 жыл.
  • Іссапарлар мен кезекті еңбек демалыстары бойынша — 5 жыл.
  • Әкімшілік-шаруашылық мәселелері бойынша — 5 жыл.
  • Мәлімет үшін жіберілген құжаттар — қажеттілігі жойылғанша.

Құжаттарды топтастырудың негізгі принциптері

  • Номиналдық (түрлік) сипаты бойынша
  • Пәндік-мәселелік (тақырыптық) сипаты бойынша
  • Хронологиялық белгі бойынша
  • Авторлық белгі бойынша
  • Корреспонденттік белгі бойынша
  • Географиялық белгі бойынша
  • Сараптамалық (сақтау мерзімі) белгісі бойынша

Құжаттарды жасақтау мен жүргізу кезінде бұл белгілер жеке-жеке де, кешенді түрде де қолданылады. Төменде әр принциптің мәні мен қолданылуына қысқаша тоқталамыз.

1) Номиналдық (түрлік) сипаты бойынша

Номиналдық топтастыру — құжаттарды белгілі бір құжат түріне қарай іріктеу. Көптеген функциялар мен жұмыс бағыттары қалыптасқан құжат түрлері арқылы рәсімделеді: жарлықтар, қаулылар, бұйрықтар, өкімдер, хаттамалар, стенограммалар, жоспарлар, есептер, нұсқаулықтар, жарғылар, ережелер, қызметтік хаттар және т.б.

Мысалдар

  • Алқа мәжілісінің хаттамалары.
  • Азаматтардың ұжымдық өтініштері.
  • Агенттік төрағасының негізгі қызмет бойынша бұйрықтары.
  • Құрылымдық бөлімшелерден келіп түскен кіші кәсіпорындарды қаржылық қолдау туралы ақпараттар.

2) Пәндік-мәселелік (тақырыптық) сипаты бойынша

Бұл тәсіл құжаттарды көтерілген мәселе, мазмұн және тақырып бойынша топтастырады. Яғни құжаттың нені талқылайтыны немесе қандай міндетке қатысты екені негізгі өлшем болады.

Мысалдар

  • Қазақстанның стратегиялық даму жоспарын іске асыру мәселесі бойынша министрліктерден, ведомстволардан, мекемелер мен ұйымдардан келіп түскен материалдар (мәліметтер, анықтамалар, хаттар).
  • Конверсия және қорғаныс өнеркәсібі мәселелері бойынша министрліктер мен ведомстволардың қызметтік хат алмасуы.

3) Хронологиялық сипаты бойынша

Хронологиялық топтастыру — құжаттарды белгілі бір уақыт кезеңіне (ай, тоқсан, жыл) қатыстылығына қарай іріктеу. Көп жағдайда құжаттар бір күнтізбелік жыл шеңберінде топтастырылады; келесі жылға өтетін құжаттар мен жеке істер бұл құрамға енгізілмейді.

Ерекшелік

Жоспарлар мен есептер жасалған күніне емес, қай жылға арналғанына қарай тіркеледі. Мысалы, 2002 жылдың есептік мәліметтері 2003 жылы әзірленсе де, 2002 жылғы құжаттарға қосылады. Сол сияқты 2002 жылдың жоспары 2001 жылы жасалуы мүмкін, бірақ 2002 жылға қатысты құжаттар құрамына енгізіледі.

4) Авторлық сипаты бойынша

Авторлық топтастыру — құжаттарды оның авторына, яғни заңды тұлғаға немесе жеке тұлғаға тиесілігіне қарай тіркеу. Бұл тәсіл құжаттың бастамашысын анық көрсетіп, ақпаратты жүйелеуді жеңілдетеді.

Мысалдар

  • ҚР Үкіметінің аймақаралық ынтымақтастықты кеңейту мәселелері бойынша қабылдаған қаулылары.
  • Мемлекеттік құпияларды қорғау жөніндегі тұрақты жұмыс істейтін комиссия мәжілістерінің хаттамалары.

5) Корреспонденттік сипаты бойынша

Корреспонденттік топтастыру — құжаттарды белгілі бір корреспондентке (мекеме, ұйым, бөлімше) қатыстылығы бойынша тіркеу. Бұл белгі әсіресе қызметтік хат алмасуды жүйелеуде жиі қолданылады.

Мысалдар

  • Табиғи монополияларды реттеу жөніндегі агенттіктің қызметті лицензиялау мәселелері бойынша жазысқан хаттары.
  • Ішкі істер министрлігімен және облыстық әкімшіліктермен сыбайлас жемқорлық құқық бұзушылықтардың туындауы мен олардың алдын алу туралы хат алмасу.

6) Географиялық сипаты бойынша

Географиялық топтастыру — құжаттарды авторлардың немесе өтініш берушілердің нақты бір аумаққа (облыс, қала, өңір) қатыстылығына қарай бөлу. Бұл тәсіл азаматтардың өтініштері мен хаттарын жүйелеуде тиімді.

Мысалдар

  • Атырау облысынан келіп түскен өтініштер, арыздар, шағымдар және оларды қарауға қатысты құжаттар.
  • Қызылорда облысындағы мемлекеттік органдардың, ұйымдар мен кәсіпорындардың 2001–2002 жылдарға арналған республикалық бюджет қаражатын мақсатты және тиімді пайдалануы бойынша тексеріс қорытындылары туралы құжаттар (тапсырмалар, анықтамалар, актілер, ақпараттар).

7) Сараптамалық сипаты (сақтау мерзімі) бойынша

Сараптамалық топтастыру — құжаттарды сақтау мерзімдеріне қарай тіркеу. Құжаттар, әдетте, тұрақты сақталатын, ұзақ уақыт сақталатын (15 жылдан 75 жылға дейін), уақытша (5 жылдан 15 жылға дейін) және қысқа мерзімді (6 айдан 5 жылға дейін) болып бөлінеді.

Мысалдар

  • «Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпиялар туралы» заң жобасын талқылауға байланысты құжаттар (қорытындылар, анықтамалар, ұсыныстар) — тұрақты сақталады.
  • Бос лауазымдарға қабылдау және лауазымға сайлау жөніндегі конкурстық комиссия құжаттары — 75 жыл сақталады.
  • Техникалық және шаруашылық қызмет көрсету мәселелері бойынша министрліктермен, ведомстволармен, ұйымдармен жазылған қатынас хаттары — 5 жыл сақталады.
  • Жоспарлардың орындалу барысы туралы жедел есептік мәліметтер — 3 ай сақталады.

Қорытынды

Құжаттарды жасақтауда қолданылатын топтау белгілері тәжірибеде көбіне кешенді түрде пайдаланылады. Мұндай жүйелеу құжат айналымын тәртіпке келтіріп, сақтауды ұйымдастыруды жақсартады және ақпаратты жедел табуға мүмкіндік береді.