Құжаттарды басқару туралы нұсқау

Ішкі аудит — ұйым қызметінің тиімділігін арттыруға, тәуекелдерді басқаруға және басқару шешімдерінің сапасын көтеруге бағытталған жүйелі жұмыс. Төменде аудитті жоспарлау мен жүргізудің негізгі қадамдары, сондай-ақ сапа менеджменті жүйесіндегі (СМЖ) ішкі аудит бағдарламасының үлгілік мазмұны берілген.

Аудит процедуралары: бастапқы қадамдар

Жұмыстың бірінші күнінен бастап аудитор клиенттің негізгі құжаттарымен танысуы тиіс. Оларға ұйымның жарғысы, тіркеу құжаттары, акционерлер мен директорлар кеңесінің жиналыс хаттамалары, сондай-ақ табысты бөлу тәртібі, дивидендтер туралы хабарламалар, сыйақы төлеу шешімдері, келісімшарттар мен шарттарға қол қою өкілеттігі туралы мәліметтер кіреді.

Сонымен бірге меншікті иелену мәселелері, ұзақ мерзімді қарыздарды рәсімдеу, қамтамасыз ету және кепілдік беру шарттары, сондай-ақ қол қоюға құқығы бар тұлғалардың тізімі қарастырылады. Клиенттің міндеттемелерін анықтамас бұрын, оның келісімшарттарын талдап, аудиттің жалпы жоспары мен бағдарламасын дайындау қажет.

Жалпы жоспар және аудит бағдарламасы

Аудиттің жалпы жоспары мен бағдарламасын әзірлеу кезінде аудиторда экономикалық субъект туралы алдын ала білім және бұрын жүргізілген аналитикалық процедуралар туралы ақпарат болуы керек. Аудитор аудит жоспарын құжат түрінде рәсімдеп, онда тексерудің тәртібі мен көлемін нақты көрсетуі тиіс.

Жалпы жоспар аудит бағдарламасын жасауға негіз болатындықтан, жеткілікті деңгейде егжей-тегжейлі болуы қажет. Оның пішіні мен мазмұны тексерілетін объектінің ауқымына, қызмет ерекшелігіне, тексерудің күрделілігіне және қолданылатын әдістемеге қарай өзгеруі мүмкін.

1) Субъект қызметін түсіну

Жалпы экономикалық факторлар және салалық жағдай.
Қызметтің, қаржылық жағдайдың және есептілік талаптарының ерекшеліктері.
Алдыңғы кезеңдердегі ауытқулар мен мәселелер.
Басқару құзыреттілігінің жалпы деңгейі.

2) Бухгалтерлік есеп және ішкі бақылау

Есеп саясаты және оның ықтимал өзгерістері.
Жаңа нормативтік-құқықтық актілердің есептілікке әсері.

3) Тәуекел және маңыздылық

Маңызды аймақтар бойынша ажыратылмайтын тәуекел мен бақылау тәуекелін бағалау.
Маңыздылық деңгейін белгілеу.
Елеулі бұрмалаушылықтың немесе алаяқтықтың ықтималдығын бағалау.
Субъективті бағалауға тәуелді күрделі учаскелерді анықтау.

4) Ауқым, уақыт және процедуралар

Есептіліктің әр бөлімінің аудиттегі салыстырмалы маңыздылығы.
Компьютерлік жүйелердің ерекшеліктері және аудитке ықпалы.
Ішкі аудиттің болуы және оның сыртқы аудит процедураларына ықтимал әсері.

5) Үйлестіру, басқару және бақылау

Филиалдар мен бөлімшелерді тексеруге басқа ұйымдарды тарту қажеттілігі.
Сарапшыларды (эксперттерді) тарту.
Территориялық оқшауланған бөлімшелер саны мен орналасу ерекшелігі.
Команда құрамы, мамандар саны және біліктілік деңгейі.

6) Қосымша аспектілер

Қызметтің үздіксіздігіне қауіп төнуі мүмкін жағдайлар.
Ерекше назарды талап ететін мәселелер (мысалы, аффилиирленген тұлғалар).
Аудиторлық қызмет көрсету келісімшартының ерекшеліктері және заң талаптары.
Аудитор қызметкерлерінің жұмыс мерзімі және қосымша қызметтермен ықтимал тоғысуы.

Нәтижесінде тексерудің сипаты, уақыт шекаралары және жоспарланған аудиторлық процедуралар көлемі аудит бағдарламасында айқындалып, міндетті түрде құжат жүзінде рәсімделуі керек.

Ішкі аудит бағдарламасы (СМЖ, ISO 9001:2008)

Мамыр айының соңы мен маусым айында бекітілген графикке сәйкес сапа менеджменті жүйесінде ішкі аудит жүргізіледі. Аудит — ISO 9001:2008 стандарты талаптарына және ұйымның ішкі-сыртқы құжаттандыру талаптарына сәйкес СМЖ-дағы жүйелі, тәуелсіз және құжатталған үдеріс.

Жоспарланған аудиттің мақсаты — енгізіліп жатқан СМЖ-нің ISO 9001:2008 талаптарына сәйкестігін бағалау, сыртқы сертификаттау аудитіне дайындық деңгейін анықтау, сондай-ақ жүйенің жоспарланған шараларға және ұйым талаптарына сәйкес орындалуын тексеру.

Аудит нәтижелері ұйым қызметінің мақсатты көрсеткіштерімен салыстыруға, түзету және алдын алу әрекеттерін жоспарлауға, сондай-ақ үдерістерді қайта қарауға пайдаланылады. Төмендегі бағдарлама бойынша барлық құрылымдық бөлімшелер тиісті құжаттарды алдын ала дайындауы тиіс.

Аудит критерийлері мен тексеру бағыттары

1. Құрылымдық бөлімше туралы ереженің өзектілігі; басқа бөлімшелермен өзара әрекеттесу схемасы; ұйымдағы үдерістердің өзара әрекеттесу картасы.
2. Штаттың жинақталуы және қызметкерлердің біліктілігі: негізгі жоғары білімнің лауазымға сәйкестігі, біліктілікті арттыру, мемлекеттік тілді меңгеру. Бір жыл ішіндегі кадр ауысуының саны мен себептері.
3. Бөлімше қызметкерлеріне арналған бекітілген лауазымдық нұсқаулықтардың және танысу парақтарының болуы.
4. Ұйымның сапа саласындағы саясаты мен мақсаттарының болуы (2010–2013 жж.).
5. 4-тармаққа сәйкес әзірленген құрылымдық бөлімшенің сапа саласындағы мақсаттарының болуы (2010–2013 жж.).
6. СМЖ құжаттарының өзектілігі және қызметкерлерге жеткізілгенін растайтын дәлелдемелер: СМЖ бойынша нұсқаулық, құжаттарды басқару, жазбаларды басқару, басшылық тарапынан талдау, сәйкессіздіктерді түзету және ескерту әрекеттерін басқару.
7. Қызметкерлердің СМЖ құжаттарымен бекітілген мақсаттар, міндеттер және талаптарды түсіну деңгейін анықтау (әңгімелесу, сауалнама).
8. Сыртқы құжаттарды басқаруды талдау: алу, тіркеу, тарату, сақтау шарттары; бөлімше қолданатын сыртқы нормативтік құжаттар тізімінің болуы.
9. Ішкі құжаттарды басқаруды талдау: құру, рәсімдеу, тіркеу, тарату, алу және сақтау.
10. Ұйымның даму стратегиясын (2008–2011 жж.) іске асыратын негізгі шаралар жоспары.
11. Ағымдағы жылғы бөлімше жоспары және даму жоспары; жоспарланған шаралардың орындалу тиімділігін талдау.
12. Жұмыс орындарының жағдайы: алаңның жеткіліктілігі (жұмыстық, оқу т.б.), жарықтандыру, температура, шу деңгейі; еңбек шарттары бойынша аттестаттау актілері.
13. Материалдық қорларға қажеттілікті айқындайтын құжаттар.
14. Құрал-жабдықтармен, техникамен, құрал-саймандармен және бағдарламалық қамтамасыз етумен жабдықталу деңгейі: инвентаризация актілері, техникалық төлқұжаттар, пайдалану нұсқаулықтары.
15. Жабдықтардың, техникалық және бағдарламалық құралдардың жай-күйі: профилактикалық тексерулер, жөндеу және есептен шығару актілері. Бақылап-өлшейтін құралдарды тексеру құжаттары.
16. Жабдықтарды пайдалануға рұқсат/куәландыру құжаттары және пайдаланудың тиімділігін бағалау.
17. Компьютерлік вирусқа қарсы бағдарламалардың жай-күйі.
18. Интернетке қолжетімділік; автоматтандырылған басқару жүйелерін (АБЖ) енгізу және жұмыс істеуі.
19. Құжаттар мен мәліметтердің түпнұсқа электрондық нұсқалары; рұқсатсыз кіруден қорғау шаралары.
20. Бөлімше қызмет сапасының көрсеткіштері (индикаторлар): олардың анықтығын және бақылау мен сандық талдауда қолданылатын әдістердің дұрыстығын бағалау.
21. Сапа бойынша жазбаларды басқаруды талдау: рәсімдеу ережелері, сақтау мерзімдері мен шарттарын орындау (мәжіліс хаттамалары, есептер, жоспардың орындалуын растайтын құжаттар, сандық талдау нәтижелері, аудит актілері).
22. Тұтынушының қанағаттанушылығы мен қажеттіліктерін зерттеу материалдары.
23. Бөлімше жұмысын жақсарту бойынша ұсыныстарды енгізуді растайтын дәлелдемелер.
24. Жұмыс үдерістерінің нормативтік құжаттарда белгіленген талаптарға сәйкестігін талдау.
25. Бөлімше жұмысының мақсаттары мен міндеттерінің ұйым талаптарына сәйкестігін талдау.
26. Бөлімшедегі құжаттардың бекітілген іс номенклатурасына сәйкестігі және құжат айналымы тиімділігін талдау.
27. Тұтынушыларға арналған бөлімше жұмысы туралы көрнекті әрі түсінікті ақпараттың болуы.
28. Еңбекті қорғау және еңбек қауіпсіздігі бойынша нұсқаулықтар мен жұмыс нұсқауларының болуы.